Инструкция: как организовать кадровое делопроизводство без штрафов

Кадровый учёт, или делопроизводство — это систематизация сведений о сотрудниках. Заниматься им должны любые компании, даже те, где нет наёмных работников: в таком случае делопроизводство ведут по учредителю. ИП тоже обязаны организовать кадровый учёт, если у них есть хотя бы один сотрудник.

За кадровым делопроизводством и соблюдением прав сотрудников следит Государственная инспекция труда, или Роструд. Если она найдёт нарушения, может наступить административная или уголовная ответственность. Иногда инспекция может вынести предписание на исправление нарушений.

В больших компаниях за это отвечает отдел кадров: его сотрудники подбирают специалистов, работают с ними и ведут документооборот. В небольших организациях делопроизводство можно поручить любому сотруднику, у которого есть необходимые знания и навыки. Обычно такие обязанности передают бухгалтеру или секретарю.

Если вы индивидуальный предприниматель или директор микропредприятияМикропредприятие — компания с годовым доходом меньше 120 миллионов рублей до уплаты налогов, максимальная численность сотрудников по итогам года — не более 15 человек., можете вести кадровый учёт самостоятельно. Ещё один вариант — полностью или частично передать эту задачу на аутсорсинг.

Если делегируете учёт сотруднику в штате, получите от него письменное согласие, оформите совмещение профессий или внутреннее совместительство и выпустите соответствующий приказ.

Согласно статье 60.2 ТК, при совмещении профессии сотрудник подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём указывают содержание работы и её объём, в течение какого срока её нужно делать, размер доплаты. По статье 60.1 ТК при внутреннем совместительстве заключают отдельный трудовой договор. В первом случае человек будет заниматься кадровым учётом в течение рабочего дня, а во втором — в свободное от основной работы время. Учёт рабочего времени сотрудника по совместительству и по основной должности ведите раздельно.

Не запутаться в том, какие документы нужны для организации кадрового учёта, как их оформлять, сколько хранить, поможет инструкция. Составьте её, если ведёте делопроизводство сами, или поручили это, например, бухгалтеру или секретарю. Так вы избежите штрафов на несколько десятков или даже сотен тысяч рублей из-за отсутствия каких-то кадровых документов.

Закон не обязывает составлять инструкцию по кадровому делопроизводству, но она упрощает кадровый учёт, экономит время ответственных сотрудников и помогает избегать типичных ошибок.

Обязательные документы — те, что чаще всего при проверке спрашивают должностные органы.

Штатное расписание. Оно должно быть в каждой организации. В расписании прописывают структуру компании, количество сотрудников, их должности и квалификацию, оклад и надбавки.

Трудовые договоры. Их нужно заключать с каждым сотрудником и составлять в бумажном виде в двух экземплярах. Один остаётся у работодателя, другой отдают сотруднику. Унифицированной формы трудового договора нет.

Трудовые книжки и вкладыши. В них указывают данные о приёме на работу, о квалификации специалиста, повышениях, переводах, поощрениях, увольнении. Важно: трудовые нужно вести в электронном виде.

Если новый работник при трудоустройстве предоставил бумажную трудовую, но ранее отказался от её ведения, принимать её не нужно.

Табель учёта рабочего времени. Этот документ помогает рассчитывать заработные платы сотрудникам. Табель составляют в свободной форме или по формам Т-12, Т-13. Первую применяют, если одновременно ведут учёт рабочего времени и рассчитывают оплату труда, а Т-13 — если ведут только учёт. О том, как составить табель учёта рабочего времени, писали в статье.

График отпусков. В нём указывают сроки и даты отпуска каждого сотрудника, его составляют ежегодно и утверждают за две недели до начала календарного года. Изменения можно вносить в течение отчётного года. График составляют в свободной форме или используют форму Т-7. О том, как правильно платить отпускные сотрудникам, рассказывали в статье.

Правила внутреннего трудового распорядка. В них указывают порядок приёма и увольнения, права и обязанности работодателя и сотрудников, их ответственность, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания. Это обязательные пункты, также работодатель может добавить в акт, например, как должен выглядеть сотрудник на работе и общаться с клиентами организации.

Каждого сотрудника при трудоустройстве ознакомьте в документом под подпись, а после — с внесёнными в документ изменениями.

Положение о работе с персональными данными. В нём описано, что относят к персональным данным, как их обрабатывают, хранят и передают третьим лицам. К личным данным работников относят и записи с камер видеонаблюдения.

Согласие на обработку персональных данных. При трудоустройстве его должен подписать каждый сотрудник. Так человек подтверждает, что знает, как организация использует и обрабатывает его личные данные, и согласен с этим. Форма акта произвольная, но в документе обязательно указывают ФИО работника, паспортные данные, цель обработки, срок действия согласия и полный перечень персональных данных, на обработку которых человек даёт согласие.

Правила и инструкции по охране труда. В правилах описаны требования по безопасному выполнению работ, а перечень инструкций разрабатывает работодатель.

Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственной деятельности тоже относят к обязательным документам. Их можно составлять по унифицированным формам или в свободной форме. Главное, чтобы они не противоречили требованиям закона.

Журналы учёта трудовых книжек, приказов и другие. Их перечень зависит от того, чем занимается компания или предприниматель, и числа работников. Их форму разработайте самостоятельно.

Штатное расписание — документ, где указаны структурные подразделения компании или ИП, вакантные и закрытые должности с указанием оклада, общее число работников и месячный зарплатный фонд. Согласно статье 15 и статье 57 ТК этот документ должен быть в любой организации или у предпринимателя, которые нанимают сотрудников по трудовому договору. Создайте и закрепите свою форму расписания или используйте форму Т-3. О том, как заполнять штатное расписание, рассказывали в статье «Как ИП нанять сотрудника: бумаги, налоги и законы».

Если в организации есть филиалы или представительства, штатное расписание может быть единым для всей компании или индивидуальным для каждого подразделения.

Составляет расписание любой уполномоченный сотрудник — директор, руководитель, кадровый специалист, бухгалтер или другие специалисты.

Если в компании была реорганизация, измените штатное расписание или составьте новое. В первом случае выпустите приказ о внесении изменений, во втором — приказ об утверждении. О том, что такое реорганизация ООО и когда пригодится, читайте в статье.

При их составлении учитывайте специфику бизнеса и требования ТК. Например, в правилах можно написать, что сотрудник не может грубить клиентам компании, но нельзя добавить пункт про перенос дат отпуска без согласия работника.

Здесь снова есть исключения для микропредприятий и НКО: согласно статье 309.2 ТК они не обязаны составлять правила внутреннего трудового распорядка. Если они не делают это, то заключают с работниками трудовые договоры по типовой форме и включают в них условия, которые должны быть в ПВТР. Форма утверждена постановлением правительства № 858.

Если вы нанимаете сотрудников на работу, заключите с ними трудовой договор. О том, как заключить трудовой договор с работником, рассказали в статье.

Полный перечень обязательных сведений в трудовом договоре есть в статье 57 ТК. Он зависит от того, чем будет заниматься сотрудник, и сферы деятельности компании.

Если работодатель — НКО или микропредприятие, для них постановлением правительства № 858 разработана и утверждена типовая форма трудового договора. Чтобы использовать её, разрабатывают ЛНА и утверждают его приказом.

С 1 января 2020 года ввели электронные трудовые книжки, но до конца года сотрудник без стажа мог выбрать, какую трудовую книжку вести — электронную или бумажную. С 2024, если человек устраивается на работу впервые, ему оформят электронную книжку — заводить бумажные теперь нельзя. Это также распространяется на дубликаты трудовых. При этом многие сотрудники продолжают использовать бумажные книжки, поэтому в компании должны быть чистые бланки трудовых и вкладышей в них. Их нужно регистрировать в журнале учёта. Для него нет унифицированной формы.

Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку и вкладыши к ней, регистрируйте их в книге учёта движения книжек и вкладышей. Её форму работодатель разрабатывает самостоятельно.

Сделайте инструкцию по заполнению трудовых и вкладышей. Опишите, какие сведения вносить, а какие нет, как вносить информацию об изменении, например, фамилии работника. Также опишите, как выдавать документ сотруднику при увольнении или по его заявлению. Форму трудовых книжек и вкладышей в них, порядок их ведения и хранения устанавливает приказ Минтруда № 320н.

Журналы учёта бланков и движения трудовых книжек и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании или индивидуального предпринимателя, печатью организации, если она есть.

Приказы должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97−2016, выпускают их на фирменном бланке организации в бумажном и электронном виде. Если действующие приказы не соответствуют требованиям стандарта, в них вносят изменения или отменяют и заменяют новым. Если надо скорректировать изданный ранее документ, укажите суть изменений и их место и выпустите соответствующий приказ.

Для некоторых из них унифицированной формы нет, работодатель составляет их в произвольном виде.

Приказы по личному составу: о приёме в штат и увольнении, о переводе на другую работу, о направлении в командировку, о поощрении одного и нескольких сотрудников, о дисциплинарном взыскании, о назначении ответственных. Также нужен типовой приказ о предоставлении отпусков: ежегодного, без сохранения заработной платы в днях, по уходу за ребёнком младше трёх лет.

Должностные инструкции. В них укажите требования к сотруднику, его знаниям и навыкам, какие у него есть права и обязанности.

Согласие на обработку персональных данных. Каждый сотрудник подписывает его при трудоустройстве.

Согласно статье 8 ТК, не издавать и не утверждать локальные нормативные акты (ЛНА) — график отпусков, положение об оплате труда и другие — могут только физические лица без статуса ИП.

По статье 309.2 ТК микропредприятия, ИП и НКО тоже могут не издавать локальные акты либо отказаться от некоторых из них. В этом случае они добавляют в трудовой договор все условия, которые должны регулироваться актами. Единственный ЛНА, от которого микропредприятиям, предпринимателям и некоммерческим организациям нельзя отказаться — о временном переводе работников на дистанционную работу.

