Инвойсы бывают двух видов — проформа-инвойс и коммерческий. В первом фиксируют предварительные условия сделки, а во втором — окончательные. Для прохождения валютного и таможенного контроля нужен коммерческий инвойс. Обычно инвойс оформляет поставщик, а покупатель проверяет документ и оплачивает его.
Что такое инвойс и зачем он нужен
Инвойс — это международный документ, который показывает стоимость товара, его количество и служит запросом на оплату. С английского invoice переводится как счёт, но на деле это больше, чем просто счёт — в нём фиксируют все ключевые данные о поставке.
Инвойс может заменять договор между поставщиком и покупателем или дополнять его.
Инвойс потребуется, если вы:
- ввозите или вывозите товары — таможне нужно подтвердить факт сделки с помощью инвойса, если он предусмотрен договором с поставщиком, иначе груз не пропустят;
- проводите валютные расчёты по договору или инвойсу, если сумма обязательств превышает 1 миллион рублей, об этом сказано в инструкции Банка России № 181-И;
- ведёте бухгалтерский учёт международных операций — документ подтверждает расходы и продажи.
Какие есть виды инвойсов
Инвойсы бывают двух видов — проформа-инвойс и коммерческий.
Проформа-инвойс — это предварительный документ, который продавец выставляет до подписания договора и выставления коммерческого инвойса. В нём фиксируют количество, стоимость и описание товара, но при необходимости данные можно изменить. Например, если вы решили заказать больше товара или, наоборот, уменьшить партию.
Коммерческий инвойс — это финальный документ, который используют для оплаты импортного товара и прохождения таможенного и валютного контроля. В нём указывают окончательную стоимость, количество и условия сделки. Править такие данные уже нельзя.
Вам необязательно оформлять оба вида: если условия сделки окончательные, достаточно коммерческого инвойса. Если они ещё обсуждаются, сначала готовят проформу, а затем коммерческий инвойс.
Как правильно оформить инвойс
Инвойс оформляет поставщик — тот, кто продаёт товар или услугу.
- Если экспортируете продукцию за границу, документ заполняете вы.
- Если покупаете у иностранного партнёра, вы получаете готовый инвойс, проверяете его и оплачиваете.
Даже если вы не составляете документ самостоятельно, важно знать, какие сведения в нём должны быть — ошибки в документе приведут к задержке поставки или отказу банка в валютном платеже.
Единой формы инвойса нет, в разных странах его оформляют по-разному — на языке страны отправителя, получателя и английском. Удобнее его заполнять в Excel по готовому шаблону или с нуля самостоятельно.
.doc
Шаблон инвойса без договора
Вот как оформить инвойс продавцу/поставщику.
Шаг 1. Укажите в документе:
- Реквизиты: номер и дату.
- Номер и дату договора на покупку продукции, если он есть.
- Данные поставщика и покупателя: название фирмы или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, юридический адрес и контакты поставщика в международном формате, в том числе индекс.
- Итоговую стоимость груза с указанием валюты. Валюта платежа может отличаться от валюты контракта, если это предусмотрено договором. В таком случае укажите по курсу на какой день будет проводиться платёж.
- Условия и сроки оплаты инвойса и банковские реквизиты.
Шаг 2. Проверьте инвойс на наличие ошибок и исправьте их:
- пропишите срок поставки товара или оказания услуг, если не сделали этого раньше и это предусмотрено договором;
- при оформлении инвойса на услуги описывайте их подробно;
- просмотрите все разделы документа, чтобы избежать опечаток и неточностей.
Шаг 3. Сверьте данные инвойса с другими документами на поставку, особенно с договором и накладной — расхождения приведут к дополнительным проверкам.
Шаг 4. Подготовьте перевод инвойса на английский и язык страны прибытия груза. Воспользуйтесь услугами опытных переводчиков, которые специализируются на подготовке таможенных документов. Неправильный перевод названия фирмы или другие ошибки грозят затягиванием растаможки.
Если вы покупатель, сверьте данные инвойса с другими документами на поставку. Особенно с договором и накладной — расхождения приведут к дополнительным проверкам.
Как оплатить инвойс
Оплату инвойса проводят только один раз. Если вы совершаете периодические поставки, используйте одну и ту же электронную версию документа, меняя номер и обновляя опись товаров.
Оплатить инвойс можно разными способами:
- Прямой банковский перевод. Если вы работаете с партнёрами из стран, которые готовы принимать деньги из российских банков, оплату можно сделать напрямую. Деньги легко перевести или получить по реквизитам, независимо от того, вы покупатель или продавец.
- Переводы через платёжного агента (актуально для 2025 года). С прямыми переводами в большинство стран сейчас сложно из-за санкций. В таких случаях используют платёжных агентов — компании или ИП, которые помогают провести транзакцию через третьи страны.
- Со своего счёта за границей, но потом надо обязательно отчитываться перед банком.
- Наличными, но только в разрешённых случаях.
- С помощью банковской карты. Например, прямо на сайте продавца.
Что будет, если неправильно оформить инвойс
Это может затянуть процесс таможенного оформления и валютного контроля.
Для продавца/поставщика важно правильно указывать назначение в платёжном документе, за что именно идёт оплата, есть ли аванс. Верно оформленные документы помогут банку быстрее рассмотреть заявку и сопоставить данные, что, в свою очередь, уменьшит вероятность дополнительных вопросов.
Частые вопросы об инвойсе
Что такое инвойс простыми словами?
Инвойс (invoice) — это коммерческий документ для ВЭД с просьбой поставщика оплатить товар с деталями сделки.
Чем инвойс отличается от счёта-фактуры?
Счёт-фактура обязателен для бухучёта, если фирма платит НДС. Инвойс тоже понадобится для бухучёта. Разница между ними в том, что счёт-фактуру не требуют при прохождении таможни, а без инвойса растаможить зарубежный груз не получится, если он прописан в договоре.
Чем инвойс отличается от товарной накладной?
Товарная накладная нужна для бухучёта, как и инвойс. Разница между ними в том, что накладная — это документ для сопровождения грузов, а инвойс — международный финансовый документ с деталями сделки для прохождения таможенного и валютного контроля.
Чем инвойс отличается от чека?
Чек — это подтверждение платежа, а инвойс — основание для оплаты, в котором зафиксированы параметры сделки.
Как получить инвойс?
Для получения инвойса запросите у поставщика импорта нужный товар, согласуйте детали сделки и сообщите, что вам нужен инвойс.
Какой срок действия у инвойса?
Срок и условия оплаты инвойса зависят от поставщика продукции — он прописывает его в документе с учётом договорённостей с покупателем.
Кто оформляет инвойс?
Инвойс оформляет продавец/поставщик импортной продукции.
Кто должен оплачивать инвойс?
Инвойс оплачивает покупатель импортного товара.