Чтобы платить НДФЛ за сотрудников, нужно:
- Понять, по какой ставке платить налог за каждого работника — ставки от 13 до 22% зависят от дохода человека с начала года.
- Применить налоговые вычеты, которые положены льготным категориям граждан и людям с детьми, при покупке жилья, при оплате лечения и обучения, при выполнении заказов по гражданским договорам.
- Облагаемые доходы умножить на ставку НДФЛ и удерживать налог при каждой выплате дохода, а в бюджет перечислять дважды в месяц.
Что такое НДФЛ
НДФЛ — это налог для физлиц, его уплачивают обычные граждане со своих доходов: с зарплат и гонораров, при продаже квартиры или машины, при выигрыше в лотерею.
Если человек работает по трудовому или гражданскому договору, то налогом с его доходов занимается работодатель или заказчик. На руки работник получает деньги уже после вычета НДФЛ. Работодатель в такой ситуации становится налоговым агентом: рассчитывает, удерживает чужой налог и перечисляет его в бюджет.
Пример. У разнорабочего Ивана оклад 80 000 рублей. НДФЛ с его зарплаты по стандартной ставке 13% составит: 80 000×13% = 10 400 рублей. Эту сумму работодатель удержит и перечислит в налоговую, а на руки Иван получит: 80 000 — 10 400 = 69 600 рублей.
Кто платит НДФЛ
НДФЛ должны платить все физлица, которые получают доходы в России. Прежде всего это люди, которые работают по трудовым и гражданским договорам. Но они не сами платят свой налог, за них это делает работодатель или заказчик, который удерживает НДФЛ из зарплаты или вознаграждения и перечисляет его в бюджет. Так работодатель становится налоговым агентом.
Самостоятельно физлица уплачивают НДФЛ, например, когда продают автомобиль, которым владели менее трёх лет, или недвижимость, которая была в собственности менее пяти лет, а при получении в наследство — менее трёх лет. Ещё НДФЛ нужно платить при получении дивидендов и дохода по вкладам и облигациям, сдаче квартиры в аренду, выигрышах в лотерею.
Также НДФЛ платят предприниматели, которые применяют общую систему налогообложения (ОСНО).
Какие ставки налога действуют
Ставка НДФЛ — это процент от дохода, который надо удержать и направить в бюджет: 13, 15, 18, 20, 22, 30, 35%. Ставки зависят от суммы годового дохода, вида дохода и статуса сотрудника: для налоговых резидентов и нерезидентов ставки отличаются.
- Налоговый резидент — это человек, который в течение года находится в России не менее половины времени: 183 дня можно провести в стране с перерывами или без. Отсчитывать год не обязательно с 1 января, можно брать любые 12 месяцев подряд.
- Нерезидентом человек становится, если он провёл в России меньше половины времени за 12 месяцев подряд. Нерезиденты — это иностранцы, которые приехали трудиться в Россию и пробыли тут меньше полугода, и граждане нашей страны, которые работают на российские организации из-за рубежа.
Базовые ставки НДФЛ для сотрудников
| Ставка | Вид дохода |
|---|---|
| В 2025 году по статье 224 НК НДФЛ с доходов резидентов и нерезидентов на трудовых и гражданских договорах нужно рассчитывать по ставкам от 13 до 22%, в зависимости от дохода с начала года. Ставка 30% пока сохраняется только для некоторых нерезидентов | Резиденты: — Зарплата, премии, отпускные и другие выплаты по трудовым договорам — Гонорары по договорам ГПХБольничные за первые три дня болезни — Дивиденды — Материальная помощь и подарки работникам в суммах, превышающих 4 000 рублей в год — Доходы в натуральной форме Нерезиденты: — Зарплата, премии, отпускные и другие выплаты по трудовым и гражданским договорам, в том числе доходы дистанционных работников, проживающих за границей — Зарплата и другие выплаты членам экипажей российских судов — Доходы граждан стран ЕАЭС — Доходы переехавших в Россию по госпрограмме добровольного переселения в Россию — Доходы беженцев и людей с временным убежищем в России — Доходы работников по патенту или в качестве высококвалифицированных сотрудников |
| 30% | Нерезиденты из стран, кроме ЕАЭС, которые не обязаны получать патент |
| 35% | Материальная выгода, которая появляется от экономии на процентах, если сотрудник получил у работодателя беспроцентный займ или если ставка по такому займу меньше ⅔ ключевой ставки ЦБ |
Прогрессивная шкала НДФЛ с 2025 года
С 2025 года работодатели рассчитывают НДФЛ по новой пятиступенчатой шкале и применяют ставки от 13 до 22%. Закон о прогрессивном налоге Госдума приняла 10 июля 2024, он внёс изменения в статью 224 НК.
