Нанять сотрудника: бумаги, налоги и законы

Нанять сотрудника: бумаги, налоги и законы

Максим занимается настройкой рекламы в интернете. У него ИП. В последнее время заказов стало больше, и Максим решил взять помощника. Его надо оформить в штат — Максим хочет, чтобы всё было законно и без штрафов при возможной проверке.

Если вы тоже решили нанять первого сотрудника, следуйте нашей инструкции.

Заключите трудовой договор

Этот документ определяет график работы, заработную плату, периодичность выплат и другие важные условия работы. Договор обычно заключают в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — у сотрудника. Чтобы заключить договор, надо обязательно получить от будущего работника:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • трудовую книжку (если есть);
  • военный билет (для мужчин).

Дополнительно могут потребоваться:

  • диплом о высшем образовании;
  • медицинская книжка (для тех, кто работает в сфере общепита, гостеприимства, красоты);
  • справка об отсутствии судимости (для тех, кто работает с детьми).

Обычно используют типовой договор. При необходимости его можно менять — всё зависит от сферы деятельности.

Если Максим примет сотрудника на работу без договора, предпринимателю грозит штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении — до 40 000 рублей.

Надежда Квашина, главный бухгалтер ООО «Финансовый Консультант «УралФинанс»:

«По Трудовому кодексу ИП имеет право принять сотрудника на испытательный срок, который в большинстве случаев не может превышать 3 месяца. Исключение — руководители организаций и их заместители, главные бухгалтеры, руководители филиалов. Для них испытательный срок может быть продлён до 6 месяцев.

Если понадобится уволить сотрудника на испытательном сроке, предупредить его об этом можно за 3 дня, а не за 2 недели, как обычно. Наличие испытательного срока и его условия должны быть прописаны в трудовом договоре и в приказе».

Составьте штатное расписание

Этот документ определяет, сколько человек работает у ИП, на каких должностях и сколько работники получают. При заполнении типовой формы Т-3 себя в качестве сотрудника указывать не надо — это касается только наёмных работников.

Перед приёмом сотрудника на работу закажите проверку. Сервис доступен не только клиентам Точки

В штатное расписание необходимо внести:

  • порядковый номер сотрудника;
  • должность (ИП вправе выбрать сам);
  • оклад;
  • надбавки;
  • величину месячной заработной платы.

Издайте приказ

По ст. 68 ТК РФ приказ о приёме на работу — это обязательный документ, который подтверждает факт найма сотрудника и его согласие с условиями работы, которые прописаны в трудовом договоре.

Если Максим берёт помощника на испытательный срок, это надо прописать в соответствующей графе.

В большинстве случаев подойдёт типовая форма Т-1, но предприниматели могут использовать и свою.

Сделайте запись в трудовой книжке

Запись надо делать во всех случаях, когда сотрудник проработал у вас более 5 дней.

Если у сотрудника нет трудовой книжки, предприниматель должен купить её сам либо выписать на покупку деньги из бухгалтерии. Купить трудовую целесообразно в компании, которая торгует защищённой полиграфической продукцией. Это позволит избежать подделки.

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, её лучше проверить на подлинность: серия и номер должны быть одинаковыми на всех страницах, экземпляр должен быть отпечатан в Гознаке.

Все записи в трудовых книжках сотрудников ИП должен фиксировать в единой книге учёта движения трудовых книжек. Её можно купить в отделе канцтоваров.

Поддельная трудовая книжка позволяет Максиму уволить сотрудника за предоставление ложных сведений (основание — п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Запись в трудовой делают без сокращений, не вылезая за поля.

Надежда Квашина, главный бухгалтер ООО «Финансовый Консультант «УралФинанс»:

«Часто бывают случаи, когда человек, проработав в компании пару месяцев, просит не делать запись в трудовой. ИП может пойти навстречу бывшему сотруднику на свой страх и риск. Но я рекомендую всегда делать запись в трудовой, чтобы обезопасить себя от нежелательных последствий и не попасть на штраф за нарушение кадровой дисциплины».

Заполните личную карточку

В карточке собрана наиболее полная информация о сотруднике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Карточка будет храниться у работодателя: даже если сотрудник уволится, данные о нём будут под рукой.

Личная карточка имеет установленную форму Т-2. Вот образец заполнения.

