Что такое ТОРГ-12 и зачем она нужна
ТОРГ-12 — это товарная накладная, которую используют в сделках: она подтверждает передачу товара от одного владельца другому. Обычно накладную оформляют:
- при продаже и отгрузке товаров контрагенту;
- когда товары передаются посреднику для продажи;
- при возврате товара поставщику.
До 2013 года форма ТОРГ-12 была строго обязательной для всех. Сейчас компании могут сами выбирать, с какими бланками работать, но многие продолжают использовать ТОРГ-12, потому что она привычная и понятная.
С 1 января 2026 года электронную форму ТОРГ-12 отменили по приказу ФНС № ЕД-7−26/28@. Обмениваться ею через ЭДО больше нельзя. Бумажный формат пока действует. Бизнесу рекомендуют переходить на универсальный передаточный документ (УПД) — он заменяет ТОРГ-12 и счёт-фактуру.
Есть смысл использовать ТОРГ-12, если:
- Так удобнее работать. Компания пока не готова переходить на новый документ из-за внутренних правил или технических сложностей.
- Партнёры просят ТОРГ-12. Некоторые контрагенты привыкли к старой форме.
- Вы не платите НДС. Например, вы работаете на УСН или патенте и вам не нужен счёт-фактура, тогда достаточно ТОРГ-12.
.xls
Бланк товарной накладной ТОРГ-12
Как заполнить ТОРГ-12
Чтобы документ имел юридическую силу, его нужно оформить правильно. Если вы используете собственный бланк накладной, убедитесь, что в нём есть все обязательные реквизиты.
Согласно части 2 статьи 9 федерального закона № 402 накладная должна содержать:
- наименование документа — «товарная накладная»;
- дату составления;
- наименование организации или ИП, составившего документ;
- содержание Описание сделок, операций или событий, влияющих на бизнес.факта хозяйственной жизни — отгрузка и приёмка товара;
- количество и стоимость товара с указанием единиц измерения;
- должности и подписи людей, которые заключили сделку и отвечают за неё.
Не все поля в ТОРГ-12 обязательны, но лучше заполнять форму полностью. Это поможет избежать вопросов проверяющих и споров с контрагентами.
Заполним накладную на примере. Гостиница «Северная» покупает у производителя «Дом текстиля» 1 000 полотенец. Поставщик отгружает 50 коробок по 20 полотенец в каждой и оформляет товарную накладную на передачу товара.
Документ состоит из трёх основных блоков: шапки, табличной части и раздела с подписями ответственных лиц. Вот как правильно заполнить каждый из них.
Шапка
Общая информация об участниках сделки: грузоотправителе, грузополучателе и поставщике.
Как заполнить шапку товарной накладной
| Название | Что указывать |
|---|---|
| Грузоотправитель | Название, адрес, ИНН, КПП и банковские реквизиты ИП или компании, которая отгружает товар |
| Структурное подразделение | Заполняется, если товар отгружает конкретное подразделение компании |
| Грузополучатель | Название, адрес, ИНН, КПП и банковские реквизиты ИП или компании, которая принимает товар |
| Поставщик | Чаще всего совпадает с грузоотправителем, но может отличаться при сложной цепочке поставок. Например, если продавец поручил отгрузку третьему лицу |
| Плательщик | Обычно совпадает с грузополучателем, но может отличаться, если в схеме участвует посредник |
| Код ОКПО | Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Узнать его можно на сайте Росстата, указав свой ИНН |
| Код ОКДП | Сейчас вместо него используют коды ОКПД 2. Подходящий код можно найти в приказе Росстандарта № 14-ст |
| Основание | Номер и дата документа, на основании которого отгружают товары. Это может быть договор, счёт или заказ |
| Транспортная накладная | Указывается, если товар доставляет сторонний перевозчик |
| Вид операции | Заполняется редко, в основном для внутреннего учёта |
Табличная часть
Основной раздел накладной с подробной описью товара, его стоимостью и налогом.
Как заполнить табличную часть товарной накладной
| Номер графы | Что указывать |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер товара в накладной |
| 2 | Полное наименование товара по договору. Укажите характеристики, сорт или артикул, если они есть. Например, в нашем случае — «полотенце белое» |
| 3 | Эта графа не обязательна. Обычно в ней указывают код ОКПД 2 для товаров, облагаемых НДС по пониженной ставке, или код номенклатуры |
| 4 и 5 | Единица измерения и её код по ОКЕИ. Например, для штук предусмотрен код «796» |
| 6 | Вид упаковки, в которой передаётся товар: коробка, паллет, ящик, мешок или другая. Если товар отгружается без тары, графу можно оставить пустой |
| 7 и 8 | Укажите, сколько товаров помещается в одно грузоместо (например, в коробку) и сколько всего грузомест |
| 9 | Масса брутто — общий вес товара вместе с упаковкой. Обычно указывают, если это важно для логистики |
| 10 | Количество (масса нетто) товара в натуральных единицах измерения, например, в штуках, килограммах или метрах |
| 11 | Цена одной единицы товара без учёта налога |
| 12 | Общая стоимость товаров без учёта налога |
| 13 | Налоговая ставка. Если работаете без НДС, в графах 13−15 указывайте «без НДС» |
| 14 | Сумма НДС |
| 15 | Общая стоимость товаров с учётом налога |
| Внизу таблицы зафиксируйте итоговые данные | |
Нижняя часть
Итоги по всей партии товара и подписи ответственных. В строках под таблицей укажите прописью:
- общее количество листов в товарной накладной;
- число товарных позиций;
- количество грузомест, массы нетто и брутто;
- количество листов с сопроводительными документами, например, сертификатами качества;
- стоимость отпущенного товара.
