«Придёт новый топ и всех нас уволит». Екатерина Рудчик о том, как без внутренних коммуникаций рождается хаос

Я не раз была свидетелем того, как отсутствие слаженной коммуникации приводило ко множеству проблем — от ошибок и дублирования усилий до роста конфликтов и снижения лояльности и мотивации команды. Как сотрудники не чувствовали, что их мнение важно, что они вовлечены в процессы принятия решений. Не понимали, куда движется компания, и не осознавали ценность своей работы. Я наблюдала, как в условиях быстро меняющегося внешнего рынка и внутренних изменений (новые стратегии, процессы, проекты) без должного объяснения и обсуждения команда не понимала, что происходит, начинала сопротивляться, ловить панические настроения и увольняться.

И прежде чем говорить об инструментах, давайте сначала разберёмся, какими коммуникации вообще бывают.

В первую очередь — по формату. Это офлайн (собрания, штурмы, стратсессии в режиме реального времени, когда все участники находятся в одном месте) и онлайн. Сейчас многие компании перешли на удалёнку или гибридный формат работы, и коммуникации следуют по тому же пути. Думаю, здесь нет вопросов: в ход идут мессенджеры, фидбэк собирается через специальные формы, новости публикуются на корпоративном портале и так далее.

Ещё коммуникации бывают формальными и неформальными.

Первые происходят в рамках установленных правил, их ключевая цель — информирование, это рассылки, официальные заявления, регламенты. Второй тип коммуникации — это обмен информацией и идеями между сотрудниками, который происходит за пределами принятых рабочих каналов связи. И её цель не только проинформировать сотрудника, но и вызвать эмоции. Это может быть разговор на кофе-брейке (думаю, многим здесь вспомнится Random coffee и аналоги), общение после работы, корпоративы, тимбилдинги. Такой вид коммуникаций помогает коллегам узнать друг друга лучше — не просто кто есть кто по функциям и задачам, а что за люди скрываются за этим набором скилов, чем они живут.

Нужно грамотно использовать инструменты как формальной, так и неформальной коммуникаций в зависимости от задачи и ситуации. Информационный обмен должен работать во все стороны — от руководства к подчинённым, от подчинённых к руководству, между сотрудниками.

Задача 1: соблюсти информационный баланс. Команду надо окружить коммуникациями, но так, чтобы они были достаточными, а не избыточными. Нельзя постоянно отвлекать человека от основной работы всякими опросами, новостями и шутками.

Задача 2: подобрать наиболее эффективные инструменты и форматы подачи информации. Люди не обязаны смотреть и читать всё, что мы им пришлём. Поэтому важно искать форматы и способы подачи информации, которые позволят захватить и удержать внимание коллег. И конечно, чем больше компания, тем сложнее ей удерживать всех сотрудников в общем информационном поле, в одном контексте.

Приведу примеры инструментов для решения этих проблем, с которыми я лично работала и находила их эффективными.

Рассылки еженедельных и/или ежемесячных дайджестов через электронную почту для обмена официальной и структурированной общей информацией: что происходит в компании, какие были победы или неудачи внутри команд, кто присоединился к команде и, наоборот, с кем наши пути разошлись. Такой лёгкий обзор событий за определённый период времени. В Setters мы рассылали еженедельные дайджесты о ключевых событиях прошедшей недели, а раз в месяц у нас выходил оформленный журнал новостей, где мы подводили итоги месяца, делились интересными фактами и цифрами конечно. Подобную практику забрали и для сотрудников кофеен «Дринкит» от Dodo Brands.

Мессенджеры для быстрого общения и обмена сообщениями в режиме реального времени: Slack, Microsoft Teams, Telegram и др. Например, ещё в Setters сначала мы публиковали дайджесты новостей в Bitrix24, но в какой-то момент перевезли дайджесты в отдельный новостной канал в Telegram с ограниченной модерацией. Используя разные форматы (текст, кружки, голосовые, собственные стикеры), мы словно вдохнули новую жизнь в наши коммуникации.

