Как селлеру не попасть под комплаенс банка

Банки обязаны соблюдать  115-ФЗ и проверять операции клиентов, чтобы бороться с отмыванием денег, полученных нелегально. Этим занимается комплаенс — банковская служба, которая анализирует переводы, помогает клиентам следовать закону и даёт рекомендации по работе со счётом.

Комплаенс учитывает специфику онлайн-торговли и потребности клиентов. У него нет цели помешать вашей работе, главная задача — помочь корректно проводить операции и разобраться, реален ли ваш бизнес, как он работает.

Но банк обычно понимает потребности селлеров и учитывает товарную нишу, когда анализирует работу со счётом. Если клиент выполняет ключевые рекомендации комплаенса и показывает, что его торговля реальна, к нему не будет претензий. Например, если вы закупаете товары на местной оптовой базе за наличные без чеков, договоритесь с продавцами о выдаче накладных или хотя бы квитанций, их можно будет показать банку.

Требования к бизнесу зависят от формы организации: ИП или ООО. Поэтому и рекомендации комплаенса для них немного отличаются.

ИП может тратить деньги со счёта на бизнес и на личные нужды, это поясняет Минфин, так что требований к предпринимателям немного меньше, чем к организациям. Банк следит, откуда к ИП приходят платежи, платит ли он налоги, кому делает переводы, может ли подтвердить операции документами.

Откройте расчётный счёт только для онлайн-торговли. Принимайте на него входящие платежи только от маркетплейсов. Для других видов деятельности открывайте отдельные счета, лучше в другом банке. На «селлерский» счёт дополнительно можно принимать средства по факторингу, кредитам и займам. Это поможет банку более ясно видеть вашу деятельность.

Соблюдайте налоговую нагрузку не меньше 1%. Платите авансы по налогам и страховые взносы регулярными платежами в течение года. Они должны составлять не меньше 1% от всех исходящих платежей, и это не зависит от системы налогообложения и региональных льготных ставок.

Переводите деньги на личный счёт только себе. Не перечисляйте деньги с расчётного счёта поставщикам на карты физлиц или по СБП. То же касается родственников и друзей. Выводите средства на свою карту, после этого отправляйте другим.

Переводы другим физлицам банк считает выплатой дохода и ждёт, что после этого вы перечислите НДФЛ и страховые взносы. Если этого не происходит, у банка появляются вопросы.

Платите поставщикам по реквизитам на расчётные счета. Услуги транспортной компании, упаковку, аренду, фулфилмент, визитки оплачивайте по реквизитам на расчётные счета контрагентов. И договоритесь хотя бы с некоторыми поставщиками о безналичной оплате по реквизитам расчётного счёта ИП или ООО. Даже если таких платежей будет не много, это снимет часть вопросов комплаенса.

Если расплачиваетесь с поставщиками наличными, помните о лимите по наличным расчётам между организациями и ИП — 100 тысяч рублей по одному договору.

Пользуйтесь банковскими продуктами. Подключите корпоративную карту, которой можно оплачивать покупки для бизнеса и личные расходы. Пользуйтесь факторингом, овердрафтом, депозитами. Это тоже подтверждает реальность бизнеса.

Сохраняйте документы о закупках. Оформляйте и храните любые документы, подтверждающие закупки: чеки, квитанции, накладные. Если поставщики их не передают, запрашивайте. Даже если вы работаете на УСН «Доходы» и не должны подтверждать первичными документами расходы для налоговой, подтверждение расходов может запросить банк.

Например, предприниматель Анна работает на УСН «Доходы» и не получает чеки от мелких поставщиков. По запросу банка она предоставила накладные и скриншоты переписки с поставщиком, где оговаривались суммы и условия сделки. Это помогло доказать реальность операций.

Рассказывайте банку о своём бизнесе. Если комплаенс запрашивает пояснения, опишите свою деятельность, приложите ссылки на магазин и товары, фотографии товаров на складе или во время упаковки. Но и без запроса можно отправить в чат банка несколько ссылок с комментариями, чтобы комплаенс лучше понимал особенности вашей деятельности. Это можно сделать в любой момент.

Руководитель или бухгалтер организации может выводить деньги на счета физлиц только в виде зарплаты, перевода под отчёт или дивидендов. Так же, как ИП, компания должна показывать стабильную налоговую нагрузку, отправлять деньги поставщикам по реквизитам и хранить первичные документы по операциям.

Откройте расчётный счёт только для онлайн-торговли. Принимайте на него только входящие платежи от маркетплейсов, кредитные или факторинговые средства. Если запускаете новый вид деятельности, лучше проводить такие операции по другому счёту. Так комплаенс сможет более ясно видеть картину вашего бизнеса.

Соблюдайте налоговую нагрузку не меньше 1−2%. Налоговая нагрузка должна быть стабильной: перечисляйте в бюджет налоги и взносы регулярными платежами. На налоги должно уходить не меньше 1% от всех исходящих платежей. Если у вас есть сотрудники на зарплате, то из-за НДФЛ и страховых взносов налоговая нагрузка повышается, тогда оптимальная доля налоговых платежей будет от 2%. Система налогообложения и льготные ставки в регионах не влияют на этот процент.

Снимайте наличные и переводите деньги под отчёт в пределах 30% от исходящих платежей. Договоритесь с поставщиками о платежах на реквизиты расчётного счёта ИП или ООО и поддерживайте основной оборот именно с ними. Снимать наличные или переводить деньги на счета физлиц для закупок можно не более 30% от исходящих операций. А ещё помните о лимите по наличным расчётам между организациями и ИП — 100 тысяч рублей по одному договору.

Например, ООО «Теплота» потратило за месяц 500 тысяч рублей. Руководитель нашёл двух поставщиков, которые готовы принимать оплату на расчётный счёт, и закупил у них товары на сумму 300 тысяч рублей. Ещё 60 000 рублей перечислил по реквизитам за фулфилмент, упаковку, услуги фотографа. 140 тысяч рублей снял в банкомате и закупил товары на оптовом складе — эта сумма меньше 30% от исходящих операций в 500 тысяч рублей, и комплаенс не беспокоил руководителя организации.

Платите контрагентам по реквизитам расчётного счёта. За услуги, которые обеспечивают работу бизнеса, старайтесь максимально платить по реквизитам счёта контрагента — ИП или ООО. Это, например, аренда, доставка товаров, фулфилмент, заполнение карточек на маркетплейсе, услуги дизайнера и фотографа, печать визиток, упаковка.

Не отправляйте деньги на счета связанных с вами ИП. Иногда учредители или руководители компаний регистрируются как ИП или регистрируют родственников, которые не ведут деятельность, а выступают промежуточным звеном между организацией и поставщиками. Они не платят аренду, зарплату, налоги — только принимают деньги на счёт и отправляют переводы физлицам. Не делайте так, чтобы не вызвать вопросы комплаенса. Переводите деньги реальным компаниям или ИП, которые ведут бизнес.

Сохраняйте подтверждающие документы о закупках. По любым расходам, тем более при оплате наличными, оформляйте и храните документы: чеки, квитанции, накладные. Если поставщики не предоставляют документы, запрашивайте их. Это касается и плательщиков УСН «Доходы», которым не нужно подтверждать расходы первичкой для налоговой, потому что документы по таким сделкам может запросить банк.