Как вести КУДиР — книгу учёта доходов и расходов

Это специальная книга, в которую ИП или ООО в течение года в хронологическом порядке записывают полученные и потраченные суммы. У предпринимателей это основной документ для налогового учёта. Все записи в книге должны подтверждаться документами: банковскими выписками, приходными кассовыми ордерами, актами выполненных работ, накладными, авансовыми отчётами, бухгалтерскими справками.

Книга нужна, чтобы:

ИП. Вести КУДиР обязаны все ИП, кроме тех, кто применяет НПД или АУСН. Книгу расходов и доходов заполняют предприниматели на УСН, ЕСХН, ОСНО и патенте.

Организации. КУДиР ведут только компании, которые используют УСН. При этом не важно, какой объект налогообложения они выбрали — УСН «Доходы» или УСН «Доходы минус расходы».

При камеральной или выездной проверке налоговики могут запросить КУДиР и проверить правильность её ведения. Если обнаружат ошибки или книги вовсе не окажется, предпринимателю выпишут штраф. Сумма штрафа зависит от характера нарушения по статье 120 НК:

Документы, которые запрашивает ИФНС, по статье 93 НК нужно подавать в течение 10 рабочих дней со дня, когда получили такое требование. Если организация или предприниматель вовремя не предоставили книгу по запросу налоговой, им грозит штраф 200 рублей по статье 126 НК.

Форма КУДиР зависит от системы налогообложения. Например, бланки для ИП на УСН и ИП на патенте отличаются.

Ведите одну книгу на один налоговый период. В общем случае налоговый период — это календарный год, КУДиР заводят в январе и заканчивают вести в декабре. На ПСН налоговый период может быть короче, если патент выдан на срок менее года.

Если будете вести электронную книгу, например, в бухгалтерской программе или в Excel, распечатайте её после того, как закончите вести — со всеми разделами, даже незаполненными. Прошейте тем же способом, что и бумажную КУДиР.

На УСН распечатывайте все разделы книги, а заполняйте только необходимые, в зависимости от объекта налогообложения: «Доходы» — разделы I и IV, а «Доходы минус расходы» — I, II и III.

Ведите КУДиР в одном экземпляре. Даже если у компании несколько подразделений, книгу нужно вести в целом по организации. Отдельных правил заполнения для такого случая нет, поэтому суммы будут обобщённые, а не по каждому подразделению.

При заполнении книги используйте кассовый метод. Это значит, что доходы нужно фиксировать в день поступления денег в кассу или на счёт в банке либо в день оплаты взаимозачётом, имуществом или другим способом. Например, если компания отгрузила товар покупателю, а деньги за него ещё не получила, это не считается доходом и не фиксируется в КУДиР.

Расходы вносите в КУДиР после того, как получили товар, работу или услугу и оплатили их. Для некоторых расходов есть дополнительные условия. Например, на УСН товары, купленные для перепродажи, отражайте в расходах, только если уже отгрузили их покупателям и получили оплату. Заносите их в КУДиР датой, когда произошло последнее из событий: оплата, получение товара, отгрузка покупателям.

Доходы и расходы фиксируйте в хронологической последовательности. Заносите данные о доходах и расходах после того, как они фактически совершены.

Суммы записывайте с точностью до рубля, без копеек. По статье 210 НК поступления в иностранной валюте в общем случае нужно пересчитать в рубли по курсу Центробанка на дату зачисления денег на транзитный валютный счёт.

Вносите записи в книгу на основании первичных документов, например, платёжных поручений, накладных, чеков, актов. Прикладывать их к самой книге не нужно — только хранить, чтобы можно было показать налоговой при проверке.

Если нет показателей, которые нужно вносить в книгу, оформите нулевую КУДиР. Заполняйте КУДиР, даже если в отчётном периоде не было движений по счёту. В таком случае в графах книги проставляйте нули.

Если в уже оформленной книге обнаружилась ошибка, исправьте её от руки. Зачеркните ошибочные сведения, напишите правильные. Рядом с исправлением укажите, что данные верны, поставьте дату и подпись ИП или руководителя ООО, заверьте печатью, если есть.

Порядок заполнения КУДиР для тех, кто работает на УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы», отличается.

Заполняйте два раздела: I и IV.

Графу 5 с расходами не заполняйте, потому что на УСН «Доходы» они не участвуют в расчёте налога. Здесь нужно отразить только израсходованные суммы господдержки, если они были, например, выплаты на содействие самозанятости безработных граждан, на развитие малого и среднего предпринимательства.

Если возвращали покупателю предоплату или ошибочно перечисленные деньги, вносите сумму в графу 4 с доходами, но со знаком минус.

В конце каждой таблицы рассчитывайте итоговые суммы. Справку к разделу I не заполняйте — она для УСН «Доходы минус расходы».

Если вы плательщик НДС, то при любой ставке налога вносите в КУДиР доходы без учёта НДС.

Пример. С 2026 года ИП на УСН «Доходы» платит НДС и применяет льготную ставку 5%. В первом квартале покупатель перечислил предпринимателю за товары 315 тысяч рублей, том числе НДС 15 000 рублей. Предприниматель запишет в КУДиР доход без НДС — 300 тысяч рублей. Эта сумма войдёт в расчёт авансового платежа по УСН за первый квартал.

Заполните итоговые суммы — поквартальные, за отчётные периоды и за год.

Заполняйте три раздела: I, II и III.

Раздел I. Ведите его по аналогии с таким же разделом для УСН «Доходы», только в графе 5 будут ещё суммы расходов из статьи 346.16 НК. Под каждой таблицей заполните итоговые строки.

Если вы платите НДС, вносите доходы без него, независимо от ставки налога.

Если вы плательщик НДС на льготной ставке 5 или 7% или вообще его не платите, учитывайте НДС в расходах. Запись в КУДиР делайте в две строки:

Пример. ИП на УСН «Доходы минус расходы» применяет ставку НДС 5%. Предприниматель купил материалы у поставщика за 61 000 рублей, в том числе НДС 11 000 рублей. В КУДиР он сделает запись двумя строками:

То есть в графе 5 учитываются обе суммы, но НДС — это отдельный расход по статье 346.16 НК.

Раздел II. Заполняйте, если покупали основные средства или нематериальные активы и собираетесь включить их в расходы. В отличие от других видов затрат, первоначальную стоимость нужно распределять по отчётным периодам равными долями до конца года.

Графы 7, 8, 14, 15 и 16 заполняют те, кто перешёл на УСН «Доходы минус расходы с другого налогового режима. Это информация об основных средствах и нематериальных активах, которые ООО или ИП купили до перехода на упрощёнку, а сейчас списывают остаточную стоимость в расходы.

КУДиР для тех, кто использует общую систему налогообложения, состоит из шести разделов. Если она не подходит для деятельности ИП или у него есть освобождение от НДС, по согласованию с налоговой можно разработать свою форму книги. Подробные правила отражения доходов и расходов в КУДиР смотрите в приказе Минфина № 86н и МНС № БГ-3−04/430.

ИП на ОСНО нужно заверять КУДиР налоговой: бумажную — до первой записи, а электронную — когда закончится налоговый период. Для этого книга должна быть оформлена и прошита. Инспекторы поставят на ней подпись и печать.

Раздел I. Указывайте доходы без НДС, не уменьшайте их на профессиональные налоговые вычеты ИП. К расходам относите документально подтверждённые затраты, связанные с получением дохода. Если не получается подтвердить расходы документами, по статье 221 НК можно воспользоваться профессиональным вычетом — 20% от общей суммы доходов. Рассказали об этом в статье «Как ИП на ОСНО считать и платить НДФЛ».

Разделы II, III и IV. Амортизация основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, не списанных по состоянию на 1 января 2002 года, и нематериальных активов.

Раздел V. Доходы, начисленные в виде оплаты труда, и налоги, удержанные с этих доходов. Заполняйте помесячно.

Раздел VI. Налоговая база. Это сводная информация по итогам года, по ней заполняется декларация 3-НДФЛ.

С 2024 года предпринимателям на ЕСХН не нужно заверять КУДиР в налоговой.

Заполните строки с итоговыми суммами.

Сумму расходов за полугодие из графы 12 нужно внести в таблицы раздела I КУДиР последним числом месяца. У Алёхина это 125 тысяч рублей 30 июня и 31 декабря.

Если у ИП несколько патентов по разным видам деятельности, можно вести по ним одну книгу или отдельные. Если совмещаете ПСН с другим налоговым режимом, например с УСН, ведите по ним раздельный учёт — в книге, предназначенной для ПСН отражайте только доходы от патента.

В последней строке укажите общую сумму доходов. Если нужно вернуть деньги контрагенту, отразите эту сумму в графе 4 со знаком минус.

Книгу учёта не нужно самостоятельно сдавать в налоговую. По статье 88 НК ИФНС может её потребовать при камеральной проверке уточнённой декларации по УСН, если вы сдали её через два года после первичной и уменьшили в ней налог к уплате или увеличили убыток.

На требование нужно дать письменный ответ. При желании к пояснениям вы можете приложить КУДиР в качестве подтверждающего документа, но это не обязательно.