Ставки налога. По новой норме с 2025 года вводятся пять ступеней НДФЛ. Работодатель должен применять эти ставки к доходам, которые выплачивает сотрудникам или исполнителям по договорам ГПХ. Ставка зависит от годового дохода работника:
- 13% — до 2,4 миллиона рублей;
- 15% — от 2,4 до 5 миллионов рублей;
- 18% — от 5 до 20 миллионов рублей;
- 20% — от 20 до 50 миллионов рублей;
- 22% — от 50 миллионов рублей.
Для каждого уровня дохода применяется своя ставка. Пока доход работника не превышает 2,4 миллиона рублей, действует 13% налог, но к выплатам сверх этой границы применяйте ставку 15%, пока доход не превысит 5 миллионов рублей. За прежние выплаты не нужно пересчитывать НДФЛ по повышенной ставке.
Например, инженер-программист Антон получает 280 тысяч рублей в месяц. С января по август включительно его доход составил 2,24 миллиона рублей, всё это время бухгалтер удерживал НДФЛ по ставке 13%. В сентябре доход с начала года составил 2,52 миллиона рублей. Из части зарплаты, которая входит в лимит 2,4 миллиона, бухгалтер удержит НДФЛ по ставке 13%, а с суммы превышения 120 тысяч рублей — по ставке 15%. И до конца года продолжит удерживать налог по 15% ставке.
Кроме пятиступенчатой шкалы НДФЛ для некоторых видов доходов действует двухступенчатая шкала со ставками 13% для дохода до 5 миллионов рублей и 15% для дохода свыше 5 миллионов рублей. Например, она применяется к выплатам в виде районных коэффициентов и северных надбавок.
Что не облагается НДФЛ
Некоторые доходы сотрудников-физлиц не облагаются НДФЛ, статус резидента или нерезидента на это не влияет. Освобождённые от налога доходы перечислены в статье 217 НК. Вот те из них, с которыми чаще всего имеют дело работодатели:
- компенсации вреда здоровью;
- компенсации при увольнении, кроме выходного пособия и среднего заработка на время трудоустройства;
- возмещение затрат на повышение квалификации;
- суточные в пределах лимитов;
- матпомощь на погребение близких родственников;
- матпомощь в пределах 1 000 000 рублей при рождении или усыновлении ребёнка;
- оплата переезда на работу в другую местность;
- оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно в пределах России для сотрудников из районов Крайнего Севера;
- возмещение дистанционному работнику расходов при использовании техники и программ;
- компенсация путёвок в санатории;
- оплата медицинских услуг сотрудникам.
Как применять налоговые вычеты
Налоговый вычет — это сумма, которую можно вычесть из доходов сотрудника до расчёта налога. В итоге сумма НДФЛ будет меньше. Такая льгота применяется один раз в месяц.
Пример. У дизайнера Елены двое детей, за первого ребёнка положен вычет 1 400 рублей, за второго — 2 800 рублей. Оклад Елены 60 000 рублей. Без вычетов работодатель удержал бы: 60 000×13% = 7 800 рублей. С вычетами НДФЛ будет меньше: (60 000 — 1 400 — 2 800) x 13% = 7 254 рубля.
На налоговые вычеты имеют право только резиденты. Вычеты можно применять при расчёте НДФЛ с доходов, которые облагаются по базовым ставкам 13−22%. Дивиденды сюда не входят.
Вычеты бывают разными: стандартные на себя и детей, при покупке жилья, при оплате лечения и обучения, профессиональные.
