Характеристика на сотрудника: когда нужна и как написать

Характеристика — это документ с оценкой профессиональных и личных качеств работника, описанием его должностных обязанностей и достигнутых результатов. По сути, это мнение работодателя о сотруднике.

Характеристика бывает:

Обычно составляют комбинированную характеристику, где описываются как профессиональные, так и личные качества.

Единого формата характеристики не существует. Более того, формат зависит от того, для чего составляется документ: перевестись на другую должность, сменить компанию или получить визу.

Но есть несколько общих рекомендаций по составлению характеристики. Рассмотрим их на примере положительной и отрицательной характеристики.

Вот основные части документа.

Шапка. Укажите полное и сокращённое название организации, адрес, дату составления, номер и название документа, должность и личные данные сотрудника.

Краткая информация о сотруднике. Напишите, когда он принят на работу, укажите стаж и должность.

Отношение к работе. Конкретизируйте деятельность сотрудника, его достижения или заслуги. Можно оценить, как работник справлялся с рабочими задачами, что нового привнёс в работу.

Личные качества. Опишите только то, что прямо относится к профессии. Например, у ивент-менеджера можно отметить коммуникабельность и умение справляться с горящими задачами, но не стоит писать о небрежности за рабочим столом.

Заключение. Напишите, для какой компании или организации, а также для чего выдана характеристика. Можно обойтись фразой «Для предъявления по месту требования». Подписывает документ обычно отдел кадров или руководитель.

Если сотрудник не справляется со своими обязанностями, конфликтует с коллегами или нарушает дисциплину, пишут отрицательную характеристику. Вот основные части документа.

Шапка. Укажите полное и сокращённое название организации, адрес, дату составления, номер и название документа, должность и личные данные сотрудника.

Краткая информация о сотруднике. Напишите, когда он принят на работу, укажите стаж и должность.

Отношение к работе. Конкретизируйте деятельность сотрудника, расскажите, как он проявлял себя на рабочем месте. Например, напишите, что сотрудник не следил за законами, не повышал квалификацию, не брал на себя ответственность. Если по вине работника произошли серьёзные нарушения, это тоже нужно указать. Главное, приводить факты без эмоций.

Личные качества. Опишите черты характера сотрудника, которые мешали выполнению рабочих обязанностей. Например, он не умел работать в команде, проявлял излишнюю эмоциональность, безответственность или недисциплинированность. Старайтесь писать кратко и корректно, не употребляйте усилители (слова «очень», «сильно»), избегайте субъективных оценок.

Заключение. Напишите, для какой компании или организации, а также для чего выдана характеристика. Можно обойтись фразой «Для предъявления по месту требования». Подписывает документ обычно отдел кадров или руководитель.

Если документ запрашивают органы власти или другие ведомства — используйте официальный бланк организации. Характеристику должен подписать руководитель компании. Если характеристика нужна внутри организации — используйте оформление, которое принято в компании. Подпишите документ у начальника отдела кадров и руководителя сотрудника.

Готовую характеристику передайте работнику под расписку, если документ запрашивал он. Выдачу документа зафиксируйте в специальном журнале учёта. Документ в ведомства отправьте сразу по почте или курьером. Информацию об этом тоже лучше указать в журнале учёта выданных документов.

Содержание зависит от того, по какому делу она запрашивается: гражданскому или уголовному. Если дело гражданское, сделайте в документе фокус на качества, важные для работы, например, напишите про уровень профессионализма, оцените выполнение обязанностей и перспективы роста. Если дело уголовное, больше внимания обратите на личные особенности и характер человека, его отношения с коллегами.

Обязательно укажите, привлекался ли сотрудник к ответственности раньше, нарушал ли Трудовой кодекс и дисциплину, есть ли у него выговоры и взыскания.

Что можно написать. «За время своей трудовой деятельности всегда добросовестно относился к исполнению своих трудовых обязанностей, выполнял все требования руководства. Энергичен, стрессоустойчив, ответственен. Коллеги его уважают, ценят опыт и профессионализм. Проявляет лидерские качества, его отдел — это дружный и сплочённый коллектив. К уголовной и административной ответственности не привлекался. В нарушении трудовой дисциплины не замечен. Выговоров и взысканий не имеет».

Военкомат запрашивает характеристику, когда сотрудника призывают на службу в армии либо когда он хочет заменить её на гражданскую альтернативную службу или, например, если сотруднику собираются присвоить новое звание.

Поэтому информация в характеристике должна помочь:

В конце документа можно отметить наличие или отсутствие вредных привычек.

Что можно написать. «За время работы в ООО «Локомотив» показал себя грамотным специалистом. Порученную ему работу он делает всегда своевременно и без нареканий. Не налагалось дисциплинарных взысканий, на работу опаздывает редко, трудовую дисциплину не нарушает. В коллективе общителен, не склонен к конфликтам, готов помогать коллегам. Несколько раз был ответственен за проведение корпоративов, умеет организовывать праздники. Вредных привычек не имеет. Выговоров и взысканий не было».