Корпоративные порталы и платформы для централизованного доступа к новостям компании, внутренним документам и другой важной информации: Confluence, Notion, собранная база знаний на Tilda. Как мы работаем в праздники? Как правильно уйти в отпуск и передать дела? Как открыть вакансию? Как получить компенсацию расходов? Сотрудники нуждаются в едином пространстве, где они смогут получать ответы на эти и другие вопросы.

Инструменты для обратной связи, сбора мнений, оценки удовлетворённости через Google Forms, SurveyMonkey, Officevibe. Для небольшой команды (скажем, до 50−100 человек) можно использовать Google Forms (просто в использовании и бесплатно), для более крупных команд уже лучше использовать тот же Officevibe, где отзывы от команды собираются анонимно, сотрудники могут комфортно делиться мыслями о рабочем опыте и чувствами, а все результаты представляются в удобном дашборде (вам не нужно тратить много времени на расшифровку) вместе с вполне разумными рекомендациями по улучшениям.

Корпоративные социальные сети: ВКонтакте,Telegram, Instagram*, собственный подкаст, например, на mave, для неформального общения, публикации новостей и развития HR-бренда. Идеально вовлекать сотрудников в контент для площадок, работать с медийностью команды.

Совместный досуг для укрепления неформальных связей внутри команд: Random coffee, беговой клуб, каток, выставки, обсуждение кейсов, мастер-классы друг для друга — разные классные активности помогут сплотить людей.

И конечно, общие собрания — от собрания руководителей раз в квартал для синхронизации и определения дальнейших векторов развития до общего demo day раз в полгода, чтобы рассказать о самом важном лично.

Доверие развивается, когда нет барьеров для общения и сотрудники, независимо от уровня, чувствуют, что могут свободно общаться с коллегами и руководством, а также без страха высказывать идеи. Прозрачность в отношении целей, ожиданий и изменений делает команду более сплочённой, вдобавок снижая уровень стресса и напряжения.

Обратная связь — важный инструмент для поддержания доверия, она помогает избежать недопониманий и мотивирует сотрудников развиваться. Регулярные, честные и конструктивные обсуждения также помогают топ-менеджменту понимать, что происходит внутри компании, какие проблемы возникают и как их решить: что происходит в команде, как настроены люди, как решения руководства и события в мире влияют на ситуацию в командах, что беспокоит сотрудников. Для сбора обратной связи можно использовать различные инструменты: онлайн-опросы, анонимную горячую линию, 1−1 с сотрудниками.

Информационная изоляция порождает слухи и домыслы. К примеру, сменился руководитель, а команде ничего не объяснили — люди в панике обсуждают, что придёт новый топ и нас всех уволит. Эффективная система внутренних коммуникаций позволяет победить информационный хаос и создать единое окно, где можно получить достоверные сведения и задать вопросы.

Регулярные встречи, обсуждения и совместные проекты помогают развивать сотрудничество и командное взаимодействие. Чем больше сотрудники вовлечены в процессы принятия решений и достижения целей, тем выше уровень доверия и готовности поддерживать друг друга. Более того, когда сотрудники чувствуют, что они не только выполняют свою работу, но и вносят вклад в развитие компании, получают достаточно информации о том, что происходит в организации и какие у неё планы, то они, как правило, более удовлетворены местом работы и не хотят уходить. В целом хорошая система внутренних коммуникаций помогает удерживать таланты, уменьшая текучесть.

Конфликты неизбежны в любой команде, однако если коммуникация открыта и честна, конфликты могут быть решены конструктивно. Важно, чтобы команда могла эффективно обсуждать и решать разногласия, не разрушая доверие.

Эффективные внутренние коммуникации помогают поддерживать связи между сотрудниками и сохранять общие ценности и цели, а это помогает укрепить корпоративную культуру и сформировать приверженность к ней.

Как вы могли понять, эффективные внутренние коммуникации — это когда вы не просто постите новости в одном канале и раз в полгода устраиваете тимбилдинг. Это когда вы формируете свой уникальный, подходящий именно вашей команде, набор разноформатных инструментов и площадок, чтобы полностью закрыть информационные потребности сотрудников, сплотить их и помочь им достигать цели компании.

Даже если внутренними коммуникациями никто не занимался, они всё равно есть. Оцените, в каком они сейчас состоянии. Самый простой способ — спросить сотрудников.