Что такое счёт-фактура: кто должен делать и как заполнить

Вы должны отправлять счета-фактуры клиентам и заказчикам, если платите НДС. По статье 168 НК документ нужно оформить, когда вы:

Если вместе со счётом-фактурой вы выставляете акт или накладную, то можете заменить два документа одним УПД — универсальным передаточным документом.

Выставляйте счёт-фактуру сами себе, если платите НДС и использовали свои товары для своего бизнеса. Например, вы продаёте канцелярию и часть оставляете в офисе для сотрудников — составьте об этом счёт-фактуру, где ваш бизнес и продавец и покупатель.

Вы не должны выставлять счёт-фактуру, если:

Счёт-фактура — это документ, где указано, что вы продали, сколько это стоило и какую сумму составил НДС. Юридически точное определение и описание есть в статье 169 НК.

Счета-фактуры нужны ФНС. Вы обязаны использовать их в налоговом учёте, чтобы показать, сколько НДС вы начислили как продавец или заплатили в качестве покупателя по каждой сделке. Покупатели могут сделать по этому документу вычет НДС — уменьшить налог к оплате.

Вы должны отправить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после того, как:

Если оформить счёт-фактуру неправильно, налоговая откажет в вычете НДС вашему клиенту. Или вам, если вы получили этот документ от подрядчика с ошибками.

Если не выставить счёт-фактуру до конца квартала, налоговая доначислит НДС с пени и потребует уточнить декларацию.

Вы обязаны выставлять счёт-фактуру в электронном виде, если продаёте прослеживаемые товары — это некоторые виды импортной техники, которые контролирует государство. Что входит в список прослеживаемых товаров и какие ещё документы нужно для них оформлять, рассказали в отдельной статье.

У всех остальных есть выбор: обмениваться счетами-фактурами в бумажном виде или договориться с клиентом об ЭДО.

Что должно быть в счёте-фактуре, написано в статье 169 НК, а правила заполнения и шаблон — в постановлении правительства № 1137.

С 1 апреля 2026 года форма изменилась: появилась дополнительная строка (5б). Ниже заполненный пример нового бланка, а после него — алгоритм заполнения по шагам.

Сверху запишите номер и дату составления документа. Нумеруйте счета-фактуры в сквозном порядке — и бумажные, и электронные.

Дата должна быть не позже 5 дней после отгрузки, оплаты, аванса или оказания услуги. Если счёт-фактура подтверждает не предоплату, а продажу, то дата не может быть раньше, чем в акте или товарной накладной.

В документе есть шесть строк для информации о вас и вашем клиенте или заказчике: название, ИНН, КПП и адрес. Если вы заполняете сводный счёт-фактуру по розничным продажам, не заполняйте данные о покупателе.

Заполните данные о грузоотправителе и грузополучателе. Если вы сами привозите товар, грузоотправитель «Он же», «Тот же». Но если грузополучатель — это клиент, обязательно продублируйте информацию.

Для работ и услуг — ставьте прочерки в обеих строках.

В счёте-фактуре нужно ссылаться на другие документы, которые имеют отношение к сделке:

Запишите название и код валюты, которой с вами рассчитывался клиент, из Общероссийского классификатора валют, например, «Российский рубль, 643».

После строк есть таблица для описания товаров или услуг, которые вы продали по этому счёту-фактуре. Укажите в ней:

Если вы собираетесь вывозить товар за границу, запишите код по ТН ВЭД.

Для импортных и прослеживаемых товаров, которые вы продаёте или передаёте вместе с работой, дополнительно заполните:

Если не работаете с прослеживаемыми товарами, можете не печатать столбцы 12−14.

Ниже таблицы поставьте свою подпись, если вы индивидуальный предприниматель, и укажите ОГРНИП. Если у вас ООО, нужна подпись руководителя и главного бухгалтера или сотрудника, у которого есть право подписи по доверенности или приказу. Не используйте Штамп, который имитирует подпись.факсимиле. Печать ставить не нужно.

Если вы опечатались (например, в названии или реквизитах), выставьте исправленный счёт-фактуру. Заполните ту же форму, которую видели выше, но в строке (1) запишите номер и дату счёта-фактуры с ошибкой, а в строке (1а) — номер исправления и текущую дату. Остальное заполните правильно.

