Как заполнять персонифицированные сведения о физических лицах

Срок сдачи — по 25-е число месяца, который идёт после отчётного.Например, отчётный месяц — июль 2026 года, значит, сведения нужно сдать по 25 августа 2026 года.

За март, июнь, сентябрь и декабрь персонифицированные сведения сдавать не обязательно, если вы вовремя сдаёте расчёт по страховым взносам (РСВ). В этом случае инспекция возьмёт нужные данные из расчёта, так сказано в письме ФНС № БС-4−11/3700@. Срок отправки РСВ — 25-е число месяца, который идёт после отчётного квартала.

Если нужно отправить уточнённый отчёт с перссведениями, сделайте это до того, как сдадите РСВ за соответствующий период. Например, поправить данные за июль 2026 года можно до сдачи РСВ за 9 месяцев 2026 года. В уточнённые отчёты включают только сотрудников, информацию по которым нужно изменить.

Если хотите внести изменения в ПСВ уже после сдачи РСВ за этот период, то уточняйте именно РСВ — раздел 3, а корректировочный отчёт с перссведениями не отправляйте. Например, ошибку в июльских перссведениях нашли в октябре, уже после сдачи РСВ за 9 месяцев, значит, отправляйте корректировочный РСВ.

Тем, кто применяет налоговый режим АУСН, сдавать этот отчёт не нужно.

На бумаге можно отчитываться, только если застрахованных лиц не больше 10. Если работников 11 и больше, отчёт по персонифицированным сведениям сдают только в электронном виде.

Организации и ИП отчитываются о каждом человеке, которому выплачивали деньги и при этом начисляли на них страховые взносы.

В отчёте нужно отразить:

Включайте в отчёт работника или исполнителя, если его трудовой или гражданско-правовой договор в отчётном месяце действовал хотя бы день.

Если в ООО нет работников, персонифицированные сведения всё равно нужно сдать по директору или единственному учредителю.

ИП без работников не нужно сдавать персонифицированные сведения.

Отчёт заполняйте по форме КНД 1151162, а правила заполнения расписаны в приложении к приказу ФНС. Форма состоит из титульного листа с данными работодателя и листа с персональными данными физлиц и начисленными суммами.

Вы можете скачать, заполнить бланк и сдать его в бумажном виде. Если хотите отчитаться электронно, заполняйте отчёт в своей онлайн-бухгалтерии или других специальных сервисах, например, в личном кабинете ИП или личном кабинете юрлица на сайте ФНС.

Общие правила заполнения персонифицированных сведений:

Укажите ИНН и КПП, как в учредительных документах. ИП не заполняют поле с КПП, а указывают ниже свой номер ОГРНИП, узнать его можно на сайте ФНС.

Номер корректировки — «0» при первичном отчёте. Если отправляете корректировку, ставьте число в зависимости от её номера: «1», «2» и так далее.

Период, за который представляются сведения, — это номер отчётного месяца от «01» до «12». Например, в отчёте за апрель код периода будет «04». Есть отдельные коды для случаев, когда отчёт сдают при реорганизации, ликвидации, снятии с учёта. Все они перечислены в приложении № 3.

Код налогового органа можно узнать в сервисе «Определение реквизитов ИФНС».

По месту нахождения (учёта) — код возьмите из приложения к порядку заполнения отчёта. Например, если ИП отчитывается по месту жительства, ставьте код «120».

Наименование организации или ФИО ИП укажите как в учредительных документах или паспорте.

Ниже напишите номер контактного телефона, количество страниц отчёта и приложений, кто подписывает сведения: «1» — сам ИП или руководитель ООО, «2» — их представитель. Внизу укажите ФИО руководителя организации, поставьте подпись и дату. Если отчёт заполняет индивидуальный предприниматель, ФИО ещё раз писать не нужно.

В этом разделе нужно заполнить отдельный блок с полями 010−070 — вписать в них сведения по каждому физлицу, с которым у вас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.

Строку 010 заполняйте только в корректировочных отчётах, если нужно отменить сведения по физлицу, которые были указаны в строках 020−060 предыдущего отчёта: ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество. Тогда в этой строке проставьте признак отмены «1», а в строке 070 — прочерк.

Если одновременно с отменой неправильных персонифицированных сведений нужно отправить правильные, дополнительно заполните новый блок с данными в строках 020−070.

Если исправить нужно не данные сотрудника, а сумму, оставьте строку 010 пустой и заполните строки 020−070.

В строке 020 укажите ИНН физлица, если есть.

В строке 030 укажите его СНИЛС.

В строки 040, 050 и 060 впишите фамилию, имя и отчество физлица в соответствии с паспортом.

В строке 070 укажите сумму выплат и других вознаграждений, которые начислены за отчётный месяц физлицу и которые облагаются страховыми взносами.

В строке 070 при этом будет стоять «0» или прочерк, если это печатная форма.

Пример. Индивидуальный предприниматель Антон в июле заключил с Юлией договор на разработку логотипа и выплатил ей 45 000 рублей. Юлия не самозанятая и у неё нет статуса ИП, поэтому на выплату нужно начислить страховые взносы и сдать персонифицированные сведения за июль. Других работников и исполнителей у Антона нет, а самого себя в отчёт включать не надо. Персонифицированные сведения он заполнит так:

Кроме персонифицированных сведений Антону нужно сдать в ИФНС расчёт по страховым взносам за 9 месяцев и по итогам года.

Сдавать персонифицированные сведения нужно в любом случае по всем людям, с которыми у вас заключён трудовой или гражданско-правовой договор. Даже если вы временно отправите всех в отпуск без содержания, инспекция всё равно будет от вас ждать персонифицированные сведения с нулевыми начислениями. Если в каких-то месяцах вы не платили зарплату и не переводили деньги исполнителям, внесите в отчёт только данные физлиц с пустым полем суммы 070.

Организации с единственным учредителем-директором тоже должны сдавать сведения регулярно.

Не отправлять ПСВ могут только предприниматели, у которых нет трудовых и гражданских договоров с сотрудниками. Ещё это касается бизнеса на АУСН.

В законе нет отдельного штрафа за неподачу ПСВ. Но инспекторы могут назначить такие штрафы:

Если налоговики найдут расхождения с РСВ в суммах или в сведениях о работниках, они могут запросить пояснения.

А если отчёт не подан в течение 20 рабочих дней после срока, налоговая имеет право заблокировать расчётные счета до устранения нарушений.