Зачем нужен УПД
Универсальный передаточный документ— это документ для обмена информацией о товарах и услугах между продавцом и маркетплейсом. Внутри УПД содержится информация для учёта и оформления сделок.
- Учёта. УПД помогает вести подсчёт товаров и услуг, проданных на маркетплейсе. Этот документ содержит информацию о количестве, цене, ассортименте, что позволяет сторонам отслеживать совершённые сделки.
- Подтверждения сделок. УПД подтверждает факт совершения сделки между продавцом и покупателем на маркетплейсе.
- Оформления бухгалтерских записей. УПД содержит информацию о суммах сделок, которая нужна для правильного расчёта налогов и составления отчётов перед налоговыми органами.
- Обмена информацией между сторонами. УПД содержит данные о сделке и товарах, которые могут быть использованы для разрешения споров или уточнения условий сделки.
УПД бывают двух видов: входящие и исходящие. Входящие УПД маркетплейс отправляет продавцу. Исходящие УПД продавец формирует сам и направляет маркетплейсу.
Входящие УПД
Маркетплейсы предоставляют продавцам услуги: организуют логистику, обеспечивают хранение, приёмку товара на складах, эквайринг, утилизацию, продвижение. За каждую оказанную услугу маркетплейс выставляет продавцу УПД.
Исходящие УПД
На практике Wildberries и Ozon требуют от продавцов исходящий УПД в двух основных случаях.
1. УПД по уведомлению о выкупе. Формируется при продаже товаров в Беларуси, Армении или Казахстане. Если товары отправляются в страны СНГ, маркетплейс выкупает товар у продавца и отправляет его покупателю сам. Тогда селлер должен сформировать УПД по уведомлению о выкупе.
УПД по уведомлению о выкупе нужен всем продавцам, у которых маркетплейс выкупает товар. Если продавец платит НДС (ОСН или УСН + НДС), УПД оформляют с НДС. Если НДС нет — УПД оформляют без НДС.
- Клиент из Казахстана, Беларуси или Армении оформляет заказ.
- Продавец отгружает товар, при этом маркетплейс выступает не только посредником сделки, но и становится перепродавцом товара.
- Маркетплейс доставляет товар в Казахстан, Беларусь или Армению.
Маркетплейс выкупает товар по цене, указанной продавцом в личном кабинете, за вычетом вознаграждения площадки, логистических и других расходов. На их основе рассчитывается коэффициент выкупной цены. Если товар по инициативе продавца участвует в акциях, за основу берётся акционная стоимость товара. В итоге продавец получит столько же денег, как если бы товар купили на российском рынке.
2. УПД на товары с обязательной маркировкой. Формируется при отгрузке товаров с обязательной маркировкой «Честный знак». В этом случае УПД подтверждает предачу товаров с маркировкой маркетплейсу, чтобы площадка без участия продавца смогла самостоятельно выводить или вводить их в оборот через систему «Честный знак».
Как сформировать УПД на Wildberries
УПД по уведомлению о выкупе
1. Получите уведомление о выкупе от маркетплейса. В ваш личный кабинет поступит уведомление о выкупе с уникальным номером и датой, а также суммой и перечнем товаров, которые отправились в страны СНГ.
- УПД формируется только на сумму уведомления, которую вы видите в детализации уведомления о выкупе в графе «Итого» по сумме выкупа.
- В поле «Основание передачи» УПД нужно указать «Уведомление о выкупе № ХХХХХ от ДД.ММ.ГГГГ» в соответствии с полученным документом, а сумма в УПД должна совпадать с суммой, предъявленной маркетплейсом в уведомлении.
- Тип документа — СЧФДОПТак ещё называют универсальный передаточный документ.
- Дата УПД должна совпадать с датой полученного уведомления о выкупе.
- Отправителем обязательно должен быть сам продавец (его ИНН/КПП и иные реквизиты в соответствии с заполненными данными на портале).
- Грузополучатель — головное подразделение Wildberries (Коледино).
- Покупатель — ООО «Вайлдберриз».
- УПД нужно выставить по каждому артикулу. Увидеть информацию для заполнения УПД поартикульно вы можете в уведомлении о выкупе.
УПД должен быть сформирован в системе ЭДО в формате XML в течение недели после получения уведомления о выкупе. Excel-файлы УПД не принимаются при электронном документообороте.
3. Отправьте УПД. Сформированный документ вышлите через ЭДО на реквизиты:
- Покупатель: Общество с ограниченной ответственностью «Вайлдберриз».
- Адрес: 142181, Московская область, Подольск, Коледино, Индустриальный парк, 6, 1.
- ИНН/КПП: 7721546864 / 997750001.
«Если спустя три дня Wildberries не принял УПД, скорее всего, допущена ошибка, и принять его не могут. Проверьте, отправили ли вы документ в нужном формате, не прислали ли вместо УПД корректировочный документ (УКД), верно ли указали данные в УПД и совпадает ли итоговая сумма с НДС с суммой в уведомлении о выкупе. Если допущена одна из перечисленных ошибок, сформируйте новый документ», — рассказывает эксперт Центра развития предпринимателей PRO Wildberries Полина Мокина.
УПД «ДОП» на товары с обязательной маркировкой
1. Получите акт приёмки. Если вы отгружаете поставку с товарами, которые подлежат обязательной маркировке, маркетплейс должен её принять и выставить акт приёмки, в котором указываются принятые КИЗКонтрольные идентификационные знаки в системе «Честный знак»..
2. Скачайте УПД. На основании акта приёмки Wildberries автоматически формирует УПД «ДОП» на товары с обязательной маркировкой. В течение суток после ознакомления с актом приёмки УПД «ДОП» будет доступен в разделе «Документы».
3. Отправьте документ. УПД «ДОП» отошлите в головное подразделение Wildberries в формате XML через сервисы ЭДО. Отправить его нужно не позднее второго дня с момента формирования акта приёмки в личном кабинете.
- Покупатель: Общество с ограниченной ответственностью «Вайлдберриз».
- Адрес: 142181, Московская область, Подольск, Коледино, Индустриальный парк, 6, 1.
- ИНН/КПП: 7721546864 / 997750001.
Как сформировать УПД на Ozon
УПД по уведомлению о выкупе
1. Скачайте УПД. Откройте страницу «Финансы», перейдите в раздел «Документы» — «УПД по сделкам с юрлицами», дальше на вкладку «Интернет Решения» и нажмите на «УПД-1», если вы на ОСНО, и «УПД-2», если на УСН.
2. Загрузите УПД в систему ЭДО. Файл не получится открыть с помощью стандартных программ, но в ЭДО можно включить его предпросмотр.
В документе можно редактировать только два поля: 10 — страна происхождения, 11 — грузовая таможенная декларация (ГТД)Документ для законной перевозки товаров через границу.. Эти данные можно изменить в редакторе вашего ЭДО после загрузки файла. Остальную информацию нельзя изменять или удалять — это может привести к ошибкам при сверке документа.
3. Подпишите УПД в ЭДО. При получении файла Ozon проверит, что он идентичен шаблону, который вы скачали в личном кабинете. Отправьте подписанный УПД в Ozon через операторов ЭДО в головное подразделение.
Ozon автоматически сверит данные в течение 24 часов. Если проверка пройдёт успешно, Ozon подпишет УПД со своей стороны и начнёт готовиться к выплате — запланированный платёж появится в личном кабинете в течение пяти рабочих дней. Статус документа изменится на «Подписан». Если проверка пройдёт не успешно, документ сменит статус на «Отклонён», а Ozon вернёт вам УПД обратно для корректировки и отправит уведомление об этом на почту и в личный кабинет.
УПД-2 для маркированных товаров
1. Определите, когда вам нужно сформировать УПД. В зависимости от того, какой товар вы продаёте, УПД нужно сформировать либо перед поставкой, либо после.
- обычных товаров на дарксторы, склады «Хоругвино (негабарит)» и «Павловская Слобода (негабарит)Товары, размеры которых больше допустимых норм, например, мебель или стройматериалы.»;
- ювелирных изделий на склады «Тверь_Хаб» и «СПБ_Бугры_РФЦ_Ювелирный»;
- продукции, которая подлежит сертификации в системе «МеркурийСистема ветеренарной сертификации.».
Если нужно сформировать УПД перед поставкой, откройте раздел FBO — «Заявки на поставку», затем вкладку «Подготовка к поставкам».
В блоке с нужной поставкой нажмите «Сформировать УПД», а затем в открывшемся окне заполните несколько полей. Нажмите «Сформировать шаблон УПД» — на ваш компьютер загрузится XML-файл.
- Номер счёта-фактуры — определяете сами, так как это ваш внутренний документ. Обычно номер присваивается учётной системой, в которой вы работаете.
- Дату документа — от того же месяца, в котором передаёте товары, но не позднее числа поставки. Например, если поставка запланирована на 03.07, дата документа не может быть 30.06 или 04.07, в этом случае возможны только 01.07, 02.07 или 03.07.
- Код товара — артикул или штрихкод товара.
- ID товара — Ozon ID товара. Его можно узнать, скачав отчёт «Товары CSV» в разделе «Товары и цены» — «Список товаров» — «Все товары».
- Код вида товаров — фиксированный код из общероссийского классификатора единиц измерения. Если товары куплены в России, это поле в УПД-2 можно не заполнять.
Если нужно сформировать УПД после отгрузки товаров, откройте раздел FBO — «Заявки на поставку», затем вкладку «Архив».
- номер документа — произвольный набор цифр;
- дата документа — день отгрузки товаров;
- название компании-грузоотправителя и её юридический адрес — это может быть ваша организация или перевозчик, услугами которого вы пользуетесь;
- адрес грузоотправителя — юридический адрес организации;
- должность и ФИО того, кто подписывает документ с вашей стороны.
Нажмите «Сформировать шаблон УПД» — на ваш компьютер загрузится XML-файл.
