Как выбрать и арендовать коммерческое помещение: полное руководство для бизнеса

Самостоятельно, через агентство недвижимости или через государственные платформы. Расскажем про плюсы, минусы и особенности каждого способа.

Воспользуйтесь агрегаторами объявлений: Яндекс Недвижимость, Циан, Авито. Арендодатели или риелторы описывают информацию о помещении на сайте: адрес, площадь, этаж, вход, качество ремонта, наличие витрин и подсобок.

Минус такого способа — ограниченное количество фильтров при поиске. Вы сможете отсортировать помещения по цене, а по качеству ремонта или наличию конкурентов рядом — нет.

Можно обойтись и без сайтов агрегаторов: опросить знакомых, предпринимателей, изучить нужный район и найти незанятые помещения. Если планируете снимать помещение в торговых центрах, обсудите варианты с администрацией. Ещё бывает, что арендодатели пишут объявление на листке и крепят его на входную дверь помещения или печатают баннеры с предложением.

Сотрудники агентства отсортируют помещения по всем нужным вам фильтрам, самостоятельно изучат объект и уточнят юридические вопросы, например, можно ли будет указать адрес арендованного помещения в качестве юридического.

Ещё в их базах могут храниться данные о непопулярных помещениях, для которых объявления делают неохотно: с плохим ремонтом, небольшой площадью, с большой удалённостью от центра города. Однако такие варианты могут идеально подходить для ваших задач. Так, на площади 12 м² сложно организовать офис, но там можно хранить праздничные декорации, которые вы, например, сдаёте в аренду.

Минус такого способа — оплата комиссии агентству. Это может быть процент от суммы сделки, фиксированная сумма или смешанный расчёт (ставка и сниженный процент). Чаще всего компании берут комиссию от 50 до 100% от стоимости аренды за месяц.

Чтобы арендовать помещение у государства, воспользуйтесь цифровой платформой МСП. Часто аренда имущества у государства стоит дешевле, чем у компаний или частных лиц. Это своего рода льгота для бизнеса, который состоит в списках субъектов МСП. Проверьте на официальном сайте платформы, имеете ли вы на неё право.

Когда соберёте все документы, найдите лот помещения на электронной платформе, нажмите «Подать заявку» и загрузите документы в открывшиеся формы.

Вот список критериев, на которые нужно обратить внимание:

Район. Для некоторых видов бизнеса важно, чтобы аудитория была сосредоточена рядом с местом аренды. Так, сувенирную лавку лучше открывать в центре города или вблизи туристических мест, а центры детского развития — в спальных районах. Но для некоторых компаний расположение офиса не имеет большого значения, например, типографию или кол-центр можно открыть в любом месте города.

Соседи и конкуренты. Соседи могут привести вам дополнительный поток клиентов, а конкуренты поблизости отнимут даже постоянных. Так, магазин подарков и цветочная лавка будут умножать поток клиентов друг друга, а небольшой продуктовый отдел рядом с гипермаркетом, скорее всего, быстро закроется.

Площадь. Зависит от вида вашего бизнеса и цели помещения. Ориентируйтесь на количество сотрудников, посетителей, размер товаров и оборудования. Если у вас небольшая мастерская по ремонту часов, одной комнаты будет достаточно. Если планируете открывать детский развлекательный центр или антикварную лавку, потребуется большое пространство с двумя и более комнатами.

Ещё есть нормы СанПиН, которые указывают минимальные размеры помещения для бизнеса. Если ищете офис на несколько человек, рассчитайте его размеры по нормам СанПиН 2.3670−20: это 4,5 м² на одного сотрудника. Если собираетесь открывать детский развивающий центр, опирайтесь на нормы СанПиН 1.2.3685−21: в документе указаны минимальная площадь столовой, кухни, зала для занятий, кабинета воспитателя, туалета и прочих комнат, необходимых для ведения бизнеса.

Условия использования. Уточните, можно ли делать ремонт в помещении, менять планировку, мебель, провайдера. Не все ограничения получится прописать в шаблонном договоре, поэтому расскажите арендодателю про свой бизнес лично, возможно, он будет против громких звуков от музыкальной школы или размещения опасных веществ.

