Кому нужны машиночитаемые доверенности и обязательно ли их использовать
Раньше организации или ИП могли оформлять электронные подписи на своих сотрудников, чтобы те подписывали документы от их имени. Вместе с этим оформляли бумажную доверенность на право подписи для таких сотрудников.
По информации ФНС, с 1 сентября 2024 года электронной подписью организации может пользоваться только руководитель, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.
- Электронная подпись физлица, оформленная на его имя в аккредитованном удостоверяющем центре. В ней нет упоминаний об организации или ИП, и такой подписью сотрудник может подписывать как документы работодателя, так и свои личные документы.
- Доверенность, подписанная УКЭП ИП или руководителя организации, который имеет право действовать от её имени без доверенности.
Такую доверенность можно оформить в машиночитаемом, то есть в электронном виде. Это не скан бумажной доверенности, а документ, который изначально оформляется в электронном виде в формате XML и не требует заверения у нотариуса. Данные с этой машиночитаемой доверенности информационные системы ФНС считывают автоматически.
Благодаря МЧД не нужно отдельно оформлять доверенности для каждой налоговой и рассылать их. Подделать такую доверенность нельзя, потому что она действительна только с УКЭП руководителя организации или ИП.
- ООО или ИП со среднесписочной численностью за прошлый год больше 100 человек;
- только что зарегистрированные организации, если за месяц создания у них более 100 работников;
- крупнейшие налогоплательщики независимо от численности сотрудников;
- компании или ИП, которые сдают декларации по НДС;
- работодатели с численностью сотрудников более 10 человек, когда сдают расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения о физлицах.
Как сделать электронную подпись доверенному лицу компании или ИП, рассказали в другой статье.
Бумажные доверенности, оформленные до 1 марта 2024 года, будут действительны до окончания срока действия, потом нужно оформить машиночитаемую.
Как оформить машиночитаемую доверенность для налоговой инспекции
- по формату 5.03 — только для обмена документами с налоговой, такую МЧД можно отправить только через операторов электронного документооборота (ЭДО);
- по единому формату 003 с полномочиями ФНС — объединяет в себе электронные доверенности для обмена с налоговой, Росстатом и другими государственными органами, а также с контрагентами.
Новый формат позволяет создавать доверенности с возможностью передоверия, а также давать полномочия нескольким представителям.
- в учётных программах и сервисах от операторов ЭДО;
- в программе «Налогоплательщик ЮЛ» — для этого надо скачать инсталляционные файлы и установить на компьютер;
- в онлайн-сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме».
Если нет сервиса ЭДО, проще всего создать доверенность по единому формату 003 в сервисе ФНС. Для этого внизу страницы кликните на «Продолжить», поставьте галочку напротив согласия на обработку персональных данных и нажмите «Подтвердить». Вы попадёте в единое хранилище МЧД, где их можно создавать, проверять, хранить и отзывать.
- Сведения о доверенности. Здесь генерируется уникальный номер GUID, по которому в сервисе можно проверять её статус и сроки действия. В строке ниже укажите номер, который вы сами присвоите этой доверенности, и срок её действия.
- Сведения о доверителе. Заполните данные вашего ООО или ИП, а также того, кто конкретно подпишет доверенность.
- Сведения о представителе. У физлица укажите его ИНН, СНИЛС и паспортные данные.
- Сведения о передаваемых полномочиях. Здесь можно на одного человека оформить единую доверенность для ФНС, Росстата и для работы с контрагентами или одну доверенность сразу на нескольких представителей. Выберите, будет ли у представителя право передоверия и где действует доверенность — во всех налоговых инспекциях или в конкретной. Укажите, какими конкретно полномочиями вы его наделяете.
- Настройки доверенности. Сгенерируйте пароль, если хотите ограничить доступ к доверенности. Если это не нужно, оставьте поле пустым.
Чтобы переходить от одного шага к другому, нажимайте рядом с ними «Готово», а внизу — кнопку «Следующий раздел». После заполнения всех разделов кликните на «Просмотр результата». Сервис покажет текст доверенности. Если всё верно, передвиньте ползунок напротив согласия на обработку персональных данных и нажмите «Сформировать XML».
Вы можете дать полные полномочия представителю или только определённые, например, подписывать налоговую декларацию и другую отчётность. Доверенность может действовать как в одной или нескольких выбранных вами ИФНС, так и во всех.
Если у человека, на которого оформлена МЧД, истёк срок действия сертификата электронной подписи и он оформил новый, МЧД переоформлять не нужно.
Если вы сформировали МЧД на сторонних ресурсах, можно загрузить её в сервис для проверки, чтобы узнать, примет ли её ФНС. Загрузить можно только единую доверенность по формату 003. Сервис сформирует протокол проверки и укажет на ошибки, если они есть.
На одного сотрудника или другого представителя компании или ИП можно оформить несколько доверенностей и хранить их в разных системах, которыми вы пользуетесь.
Как использовать машиночитаемую доверенность
В постановлении № 223 есть требования к порядку хранения, использования и отмены электронных доверенностей.
Готовую МЧД нужно подписать УКЭП ИП или руководителя организации. Если подписываете документ самостоятельно через программы КриптоПро, КриптоАРМ или другое средство криптографической защиты информации, выберите вариант подписания — откреплённая подпись с кодировкой base64.
- у операторов ЭДО;
- в ФНС и других госорганах;
- в удостоверяющих центрах.
Если вы отправляете в налоговую документы вместе с доверенностью по формату 5.03, к ним автоматически прикрепляется её копия или добавляется GUID — уникальный идентификатор доверенности. Если используете единый формат МЧД версии 003, сама доверенность не прикрепляется — в документ только добавляется её GUID.
Для взаимодействия с ФНС от имени работодателя МЧД нужно отправить в налоговую инспекцию в пакете с отчётностью или заранее. В дальнейшем можно не прикреплять её каждый раз, а только указывать GUID — уникальный номер доверенности. Система будет сверять реквизиты с данными машиночитаемых доверенностей, которые хранятся в базах ФНС. Если доверенность выдана для всех или нескольких налоговых инспекций, отправьте её в свою ИФНС, а если для конкретной ИФНС, отправьте именно в эту инспекцию.
Если сотрудник уволился, сменил должность или по другой причине у него больше нет полномочий, которые прописаны в машиночитаемой доверенности, её можно отозвать. Для этого отправьте электронное заявление в информационную систему, где хранится доверенность. Также сотрудник может сам отправить заявление на отказ от полномочий.