Порядок оформления локальных нормативных актов устанавливает руководитель профильного подразделения или специалист на аутсорсе, выпуская внутренний приказ. Когда документ готов, его согласовывают со структурными подразделениями, обычно это бухгалтерия, отдел кадров и юридический отдел. Если к содержанию акта есть замечания, их передают в письменной форме, и документ дорабатывают.

Согласованный ЛНА утверждает директор или сотрудник, за которым эта обязанность закреплена приказом. Они же подписывают приказ о вводе локального нормативного акта в действие.

Локальные акты согласовывают ещё и с профсоюзом или с представительным органом сотрудников, об этом написано в статье 372 ТК. Если в компании нет такого формирования, акт руководитель утверждает самостоятельно.

Когда ЛНА утверждён, все сотрудники знакомятся с ним под подпись.

После объединения Фонда социального страхования и Пенсионного фонда в единый Социальный фонд России (СФР) отчётов стало меньше. Теперь работодатели подают единый отчёт ЕФС-1, который состоит из нескольких разделов. Его форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР № 2281.

Поймите, кто принимает решение заключать и расторгать трудовые договоры, утверждать локальные нормативные акты. Если работодатель ООО, кто его уполномоченное лицо, ограничены ли полномочия руководителя и в чём? Это позволит избежать ошибок в трудовых договорах.

Пример. В учредительных документах компании «Брусника» уполномоченное лицо работодателя — Александр, руководитель компании. В трудовом договоре с сотрудником в преамбуле указан руководитель, действующий на основании устава, а в конце договора стоит подпись заместителя генерального директора Ивана. Это ошибка. Со стороны работодателя подписывает документы тот, чьё имя указано в начале трудового договора, то есть Александр. Иван мог бы подписать трудовой договор, если бы руководитель компании был, например, в отпуске и не мог выполнять свои обязанности, а Иван был бы назначен приказом исполняющим обязанности директора.

Организации и предприниматели обязаны хранить кадровые документы, сроки есть в приказе Росархива № 236.

Если срок хранения документов менее 10 лет, держите их в отделе кадров. Остальные не ранее чем через год и не позднее трёх лет после окончания делопроизводства формируйте в дела и отправляйте в архив.

Чтобы организовать архив в своей компании, пропишите правила хранения в уставе и при оборудовании места или помещения руководствуйтесь порядком, установленным приказом Росархива № 77. Если вы отправляете документы в архивную компанию, обратите внимание на её устав. В нём должен быть прописан данный вид деятельности.

Если используете электронный документооборот, можете хранить бумаги на своих компьютерах или обратиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Главное, не используйте зарубежные сервисы и размещайте базы данных только на территории России. Об этом сказано в приказе Минфина № 62н.

Все кадровые документы подлежат учёту и регистрации, для этого используют журналы. В них в хронологическом порядке вносите информацию обо всех документах или событиях, которые касаются компании и сотрудников.

Список регистрационных книг зависит от размера компании и сферы деятельности. Их форма не установлена, работодатель разрабатывает её сам или использует типовую и утверждает приказом. На титульном листе укажите название журнала и организации, даты начала и окончания ведения.

Состав содержательной части зависит от типа регистрационной книги. Типовой образец журнала учёта печатей и штампов скачайте в шаблонах Справочной.

Есть административная или уголовная ответственность. Последняя наступает, если нарушения повторные или государству причинён особо крупный ущерб.

У Роструда есть чек-листы и онлайн-сервис «Электронный инспектор». Это поможет подготовиться к проверкам трудовых инспекций.

Кадровый документооборот — систематизация всех сведений о сотрудниках. Он нужен, чтобы определить и зафиксировать, что должен делать работодатель, а что сотрудник, что будет, если одна из сторон откажется выполнять то или иное условие. Также он поможет собрать информацию обо всех сотрудниках и их количестве, определить, кто и чем должен заниматься, кто и когда уйдёт в отпуск, и вовремя понять, каких работников нужно нанять.

Разработка обязательных документов, локальных нормативных актов и типовых форм документов, ведение кадрового учёта, подготовка и сдача отчётности в госорганы.

Главная цель кадрового делопроизводства — организовать эффективную работу со всеми кадровыми документами, не допускать ошибки при их оформлении и не нарушить требования Трудового кодекса.

Трудовые договоры и книжки, штатное расписание, график отпусков, различные приказы, табель учёта рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными и согласие сотрудников на их обработку, правила и инструкции по охране труда, регистрационные журналы.

Кадровый учёт ведут кадровики, сотрудник, у которого есть необходимые знания и навыки и который согласен этим заниматься. Индивидуальный предприниматель или директор микропредприятия могут заниматься кадровым учётом самостоятельно. Также эту работу можно передать на аутсорс специалисту или компании.

Если организация не ведёт кадровый учёт, компанию, руководителя или должностное лицо привлекут к административной или уголовной ответственности.