Зарегистрируйтесь в ФСС

ИП должен платить за сотрудника взносы в налоговую и Фонд социального страхования. Данные о предпринимателе у налоговиков есть, сообщать их дополнительно не нужно. Чтобы зарегистрировать нового сотрудника в ФСС, надо подать заявление.

К нему нужно приложить:

  • паспорт ИП;
  • свидетельство ОГРНИП;
  • свидетельство о постановке ИП на учёт в налоговом органе;
  • трудовую книжку сотрудника;
  • трудовой договор.

Заявление можно подать через МФЦ, отправить заказным письмом в своё отделение ФСС или передать лично. Узнать адрес своего отделения можно на сайте.

На подачу документов у Максима есть 30 дней с момента заключения первого трудового договора.

В течение 3-х рабочих дней ФСС закрепит за предпринимателем индивидуальный номер и код, внесёт данные в реестр страхователей и рассчитает размер взносов. После этого ИП получит по почте извещение с номером, по которому надо платить взносы за сотрудника. Если такое извещение не пришло, можно выгрузить выписку из ЕГРИП с сайта налоговой — в ней будет нужный номер.

Если ИП вовремя не подаст заявление в ФСС, ему грозит штраф (основание — п. 1 ст. 19, ст. 26.28 Закона N 125-ФЗ). Он зависит от количества дней просрочки. До 90 календарных дней включительно — 5 000 рублей, более 90 календарных дней — 10 000 рублей.

Начислите первую зарплату

ИП может установить сотруднику любой оклад, но не ниже действующего МРОТ. На февраль 2019 года он составляет 11 280 рублей.

Надежда Квашина, главный бухгалтер ООО «Финансовый Консультант «УралФинанс»:

«Чтобы не возникло вопросов со стороны налоговой или банка, лучше установить зарплату чуть выше МРОТ. Те предприниматели, которые хотят перестраховаться, могут назначить зарплату в соответствии со средней заработной платой по отрасли в регионе. Данные есть на сайте Федеральной службы статистики.

У налоговой хранится информация о величине зарплат каждого ИП. Если налоговики посчитают, что предприниматель намеренно занижает официальную зарплату своим сотрудникам, ему направят письмо с рекомендуемым размером зарплаты, опять же из расчёта средней по отрасли. Исполнять рекомендацию ИП не обязан».

Сдайте отчётность за сотрудника

Раз в год:

  • сведения о среднесписочной численности работников — в налоговую, до 20 января;
  • справка 2-НДФЛ — в налоговую, до 1 апреля;
  • СЗВ-стаж — в Пенсионный фонд, до 1 марта.

Раз в квартал:

  • справка 6-НДФЛ — в налоговую, до 30 числа первого месяца следующего квартала;
  • расчёт страховых взносов — в налоговую, до 30 числа первого месяца следующего квартала;
  • 4 ФСС — в Фонд социального страхования, до 25 числа первого месяца следующего квартала.

Раз в месяц:

  • СЗВ-М — в Пенсионный фонд, до 15 числа следующего месяца.

Начисление зарплаты и подачу отчётности по сотрудникам Максим доверяет бухгалтеру на аутсорсинге. Брать бухгалтера в штат ему пока не выгодно — но всё впереди.

Коротко

  1. С каждым сотрудником ИП должен заключить трудовой договор и оформить ещё ряд бумаг, если не хочет попасть на штрафы.
  2. Если сотрудник принят на испытательный срок, это нужно отразить в трудовом договоре и в приказе о приёме на работу.
  3. Запись в трудовой книжке надо делать в любом случае, если человек проработал у вас более 5 дней.
  4. ИП необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования, чтобы потом подавать туда отчётность и платить взносы за сотрудника.
  5. Какую зарплату назначить работнику, ИП решает сам. Но в любом случае она не может быть ниже действующего МРОТ.
  6. За каждого сотрудника предприниматель должен регулярно сдавать отчётность в налоговую, Пенсионный фонд и ФСС.
  7. Кадровое дело в небольшом ИП лучше отдать бухгалтеру на аутсорсе — нанимать его в штат невыгодно.

Полезная рассылка для предпринимателей

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Подпишитесь и получите в подарок книгу «Сила момента».

Пора подключаться

Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта