Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД в 2026 году

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги транспортных документов. Государство переводит логистику на электронный документооборот и создаёт единую платформу. С помощью неё участники перевозок будут обмениваться документами и данными в электронном виде без бумаги.

Начать работать с ЭПД нужно с 1 сентября 2026 года. Это требование  140-ФЗ. При этом до 1 марта 2027 года будет действовать переходный период: за отсутствие ЭПД штрафовать не будут.

Для чего вводят. ЭПД должны упростить обмен документами по коммерческой доставке грузов:

Что это значит для бизнеса. Меняется вся система работы с перевозочными документами. Это значит, каждый участник коммерческой перевозки должен понять схему работы, оформить внутренние документы компании о переходе на ЭПД, завести Усиленная квалифицированная электронная подпись с высокой степенью безопасности.УКЭП и Машиночитаемая доверенность, подтверждает право сотрудника подписывать документы.МЧД для сотрудников, подключить сервис для работы с ЭПД.

Процесс может показаться сложным, но когда вы разберётесь, это станет обычной рутиной.

Всех юрлиц и ИП, которые участвуют в коммерческих перевозках:

Например, интернет-магазин передаёт товары в доставку курьерской службой, компания заказывает обеды в офис, магазин косметики принимает поставки, экспедитор организует перевозки, водитель везёт груз — все они должны иметь доступ к ЭПД и подписывать их. Обычных людей-физлиц, которые отправляют посылки через курьера и получают товары из интернет-магазина, это не касается.

«По приказу Минтранса, который готовят к подписанию, требование работать с ЭПД не распространяется на доставку в регионах с режимами повышенной готовности и чрезвычайной ситуации, перевозку отправлений для обороны и безопасности. Ещё есть исключения для отправки с мест сбора урожая сторонним транспортом до складов, если компания одновременно отправитель и получатель. И бизнес сможет перевозить грузы с бумажными накладными для собственных нужд», — Виктор Калинин, эксперт ассоциации «АвтоГрузЭкс», руководитель управления логистики ПЭК.

Грузоотправитель. Это ИП или юрлицо, которое передаёт груз перевозчику от своего имени или от имени владельца груза. Например, оптовый поставщик, интернет-магазин, производственный цех, которые отправляют грузы покупателям по договору доставки или транспортной экспедиции. Вы становитесь грузоотправителем, даже когда передаёте пакет курьеру Яндекс Доставки.

Грузоотправитель сам заполняет и подписывает электронные документы своей УКЭП, отвечает за достоверность данных о грузе.

Перевозчик. Это ИП или юрлицо, которые принимают груз у отправителя, везут и передают его получателю. Например, транспортная компания или водитель-ИП, которые зарабатывают на доставке грузов.

Перевозчики с 1 сентября 2026 года должны работать только в системе ЭПД: принимать заказы и накладные, обмениваться данными через своего провайдера.

Грузополучатель. Это компания или ИП, которые принимают груз от перевозчика, то есть любой бизнес, который по договору доставки получает товары: парикмахерская с заказом расходных материалов, швейный цех с поставками тканей и фурнитуры, копицентр с регулярной доставкой канцтоваров. Когда вы получаете товар из интернет-магазина или обеды для сотрудников из доставки, вы тоже становитесь грузополучателем.

При приёмке груза получатель должен подписать электронную накладную своей УКЭП. Без этой подписи перевозка не считается завершённой, груз остаётся в статусе «в пути», и это может вызвать проблемы у всех участников перевозки. Отказ от груза тоже оформляется в электронном виде.

Экспедитор. Это ИП или юрлицо, которые организуют перевозку: разрабатывают маршрут, страхуют груз, создают пакет документов, контролируют процесс. Экспедитор может быть грузоотправителем, если принял груз во владение по экспедиторской расписке. Одновременно может быть перевозчиком, если везёт груз на своём транспорте. Если он просто нашёл компанию для доставки и не принял груз во владение, работает по агентскому договору и не участвует в создании ЭПД.

Все экспедиторские документы он создаёт и передаёт только в электронном виде. До 1 мая 2026 года все экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре экспедиторов через платформу «ГосЛог».