Стандартные вычеты
Стандартные вычеты бывают двух типов. Каждый из вычетов нужно подтверждать документами.
Вычеты на себя бывают двух размеров: 3 000 рублей и 500 рублей. Вычеты в размере 3 000 рублей получают, например, участники ядерных испытаний, инвалиды войн. Вычеты в размере 500 рублей положены инвалидам I и II групп, донорам костного мозга и некоторым другим категориям граждан, которые перечислены в статье 218 НК. Если человек имеет право на оба вычета, надо применять только больший из них.
- на первого ребёнка — 1 400 рублей;
- на второго ребёнка — 2 800 рублей;
- на третьего и следующих — по 6 000 рублей;
- на ребёнка-инвалида родителям, усыновителям и опекунам — 12 000 рублей.
Вычет на ребёнка-инвалида складывается с вычетом по очерёдности этого ребёнка. Например, на ребёнка-инвалида, который в семье третий по счёту, вычет составит: 12 000 + 3 000 = 15 000 рублей.
Вычет на ребёнка-инвалида складывается с вычетом по очерёдности этого ребёнка. Например, на ребёнка-инвалида, который в семье третий по счёту, вычет составит: 12 000 + 6 000 = 18 000 рублей.
Вычет за сдачу нормативов ГТО. С 2025 года работники, сдавшие нормативы ГТО, могут получить дополнительный вычет по НДФЛ. Для этого они должны пройти испытания в своей возрастной группе, получить знак отличия или подтвердить ранее полученный значок. Ещё одно требование — в том же году пройти диспансеризацию.
Размер вычета 18 000 рублей, его можно предоставить сразу после того, как сотрудник подтвердит сдачу нормативов ГТО и диспансеризацию.
Имущественные вычеты
Сотрудник может получить имущественный вычет при покупке жилья и при выплате процентов по ипотеке. Чаще люди получают такой возврат по НДФЛ напрямую от налоговой, без участия работодателя. Но по желанию сотрудника имущественный вычет предоставляет работодатель. В этом случае сначала человек подаёт заявление в налоговую, и ФНС сама уведомляет компанию, какого размера вычет нужно предоставить гражданину. Тогда работодатель применяет вычет каждый месяц, пока он не исчерпается.
Социальные вычеты
- за лечение себя, детей и близких родственников, покупку лекарств;
- за обучение себя, детей, брата или сестры;
- за спорт для себя или детей;
- за добровольное медицинское и пенсионное страхование, страхование жизни.
Сотрудник может получить возврат по НДФЛ напрямую от налоговой или попросить ФНС предоставить вычеты через работодателя. Тогда налоговая пришлёт в компанию уведомление, какого размера вычет положен гражданину. Его нужно будет применять каждый месяц, пока сумма вычета не исчерпается.
Профессиональные вычеты
Профессиональные вычеты положены исполнителям по гражданским договорам.
По договорам ГПХ исполнитель может получить вычет в размере своих расходов по выполненной работе. Например, художник покупает краски и картон для изготовления вывески, подтверждает расходы товарными и кассовыми чеками, тогда на эти суммы можно сделать вычет.
По авторским договорам, если исполнитель не может подтвердить расходы, делают фиксированный вычет, например, 20% при написании книги, 40% при создании музыки для кино. Все ставки авторских профессиональных вычетов есть в статье 221 НК.
Все профессиональные вычеты предоставляются по заявлению от исполнителя.
Как рассчитать НДФЛ
1. Определите все доходы сотрудника с начала года, которые облагаются НДФЛ. Отделите доходы из льготного списка, которые по статье 217 НК не облагаются налогом.
2. Для каждого вида дохода уточните ставку НДФЛ, например, 13% для резидентов с доходами до 2,4 миллиона рублей с начала года, 15% при доходах свыше 2,4 миллиона рублей, 30% для нерезидентов, которые не имеют права на пониженную ставку, 35% с материальной выгоды от процентов по займам у работодателя и так далее.
3. Рассчитайте налоговую базу по сотруднику с начала года: это сумма всех облагаемых НДФЛ выплат. Если применяете несколько ставок, нужно отдельно рассчитать налоговую базу для каждой из них.
