Как сдавать отчёт ЕФС-1 с 2026 года: состав и особенности заполнения

ЕФС-1 — это единая форма сведений, которую сдают в территориальное отделение Социального фонда России (СФР). В ней собрано несколько разных отчётов по сотрудникам и исполнителям.

По форме ЕФС-1 организациям и ИП нужно отчитываться о кадровых событиях по работникам, о заключении и прекращении договоров ГПХ, взносах на травматизм, периодах работы во вредных условиях и о многом другом.

Остальные подразделы и разделы не заполняйте.

С 30 декабря 2025 года действуют приказы СФР № 1462 и № 1463, которые поменяли бумажную и электронную формы, начиная с декабря 2025 года. Ещё несколько поправок в правила сдачи внесли приказ СФР № 389 и федеральный закон № 29. Они вступают в силу в разное время: 30 мая, 1 июля и 1 сентября 2026 года. Вот основные изменения.

Появился код для иностранных работников. В подразделе 1.1 со сведениями о трудовой деятельности для поля «Статус застрахованного лица» появился дополнительный код «МДИГ». Его нужно указывать по иностранным гражданам, которые застрахованы в России по международному договору.

Сведения о работе в особых условиях. Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на других территориях с особыми условиями труда и занят неполный день, в подразделе 1.1 в графе 4 нужно указывать код территории и долю ставки. Например, «РКС 0,5» — район Крайнего Севера, полставки.

Изменилось заполнение кодов функций. В подразделе 1.1 в графе 6 больше не нужно проставлять коды «ДИСТ» или «НДОМ» для дистанционных сотрудников или тех, кто по статье 310 ТК работает на дому.

Поменялись правила заполнения при отмене неполного рабочего времени. Если сотрудник снова начинает работать полный день, в подразделе 1.1 в графе 3 надо указать только «ПЕРЕВОД». В графе 6 больше не нужно ставить коды «НЕПД» или «НЕПН».

Отменены сведения о стаже с типом «Назначение выплат по ОСС». До 2026 года работодатели сдавали такой отчёт, если сотрудник подавал заявлением на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Для этого заполняли отдельный подраздел 1.2 и отмечали знаком «Х» тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию». В обновлённой форме ЕФС-1 этого поля нет.

С 30 мая меняется формат кодов должностей для подраздела 1.3. Эту часть отчёта заполняют бюджетные учреждения. Вместо пятизначных буквенно-числовых кодов нужно указывать коды из 12 цифр.

С июля увеличивается список случаев для сдачи сведений о стаже в подразделе 1.2. Теперь их нужно сдавать ещё на госслужащих, которые приостанавливали работу из-за мобилизации или службы по контракту, и священнослужителей.

Также отчитываться нужно о сотрудниках, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком в возрасте до трёх лет. До внесения поправок в СФР направляли данные только о тех, кто был в отпуске по уходу за ребёнком от полутора до трёх лет.

С июля меняется срок подачи сведений с типом «Назначение пенсии». Теперь их нужно направлять не позднее трёх рабочих дней вместо трёх календарных.

С сентября в подразделе 1.1 нужно указывать, есть ли по договору ГПХ страховые взносы на травматизм. Начислять их или нет, решает заказчик. Если да, это нужно будет отметить в сведениях о трудовой деятельности. Сейчас в форме ЕФС-1 пока нет графы для этой информации. По уже действующим договорам ГПХ не нужно будет повторно подавать подраздел 1.1.

Сроки сдачи и периодичность отдельных подразделов зависят от того, какие сведения вы подаёте.

Сведения о трудовой деятельности сдавайте, только когда произошли какие-либо кадровые изменения. Срок сдачи зависит от событий, из-за которых появляется повод подавать эту часть отчёта:

Сведения о страховом стаже иногда нужно сдавать до окончания года. Это бывает, когда кто-то из работников оформляет пенсию. Тогда составьте отчёт только по нему и сдайте в течение 3 рабочих дней после запроса от СФР или заявления сотрудника.

ЕФС-1 нужно сдавать в Социальный фонд России по месту регистрации организации или ИП. Список адресов фонда можно посмотреть на сайте СФР, выбрав в верхнем правом углу свой регион.

В электронном виде ЕФС-1 сдавайте, если в отчётном периоде у вас числится больше 10 застрахованных лиц — работников и исполнителей по договору ГПХ, с выплат которым вы платите страховые взносы. Если их 10 человек и менее, выбирайте сами, как отчитываться: на бумаге или электронно.

Бумажный отчёт можно принести в СФР лично или через представителя либо отправить по почте ценным письмом с описью вложения.

Электронный отчёт фонд принимает через единую цифровую платформу ГИС ЕЦП. Сдавать форму надо в виде файла формата xml. Если вы отчитываетесь через бухгалтерские, кадровые программы или сервисы, проверьте, что используете обновлённую версию.

