График отпусков: всем ли нужен и как составить

График отпусков — документ, где собраны планируемые даты отдыха всех сотрудников организации на предстоящий год. Все компании и ИП, у которых больше 15 человек в штате, обязаны его составлять. Об этом сказано в статье 123 ТК.

Эти работодатели могут заменить график отпусков на индивидуальное соглашение с работником. Главное, прописать замену в трудовом договоре. Об этом сказано в статье 309.2 ТК.

Документ должен быть готов за 2 недели до наступления следующего календарного года. График отпусков на 2025 год утвердите до 17 декабря 2024 года.

Если забыть о графике отпусков или не соблюсти его, придëтся заплатить штраф за нарушение. Размеры предусмотрены статьёй 5.27 КоАП.

Используйте форму Т-7 или разработайте собственную.

Форма Т-7. Общеизвестный и единый шаблон графика отпусков утверждëн постановлением Госкомстата России и установлен во многих программах учëта.

Одним из минусов Т-7 считают графы, которые нужно заполнять вручную, а также неудобство, которое возникает, когда требуется делить документ графика на несколько частей.

Подробнее о том, сколько дней добавляется к основному отпуску, можно узнать из статьи 322 ТК.

Также отдыхать чуть больше могут те, у кого ненормированный рабочий день. При необходимости закрепите положение об этом в трудовом договоре или в дополнении к нему, а также в приложении к внутреннему трудовому распорядку.

Не использованные работником за прошлый год дни расцениваются как дополнительные. А вот учебный отпуск и такой, при котором заработная плата не сохраняется, в график вписывать не придётся.

Вносите в график отпусков почти всех работников в штате: работников по трудовому договору, удалёнщиков и совместителей, сотрудников, которые увольняются в январе предстоящего года, работников, с которыми заключён срочный договор.

При составлении графика сотрудники делятся своими пожеланиями, а окончательное решение остаётся за работодателем. Однако есть категории сотрудников, чьë мнение учитывать обязательно, и те, кто может отдыхать авансом.

Они могут изменить своë решение об отпуске в любое время и заполнить новое заявление.

Обо всех категориях можно узнать в статье 122 ТК.

Обсудите с работниками предполагаемые даты и период отдыха. Приоритет отдаётся тем, кто вправе начать отдыхать в любое время.

Внесите даты начала и конца отпусков либо просто месяц, в который сотрудник планирует отдохнуть. Вариант с конкретными датами зачастую удобнее, поэтому ему чаще отдают предпочтение.

В форме Т-7 обычно заполняют название компании, ОКПО, факт согласования с профсоюзом, дату формирования, номер и год. Когда профсоюза нет, в графе указывают «Профсоюз в организации не утверждëн», а если возникли спорные моменты, составляют график разногласий.

Самые распространëнные варианты по срокам — указать точную дату начала отдыха и его продолжительность либо только выбранный месяц.

Проанализируйте, не пересекаются ли отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями, а также сможет ли компания обойтись без конкретного работника, кем его заменит и целесообразно ли предложить кому-то разделить отпуск.

Дробить отпускной период разрешается только таким образом, чтобы одна из частей длилась не менее 14 дней и по согласованию с сотрудником. А остаток вы можете разделить на краткие периоды вплоть до 1 дня или выходных.

Если в организации есть профсоюз, согласуйте график отпусков с ним. Руководитель профсоюза рассмотрит проект в течение пяти рабочих дней и изложит своё мнение письменно.

Учитывайте мнение профсоюза, если в нём состоят более половины работников. Если меньше, запрашивать согласие не надо.

Во втором случае профсоюз может обжаловать решение, подав заявление в трудовую инспекцию и суд.

График утверждает руководитель компании или его представитель по доверенности. Нужно лишь поставить подпись в заполненной форме.

Сообщите работникам о предстоящем отпуске за 2 недели до него и выдайте отпускные не менее чем за 3 дня. Заполните бланк приказа об отпуске Т-6.

По закону необязательно знакомить работников с готовым графиком под подпись, но есть нюансы. Если письменный способ закреплëн в локальном документе, не уведомить будет нарушением. Даже когда способ не закреплëн, во время проверки ГИТ всё равно могут возникнуть разногласия с инспектором.

Ежегодно с 1 января старый график отпусков теряет силу. Начиная с этого дня хранить его нужно 3 года.