Пока власти разработали только некоторые ЭПД. Форматы электронной транспортной накладной, электронного заказа (заявки) и электронного путевого листа уже утверждены налоговой и опубликованы на её официальном сайте. Остальные форматы планируют утвердить в 2026 году.

Документы от участников перевозки поступят в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это платформа, которая объединяет данные о грузовых перевозках в единой цифровой среде. На ней хранятся все ЭПД, доступ к ним есть у участников перевозок и госорганов.

Между ГИС ЭПД и участниками перевозок есть посредники — аккредитованные операторы, или провайдеры, например, Точка Банк. Всего их 12, список есть на сайте Минтранса. Операторы помогают создавать и заполнять документы, передают их в ГИС, следят за безопасностью, хранят файлы.

Любой электронный перевозочный документ собирается из отдельных файлов в формате XML — «титулов». Каждый участник перевозки создаёт и подписывает свой титул, все вместе они формируют накладную, путевой лист или другой документ.

Вот самый популярный сценарий работы с ЭПД для транспортной накладной.

Для транспортной накладной есть и другие титулы, но их можно не создавать. Они нужны только при уточнении стоимости перевозки, переадресации груза в пути или при смене водителя.

Для разных документов схемы оформления немного отличаются. Например, у путевого листа тоже несколько титулов, обязательны только первые три: сведения о рейсе, отметка о медосмотре водителя и техническом контроле автомобиля. Заказ-заявка состоит только из двух титулов — от грузоотправителя и перевозчика.

С 1 сентября 2026 года меняются не только документы, но сами бизнес-процессы. Вы не просто замените привычную бумажную накладную на её цифровую копию, а будете работать с документами через новые сервисы, и именно к этому надо подготовиться. И не только вам, но и вашим контрагентам.

Каждый участник должен оформить свой титул документа. Если кто-то из цепочки не готов к новым правилам, создать документ не получится. Поэтому держите связь по поводу ЭПД с поставщиками, клиентами и транспортной компанией.

«При переходе на ЭПД бизнесу приходится менять привычную работу, вкладываться в IT-инфраструктуру и обучение персонала. Но компании, которые уже наладили работу с электронными документами, окупают затраты благодаря быстрым взаиморасчётам, избегают штрафов и потери оригиналов. Мы видим устойчивый тренд, когда участники перевозок ценят ЭПД за экономию времени и денег.

Сейчас оптимальный момент, чтобы без спешки протестировать решения и отладить процессы. Не стоит ждать осеннего ажиотажа: ошибки могут стоить дорого», — Александр Кальянов, эксперт по ЭПД, руководитель группы сервисов челябинского офиса компании «Первый Бит».

Правила работы общие для всех участников, но для отправителей, получателей и перевозчиков они немного отличаются. Здесь мы перечислили основные шаги, а отличия есть в памятках, которые вы можете скачать.

Шаг 1. Проанализируйте свои процессы. Какую роль в перевозках вы выполняете, какие транспортные документы оформляете чаще всего, готова ли к интеграции ваша учётная система, есть ли на складах интернет, чтобы сотрудники подписывали электронные документы, а у водителей и работников склада смартфоны.

Шаг 2. Подготовьте внутренние документы в компании. Примите положение о переходе на ЭДО, если его ещё нет, назначьте ответственных за обмен документами. Обсудите вопрос с контрагентами, можно добавить в договоры пункт об обмене ЭПД.

Шаг 3. Выберите оператора ЭПД и подпишите договор. Выбирайте из списка аккредитованных провайдеров. Сейчас их 12 в реестре Минтранса, Точка Банк в их числе.

Шаг 4. Подключитесь к оператору. Выберите подходящий способ подключения к оператору ЭДО: это может быть веб-сервис, интеграция с помощью API, модуль для 1С и другие решения, которые предложит провайдер.

Шаг 5. Оформите работникам электронные подписи и МЧД. С помощью подписей они будут заверять документы, а машиночитаемые доверенности подтвердят их право подписи.

Шаг 6. Обучите сотрудников. Напишите инструкции и памятки для кладовщиков, менеджеров, водителей, бухгалтеров. Например, водителям нужно знать, что инспектору ГИБДД достаточно показать QR-код, и он не сможет потребовать бумажную копию документа, даже если у него сломался служебный планшет.