Для отправки через интернет понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Если ЕФС-1 сдаёт не сам ИП или руководитель компании, а их сотрудники или другие представители, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату из приказа СФР № 848. Оформить её можно в системах сдачи отчётности, сервисах операторов ЭДО или самостоятельно в программе «АРМ Доверенность» от Социального фонда.

Если сдать отчёт ЕФС-1 на бумаге при численности более 10 физлиц, будет штраф 1 000 рублей по статье 17 федерального закона № 27.

Такое возможно за счёт того, что у разных частей формы ЕФС-1 свои сроки сдачи.

Чтобы назначить ответственных за сдачу ЕФС-1, составьте приказ в свободной форме и ознакомьте с ним сотрудников под подпись. Внесите новые обязанности в должностные инструкции и трудовые договоры.

Форму отчёта ЕФС-1 и порядок заполнения утвердили приказом СФР.

Заполняйте этот бланк, если планируете подавать форму в бумажном виде. Если хотите отправить электронный отчёт, используйте цифровую платформу ГИС ЕЦП или другие специальные сервисы.

Внизу титульного листа заполните должность руководителя или представителя, поставьте подпись и ФИО того, кто подписывает отчёт. Укажите дату подписания отчёта и поставьте печать, если она есть.

Заполните титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1.

Подраздел 1 — это сведения о трудовой деятельности, страховом стаже и зарплате. Укажите в нём информацию о работнике, по которому отчитываетесь: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения, статус зарегистрированного лица (ЗЛ) и гражданство.

Статус ЗЛ указывают по состоянию на дату заполнения отчёта ЕФС-1, даже если в отчётном периоде у физлица изменилось гражданство. Для заполнения статуса ЗЛ есть специальные коды.

Подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности. В зависимости от кадрового события, из-за которого вы сдаёте ЕФС-1, здесь нужно заполнить дату подачи заявления о выборе формата трудовой книжки или графы с датами приёма, перевода, увольнения, с трудовой функцией и её кодом, причиной увольнения, документом-основанием.

Как заполнять подраздел 1.1 по штатным работникам:

Графу 7 заполняйте только по уволенным. Укажите код причины увольнения, а также полностью формулировку из ТК. Например, если истёк срок трудового договора, код будет «п2ч1с77тк». Он соответствует формулировке «Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Как заполнять подраздел 1.1 по договорам ГПХ:

Заполните титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.2. Подраздел 2 нужно сдать, только если есть показатели для заполнения.

Подраздел 1 — информация о работнике, по которому отчитываетесь.

В поле «Отчётный период» укажите год, за который отчитываетесь.

В одном отчёте ЕФС-1 нельзя сдать разные типы сведений за один и тот же отчётный период на одного и того же человека.

По людям, на которых вы подавали досрочные формы «Назначение пенсии», по итогам года нужно подать сведения с типом «Исходная».

В графах 2 и 3 укажите начало и окончание периода работы в рамках отчётного периода.

Графу 4 заполните, если условия работы отличаются от нормальных и из-за этого у работника есть право на досрочную пенсию. Код территориальных условий берите из классификатора.

Если заполняли графу 4, в графе 5 укажите районный коэффициент.

При особых условиях труда из классификатора в графе 6 укажите их код, а в графе 7 — дополнительные сведения о стаже работника.

Графы 8 и 9 заполните, если у вас работают сотрудники с правом на досрочную пенсию, с выплат которых надо платить страховые взносы по дополнительному тарифу.

Графу 10 «Занятость» заполняют тоже только по отдельным категориям льготников, например, по водолазам, педагогам, медработникам.

Графы 11 и 12 заполняйте, если у вас проведена спецоценка и у работника есть основания для досрочного назначения пенсии. Информацию берите из результатов специальной оценки условий труда.

Подраздел 2 сдавайте, если у вас работают сотрудники, с выплат которым нужно платить страховые взносы ещё и по дополнительному тарифу.

Здесь обязательны для заполнения титульный лист, подраздел 2.1 и подраздел 2.3. Остальное сдавайте, если есть показатели для заполнения.

Подраздел 2.2 сдают только работодатели, которые временно передают своих сотрудников другим организациям или предпринимателям по договору о предоставлении персонала.

Если в 2025 году вы отправляли работников на медосмотры или проводили спецоценку, это нужно отразить в отчётах за 2026 год.

Сдают только работодатели, которые по 56-ФЗ перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Нужно заполнить титульный лист и подраздел 3.

По ежемесячным платёжным поручениям информацию в подразделе 3 отражают последовательно отдельными блоками.

Сдают их только государственные и муниципальные учреждения, виды деятельности которых числятся в приказе Минтруда № 900н. В отчёт входят титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.3.

Подробный порядок заполнения смотрите в инструкции СФР.

Срок сдачи — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за отчётным.

Если нет работников, кадровых событий или начислений, не нужно сдавать нулевой раздел 1 — сведения о трудовой деятельности, о страховом стаже и о страховых взносах на накопительную пенсию.