Пример. С 15 декабря 2024 года компания «Крискет» утвердила график на следующий год. 1 января 2025 года он стал действителен, 31 декабря 2025 года срок его действия истёк. В архиве он будет с 1 января 2026 года до 1 января 2029 года.

Иногда между работником и руководством возникает конфликт по поводу плана отдыха. Самые частые случаи и их разрешение ниже.

Сотрудник не согласен с датами отпуска. Работодателю рекомендуется зафиксировать несогласие работника актом в произвольной форме, указав все обстоятельства. Отказ работника не служит для работодателя основанием для пересмотра графика отпусков и переноса отпуска и не снимает обязанность по соблюдению графика с сотрудника. Об этом сказано в части 2 статьи 123 ТК. Акт лишь подтверждает, что работодатель ознакомил сотрудника с графиком, однако тот отказался подтвердить данный факт своей подписью.

Без сотрудника не обойтись. Если сотрудник взял отпуск, а потом захотел изменить даты, то работодатель может отказать в переносе, если временное отсутствие работника негативно скажется на работе предприятия.

Сотрудник ходит на работу в период отпуска. Руководитель должен сделать ему уведомление, где вновь проинформирует о том, что сейчас у него отпуск, ему перечислены отпускные, а выходы на работу останутся без оплаты.

План отпусков можно корректировать. График меняют из-за ошибок кадрового отдела и бухгалтерии, болезни работника, семейных обстоятельств сотрудника и инициативы работодателя.

В любой ситуации от работника требуется заявление в свободной форме, где он просит о переносе и указывает причину. Получить его важно и когда инициатива о смене дат исходит от работодателя.

Универсально для всех случаев отдел кадров выпускает специальный приказ, знакомит с ним сотрудника и вносит изменения в личную карточку, если таковые ведутся.

Единого алгоритма, как оформить корректировки в графике отдыха, нет. Компании сами выбирают порядок и утверждают его и образцы документов в положении об отпусках или другом локальном нормативном акте.

Далее рассмотрим самые частые причины изменений графика отпусков и порядок действий работодателя.

Бывает, что сотрудник обозначает даты отпуска, а работодатель в своих документах допускает ошибку. Тогда работнику нужно написать заявление, а отделу кадров издать приказ и внести изменения в график и личную карточку.

Если на руках у сотрудника есть больничный и болезнь совпала с отпуском, он вправе перенести отдых или прибавить его дни к больничному. Для этого работник пишет заявление и приносит справку о нетрудоспособности, а руководитель выпускает приказ и вносит изменения в график и личную карточку.

Корректировка дат по семейным обстоятельствам возможна либо по согласованию с работодателем, либо когда есть специальное положение в локальных актах компании и работник может выбирать даты отпусков вне зависимости от мнения руководства. От работника понадобятся заявление и документы, которые могут подтвердить заявленное, например, справка о разводе или о смерти. Работодатель издаëт приказ, вписывает причину переноса и вносит изменения в график и личную карточку.

С полным перечнем можно ознакомиться в сведениях от Федеральной службы по труду и занятости.

Перенос отпуска даже с их согласия по инициативе руководства будет нарушением статьи 5.27 КоАП.

Получите от сотрудника письменное согласие в свободной форме, где тот сообщает о готовности изменить/прервать отпуск и выйти на службу с конкретного числа, а затем издайте приказ. Если сотрудник отказался, к нему нельзя применять санкции.

Да, если у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного отпуска с прошлого года, вы обязаны учесть их в графике.

Отпуск можно разделить на несколько частей, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные дни отпуска можно распределить по согласованию между работодателем и сотрудником.

Да, учитывайте всех работников в штате на дату составления графика.

Да, по согласованию с сотрудником. Иначе за такое нарушение может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП.

Руководитель не обязан менять даты отдыха по требованию сотрудников, если они не относятся к особым категориям. Это, например, жëны военнослужащих, опекуны детей до 18 лет, почётные доноры и ветераны.

Это не будет считаться нарушением. В графе «Запланированная дата» напишите месяц отдыха, например июль. После отпуска заполните дату в графе «Фактическая дата» в форме Т-7. Однако в рекомендациях от Роструда даты советуют вносить.

В законе нет требований знакомить работников с планом отпуска. Но в случае трудовых споров ГИТ может посчитать это нарушением, поэтому лучше обезопасить себя и знакомить работников с графиком.

Основной ежегодный отпуск компенсировать деньгами нельзя. Но если у сотрудника накопились пару дней сверх либо он увольняется и не успел использовать отпуск, эти дни можно оплатить.