Как организовать и вести воинский учёт сотрудников в компании

Организации. Воинский учёт — обязанность всех компаний-работодателей без исключения. Об этом сказано сразу в нескольких нормативных актах, например, в законах № 53-ФЗ, № 61-ФЗ и № 31-ФЗ, постановлении № 719.

Если в компании работает только один человек — директор, и он военнообязанный, воинский учёт всё равно нужно вести. В этом случае руководитель назначает ответственным самого себя.

ИП вести воинский учёт не нужно. Из всех обязанностей у предпринимателя только одна: при приёме на работу запросить у сотрудника документы воинского учёта. Об этом сказано в статье 65 ТК.

Если ИП сам военнообязанный, он не ведёт учёт в отношении себя, а только несёт ответственность как гражданин. Например, за неявку по повестке на сборы без уважительной причины его могут оштрафовать по статье 21.5 КоАП на сумму от 10 000 до 30 000 рублей.

Иногда военкоматы направляют индивидуальным предпринимателям запросы по работникам. В этом случае можно написать ответ в свободной форме о том, что ИП не обязан вести воинский учёт, предоставлять сведения, отчёты и участвовать в сверках.

Воинский учёт касается только тех, кто работает по трудовому договору, в том числе удалённо или по совместительству. Его не ведут по тем, с кем заключён договор ГПХ и по иностранным работникам.

Есть две категории работников, по которым нужно отчитываться.

Призывники — мужчины от 18 до 30 лет, которые не находятся в запасе и не освобождены от призыва по состоянию здоровья и другим причинам. У некоторых может быть отсрочка.

Военнообязанные — люди, зачисленные в запас, в том числе женщины с военно-учётной специальностью (ВУС) из приложения № 1 к постановлению № 719, например, стоматологи, фармацевты, специалисты издательского дела.

Если человек военнообязанный, у него на 13-й странице паспорта будет штамп с этой информацией. Штамп ставят в военкомате при постановке на учёт или в территориальном подразделении МВД при замене паспорта.

По статье 65 ТК, когда принимаете на работу призывника или военнообязанного, он должен предъявить документы воинского учёта. Снимите с них копии, а оригиналы верните сотруднику.

У призывника должно быть приписное свидетельство — этот документ официально называется «удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу». Его получают молодые люди в 17 лет, когда впервые становятся на учёт в военном комиссариате.

Если человек не принёс эти документы или в них нет отметки о постановке на учёт, это не помешает принять его работу, в Трудовом кодексе на этот счёт запретов нет. Какие документы должны быть у сотрудника при трудоустройстве, подробно рассказали в другой статье.

Общий воинский учёт ведут все организации по сотрудникам призывного возраста и тем, кто находится в запасе. Он нужен государству, чтобы при необходимости быстро сформировать армию и провести мобилизацию. Работодатель должен отчитываться о таких сотрудниках в военкомат, следить за изменениями в их статусе и вовремя обновлять информацию.

Если у работодателя есть сотрудники, которых нужно поставить на специальный воинский учёт, он подаёт в военкомат заявку на бронирование, приказ, списки работников и оформляет удостоверения об отсрочке.

Если в военном билете сотрудника есть отметка о снятии с воинского учёта, вести его больше не нужно. Такую отметку ставит военкомат, когда человек достигает определённого возраста. Срок, до которого человек числится в запасе, зависит от воинского звания, пола и разряда. Чтобы определить, какой у сотрудника разряд, посмотрите его звание и категорию в военном билете, а затем сверьтесь с таблицей.

Например, мужчин-сержантов третьего разряда снимают с учёта в 55 лет, а женщин с тем же званием — в 45. Полный перечень возрастов с годами рождения есть в рекомендациях Генштаба.

Для солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов возраст пребывания в запасе постепенно повышают, к 2028 году он достигнет 55 лет. Об этом сказано в статье 4 федерального закона № 326. Если военнообязанному с такими званиями исполняется 50 лет в 2025 году, его оставят в запасе до 52 лет. Если в 2026 году — до 53 лет, в 2027 — до 54 лет, в 2028 — до 55 лет.

Для младших офицеров и выше, а также для женщин максимальный возраст запаса не изменится.

Если есть военнообязанные, начинайте вести учёт, иначе рано или поздно придётся платить штрафы.

Когда в штате мало людей и некому поручить дополнительную работу, руководитель может вести учёт сам. Если такой вариант не подходит, вот как нужно действовать.

Если в штате более 4 000 военнообязанных, дополнительно назначают по одному сотруднику на каждые 3 000 человек.

Шаг 2. Добавьте новую должность в штатное расписание. Например, «специалист по воинскому учёту». Если работать будут два и более сотрудников, объедините их в отдельное подразделение — военно-учётный стол.

Как оформить и утвердить должностную инструкцию, подробно рассказали в другой статье.

Шаг 4. Назначьте работника на должность. Обычно эту работу поручают кадровику или бухгалтеру и оформляют по совместительству. Но можно принять на работу отдельного сотрудника, который будет заниматься только воинским учётом.

После того как оформили специалиста, можно приступить к ведению воинского учёта.

Перед началом работы позвоните в местный военкомат, узнайте, как поставить организацию на учёт, какие бланки нужны и где их взять, как согласовать документы и когда сдавать отчёты. Там, где нет военкоматов, их функции берёт на себя местная администрация.

Основные правила ведения учёта и формы документов есть в методичке Генштаба и в инструкции из приказа Минобороны № 700, но на деле в каждом военкомате свои бланки, требования к оформлению и даже сроки отчётности. В одних военкоматах документы принимают только при личном визите, в других — по почте, но не все отчёты. Электронный документооборот пока работает не везде, поэтому чаще всего организациям приходится носить бумажные документы лично.

