Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это внутренний документ организации, в котором подробно описаны квалификационные требования к работнику, его обязанности и права. Её разрабатывают для должности по штатному расписанию, а не для конкретного сотрудника.
- Индивидуальную пишут для должности с нестандартными обязанностями или условиями труда, например, для финансового директора или художника-иллюстратора.
- Типовая подходит для массовых должностей, у которых рабочие процессы стандартизированы, например, кладовщик, бухгалтер, продавец. Обычно руководители используют типовые инструкции.
Пример. В должностной инструкции менеджера по продажам сказано, что он должен искать новых клиентов, вести переговоры, заключать сделки и выполнять план. Он может запрашивать информацию, необходимую для работы, и предлагать идеи по улучшению. На должность могут претендовать люди с высшим образованием и стажем работы от трёх лет.
Обязательна ли должностная инструкция
Для большинства должностей инструкции необязательны. Вы можете прописать обязанности и права работника в трудовом договоре, но тогда документ получится слишком объёмным. Если захотите что-то добавить или изменить, придётся каждый раз подписывать дополнительное соглашение.
Должностные инструкции удобнее — они подробные и действуют долгое время, в них проще внести изменения. Ещё они помогают избежать недоразумений и споров. Например, у бухгалтера и HR-специалиста могут частично пересекаться задачи по ведению кадрового делопроизводства. Должностные инструкции чётко распределяют обязанности каждого.
Директор по правовым вопросам HR-платформы Skillaz Николай Медведь рассказал, почему должностная инструкция важна для работодателя:
«IT-компания столкнулась с неприятной ситуацией и обратилась ко мне за правовой помощью. В трудовом договоре и должностной инструкции разработчика на удалёнке не было прописано, какие именно задачи он выполняет и каких результатов от него ждут. Компания решила расстаться с сотрудником из-за низкой эффективности — фактически он просто занимался своими делами. Тогда разработчик воспользовался ситуацией. Он ссылался на сложные семейные обстоятельства, ипотеку и отказался увольняться по соглашению сторон, пока ему не выплатят компенсацию не менее 12 окладов. Формально работодателю было трудно доказать, что специалист не выполнял свою работу, и уволить его, ведь обязанности нигде не прописаны, а применить профессиональные стандарты при разрешении спора тоже оказалось затруднительно. В итоге компании пришлось вести сложные переговоры, подключая высший менеджмент, чтобы выйти с сотрудником на приемлемую сделку. Этот случай иллюстрирует, почему так важно чётко прописывать обязанности сотрудника в самом начале трудовых отношений».
Что будет за отсутствие должностной инструкции
Если организация или ИП не используют должностные инструкции, наказания не будет. Об этом говорится в письме федеральной службы по труду и занятости № 3042−6−0.
Редкое исключение — когда должностные инструкции обязательны по закону. Если их нет, работодателя оштрафуют на сумму от 1 000 до 50 000 рублей согласно статье 5.27 КоАП.
- частные охранники, это требование статьи 12.1 федерального закона № 2487−1;
- работники ядерных объектов, об этом написано в приказе Ростехнадзора № 440.
Что должно быть в должностной инструкции
Должностные инструкции работодатель разрабатывает сам, об этом говорится в письме Минтруда № 14−2/ООГ-2707. Главное, чтобы документ не противоречил ТК. Например, в нём нельзя написать, что сотрудник обязан работать в выходной день по обычной ставке.
- Посмотрите обязанности и требования к сотруднику в квалификационном справочнике.
- Изучите другие нормативные документы, например, если речь идёт о бухгалтере, приказ Минтруда № 103н.
- Учитывайте особенности работы, потому что одна и та же должность может подразумевать разные функции. Где-то менеджер по продажам просто обзванивает клиентов, а в другом месте ещё и контролирует доставку.
Должностная инструкция может быть на бумаге или в электронном виде, если в компании принят электронный документооборот. Формулировки должны быть чёткими и недвусмысленными. Не пишите в ней общие фразы по типу «выполняет поручения руководителя», а перечислите конкретные задачи — «по запросу руководителя готовит отчёты, анализирует данные, предлагает варианты улучшений».
- название организации;
- наименование документа, например, «Должностная инструкция кладовщика»;
- дата утверждения и номер приказа;
- подпись руководителя и председателя профсоюза, если он есть.
- полное название должности;
- отдел или подразделение;
- кому подчиняется сотрудник;
- какие документы регламентируют его работу, например, ТК и внутренние положения;
- кто заменяет сотрудника во время его отсутствия.
- основные функции сотрудника;
- перечень выполняемых задач;
- регулярные и периодические обязанности.
HR-эксперт и бизнес-тренер Вера Кузнецкая рассказала случай, когда нечётко прописанные в должностной инструкции обязанности привели к убыткам:
«Логистическая компания приняла на работу PR-менеджера. При трудоустройстве были оговорены стандартные обязанности: составлять медиаплан, вести новостную ленту на сайте, взаимодействовать со СМИ. Когда компания открывала филиал в другом городе, сотрудницу поставили в известность, что она тоже должна ехать — важная новость, фотографии, работа с местными СМИ. Но оказалось, что её не предупреждали о командировках, поэтому ехать она категорически отказывается. Директор по маркетингу в ярости: влепила ей выговор и лишила премии. PR-менеджер собрала все документы, написала заявление в трудовую инспекцию и приложила должностную инструкцию, в которой не было ни слова о командировках и фотографиях. В компании прошли проверки, трудовой спор она проиграла, получила штраф и выплатила немалую компенсацию сотруднице».
- образование;
- опыт работы;
- профессиональные навыки;
- дополнительные квалификации, например, наличие сертификатов.
HR бизнес-партнёр АО «НЦ «МосИнтелТех» Андрей Бахарев привёл пример, как прописанные требования к должности помогли защитить интересы работодателя в суде:
«Однажды должностная инструкция помогла моему работодателю обосновать в суде отказ заключить трудовой договор. Претендент на должность главного энергетика прошёл несколько собеседований, но на работу его не взяли. Он обратился в суд с требованием возместить неполученный заработок и моральный вред по причине якобы необоснованного отказа. По должностной инструкции успешный кандидат должен иметь высшее техническое образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических и руководящих должностях в соответствующей отрасли не менее 5 лет. Нужное образование у соискателя было, но знаний по специальности и стажа недоставало. Суд сравнил трудовую книжку истца и должностную инструкцию и отказал ему в удовлетворении иска».
- запрашивать информацию у смежных подразделений;
- вносить предложения, как улучшить рабочие процессы;
- получать разъяснения по задачам от руководства;
- проходить профессиональную переподготовку на усмотрение работодателя.
- сроков выполнения задач;
- коммерческой тайны и защиты персональных данных;
- техники безопасности и трудовой дисциплины.
- с внутренними подразделениями, например, бухгалтерией или IT-отделом;
- с внешними организациями, например, клиентами, подрядчиками или налоговой;
- с каждым из них — порядок и частоту взаимодействий, например, еженедельные отчёты и планёрки.
В практике руководителя компании «Эффективное взаимодействие» Андрея Пожарова был случай, когда в должностной инструкции не прописали, как работать с сотрудниками других отделов. Руководители вовремя это заметили и предотвратили массовое увольнение, но часть людей ушли из команды:
«Один из руководителей высшего звена в нашей компании контролирует исполнение задач. Он видит не только само задание, но и передачу от одного исполнителя к другому, все вопросы и обсуждения. Руководитель решил не только отслеживать задачи, но и делать замечания. Затем пошёл дальше и начал давать «мудрые» советы — учить сотрудников, как и когда работать. При этом у персонала есть своя иерархия и свои руководители. И когда вдруг, минуя непосредственного начальника, валом пошли критические замечания, часть людей уволилась — за год мы потеряли трёх неплохих сотрудников. И вроде руководитель хотел сделать как лучше. Но, к сожалению, никто не вставил в его должностную инструкцию ограничение на выдачу ценных советов другим отделам, и это вылилось в реальную проблему».
Как разработать или изменить должностную инструкцию
Составьте должностную инструкцию. Обычно документ разрабатывает HR-специалист или непосредственный руководитель. В тексте пропишите требования к претенденту на должность, кому подчиняется сотрудник и в каком отделе работает, какие у него обязанности и права, за что отвечает.
Согласуйте с начальником отдела, юристами и профсоюзом. Непосредственный руководитель смотрит, чтобы документ соответствовал реальным условиям работы, юридический отдел — чтобы не противоречил закону. Если в бизнесе есть профсоюз, обязательно согласуйте документ с ним, это требование статьи 8 ТК.
Утвердите документ. Передайте инструкцию на подпись директору. Если замечаний к тексту нет, он ставит гриф «Утверждаю» в шапке и подписывает документ. Затем издаёт приказ в свободной форме об утверждении должностной инструкции.
.doc
Бланк приказа об утверждении должностной инструкции
Ознакомьте сотрудника с документом. Он читает инструкцию и ставит подпись на последней странице или отдельном листе ознакомления. Если в компании электронный документооборот, подписывает файл своей ЭЦП.
.doc
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Работник имеет право не подписывать должностную инструкцию. В этом случае составьте акт в присутствии двух свидетелей. Перенесите пункты из инструкции в дополнительное соглашение к трудовому договору и подпишите его с сотрудником.
.doc
Бланк акта об отказе подписать должностную инструкцию
- вы впервые её разработали;
- вносите изменения в действующий документ;
- принимаете сотрудника на работу или переводите его на другую должность.
Бумажный вариант выдавать на руки необязательно. Но лучше, когда должностная инструкция хранится на рабочем месте, чтобы сотрудник мог в любой момент к ней обратиться.
HR бизнес-партнёр АО «НЦ «МосИнтелТех» Андрей Бахарев рассказал случай, когда подпись сотрудника в должностной инструкции помогла работодателю выиграть суд:
«Бывший работник, занимавший должность ведущего архитектора, не прошёл испытательный срок и обратился в суд с требованием восстановить его на работе, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и возместить моральный вред. В свою защиту работодатель предоставил должностную инструкцию ведущего архитектора, с которой работник был ознакомлен под подпись. В ней были изложены необходимые для работы навыки, в частности, владение методами информационного моделирования зданий и умение работать в программах AutoCAD и Revit. Подтвердить соответствие поручаемой работе сотрудник не сумел, при построении архитектурных моделей в Revit допускал просчёты и грубые ошибки, которые работодателю приходилось устранять своими силами. Факты неисполнения заданий на испытательный срок были зафиксированы, процедура и сроки увольнения соблюдены. Суд признал увольнение законным».
Передайте инструкции на хранение. Пока сотрудник работает, подписанный им документ может находиться в личном деле или в отделе кадров. Когда он уволится, передайте инструкцию в архив.
Храните должностные инструкции в течение 50 лет, об этом сказано в приказе Росархива № 236.
Какие ошибки бывают в работе с должностной инструкцией
| В чём ошибка | Почему это плохо | Неправильно | Правильно |
|---|---|---|---|
| Общие формулировки | Работодатель и работник понимают инструкцию по-своему | «Занимается документооборотом» | «Подготавливает, проверяет и передаёт в архив договоры, акты и счета-фактуры» |
| Противоречие трудовому договору | В договоре указана одна должность, а в инструкции — обязанности для другой | В договоре «менеджер по продажам», а в инструкции — обязанности руководителя отдела | Обязанности в инструкции должны строго соответствовать трудовому договору и должности |
| Юридические штампы | Усложняют понимание. Работники читают и не понимают, чего от них хотят | «Обеспечивает всестороннюю деятельность по реализации функций отдела» | «Организует работу отдела: распределяет задачи, следит за сроками и показателями» |
| Нет регулярного обновления | Инструкция устаревает, но продолжает действовать | Инструкция разработана в 2015 году, но условия работы давно изменились | Обновлять документ раз в 1−2 года |
Основательница сети баров укладки Dry&Go Наталья Сычкова рассказала, как организовала работу с должностными инструкциями:
«В нашей компании инструкция, в частности, регламентирует время на обслуживание клиента при конкретной услуге. Например, укладка и макияж в четыре руки — 30 минут. Когда приходят новые сотрудники, акцентируем на этом внимание, иначе рискуем выйти за рамки нашей концепции и превратиться в обычный салон красоты. Но были случаи, когда сотрудники невнимательно читали должностные инструкции. Например, мастер решил поработать на своих брашингах. В нашем салоне расчёски и брашинги после каждого клиента дезинфицируют, просушивают и упаковывают. Когда приходит следующий клиент, инструмент достают из одноразового пакета. Наши посетители уже настолько привыкли к этой процедуре, что когда новый мастер достал брашинг из своей сумки, клиент сильно возмутился и отказался от услуги. Чтобы такое не повторялось, мы подробно объясняем должностные инструкции и выдаём их распечатанные копии — сотрудники всегда могут к ним обратиться».
Частые вопросы о должностной инструкции
Что такое должностная инструкция работника?
Должностная инструкция — это внутренний документ организации, в котором прописаны квалификационные требования, обязанности, права и ответственность сотрудника на определённой должности.
Из каких разделов состоит должностная инструкция?
- общие положения — как называется должность, к какому отделу относится, кому подчиняется и какими документами руководствуется;
- должностные обязанности — что именно должен делать сотрудник;
- права — что может требовать работник;
- требования к квалификации — какие образование, опыт и навыки нужны для работы;
- ответственность — за что отвечает сотрудник и что будет за нарушение;
- взаимодействие — с какими отделами и внешними контрагентами контактирует.
На основании чего составляют должностную инструкцию?
Основные требования к должности и обязанности посмотрите в квалификационном справочнике. Также отразите в инструкции особенности работы в вашей организации. Например, в каком отделе работает сотрудник, кому подчиняется и с кем взаимодействует.
Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?
Обычно должностную инструкцию составляет отдел кадров или непосредственный начальник, который знает все особенности работы. Желательно согласовать документ с юристами, чтобы он не противоречил законодательству. Если в бизнесе есть профсоюз, он тоже должен одобрить инструкцию.
Кто утверждает должностные инструкции в организации?
Когда специалист по кадрам, юридический отдел и профсоюз согласуют текст документа, передайте его на подпись директору. Руководитель ставит визу и издаёт приказ об утверждении должностной инструкции.
Кто подписывает должностную инструкцию?
Должностную инструкцию подписывают руководители тех отделов, которые её разработали. Они ставят визу согласования в шапке или в конце документа. Затем с текстом должен ознакомиться сотрудник: он тоже ставит подпись в конце инструкции или в листе согласования. Если в компании электронный документооборот, все перечисленные подписывают файл своей ЭЦП.