Как оформить первого сотрудника в ИП:
- Составьте штатное расписание. Перечислите должности, количество штатных единиц и оклады по ним.
- Заключите трудовой договор. Укажите график работы, зарплату, сроки выплат и другие условия.
- Издайте приказ о приёме на работу. Пропишите оклад, условия работы и испытательный срок, если он есть. Это необязательно, но удобно для кадрового учёта.
- Сделайте запись в трудовой книжке, если она бумажная. Если электронная, запись проставится автоматически после сдачи отчёта о приёме на работу.
- Отправьте форму ЕФС‑1 в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего дня после приёма на работу.
- Заполните личную карточку. Это необязательный, но удобный документ для систематизации личных данных работника и кадровых приказов по нему.
- Начислите первую зарплату.
- Сдайте отчётность за сотрудника.
- Заплатите налоги.
Зачем оформлять сотрудника официально
ИП относятся к физлицам, но по статье 303 ТК могут быть работодателями. В этом случае у них появляются обязанности:
- заключить трудовой договор;
- внести запись в трудовую книжку, если она бумажная;
- вести кадровые документы;
- начислять страховые взносы;
- передавать сведения в Социальный фонд по работникам, которые ещё не получили СНИЛС;
- следить за безопасностью на рабочих местах и другое.
Если предприниматель нанимает сотрудника на работу без договора, будет штраф по статье 5.27 КоАП от 5 000 до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф выше.
В отличие от организаций, у ИП есть несколько ограничений. Например, нельзя:
- оформить трудовой договор с самим собой и завести трудовую книжку;
- отправить себя в командировку;
- оформлять иностранных работников как высококвалифицированных специалистов;
- назначать директора или генерального директора;
- заключать ученический договор с работником или соискателем.
Как оформить первого сотрудника в ИП
1. Составьте штатное расписание
Это внутренний документ, в котором фиксируется, какие у вас есть отделы, должности, тарифные ставки по ним и сколько человек может работать на каждой должности. В штатном расписании не указываются ФИО сотрудников, в нём только общая информация о структуре и зарплате.
В законах нет требований его составлять, но на штатное расписание вы сможете ссылаться в трудовом договоре, обосновывать разные оклады на одинаковых должностях и сокращение численности или штата.
Можно пользоваться типовой формой от Госкомстата или разработать свою.
.xls
Бланк штатного расписания по форме Т-3
У штатного расписания нет ограничений по сроку действия, его можно составить один раз и менять по необходимости или утверждать новое на каждый год.
Разберём, как его оформлять.
Укажите свои данные. В шапке заполните ФИО предпринимателя, номер документа, даты составления и начала действия документа. Если у вас будет бессрочное штатное расписание, не заполняйте строку «На период».
В правом верхнем углу укажите свой ОКПО — код, который присваивает Росстат всем организациям и ИП. Рассказывали о нём в статье «Код ОКПО: что это такое и для чего нужен».
Заполните основную таблицу:
- структурное подразделение, если есть — отделы, участки, цеха;
- номера этих подразделений, но можно не присваивать и не заполнять графу;
- должность, которая будет фигурировать в трудовых книжках и во всех кадровых документах;
- количество штатных единиц, которое планируется на каждую должность;
- тарифная ставка или оклад;
- надбавки, если есть;
- итоговая оплата труда за месяц.
В отличие от организаций, у ИП не бывает директора или генерального директора. Но руководителя назначить можно. Пропишите для этого в штатном расписании «управляющий», «директор магазина», «исполнительный директор» или другую руководящую должность.
Вы можете установить сотруднику любой оклад, но не ниже действующего федерального МРОТ за полный месяц. В 2026 году он составляет 27 093 рубля. Если на территории субъекта РФ, где работают сотрудники, действует региональный МРОТ, нужно платить за работу не меньше этой суммы. Он всегда выше федерального. Подробнее в статье «МРОТ в 2026 году: сколько и зачем знать».
Внизу документа поставьте свою подпись, если у вас нет кадровика и главбуха. Утвердите штатное расписание приказом в свободной форме и впишите его номер и дату в строку «Утверждено».
2. Заключите трудовой договор
В нём прописывают график работы, заработную плату, периодичность выплат и другие важные условия работы. Договор оформляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — у сотрудника.
Заключать трудовые договоры можно только с другими физлицами. Нельзя стать работодателем самому себе, оформиться на какую-либо должность и получать зарплату. Работа в качестве ИП не считается трудовой деятельностью.
ИП относятся к микропредприятиям и по статье 59 ТК могут заключать Трудовые договоры, которые заключают на конкретный срок не более пяти лет. Для этого у работодателя должно быть основание: например, замена сотрудницы в декрете, сезонная или временная работа.срочные трудовые договоры с сотрудниками, если они не против. Для этого общее число работников не должно превышать 35 человек, а в сфере розничной торговли и бытовых услуг — 20. Если численность больше, срочный договор можно оформлять, но уже по другим основаниям. Например, если работник — пенсионер по возрасту, совместитель или студент-очник.
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
- СНИЛС.
- ИНН.
- Трудовую книжку, если у кандидата она есть.
- Справку СТД-Р или СТД-ПФР, если кандидат писал заявление об отказе от бумажной трудовой. Эти выписки нужны, чтобы подтвердить информацию о трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.
Если у работника ещё нет СНИЛС, заполните анкету по форме АДВ-1 и отправьте её в Социальный фонд России (СФР).
.xls
Бланк анкеты застрахованного лица АДВ-1
- диплом о высшем образовании;
- медицинская книжка (для тех сфер, где это требуется, например, общепит);
- справка об отсутствии судимости (для тех, кто работает с детьми).
Заявление о приёме на работу не относится к обязательным документам, но работодатели его всё равно используют для удобства. Работник может написать заявление от руки или набрать на компьютере, но подпись и дату лучше ставить собственноручно.
Обычно для найма сотрудников используют типовой договор. При необходимости его можно менять — всё зависит от сферы деятельности.
.doc
Образец трудового договора для ИП-работодателя
По статье 70 ТК предприниматель имеет право принять работника на испытательный срок, который в большинстве случаев не может превышать 3 месяца.
На испытательном сроке нельзя платить сотруднику более низкую зарплату, чем та, которая полагается по штатному расписанию. Если в этот период понадобится уволить работника, предупредить его об этом можно за три дня, а не за две недели как обычно.
3. Издайте приказ
По статье 68 ТК работодатель может на основании трудового договора издать приказ о приёме на работу — документ, который подтверждает оформление работника и его согласие с условиями работы. Он не обязателен, но так будет удобнее вести кадровый учёт.
В большинстве случаев подойдёт типовая форма Т-1, но ИП могут использовать для оформления и свою. Если вы принимаете сотрудников по договору на испытательный срок, это надо прописать в соответствующей графе.
Бланк приказа о приёме на работу по форме Т-1
4. Сделайте запись в трудовой книжке
Запись нужно сделать, если у сотрудника уже есть трудовая книжка и он не писал заявление об отказе от бумажного варианта. Электронная трудовая книжка заполняется автоматически, когда вы сдаёте отчёт ЕФС-1 при приёме на работу.
Бумажную трудовую работника лучше проверить на подлинность: серия и номер одинаковы на всех страницах, экземпляр отпечатан в Гознаке.
По статье 66 ТК сделайте запись в бумажную трудовую, если человек проработал у вас больше пяти дней и эта работа для него основная. Пишите без сокращений, не выходя за поля.
Если человек устраивается на работу по договору впервые, заводить на него бумажную трудовую книжку не нужно — все сведения теперь формируются только в электронном виде.
5. Отправьте сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)
Независимо от того, есть ли у работника бумажная трудовая, не позднее следующего дня отправьте в СФР информацию о приёме на работу. Для этого заполните подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1. Подробную инструкцию смотрите в статье «Как сдавать отчёт ЕФС-1: состав и особенности заполнения».
Бланк отчёта ЕФС-1
Подробную инструкцию смотрите в статье «Как сдавать отчёт ЕФС-1: состав и особенности заполнения».
6. Заполните личную карточку
Это необязательный документ, но ИП можно вести личную карточку по желанию. В карточке сотрудников собрана полная информация: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Карточка будет храниться у работодателя. Даже если сотрудник уволится, данные о нём будут под рукой.
У личной карточки есть установленная форма Т-2, но можно заполнять свой бланк.
.doc
Бланк личной карточки Т-2
7. Начислите первую зарплату
Выплачивайте зарплату два раза в месяц. Можно чаще, но такое условие надо прописать в трудовом договоре. Промежуток между выплатами не должен превышать в среднем 15 календарных дней.
О нюансах оплаты труда рассказали в статье «Как считать и платить: зарплата сотрудников и страховые взносы».
8. Сдайте отчётность за сотрудника
Если день сдачи отчёта совпал с выходным или праздником, крайний срок переносится на следующий рабочий день. Например, если 25 января 2026 года — воскресенье, то отчёт можно сдать в понедельник, 26-го.
Виды отчётов и сроки сдачи для ИП-работодателей
| Периодичность сдачи | Отчёт | Куда сдавать | Срок сдачи | Особенности |
| Раз в год | Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 | СФР | До 25 января | Только по работникам с особыми или дополнительными условиями труда из статьи 11 федерального закона № 27 |
| В течение года | Подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 с типом сведений «Назначение пенсии» | СФР | Не позднее 3 дней после заявления работника или запроса СФР | Если сотрудник соберётся на пенсию |
| Раз в квартал | Расчёт 6-НДФЛ | ИФНС | До 25 апреля, 25 июля, 25 октября, по итогам года — до 25 февраля следующего года | — |
| Раз в квартал | Расчёт по страховым взносам | ИФНС | До 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января | — |
| Раз в квартал | Сведения о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний, раздел 2 отчёта ЕФС-1 | СФР | До 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января | — |
| Раз в месяц | Персонифицированные сведения о физических лицах | ИФНС | До 25 числа каждого следующего месяца | — |
| Раз в месяц | Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 отчёта ЕФС-1 | СФР | До 25 числа следующего месяца | Если в отчётном месяце были кадровые события, кроме приёма и На приём и увольнение отчёт сдаётся не позднее следующего рабочего дня.увольнения |
| В течение года | Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 отчёта ЕФС-1 | СФР | Не позднее следующего рабочего дня | Если приняли или уволили сотрудника |
9. Заплатите налоги
С месяца, когда сотруднику выплачена первая зарплата, нужно платить НДФЛ и страховые взносы.