Требования законодательства. У каждого вида бизнеса есть твой список требований к помещениям на законодательном уровне. Например, помещение для детского дошкольного центра по требованию СанПиН 2.4.1.3049−13 должно включать в себя хозяйственную зону для хранения инвентаря и сушки постельных принадлежностей, индивидуальные площадки для каждой группы с беспыльным покрытием, а окна должны открываться для проветривания. Ещё документ запрещает располагать детские центры в подвальных и цокольных этажах зданий, а если дошкольная образовательная организация занимает всё здание полностью, в нём должно быть не больше трёх этажей.

Требования франшизы. Если открываете бизнес по франшизе, посмотрите, какие требования к помещению предъявляет её владелец. Например, главные требования Wildberries к помещению для пункта выдачи — это площадь помещения (в 2025 году это от 30 до 50 м²) и расположение на первом этаже с отдельным входом.

Ремонт, планировка и общее состояние. Если обои в помещении грязные и выцветшие, а плитка потрескалась, атмосфера отпугнёт клиентов и потенциальных работников. Вам придётся или вкладываться в ремонт, или терять часть прибыли, но стоимость аренды будет ниже. А если планируете переделывать помещение под себя, отсутствие ремонта может стать преимуществом. Например, чтобы открыть пункт выдачи заказов, придётся оформлять помещение по стандартам маркетплейса: окрашивать стены, устанавливать вывески и перегородки.

Мебель. Иногда арендодатели в комплекте с помещением предоставляют мебель и оборудование: столы и стулья, стеллажи, витрины, кулеры, принтеры. Для бизнеса это возможность сэкономить.

Арендная плата. Кроме фиксированной платы, арендодатель может попросить отчислять процент от продаж, оплачивать НДС и коммунальные услуги: свет, воду, электричество, интернет, уборку помещений, охрану, вывоз мусора. Уточните, какие расходы арендодатель берёт на себя. Ещё собственник может запросить обеспечительный платёж — это залог, который поможет собственнику покрыть расходы, если вы что-то повредите в помещении.

Открытость и готовность арендодателя ответить на все вопросы — первое, на что стоить обратить внимание ещё до осмотра. К личному осмотру можно переходить, если арендодатель развёрнуто отвечает на ваши вопросы по телефону и не уходит от ответов.

«Меня настораживало, если арендодатели с Авито не выходили на связь или отвечали резко и грубо. Это значит, что вести дела и переговоры с такими людьми будет сложно», — комментирует фаундер студии керамики Айжан Сагиддинова.

Когда подберёте варианты, осмотрите их лично: может оказаться, что реальность радикально отличается от фото. Подготовьтесь к осмотру заранее и составьте список характеристик и пожеланий, по которым будете оценивать помещение. Список поможет не растеряться и задать собственнику все вопросы.

Вот на что нужно обратить внимание.

Вход в помещение — он должен быть видимым, удобным и безопасным. Если у вас ресторан, магазин или салон мобильной связи, люди должны видеть его издалека.

Возможность размещения рекламы — это вывески и баннеры. Иногда такую рекламу нужно согласовывать с администрацией города.

Зона погрузки и разгрузки — если у вас розничный магазин или склад, потребуется место для парковки грузовых автомобилей. Если парковка далеко, возможно, придётся платить грузчикам больше.

Парковка — этот фактор может быть решающим для клиентов и потенциальных сотрудников. Никому не хочется ездить кругами в поисках места для машины.

Мощность электроприборов — некоторым видам бизнеса нужно много электричества: для работы компьютеров, промышленной техники, круглосуточной подсветки витрин. Например, цветочным лавкам для работы холодильников или пекарням для работы духовок. Уточните у владельца заранее электрическую мощность помещения и хватит ли вашему бизнесу этого объёма. Но если снимаете офис, косметический кабинет или помещение под фотостудию, объём электроэнергии не будет важен.

Работоспособность инженерных систем — в помещении, офисном центре или ТРЦ обязательно должны быть исправно работающие санузел и раковина. Проверьте наличие розеток, их работоспособность, состояние проводки, наличие достаточного количества освещения. Ещё обратите внимание на систему отопления и вентиляцию: температура должна быть комфортной для работы, не должно быть посторонних запахов.

Наличие кондиционера — он потребуется для бизнеса, где оборудование поможет сохранять качество товара, к примеру, в мясных и рыбных магазинах, фруктовых лавках.

Если в выписке ЕГРН указано, что имущество находится под обременением, откажитесь от подписания договора. В случае ареста помещения вы не сможете им пользоваться до завершения всех судебных разбирательств. А это траты на поиск нового помещения и другие неудобства, связанные с внезапным переездом вашего бизнеса.

Всё, что вы с арендодателем обсудите и согласуете, нужно внести в договор аренды. Если у вас возникнут споры, в дальнейшем вы сможете опираться на зафиксированные договорённости в суде. Если берёте готовый шаблон или скачиваете его в интернете, проверьте, нет ли там невыгодных для вас условий или лишних обязательств.

Если времени составлять свой договор нет, возьмите шаблон и доработайте его. Чем подробнее вы составите документ, тем меньше вероятность споров в будущем. Документ состоит из обязательных и дополнительных условий.

Без них договор не будет считаться заключённым.

Объект. Это вид помещения, его площадь, адрес и кадастровый номер. Если на помещении есть обременение, это указывают в договоре. Ещё в этот раздел включают перечень имущества, которое передаётся в аренду — столы, стулья, техника, оборудование.

Стоимость и порядок оплаты. Обычно в договоре прописывают только стоимость аренды за месяц и срок оплаты. Но лучше дополнительно указать, включает ли оплата НДС и дополнительные услуги, например, уборку помещения или вывоз мусора. Если арендодатель хочет получать деньги за аренду наличными, это тоже должно быть указано в договоре.

«Я не рекомендую оплачивать аренду наличными, так как в случае спора будет трудно доказать факт оплаты. Если вы всё-таки решите использовать наличные, обязательно составьте расписку о получении денег, указав ФИО, адрес, паспортные данные и точную сумму», — комментирует бизнес-юрист Кристина Герасимова.

Условия эксплуатации. Иногда арендодатели запрещают устанавливать даже перегородки в своих помещениях. Если помещению требуется ремонт, в документе прописывают, кто его будет оплачивать — арендодатель или арендатор.

Срок аренды. Она может быть краткосрочной (до 11 месяцев), долгосрочной (более 1 года) и бессрочной. Если арендуете помещение на срок больше 11 месяцев, то договор нужно будет регистрировать в Росреестре. Выбирайте долгосрочный договор, если планируете вкладываться в ремонт, краткосрочный, если рассматриваете место как временную локацию.

Условия расторжения договора. Пропишите процедуру расторжения договора максимально подробно: как вы или арендодатель должны уведомить друг друга о расторжении договора, в какие сроки, как будет подписываться акт приёма и передачи. Чем понятнее будет описана процедура, тем проще будет попрощаться без разбирательств в суде.

Стороны договора. Если собственник и арендатор не будут указаны, документ не будет иметь юридической силы. Арендодатель должен прописать в документе серию и номер записи в ЕГРН — это подтвердит его права на помещение.

Права и обязанности сторон. Арендодатель имеет право получать плату, получать компенсацию за порчу имущества или расторгать договор в судебном порядке в случае его нарушения. Арендатор же может использовать имущество в соответствии с условиями договора и вносить предложения по улучшению помещения. При этом арендодатель не должен мешать пользоваться помещением, а предприниматель должен оплачивать аренду вовремя, не допускать порчи имущества и вернуть его по окончании срока договора.

Их вносят по желанию и чтобы избежать разногласий. Например, дополнительные условия определяют, кто оплачивает ремонт и как часто арендодатель может повышать плату.

Условия пролонгации договора. Если хотите работать в помещении долго, пропишите, что по истечении срока действия договора у вас будет преимущество среди других арендаторов.

Стоимость дополнительных услуг. Укажите в договоре, какие комуслуги оплачиваете вы, а какие собственник недвижимости. Например, собственник может оплачивать уборку помещений и вывоз мусора, а вы — свет, воду и интернет.

Индексация стоимости аренды. Чтобы при перезаключении договора арендодатель не увеличил стоимость в несколько раз, введите ограничения на изменение арендной платы — пропишите, как будет расти стоимость аренды с каждым годом. Например, можно договориться, что фиксированная стоимость аренды ежегодно будет индексироваться на 10−15%.

Арендные каникулы. Если помещению нужен ремонт, внесите в договор пункт об арендных каникулах. Он освободит вас от обязанности платить аренду во время ремонтных работ. Как правило, арендодатели разрешают не платить за аренду 1−6 месяцев либо снижают её стоимость.

Право использовать юридический адрес арендодателя. Чтобы зарегистрировать фирму по адресу арендованного помещения, нужно разрешение арендодателя.