Неправильно оформили книгу. Например, распечатали не все листы, не скрепили и не прошили, на общем режиме не заверили в налоговой.

Неправильно настроили автоматическое заполнение. В бухгалтерских программах КУДиР формируется сама. Чтобы в неё попадали нужные доходы и расходы, надо проверить настройки учётной политики. Если где-то нет галочки или, наоборот, стоит лишняя, в КУДиР будут ошибки.

В бухгалтерской программе не отразили какое-либо событие. Например, ИП на ОСНО купил материалы для изготовления продукции, но не списал их в производство. Эта сумма не попадёт в КУДиР.

Неправильно отразили НДС. Например, у компании на УСН «Доходы минус расходы» есть освобождение от НДС, она закупила материалы у поставщика и отразила в расходах их общую стоимость вместе с налогом. Но в этом случае НДС надо указывать в КУДиР отдельной строкой, потому что это разные статьи затрат. В стоимость налог включают только при покупке основных средств или нематериальных активов.

Не отнесли к доходам невостребованную кредиторскую задолженность. Например, ИП на УСН получил от организации товары, а к моменту оплаты она ликвидировалась. ИП нужно учесть эту задолженность как доходы в отчётном периоде, когда у его кредитора появилась запись в ЕГРЮЛ о ликвидации.

Указали лишние доходы. Иногда к ним по ошибке относят пополнение расчётного счёта личными средствами со счетов и карт в других банках, возврат переплаты от контрагентов, уставный капитал, заёмные средства, поступления от другой деятельности при совмещении налоговых режимов.

Указали лишние расходы. Например, добавили к ним штрафы от налоговой или от контрагентов за нарушение условий договора. На доходно-расходной УСН можно учесть только то, что указано в закрытом перечне из статьи 346.16 НК, все другие платежи нельзя отнести к расходам.

Дважды отразили один и тот же доход. Например, платёж, полученный через онлайн-кассу: сначала по кассовому отчёту, а потом ещё раз по банковской выписке.

Отразили расходы в учётной программе, а подтверждающего документа нет. Например, внесли поступление товаров по скану накладной от поставщика, а бумажные оригиналы так и не получили. Расходы нельзя учесть без правильно оформленных документов, а электронные сканы не считаются оригиналами.

По приказу Росархива № 236 и статье 23 НК книгу и документы, подтверждающие доходы и расходы, нужно хранить минимум 5 лет. Отсчитывайте этот срок после окончания года, в котором КУДиР использовали в последний раз для расчёта налога и составления налоговой декларации. Например, КУДиР за 2025 год нужно хранить не меньше, чем до 2030 года включительно.

Даже если ИП снялся с учёта, срок хранения КУДиР всё равно лучше соблюдать — налоговая может проверять документы и после закрытия бизнеса, а штрафы предпринимателей переходят физлицу.

Если на УСН «Доходы минус расходы» вы получили убыток, на который в дальнейшем уменьшали налоговую базу, срок хранения КУДиР увеличится. По статье 346.18 НК храните её вместе с другими подтверждающими документами в течение всех лет, пока уменьшаете налоговую базу на этот убыток и 5 лет после того, как используете всю его сумму.

Например, у ООО «Цветы» в 2025 году расходы превысили доходы. Сумму убытка компания использовала в расчёте налогов за 2026−2028 годы. Хранить КУДиР ей нужно минимум до 2033 года включительно.

Основное назначение — налоговый учёт доходов и расходов. По информации из КУДИР ООО и ИП рассчитывают налоги и заполняют декларации, отслеживают лимиты доходов. Есть регионы, в которых для подтверждения права на пониженные ставки книгу нужно сдавать в ИФНС.

Да, книгу нужно вести всем ИП и ООО на упрощёнке. Заполняйте раздел I с доходами и раздел IV с торговым сбором, если вы его платите.

Если ведёте книгу вручную, можно заполнять как удобно — каждый день, раз в неделю или месяц. Главное, чтобы по итогам отчётных периодов у вас были все записи и подтверждающие документы.

В КУДиР нет отдельного раздела для страховых взносов ИП, поэтому на УСН «Доходы» или ПСН их может не отражать.

После уплаты страховых взносов ИП за себя не нужно ещё раз отражать их в КУДиР.

Если нет КУДиР или подтверждающих первичных документов к ней, будет штраф 10 000 рублей по статье 120 НК. Штраф увеличится до 30 000 рублей, если налоговая обнаружит, что ИП или ООО не вели книги больше года.

Если из-за отсутствия КУДиР произошло занижение налоговой базы, то есть уменьшился налог к уплате, будет штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.