НДФЛ. Сроки уплаты зависят от даты выплаты зарплаты:
- с 1-го по 22-е число месяца включительно — не позднее 28-го числа того же месяца;
- с 23-го по последнее число месяца включительно — не позднее 5-го числа следующего месяца;
- с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года.
НДФЛ перечисляйте в налоговую в составе единого налогового платежа (ЕНП).
Страховые взносы. Их платят в следующем месяце после начисления зарплаты, но в разные сроки:
- по единому тарифу в налоговую — до 28-го числа;
- на страхование от несчастных случаев в Социальный фонд — до 15-го числа.
Страховые взносы по единому тарифу платите в составе ЕНП, а от несчастных случаев — по реквизитам территориального отделения Соцфонда.
Пример. ИП нанял сотрудника 10 марта. Первую зарплату выплатил 24 марта. НДФЛ нужно перечислить до 5 апреля, страховые взносы по единому тарифу — до 28 апреля, а взносы на страхование от несчастных случаев — до 15 апреля.
Последствия неправильного оформления сотрудников
Какие ошибки в трудовом договоре считаются нарушением, сказано в постановлении пленума верховного суда № 45:
- нет обязательных условий, например, не указано место работы или размер оклада;
- есть условия, которые ухудшают положение сотрудника, например, отпуск меньше 28 календарных дней.
Такие ошибки считают ненадлежащим оформлением трудового договора. За это ИП могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП на сумму от 5 000 до 10 000 рублей. Если нарушение повторится, штраф увеличится до 30 000−40 000 рублей.
Верховный суд уточнил: не будет нарушением, если в трудовом договоре не прописаны конкретные даты выплаты зарплаты при условии, что они есть в правилах внутреннего распорядка или другом локальном акте.
Частые вопросы о том, как ИП принять на работу сотрудника
Может ли ИП нанимать работников?
Может на всех режимах налогообложения, кроме самозанятости.
Как принять на работу сотрудника в ИП на патенте?
ИП на ПСН может нанять до 15 работников, занятых во всех его видах деятельности по патенту. В численности помимо штатных работников учитываются исполнители по договорам ГПХ, кроме самозанятых.
Процесс приёма на работу такой же, как у ИП на других налоговых режимах:
- составьте штатное расписание;
- оформите трудовой договор;
- издайте приказ о приёме на работу (по желанию);
- сделайте запись в трудовую книжку, если она бумажная;
- сдайте отчёт в Социальный фонд;
- заполните личную карточку (по желанию).
Как сделать запись в трудовую книжку о приёме на работу к ИП?
Укажите ФИО предпринимателя полностью. В скобках можно добавить сокращённый вариант, например: «Индивидуальный предприниматель Веселов Юрий Владимирович (ИП Веселов Ю.В.)».
Ниже заполните графы:
- 1 — порядковый номер записи;
- 2 — дата приёма на работу (число, месяц, год цифрами);
- 3 — должность и подразделение, если оно есть;
- 4 — наименование, дату и номер приказа о приёме на работу.
Если приказ не составляли, можно указать дату и номер трудового договора.
Если принимаете работника в магазин, салон или другое структурное подразделение и это прописано в трудовом договоре, укажите название подразделения и должность. Например, «Принят в спа-салон на должность администратора».
Как принять на работу сотрудника в ИП на УСН?
У ИП на УСН порядок приёма на работу не отличается от других налоговых режимов, кроме лимита в 130 сотрудников.
Сколько работников может нанимать ИП?
У индивидуальных предпринимателей нет ограничений по количеству работников, их может быть сколько угодно. Исключение — самозанятые ИП, они не могут нанимать сотрудников по трудовым договорам,
У остальных ИП от численности сотрудников зависит:
- Применение спецрежимов. На УСН средняя численность не должна превышать 130 человек, на патенте — 15 человек, на АУСН — 5.
- Способ сдачи деклараций. Если среднесписочная численность за прошлый год больше 100 человек, отчётность сдают только в электронном виде.
- Заключение срочных трудовых договоров. Их можно оформлять с согласия работников, если численность не превышает 35 человек, а в розничной торговле и бытовых услугах — 20. Если сотрудников больше, для срочного договора нужны другие основания.
Может ли ИП назначать директора?
Нет, ИП — это физлицо, у него не может быть генерального директора или директора. Такие должности есть у юридических лиц, например, в ООО или АО. Но ИП может принять на работу сотрудника для управления конкретными направлениями бизнеса. Должность может звучать как управляющий, технический директор, директор по маркетингу, сбыту, производству и так далее. Чтобы сотрудник мог действовать от имени ИП, надо выдать ему доверенность с перечнем полномочий.
АК
Александр Красиков
Отлично!