Сотрудники, ответственные за отгрузку и приёмку товаров, ставят подписи в конце документа. Если груз принимает представитель покупателя по доверенности, указывают её номер и дату. Печать не обязательна, если компания официально отказалась от неё.
Документ составляется в двух экземплярах: первый остаётся у продавца, второй передают покупателю. Если груз доставлял сторонний перевозчик, на него оформляется транспортная накладная.
Частые ошибки при заполнении ТОРГ-12
Несоответствие в датах
Ошибка. Могут встречаться такие неточности:
- Дата накладной позже даты фактической отгрузки товара.
- Нереалистичный разрыв между датами отгрузки и приёмки. Они могут не совпадать, но разница должна быть обоснована транспортными документами.
- Даты в накладной позже, чем в других первичных документах, например, в счёте‑фактуре. Он выставляется в течение 5 календарных дней после отгрузки. Исключение — работа по авансу, тогда счёт-фактуру можно оформить раньше.
Чем грозит. Для налоговой это сигнал, что сделка может быть фиктивной. Если нарушить срок выставления накладной, это может стать основанием для отказа в вычете по НДС и расходах по налогу на прибыль.
Как избежать. Вовремя оформляйте первичные документы, включая ТОРГ‑12, и проверяйте их даты перед подписанием.
Неправильные реквизиты участников сделки
Чем грозит. Из-за ошибок в реквизитах вам могут отказать в вычете по НДС, а расходы не учтут при расчёте налога на прибыль. В судебных спорах с контрагентом, если он утверждает, что не получал товар, накладная не будет надёжным доказательством.
Как избежать. Внимательно проверяйте реквизиты всех участников сделки: наименование организаций, данные ответственных лиц и ИНН. Если есть сомнения, сверяйтесь с уставными документами и сайтом ФНС.
Неправильные данные о товаре
Ошибка. Сложности могут возникнуть:
- В наименовании, характеристиках и артикуле товара. Данные должны точно соответствовать договору или счёту.
- В единицах измерения, количестве и стоимости товара. Например, если по накладной нужно отгрузить 500 килограммов картофеля, а фактически доставили меньше.
- В расчётах стоимости товаров и сумме налога.
Чем грозит. Неточности могут вызвать проблемы с налоговой и споры с партнёрами, вплоть до отказа в приёмке товара.
Как избежать. Сверяйте данные в накладной с договором и фактической отгрузкой. Если вы обнаружили расхождения, лучше решить их на месте и внести исправления в документ.
Нет подписей ответственных лиц
Чем грозит. Если подписей нет или документ подписан неуполномоченным лицом (например, без доверенности), накладная не подтверждает факт отгрузки и приёмки и будет считаться недействительной.
Как исправить ошибки в товарной накладной
Если вы ошиблись в бумажной накладной, её можно исправить без оформления нового документа.
Исправьте все экземпляры ТОРГ-12:
- Зачеркните ошибочную запись так, чтобы её можно было прочитать. Пользоваться корректором или стирать текст нельзя.
- Над зачёркнутым текстом или рядом напишите правильные данные.
- Сделайте отметку «Исправлено», укажите дату исправления и заверьте подписями ответственных лиц.
Сколько нужно хранить товарные накладные
Накладную хранят не менее 5 лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом её составления. Например, если вы оформили документ в 2026 году, хранить его нужно минимум до конца 2031 года.
Что будет, если уничтожить накладные раньше срока
| Штрафы от налоговой | Проблемы в суде |
| Если при проверках не окажется документов, вас могут оштрафовать за грубое нарушение правил учёта. Штраф по статье 120 НК 10 000 рублей | Доказать факт отгрузки, приёмки и законность сделки будет сложнее |
Частые вопросы о ТОРГ-12
Что такое форма ТОРГ-12?
Это документ, который подтверждает продажу товара покупателю. На основании товарной накладной продавец списывает товар со склада, а покупатель приходует его у себя.
Чем товарная накладная отличается от ТТН?
Товарная накладная фиксирует только факт передачи товара, а товарно-транспортная накладная (ТТН) дополнительно содержит информацию о его перевозке.
В чём разница между УПД и ТОРГ-12?
Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет собой сразу и товарную накладную (ТОРГ-12), и счёт-фактуру. ТОРГ-12 подтверждает только факт отгрузки продукции.
Чем отличается ТОРГ-12 от счёта-фактуры?
Эти документы часто оформляют вместе, но они выполняют разные задачи. ТОРГ-12 фиксирует передачу товара от одного владельца другому и используется для бухгалтерского учёта. Счёт-фактура подтверждает начисление НДС и даёт покупателю право на вычет.
Когда подписывают ТОРГ-12?
В момент, когда товар физически передаётся из рук в руки. Продавец подписывает накладную при отгрузке товара со склада, а покупатель — во время приёмки на своём складе.
Что подтверждает товарная накладная?
Она подтверждает факт отгрузки и приёмки товаров между контрагентами.