Дальше расскажем общий порядок действий, он поможет сориентироваться.

Каждый год приказ нужно обновлять и вместе с планом работы согласовывать с военкоматом.

Составьте план работы по воинскому учёту на год. Это перечень дел, которые нужно выполнять в конкретные сроки.

План нужно обновлять и утверждать ежегодно до 31 декабря. Если в середине года что-то меняется, обновлённый вариант тоже согласуйте с военным комиссариатом. Об этом сказано в письме Минобороны № 315/2/4190.

Согласуйте приказ, план работы и другие документы с военкоматом. Военный комиссар проверит их и поставит подпись. После этого вы получите справку о постановке на учёт в военкомате.

Заполните карточки сотрудников и оформите картотеку. По каждому военнообязанному и призывнику нужно вести форму № 10. Заполняйте её в электронном виде и распечатывайте: карточка должна быть и в бумажном варианте.

Заведите журнал проверок для воинского учёта. Пронумеруйте его страницы, прошнуруйте, опечатайте его и поставьте подпись руководителя. В журнале будут результаты проверок, замечания и оценка за качество ведения воинского учёта, которую ставит проверяющий. Проверки проводит военкомат или местная администрация.

Проведите сверку с военкоматом. Она проводится не реже одного раза в год. О дате и времени вам сообщит военкомат.

Если среди работников есть те, кто стоит на учёте в другом военкомате, нужно свериться и с ним. Позвоните туда и уточните, проводят ли они сейчас сверку и какой бланк для этого использовать.

По работникам, которые приписаны к тому же военкомату, что и организация, для сверки нужны бумажные карточки по форме № 10. Отнесите их в военкомат, там сведения сверят с теми, что есть у них. Всё должно совпадать.

По иногородним работникам составьте список со сведениями из форме № 10 в двух экземплярах. Один направьте в военкомат, где сотрудник стоит на учёте. Второй оставьте у себя, укажите в нём дату и номер отправки первого экземпляра. Храните список в течение года.

Отказать в приёме на работу нельзя, даже если сотрудник не предъявил военный билет или аналогичный документ, либо принёс только приписное свидетельство, хотя он уже не призывного возраста. Но об этом нужно сообщить в военкомат по месту нахождения организации.

По статье 23 федерального закона № 31, бронирование работников — это отсрочка от призыва на военную службу в период мобилизации или военного времени. Её дают на определённый срок гражданам в запасе, чья работа важна для государства и экономики. Руководит такими отсрочками межведомственная комиссия по бронированию граждан, пребывающих в запасе. Информацию о ней можно найти на сайте местной администрации.

Организации могут бронировать работников, если их должности или профессии входят в список, который утверждает и ежегодно обновляет межведомственная комиссия.

С 22 марта 2025 года заработали новые правила бронирования работников. Они прописаны в постановлении № 766, но этот документ не размещён в открытом доступе — он только для служебного пользования. Чтобы узнать, может ли ваша организация бронировать сотрудников, обратитесь в межведомственную комиссию. Если есть такое право, вы получите инструкции, бланки для заполнения и список должностей и профессии работников, которые могут получить отсрочку.

Удостоверения храните в организации до объявления мобилизации. Это бланки строгой отчётности. При мобилизации выдайте удостоверение сотруднику на руки.

На сайте Реестрповесток.рф есть личный кабинет для работодателей, через него компании смогут отчитываться по работникам, состоящих на воинском учёте. Со временем все отчёты в военкомат будут в электронном виде, но пока многие принимают их только на бумаге.

Спросите в своём военкомате или администрации, какие отчёты и когда сдавать и какие формы использовать. Общий список приведём в таблице.

Работодателей проверяет военкомат, а там, где его нет — местные власти. В больших организациях, где больше 500 сотрудников, проверки проходят каждый год, в остальных — не реже одного раза в три года. Вероятность проверки выше, если компания не сдаёт отчёты, отправляет их с ошибками или задержками.

В этом случае мораторий на плановые проверки не действует, потому что военкоматы, по закону, не считаются органами государственного или муниципального контроля.

О проверке, запланированной на следующий год, вы узнаете заранее — до 31 декабря. Как именно вам сообщат, в законе не закреплено, это может быть письмо, звонок или другое уведомление от военкомата или администрации.

За нарушения в работе с воинским учётом будет штраф, если проверяющие обнаружат их не позже чем через три года.

Если в организации вообще нет воинского учёта, за это отдельно не наказывают. Санкции бывают, когда проверяющие находят конкретные ошибки, например, не отправили отчёт или не оформили документы. Собрали возможные штрафы в таблицу.

Ответственность за нарушения воинского учёта

Это система учёта сведений о призывниках и военнообязанных. Она нужна государству, чтобы знать, кто подлежит призыву, где он работает, какое у него образование, здоровье и военная специальность.

Обязанность есть у всех компаний, которые принимают на работу людей по трудовым договорам. Исключений для компаний малого и среднего бизнеса нет.

Нет, потому что в федеральном законе № 53 говорится, что учёт ведут организации и их должностные лица. В  61-ФЗ и  31-ФЗ, а также в постановлении № 719 речь тоже идёт только о компаниях.

Призывники и военнообязанные в запасе из числа сотрудников, которые оформлены по трудовым договорам, включая совместителей и тех, кто работает удалённо.

Иностранные работники, а также исполнители, оформленные по договорам ГПХ.

Работодатель снимает с воинского учёта сотрудников, если они достигли предельного возраста пребывания в запасе, переехали в другой город, признаны негодными по состоянию здоровья, либо выехали за границу на срок от 6 месяцев.