4. Если в вашей местности есть районный коэффициент или северные надбавки, то они составляют отдельную налоговую базу по НДФЛ. Налог с неё нужно удерживать отдельно по двухступенчатой шкале: 13%, пока база не превысит 5 миллионов рублей, и 15%, когда она превысит 5 миллионов рублей с начала года.
5. Если сотрудник имеет право на налоговые вычеты, тоже суммируйте их с начала года. Но если человек уже заработал 450 тысяч рублей и более, он не может больше получать стандартные вычеты на детей. Право на прочие вычеты остаётся.
6. Рассчитайте НДФЛ с начала года по формуле:
НДФЛ с начала года = (облагаемые НДФЛ доходы с начала года — вычеты) x ставка налога.
7. Рассчитайте НДФЛ, который нужно удержать перед выплатой дохода:
НДФЛ для удержания = НДФЛ с начала года - НДФЛ с начала года при предыдущей выплате дохода.
Сумму налога рассчитывайте в полных рублях. Если получился НДФЛ с копейками, сумму нужно округлить: значения меньше 50 копеек отбросьте, значения 50 и более копеек округлите в большую сторону до целого рубля.
Пример расчёта НДФЛ
Оклад инженера-программиста Ильи 200 тысяч рублей, он резидент, работает в местности без районных коэффициентов и северных надбавок. В январе Илья получил квартальную премию 100 тысяч рублей. Ещё в январе у него родился третий ребёнок, и работодатель выплатил материальную помощь 40 000 рублей при расчёте за январь. Применим вычеты и рассчитаем налог. Зарплату за первую часть месяца Илья получил 15 января, за вторую часть месяца 31 января.
Расчёт НДФЛ при выплате зарплаты за вторую половину 31 января
| Что рассчитываем | Результат |
| Доходы сотрудника с начала года, которые облагаются НДФЛ. Сюда не войдёт матпомощь при рождении ребёнка — эта выплата не облагается налогом | 100 тысяч рублей за первую половину января 100 тысяч рублей за вторую половину января 100 тысяч рублей квартальной премии |
| Уточняем ставки НДФЛ. По всем видам дохода Ильи нужно применить базовую ставку для резидентов. Доходов, к которым применяются другие ставки, у него не было | 13% |
| Рассчитаем налоговую базу по НДФЛ с начала года. В неё не войдёт материальная помощь 40 000 рублей | 100 000 + 100 000 + 100 000 = 300 000 рублей |
| Суммируем налоговые вычеты. При выплате аванса в январе вычеты ещё не применяли, их применяют теперь при выплате расчёта. За первого ребёнка положен вычет 1 400 рублей, за второго — 2 800 рублей, за третьего — 6 000 рублей | 1 400 + 2 800 + 6 000 = 10 200 рублей |
| Рассчитаем НДФЛ с начала года и применим вычет | (300 000 — 10 200) x 13% = 37 674 рубля |
| Рассчитаем НДФЛ к удержанию. В январе Илья получал аванс 100 тысяч рублей, тогда НДФЛ составил 13 000 рублей — эту сумму нужно вычесть из суммы НДФЛ с начала года | 37 674 — 13 000 = 24 674 рубля На руки Илья получит 215 326 рублей |
В феврале Илья получает аванс, и работодатель снова рассчитывает НДФЛ. Вычеты применяют раз в месяц, обычно при выплате расчёта. Но в феврале доход Ильи превысит допустимый лимит в 450 тысяч рублей, и вычеты ему больше не положены.