Перечислите все основания, чтобы наградить сотрудника. Внесите информацию о трудовом стаже и продвижении в карьере. Перечислите его личные и профессиональные качества, заслуги перед компанией, достижения и инициативы.

Что можно написать. «За три года работы сотрудник прошёл путь от младшего маркетолога отдела до старшего маркетолога отдельного направления. Ввёл в отделе маркетинга новую систему генерации лидов. Это позволило компании увеличить выручку. Также он инициировал реорганизацию отдела и нанял двух новых специалистов, разработал улучшенную систему KPI. Стремится к повышению своего профессионального и управленческого уровня, за время работы прошёл два обучающих курса по маркетингу. Также он выступает как приглашённый спикер в других компаниях. Сотрудник не раз поощрялся благодарностями и почётными грамотами. Взысканий и выговоров не имеет».

В документе особенно важно указать:

Что можно написать. «Сотрудник проявил себя как ответственный, целеустремлённый и высококвалифицированный профессионал. Постоянно стремится к повышению уровня собственного образования. Дважды был направлен на курсы повышения квалификации, имеет подтверждающие сертификаты. При решении сложных задач сотрудник проявляет личную инициативу, предлагает нестандартные способы достижения поставленных целей.

Принимает активное участие в организации культурного досуга. Среди коллег пользуется авторитетом, является лидером в коллективе. По итогам работы был не раз премирован руководством компании. Дисциплинарных взысканий не имеет».

Документ понадобится, если работник проходит медико-социальную экспертизу (МСЭ). Цель характеристики — оценить состояние человека и сложность его заболевания при назначении инвалидности.

Характеристику можно составить произвольно или по шаблону, который работнику выдала МСЭ. Некоторые региональные бюро утверждают свой бланк документа и размещают его на сайте. Например, на сайте ФКУ «Главное бюро медико-социальной экспертизы по Новосибирской области» опубликован бланк производственной характеристики.

Опишите условия и характер работы сотрудника: перечислите его основные обязанности по должностной инструкции, укажите, как организована работа. При этом не нужно оценивать работу сотрудника, просто фиксируйте факты.

Что можно написать. «Сотрудник управляет газелью, доставляет грузы по Москве и Московской области. Нормы труда выполняет на 100%. Характер работы: пятидневная 40-часовая рабочая неделя с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00, выходные — суббота и воскресенье. Рабочая поза: преимущественно сидя, за рулём проводит 5−6 часов в день».

Характеристику на работника может написать:

Если за характеристикой пришёл работник, подготовить и выдать её нужно в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК. А если документ запросила другая организация, то срок ответа обычно указывают в самом запросе, надо в него уложиться.

Внутренняя характеристика используется только внутри организации. Это могут быть такие случаи:

Внешнюю характеристику отправляют в органы власти или отдают новому работодателю.

При переходе на новую работу. Обычно наниматель просит характеристику, когда:

При обращении в ведомства. Характеристику также могут потребовать:

По статье 62 ТК ра­бо­то­да­тель обя­зан предо­ста­вить работнику по его письменному заявлению до­ку­мен­ты, свя­зан­ные с ра­бо­той, в число которых входит и характеристика_

Если же за характеристикой об­ра­тит­ся быв­ший со­труд­ник, то вы­да­вать её экс-ра­бо­то­да­тель формально не обя­зан. Между ними уже нет тру­до­вых от­но­ше­ний, а значит, пра­ви­ла Трудового кодекса не дей­ству­ют. Но суды придерживаются другой точки зрения.

Пример из суда. Мужчина 5 лет проработал в компании инженером-технологом. После сокращения он попросил своего бывшего работодателя выдать характеристику, но компания отказалась, указав, что заявитель у них больше не работает. Мужчина обратился в суд. Все три судебные инстанции поддержали истца. Свою позицию аргументировали тем, что поскольку документ связан с работой, работодатель обязан выдать его по просьбе бывшего сотрудника.

Работодатель может ни с кем не согласовывать содержание характеристики. Если сотрудник считает, что руководитель не прав, он может оспорить документ в суде.

Заранее ознакомить сотрудника с характеристикой работодатель должен только при аттестации. Если работник не согласен с документом и результатами аттестации, он может пойти в апелляционную комиссию или суд.

Это документ, который отдают новому работодателю или отправляют в органы власти, например, в опеку или в суд. В характеристике обычно указывают, для какой организации и для чего она выдана. Иногда пишут просто «Для предъявления по месту требования».

Документ может потребоваться в разных ситуациях, например:

У характеристики срок действия не ограничен, но она должна быть актуальной. Если документ выдали семь лет назад, а человек за это время сменил должность и обязанности, смысла в нём нет. Исключение — если специалист долго не работал в своей сфере и хочет вернуться. В этом случае старая характеристика может подтвердить его знания и навыки.

Нет. С 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать. Но если у организации есть печать, то лучше заверить характеристику с места работы печатью. Она подтверждает подлинность документа.