Нулевым может быть только раздел 2 со сведениями о страховых взносах от несчастных случаев. Если в ООО нет работников, отчёт нужно заполнять на директора или единственного учредителя, если он выполняет функции руководителя. В нулевых сведениях сдайте титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3. ИП сам на себя этот отчёт не заполняет, но, если работники были только в первом квартале, сдавать раздел 2 нужно до конца года.

За сведения о трудовой деятельности руководителя ООО или другое должностное лицо оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей либо вынесут предупреждение по статье 15.33.2 КоАП. На ИП это не распространяется.

Если из-за не сданных или ошибочных сведений бывший сотрудник не сможет устроиться на новую работу и докажет это в суде, по статье 234 ТК работодателю придётся выплатить неполученный заработок.

За сведения о страховом стаже организацию и ИП оштрафуют по статье 17 федерального закона № 27 на 500 рублей за каждого человека, по которому нужно было отчитаться.

За сведения о взносах от несчастных случаев организацию и ИП оштрафуют по статье 26.30 федерального закона № 125 за каждый месяц просрочки на 5% от суммы, начисленной к уплате в ЕФС-1 за последние три месяца. Минимальный штраф — 1 000 рублей, максимальный — 30% от суммы, которую нужно было оплатить. Плюс к этому директора ООО могут оштрафовать по статье 15.33 КоАП на сумму от 300 до 500 рублей.

Из-за ошибок СФР может не принять отчёт целиком или частично, тогда вы получите уведомление с протоколом. Штрафов за несдачу не будет, если отправить правильные сведения в течение пяти рабочих дней. Например, если у работника не тот СНИЛС в сведениях о трудовой деятельности, подайте их заново. Если нужно отменить запись о приёме на работу или увольнении, повторите ошибочные данные и в графе 11 поставьте «Х», а строчкой ниже добавьте правильные.

Если вы сами нашли ошибки до того, как их обнаружил СФР, тоже сможете сдать отчёт с правильной информацией без штрафов.

Аббревиатура ЕФС означает «Единая форма сведений». Полное название отчёта — Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)».

Раздел 1 состоит из подразделов, это отдельные отчёты с разными сроками сдачи.

Подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже сдавайте ежегодно до 25 января после окончания отчётного года.

Бывает, что по заявлению работника или запросу из СФР нужно сдать досрочные сведения с типом «Назначение пенсии». Тогда подраздел 1.2 заполните только по конкретному человеку и сдайте в течение трёх рабочих дней после заявления или запроса из СФР. После окончания отчётного года до 25 января ещё раз отчитайтесь по этому же сотруднику, но уже с типом сведений «Исходная».

Тогда подраздел 1.2 заполните только по конкретному человеку и сдайте в течение трёх календарных дней после заявления или запроса из СФР. После окончания отчётного года до 25 января ещё раз отчитайтесь по этому же сотруднику, но уже с типом сведений «Исходная».

Подраздел 1.3 со сведениями о зарплате работников бюджетной сферы нужно сдавать ежемесячно до 25-го числа.

Подраздел 2 со сведениями о периодах работы во вредных и опасных условиях подавайте вместе с подразделом 1.2, если у вас есть такие категории работников. Срок сдачи — до 25 января после окончания отчётного года и в течение трёх рабочих дней со дня запроса СФР или заявления работника для оформления досрочной пенсии.

Подраздел 3 со сведениями о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию работников сдавайте каждый квартал, если перечисляете такие взносы. Срок сдачи — до 25-го числа месяца, следующего за I кварталом, полугодием, 9 месяцами и годом.

В день увольнения работника или прекращения договора ГПХ выдайте копию или выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 по конкретному человеку.

Подраздел 1.1 выдавать не нужно. Если сведения о трудовой деятельности работника велись только в электронном виде, сделайте справку СТД-Р. По желанию или по просьбе сотрудников её можно выдавать тем, у кого бумажная трудовая книжка.

Бывшие работники и исполнители тоже могут обратиться к вам за сведениями из отчётности ЕФС-1. Оформите для них выписки или копии в течение трёх календарных дней со дня обращения.

Полный список справок, которые нужно выдать в разных случаях, смотрите в статье «Какие документы оформлять при увольнении работника».

Если у работника изменилось название должности, а трудовые функции остались те же, укажите это в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

В графе 3 выберите код кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД». Вы не переводите сотрудника на другую работу, но по-другому указать переименование должности не получится. В форме ЕФС-1 нет специального кода для такого случая, а код «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» указывается, только если изменилось название компании или ИП поменял фамилию, имя, отчество.

Если в отправленном отчёте ЕФС-1 что-то не так, вы узнаете об этом из протокола проверки отчётности, который пришлёт СФР. Код результата «30» означает, что сведения приняты не в полном объёме, не по всем людям. Рядом в графе «Описание проверки» вы увидите расшифровку ошибки.

Например, код результата «30» может быть в случае, если вы хотели исправить или отменить принятые сведения, но выбрали тип «Исходная» вместо «Корректирующая» или «Отменяющая». Ошибку нужно исправить и снова отправить отчёт в СФР.