Кристина Герасимова рассказала, что должно насторожить в договоре арендодателя: «Если видите в списке обязанностей астрономические штрафы за досрочное расторжение, короткие сроки на въезд или выезд, отсутствие арендных каникул для ремонта или обязанность по уплате всех коммунальных расходов, обсудите условия с арендодателем. Всё это может привести к неограниченным расходам на содержание помещения. Решают такие споры тремя способами: переговорами, консультациями с юристом для анализов условий и судебными разбирательствами, если условия в договоре ущемляют ваши права».

Если условия вам подходят или арендодатель согласился внести дополнительные пункты, подпишите договор. Учтите, что договор аренды будет незаключённым, если в нём нет подписей сторон.

Перед тем как ваш бизнес займёт помещение, подпишите акт приёма недвижимости. В нём укажите состояние помещения и перечень предметов в нём. Зафиксируйте на фото состояние помещения, мебели и техники, приложите снимки к договору — так арендодатель не вычтет из залога стоимость за трещину на подоконнике, которая была там задолго до вашего въезда.

После расторжения договора поставьте подпись в передаточном акте — в нём должен быть перечислен список мебели, техники и прочего имущества, которым вы могли пользоваться вместе в помещением. Так арендодатель не потребует с вас при выезде кофемашину, которой изначально не было в офисе.

Если вся команда бизнеса работает удалённо или предприниматель работает дома, арендовать помещение не нужно. Ещё бизнес может использовать коворкинг — это пространство, в котором можно арендовать рабочее место на время, например, для встреч с партнёрами.

Но большинство бизнесов вести удалённо не получится, а ещё важно учитывать, что у любой компании должен быть юридический адрес. По умолчанию для ИП это адрес регистрации. С ООО сложнее — адрес юридического лица может быть по месту жительства учредителя при его согласии, но если он против, придётся искать помещение для аренды.

Если подписываете договор на срок более года, зарегистрируйте его в Росреестре. Это можете сделать вы или арендодатель — укажите в договоре, на ком будет эта обязанность. Договор регистрируют через МФЦ: сотрудники распечатают заявление, а вам нужно будет его заполнить, приложить к заявлению оригинал договора и квитанцию об оплате госпошлины. ИП придётся заплатить 2 000 рублей, а юридическим лицам — 22 000 рублей. Заявление рассматривают 9 рабочих дней, а после вносят информацию о сделке в ЕГРН. Расторжение договора в этом случае тоже происходит через Росреестр.

Если договор краткосрочный или бессрочный, заявление регистрировать не нужно.

Определите район, площадь помещения, нужны ли вам вывески и баннеры, зона погрузки и разгрузки, парковка — так вы упростите поиски нужного объекта. При осмотре убедитесь, что помещение соответствует нормам СанПиН для вашего бизнеса. Иначе может случиться, что вы вложите деньги в ремонт помещения, а вам запретят в нём работать.

Составляйте договор максимально подробно: укажите, какие платежи входят в арендную плату, как будет расти стоимость аренды от года к году, можно ли делать ремонт в помещении, условия расторжения и пролонгации договора. Перед подписанием договора запросите выписку из ЕГРН и уточните собственника — может оказаться, что у арендодателя нет прав сдавать вам помещение.

На специальных сайтах: Авито, Циан, Яндекс Недвижимость. Ещё можно обратиться в агентства недвижимости: у них есть доступ к эксклюзивным предложениям. Некоторые предложения непопулярны на рынке, и агентства не выставляют эти объявления на известных агрегаторах. Возможно, для ваших задач такой офис подходит идеально, и вы сэкономите на аренде.

Если берёте помещения в аренду у государства, воспользуйтесь поиском через платформу МСП. В нём есть аналогичные поисковым сайтам фильтры — площадь, цена, населённые пункты и другие.

Арендуя коммерческое помещение, уточните, что входит в фиксированную арендную плату, а что в переменные расходы и коммунальные платежи. Дополнительные траты могут не вписаться в ваш бюджет и нарушить финансовую систему бизнеса.

Ещё спросите, нужен ли обеспечительный платёж, на какой срок вам готовы предоставить помещение, за сколько дней потребуется предупредить о расторжении договора, можно ли будет указать адрес в качестве юридического и заключать договоры с поставщиками напрямую, например, с интернет-провайдером.

А чтобы ничего не забыть, скачивайте наш чек-лист.