Если изменилась стоимость или количество товаров, услуг или работ, выставьте корректировочный счёт-фактуру. У него есть дополнительные строки в таблице с описанием товаром или услуг:

Для корректировочного счёта-фактуры есть отдельный шаблон в приложении № 2 к постановлению правительства № 1137, он тоже изменился с 1 апреля 2026 года. Ниже изображение и файл бланка формы после изменений.

Кроме счетов-фактур плательщики НДС заполняют книги покупок и продаж — это списки счетов-фактур.

Посредники должны вести журнал учёта счетов-фактур, даже если сами не платят НДС по статье 169 НК. Посредники — это бизнес, который покупает что-то не за свои деньги и не для себя: например, экспедиторы, риелторы, застройщики.

Записывайте в книгу покупок обычные, корректировочные и исправленные счета-фактуры, которые получаете, а в книгу продаж — те, что выставляете другим, и сводные.

Заполняйте книги в течение налогового периода НДС, то есть квартала, потом подписывайте их, нумеруйте страницы и заводите новые.

Формы книг установлены в приложениях № 4 и № 5 к постановлению правительства № 1137. С 1 апреля 2026 года они выглядят как на изображениях ниже.

Журнал состоит из двух частей: полученные и выставленные счета-фактуры. Его можно заполнять в бумажной или электронной форме. Создавайте новый журнал для каждого налогового периода НДС, он длится один квартал.

Большая часть строк дублирует информацию из счёта-фактуры. Код вида операции смотрите в приказе ФНС № ММВ-7−3/136@. Коды видов сделки для таблицы полученных счетов-фактур — в постановлении правительства № 1137.

Форма журнала есть в приложении № 3 к постановлению правительства № 1137, с 1 апреля 2026 года она выглядит как на изображении ниже.

Счёт-фактуру — 5 лет, как и другие налоговые документы; такая обязанность прописана в статье 23 НК. Отсчитывайте срок с того момента, когда последний раз используете его в налоговых отчётах или для оформления вычета.

Журнал учёта счетов-фактур и книги продаж и покупок — 4 года, об этом говорит постановление правительства № 1137. Отсчитывайте этот срок с того момента, как внесли в них последнюю запись.

Пример. Вы выставили счёт-фактуру 3 марта 2026 года, а затем сдали отчёт по НДС до 25 апреля. Значит, вы отсчитываете пять лет с 1 мая 2026 года и должны хранить документ до 30 апреля 2031 года.

«Закон устанавливает минимальное время хранения. Увеличьте его хотя бы до шести лет (с учётом срока возможной проверки — три года и срока исковой давности — ещё три года). Документы могут понадобиться, если возникнут судебные споры. Нет смысла хранить их в архиве гораздо дольше, особенно если при проверке всё было гладко», — Ольга Клепикова, эксперт по бухгалтерии в Точка Банке.

Счёт-фактура — это документ, где указано, что вы продали, сколько стоил товар, работа или услуга и какую сумму составил НДС. Вы должны его составлять, если платите НДС или если вы налоговый агент. Счёт-фактура нужен для налоговых отчётов и вычетов НДС.

Счёт — это необязательный документ, который нужен, чтобы клиенты знали, сколько платить за товар или услугу и по каким реквизитам.

Счёт-фактура — обязательный документ для плательщиков НДС. В нём указана не только стоимость товара или услуг, но и сумма НДС. Счёт-фактуру используют в налоговых отчётах и для вычетов.

УПД — это документ, который заменяет счёт-фактуру и акт или товарную накладную. Вы можете сами выбрать, что выставлять клиентам: УПД или счёт-фактуру плюс акт или накладную.

Счёт-фактуру подписывает руководитель или главный бухгалтер компании, индивидуальный предприниматель или другой сотрудник, которому поручили эту обязанность по приказу или доверенности. Такой порядок прописан в статье 169 НК.

По статье 168 НК вы должны отправить счёт-фактуру за 5 календарных дней после того, как получите оплату, отгрузите товар или закончите работы. Если вы оказываете услугу непрерывно (например, сдаёте что-то в аренду), то за 5 дней после окончания квартала.

Счёт-фактуру подписывает только одна сторона сделки: продавец, исполнитель работ или услуг. Клиент не подписывает этот документ, и в шаблоне нет места для его подписи.

В счёте-фактуре обязательно указывать:

В таблице счёта-фактуры запишите: