Какие документы нужно хранить в организации и сколько лет

Ирина Ваулина
Автор Справочной

Читать 5 мин

В прошлом году из ООО «Пирог» ушёл пекарь. Недавно он попросил выдать ему копию приказа об увольнении. Но оказалось, что оригинал документа потеряли из-за того, что в фирме неправильно организовали работу с архивом. Как ООО и ИП правильно хранить документы, рассказываем вместе с бухгалтером Дмитрием Шумейко.

Коротко о хранении документов

Организации и ИП должны хранить кадровые, налоговые и бухгалтерские документы.
Сколько хранить документ, зависит от его вида, сроки начинаются от одного года. Точный срок можно уточнить в приказе Росархива № 236.
Бумажные документы сроком хранения до 10 лет держат в отделе, который их оформил, например в бухгалтерии. Бумаги, которые надо хранить дольше, нужно передавать в архив или специальную организацию.
Электронные документы хранят на компьютерах фирмы или в специальных компаниях.
Документы, которые пора уничтожить, передают в фирму по переработке вторсырья. Некоторые бумаги надо предварительно измельчить в шредере.
За нарушение сроков хранения организацию оштрафуют.

Для чего хранить документы

Организации и предприниматели должны хранить бумажные и электронные документы по кадрам, налогам, бухгалтерии, работе с контрагентами, внутренней деятельности.

Требования из ИФНС: когда они незаконны и что с ними делать

Если бывший сотрудник или налоговая запросит справку или договор, вы должны выдать эти бумаги. Также документы могут потребоваться для суда, если контрагент нарушает договорённость, например, не платит по счёту или не поставляет товар.

Нанимайте сотрудников вместе с Точкой

Сервис «Кадры» автоматически подготовит кадровые документы и отчёт о трудоустройстве. Точно в срок рассчитает аванс, зарплату, НДФЛ и взносы по сотрудникам, а также подготовит актуальную отчётность.

Условия и подключение

Сколько хранить документы

Сроки хранения документов в организации прописаны в приказе Росархива № 236. Собрали в таблице, сколько хранить часто используемые в работе бумаги.

Сроки хранения

Документ	Сколько хранить
Индивидуальные планы работников	1 год
Сертификат и декларация о соответствии	3 года по окончании срока действия
Согласие на обработку персональных данных	3 года
Графики отпусков	3 года
Налоговые декларации	5 лет (декларации ИП до 2002 года 75 лет)
Бухгалтерская отчётность	Промежуточная — 5 лет Годовая — постоянно
Первичные учётные документы, например, кассовые книги, ордера, акты о приёме, сдаче и списании, квитанции, накладные и авансовые отчёты	5 лет
Книги учёта доходов и расходов на упрощёнке	5 лет
Счета-фактуры	5 лет
Накладные об отгрузке товаров	5 лет
Таможенные декларации	5 лет
Договоры хранения	5 лет
Доверенности на представление интересов организации	5 лет
Документы по воинскому учёту	5 лет
Табель учёта рабочего времени	5 лет
Лицензии	5 лет после истечения срока действия
Договоры аренды движимого имущества, лизинга, проката	5 лет
Приказы по административной и хозяйственной работе	5 лет
Договоры аренды недвижимости, залога	10 лет
Кадровые документы (приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и дела сотрудников)	50 лет или 75 лет для документов до 2003 года
Должностные инструкции	50 лет
Договоры гражданско-правового характера	50 лет
Штатное расписание и изменения к нему	Постоянно
Тарифные сетки	Постоянно
Устав, положения организации	Постоянно
Списки учредителей	Постоянно
Протоколы собраний учредителей	Постоянно
Договоры и акты о реорганизации, ликвидации	Постоянно
Приказы по основной деятельности	Постоянно
Подлинники личных документов, например, невостребованные трудовые книжки, дипломы и аттестаты	До востребования
Свидетельство о госаккредитации	До закрытия фирмы

Бухгалтер Дмитрий Шумейко обращает внимание, что в иных нормативных актах, например, в положении о хранении документов АО, вы можете встретить противоречащие указания:

«Если для одного вида документов определены разные сроки, лучше перестраховаться. Ориентируйтесь на наибольшее значение».

Как хранить бумажные документы

Если срок хранения документов менее 10 лет, передавать их в архив не надо. Оставьте их в соответствующем подразделении, например, налоговые декларации и счета-фактуры в бухгалтерии, а приказы о приёме на работу в отделе кадров.

Остальные бумаги отправляйте в архив своей фирмы не ранее чем через год и не позднее трёх лет после окончания делопроизводства. Составьте график передачи документов в свободной форме с указанием отделов и конкретных дат. Утвердите график приказом руководителя.

Как оформить дела

Перед отправкой в архив документы формируйте в дела. Как это сделать, подробно прописано в приказе Росархива № 77.

Уберите из документов все файлы и скрепки. Пронумеруйте каждый лист в правом верхнем углу. Величина дела не может превышать 250 листов, а ширина корешка не более 4 сантиметров. Используйте твёрдую обложку и прошейте папку тремя или четырьмя проколами. На обложке напишите полное и сокращённое название организации, индекс и номер дела, количество листов и срок хранения.

Как создать архив в организации

Архив можете организовать в своей фирме. Правила архивного хранения пропишите в уставе, это требование статьи 12 № 14-ФЗ. За основу возьмите порядок, установленный приказом Росархива № 77.

Выделите отдельное помещение с естественной или искусственной вентиляцией. Оборудуйте его запирающимися шкафами и сейфами. Поддерживайте стабильную температуру и влажность. В комнате не должно быть труб водоснабжения и канализации, распределительных щитов и рубильников.

По словам Дмитрия Шумейко, требования к архивам обязательны для госучреждений, обычные фирмы могут их не выполнять:

«Коммерческие организации могут не соблюдать все правила оборудования помещений для хранения документов. Исключение — акционерные общества, они должны держать документы в запирающихся шкафах, чтобы защитить от пыли и света».

Если сделать архив в своём офисе невозможно, передавайте документы на хранение в архивную компанию. Важно, чтобы в её уставе был прописан данный вид деятельности. Об этом сказано в приказе Росархива № 77.

Как хранить электронные документы

Если у вас электронный документооборот, базы данных размещайте только на территории России. Об этом сказано в пункте 25 приказа Минфина № 62н. Например, использовать Google Диск нельзя, а Яндекс Диск можно. За хранение документов на зарубежных серверах оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000 рублей по статье 15.11 КоАП.

У меня онлайн-бухгалтерия. Нужно ли хранить бумажные документы?

Эксперт Дмитрий Шумейко рассказал, вправе ли компания хранить у себя документы в электронном виде:

«Можете сохранять бумаги на своих компьютерах. Создайте папку или сетевой диск, к которому будет доступ у всех или у части сотрудников. Другой вариант — обратиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Допускается сочетать эти способы. Главное, чтобы для хранения не использовались зарубежные серверы».

Что будет за нарушение

Если на фирму поступит жалоба, Роскомнадзор, налоговая или трудовая инспекция могут прийти с проверкой. Если нарушить сроки и правила хранения документов бухгалтерского учёта, руководителя организации или ИП оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000 рублей. Об этом говорится в статье 15.11 КоАП.

Наказание за нарушение правил хранения кадровых документов прописано в статье 5.27 КоАП:

для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей,
для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Как уничтожать документы

Уничтожьте документы, когда закончится срок их хранения в отделе фирмы или архиве. Но сначала проведите экспертизу ценности по этому алгоритму:

Приказом руководителя утвердите экспертную комиссию.
Комиссия отбирает документы для уничтожения.
Документы для служебного пользования и с персональными данными измельчите в шредере.
Составьте акт о выделении к уничтожению и передайте бумаги в организацию, которая занимается переработкой вторичного сырья.

Скачать акт о выделении документов к уничтожению

Если ликвидируете организацию, документы с неистекшим сроком хранения сдайте в муниципальный или государственный архив. Это прописано в статье 23 № 125-ФЗ.