- Номер счёта-фактуры — определяете сами, так как это ваш внутренний документ. Обычно номер присваивается учётной системой, в которой вы работаете (1С, SAP
и т. д. ). - Дату документа — от того же месяца, в котором передаёте товары, но не позднее числа поставки. Например, если поставка запланирована на 03.07, дата документа не может быть 30.06 или 04.07, в этом случае возможны только 01.07, 02.07 или 03.07.
- Код товара — артикул или штрихкод товара.
- ID товара — Ozon ID товара. Его можно узнать, скачав отчёт «Товары CSV» в разделе «Товары и цены» — «Список товаров» — «Все товары».
- Код вида товаров — фиксированный код из общероссийского классификатора единиц измерения. Если товары куплены в России, это поле в УПД-2 можно не заполнять.
2. Подключите ЭДО к Оzon. Обменяйтесь приглашениями с ООО «Интернет решения», если работаете с операторами «Сфера» или «Контур Диадок». Если с другими — подключите свою систему электронного документооборота.
3. Войдите в личный кабинет ЭДО. Загрузите полученный XML-файл.
«Ozon формирует УПД-2 автоматически по данным из личного кабинета, поэтому не нужно править документ вручную — так информация будет отличаться от данных в заявке или акте, а значит, могут возникнуть ошибки», — советует ведущий аналитик компании QUICK Светлана Ярмухаметова.
4. Отправьте УПД. Подпишите УПД-2 со своей стороны и отправьте его в «ООО "Интернет решения" ИНН 7704217370 / КПП 997750001».
Если оформляете УПД-2 через систему «Контур Диадок», в поле «Подразделения» нужно выбрать «ОСЛ (Отдел Складской Логистики)» или «Головное подразделение» — это та папка, в которую будет выложен документ.
- документ загружен из личного кабинета в XML-формате и отправлен в OCЛ или Головное подразделение;
- номер заявки на поставку и ID товара указаны верно.
Если всё впорядке и вы правильно загрузили УПД-2 через ЭДО, документ появится в личном кабинете в течение нескольких минут.
- С заявкой — для УПД-2, которые заполняются до поставки. Ozon подпишет УПД после полной приёмки товара на склад.
- С актом приёма — для УПД-2, которые вы отправили после согласования актов. То есть для поставок с обычными товарами, если УПД-2 нужен для вашей отчётности.
Тогда вам придёт уведомление в вашей системе ЭДО, а в заявке на поставку жёлтый значок сменится на зелёный.
6. Исправьте ошибки, если они есть. Часть ошибок дублируется в личный кабинет и отображается в разделе FBO — «Заявки на поставку» — «Подготовка к поставкам». Чтобы посмотреть ошибки по заявке, откройте её и в блоке с нужной поставкой нажмите на «1 документ УПД».
Чтобы исправить ошибки, повторно отправьте УПД-2 в системе ЭДО — у нового документа должен быть такой же номер. А потом самостоятельно аннулируйте документ с ошибками. Если работаете с «Контур.Диадок» или «Корус», ничего дополнительно делать не нужно. С любым другим провайдером напишите в поддержку: «Договор и ЭДО» — «Электронный документооборот (ЭДО)» — «Проблемы с УПД» — «Аннулирование УПД-2». В обращении укажите номер аннулированного документа.
Может ли УПД не сформироваться
Wildberries может не сформировать УПД, если, например, скидка постоянного покупателя, которая предоставляется за счёт маркетплейса, превышает комиссию. Также УПД не сформируется, если у селлера были штрафы, долги по предыдущему отчёту или продажи не покрыли услуги площадки.
Какие штрафы последуют за неправильное формирование УПД
Wildberries может удержать с продавца 20% от цены товара, указанной в уведомлении о выкупе, если селлер не предоставил УПД — пункт 14.9 оферты.
При нарушении правил с созданием УПД по маркировке штрафные санкции накладывает «Честный знак». Согласно статье 15.12.1 КоАП штраф для административных лиц составляет от 1 000 до 10 000 рублей, для юридических — от 50 до 100 тысяч рублей.
А Wildberries за нарушение правил предоставления УПД по маркировке дополнительно накладывает штраф — 1 рубль за единицу товара, код идентификации которого не был передан маркетплейсу.
Частые вопросы об УПД
Как отправить УПД на Wildberries и Ozon?
Нужно ознакомиться с информацией о проданных товарах, заполнить УПД в той системе ЭДО, которой вы пользуетесь, и отправить на реквизиты маркетплейса.
Что такое УПД на товар на Wildberries?
Универсальный передаточный документ (УПД) — это документ для передачи информации о товарах, работах, услугах между селлером и маркетплейсом. Используется для учёта и отчётности, подтверждения сделок и оформления бухгалтерских записей.
Что делать, если допустил ошибку при формировании УПД?
На Wildberries и Ozon можно аннулировать УПД с ошибкой и сформировать новый документ.
В каком формате нужно отправить УПД?
УПД должен быть сформирован в системе ЭДО в формате XML. Excel-файлы УПД не принимаются при электронном документообороте.