Расчёт НДФЛ при выплате аванса 15 февраля
| Что рассчитываем | Результат |
| Доходы сотрудника с начала года, которые облагаются НДФЛ. Сюда по-прежнему не войдёт матпомощь при рождении ребёнка | 100 тысяч рублей за первую половину января 100 тысяч рублей за вторую половину января 100 тысяч рублей квартальной премии 100 тысяч рублей за первую половину февраля |
| Уточняем ставки НДФЛ. По всем видам дохода Ильи нужно применить базовую ставку для резидентов. Доходов, к которым применяются другие ставки, у него не было | 13% |
| Рассчитаем налоговую базу с начала года | 100 000 + 100 000 + 100 000 + 100 000 = 400 000 рублей |
| При выплате аванса вычеты не применяют, но предоставленные ранее вычеты нужно суммировать | 1 400 + 2 800 + 6 000 = 10 200 рублей |
| Рассчитаем НДФЛ с начала года | (400 000 — 10 200) x 13% = 50 674 рубля |
| Рассчитаем НДФЛ к удержанию. При выплате расчёта за январь НДФЛ составил 37 674 рубля, эту сумму нужно будет вычесть из общей суммы НДФЛ с начала года | 50 674 — 37 674 = 13 000 рублей На руки Илья получит 87 000 рублей |
Рассчитывать зарплату, НДФЛ и страховые взносы сотрудников удобно в онлайн-бухгалтериях. Такие системы помогут сделать расчёты, заполнить платёжные поручения, напомнят о сроках платежей и сформируют отчётность за сотрудников.
Как удержать НДФЛ
Удерживать НДФЛ — значит оставлять эту сумму на расчётном счёте или в кассе компании, чтобы в положенный срок перечислить в бюджет. Удерживать налог нужно при каждой выплате дохода.
Денежный доход. Если сотрудник получает денежную выплату, удерживайте НДФЛ в тот день, когда выдали деньги в кассе или перевели на карту.
Натуральный доход. Если человек получил натуральный доход или материальную выгоду, удержать НДФЛ с такого дохода нужно при ближайшей выплате в денежной форме. Но тогда нельзя удерживать более 50% денежной выплаты. Если весь НДФЛ с натурального дохода не получится удержать за один раз, остаток налога перенесите на следующие выплаты.
Пример. Механик Алексей получил аванс в виде комбикорма для домашней птицы на сумму 40 000 рублей. Работодатель рассчитал НДФЛ с этого дохода: 40 000×13% = 5 200 рублей.
Ближайшая денежная выплата Алексея — 12 000 рублей. С этих 12 000 рублей тоже нужно удержать подоходный налог: 12 000×13% = 1 560 рублей. Сумма на руки составит 10 440 рублей.
Удержать оставшийся НДФЛ можно не более чем с половины этой суммы, то есть не более 5 220 рублей.
При этом у нас уже «накопился» НДФЛ: 5 200 + 1 560 = 6 760 рублей.
Значит, на руки Алексей получит тоже 5 220 рублей, при этой выплате работодатель удержит 5 220 рублей налога, а при следующей денежной выплате удержит оставшуюся сумму: 6 760 - 5 220 = 1 540 рублей.
Когда уплачивать подоходный налог
НДФЛ перечисляйте в виде единого налогового платежа на налоговый счёт, который есть у каждого налогоплательщика. КБК для уплаты подоходного налога единый — 182 01 06 12 01 01 0000 510.
Что такое единый налоговый платёж, рассказали подробно в другой статье Справочной.
Налог уплачивают дважды в месяц. Прежде чем перечислить налог, подайте уведомление о рассчитанной сумме НДФЛ, чтобы инспекция знала о сумме налога и могла списать её с вашего счёта.
Бланк уведомления об исчисленных суммах
Сроки уплаты НДФЛ и подачи уведомления
| Период, за который удержан налог | Уплата налога | Отправка уведомления |
| С 1-го по 22-е число текущего месяца | До 28-го числа текущего месяца | До 25-го числа текущего месяца |
| С 23-го по последнее число текущего месяца | До 5-го числа следующего месяца | До 3-го числа следующего месяца |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день года | Последний рабочий день года |
Если срок платежа или отправки уведомления выпадает на выходной или праздник, уплатить налог или уведомить ФНС нужно в ближайший рабочий день.
Как отчитаться о НДФЛ
По итогам каждого квартала работодатели сдают в налоговую форму 6-НДФЛ. В неё включают все доходы сотрудников и исполнителей, с которых рассчитали и удержали НДФЛ, и сумму уплаченного налога.
Работодатели, у которых 10 и меньше сотрудников, имеют право сдать форму на бумаге. Остальные должны отчитываться только в электронном виде.
Форму сдают до 25-го числа в месяц после отчётного квартала, а по итогам года — до 25 февраля следующего года. Если выплат сотрудникам не было с начала года, отчёт можно не сдавать. Но если хотя бы раз в течение года вы сдавали 6-НДФЛ, его нужно сдавать до конца года или отправить ликвидационный отчёт.
Что будет, если не платить НДФЛ
За неуплату налога могут оштрафовать по статье 123 НК, взыскать налог и начислить пени. Штраф составит 20% от суммы неуплаты, а при умышленном нарушении — 40%.
Если вы недоплатили налог по ошибке и сами же её обнаружили, можно избежать штрафа. Для этого сначала перечислите на ЕНС недостающий налог и пени, после этого отправьте уточнённую 6-НДФЛ. Нужно успеть сделать это до того, как об ошибке сообщит налоговая.
За ошибки в 6-НДФЛ или опоздание с её отправкой тоже могут оштрафовать по статье 126.1 НК:
- на 500 рублей за ошибки в отчёте;
- на 1 000 рублей за каждый месяц просрочки.
А если задержать форму на 20 и более рабочих дней, это уже грозит блокировкой расчётного счёта.
Частые вопросы об НДФЛ
Что такое НДФЛ простыми словами?
НДФЛ — это подоходный налог физлиц (обычных граждан и иностранцев), которые получают доход от источников в России. Его платят все работники, но за них НДФЛ удерживает и платит в бюджет работодатель, а на руки выдаёт зарплату после вычета налога. Ещё НДФЛ платят с дивидендов, дохода по вкладам, при продаже машины, которой владели менее трёх лет, квартиры, которая была в собственности менее пяти лет или менее трёх лет при получении в наследство.
Кто не платит НДФЛ с зарплаты?
НДФЛ с зарплаты платят все. Налог удерживает работодатель, а работники получают на руки деньги уже после удержания налога. Но некоторые выплаты от работодателя не облагаются НДФЛ, например, компенсация вреда здоровью и материальная помощь в связи с рождением ребенка до 1 000 000 рублей.
Как рассчитать НДФЛ?
Нужно суммировать все доходы сотрудника, которые облагаются подоходным налогом, затем применить налоговые вычеты, если они есть, после этого умножить получившуюся сумму на налоговую ставку — обычно это 13%.
Как вычесть НДФЛ из зарплаты?
После того как вы рассчитали НДФЛ, его нужно вычесть из общей суммы дохода до налогообложения. В итоге получится зарплата на руки. Зарплату вы перечисляете сотруднику, а НДФЛ переводите в бюджет.
Сколько НДФЛ вычитают у разных сотрудников?
Процент налога отличается у разных категорий сотрудников.
У резидентов, которые находятся в России больше половины года в течение последних 12 месяцев, НДФЛ составляет от 13% при годовых доходах до 2,4 миллиона рублей, до 22% при годовых доходах свыше 50 миллионов рублей. Такие же ставки действуют для нерезидентов на трудовых договорах.
У нерезидентов, которые получают вознаграждение по договорам гражданского характера, ставка НДФЛ 30%.
Как рассчитать НДФЛ, если известна сумма на руки?
Нужно знать ставку, по которой был рассчитан налог, чаще всего это 13%.
Разберём на примере. Человек получил на руки 43 500 рублей. Ставка НДФЛ для него 13%, значит, на руках 87% от оклада. Чтобы узнать оклад, надо сумму на руки разделить на 0,87.
43 500 / 0,87 = 50 000 рублей — это и есть размер оклада. Теперь нужно вычесть из оклада выданные деньги.
50 000 − 43 500 = 6 500 рублей. НДФЛ составил 6 500 рублей.
Как посчитать зарплату без НДФЛ на руки?
Нужно знать ставку налога и налоговую базу — все доходы, которые облагаются НДФЛ. Например, зарплата и премия входят в их число, а компенсация расходов на повышение квалификации — нет. Многие сотрудники имеют право на налоговый вычет: «детские» вычеты встречаются чаще всего. Тогда налоговую базу уменьшают на вычеты. После этого сумму умножают на ставку НДФЛ и вычитают полученный налог из налоговой базы. Оставшаяся часть и есть зарплата на руки.