Шаг 7. Проверьте систему на пробных рейсах. Организуйте поставки с контрагентами, которые уже готовы к работе по новым правилам. Тестируйте схему на несложных маршрутах и партиях, потому что на старте возможны сбои.

Шаг 8. Расширяйте схему. После тестов и отладки обсуждайте работу с остальными контрагентами и переводите все доставки в цифровой вид. Вы с контрагентами можете подключаться к разным провайдерам — связь между ними поддерживается благодаря роумингу.

«Переход на ЭПД означает серьёзный масштаб изменений. Это перестройка всех внутренних процессов — от IT-систем до договорной базы и распределения ролей сотрудников.

Часть компаний пока недооценивает глубину этих изменений. Здесь есть риски, которые связаны с выбором оператора ЭПД и сценария интеграции, с зависимостью от качества связи, ведь есть площадки и маршруты, где связь нестабильна или её может не быть. В нашей лесопромышленной группе компаний готовиться к изменениям начали ещё в 2023 году», — комментирует ситуацию руководитель направления по централизованной логистике группы «Свеза» Татьяна Костерина.

По поручению президента до 1 марта 2027 года будет действовать переходный период. В это время за отсутствие электронных перевозочных документов участников перевозки штрафовать не будут. Если предприниматель вместо электронных документов предоставит бумажные, ему вынесут пока только устное предупреждение. МВД России и Ространснадзор должны подготовиться к новым правилам до 1 сентября 2026 года.

После окончания переходного периода за отсутствие ЭПД будут применять штрафы по КоАП.

Для экспедиторов. Действует статья 11.14.3 КоАП за работу без вступления в реестр ГИС ЭПД:

По той же статье есть штраф за непредставление сведений о свойствах груза:

Для перевозчиков. Действует статья 12.3 КоАП за перевозку без транспортной накладной:

Есть штраф за сообщение недостоверных данных о свойствах груза по статье 12.21.1 КоАП:

ЭПД (электронные перевозочные документы) — это утверждённые государством цифровые форматы документов для грузоперевозок. Участники перевозок создают их в своих учётных системах, подписывают электронной подписью и отправляют через провайдеров в национальную систему ГИС ЭПД.

Основные виды ЭПД: электронная транспортная накладная (ЭТрН), путевой лист (ЭПЛ), заказ-наряд, заказ-заявка, экспедиторская расписка.

ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов) — это федеральная платформа для сбора, хранения, обработки и предоставления электронных перевозочных документов. Оператор — Минтранс России.

Система создана, чтобы упростить обмен транспортными электронными документами, обеспечить прозрачность данных и доступ к ним контролирующих органов в режиме реального времени.

С 1 сентября 2026 года использование ЭПД становится обязательным. Это касается всех участников коммерческих грузоперевозок автомобилями, по железной дороге и по воздуху.

При этом до 1 марта 2027 года будет действовать переходный период: за отсутствие ЭПД штрафы не предусмотрены. Если предприниматель вместо электронных документов предоставит бумажные, ему вынесут только устное предупреждение.

Водителей тоже могут привлекать к ответственности, если нет документов. Например, по статье 12.3 КоАП за отсутствие путевого листа штраф для водителя — 500 рублей.

ЭПД должны использовать все участники логистической цепочки: отправители и получатели грузов, перевозчики и экспедиторы. Это правило для всех сфер деятельности.

Полностью отказаться от ЭПД нельзя, но Минтранс ввёл несколько исключений. Бумажные документы разрешены, если:

ЭПД — это целая система, которая объединяет все типы электронных документов для перевозки грузов. Например, в неё входят электронный путевой лист, электронный заказ-заявка, поручение экспедитору.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это конкретный вид ЭПД, цифровой аналог бумажной накладной. Она юридически подтверждает заключение договора перевозки между сторонами, в ней есть данные о грузоотправителе, получателе, самом грузе, транспорте и водителе.

Электронный документооборот (ЭДО) — это общее понятие, любой обмен цифровыми документами. А электронные перевозочные документы (ЭПД) — это часть ЭДО по конкретной отрасли: грузовым перевозкам.