УПД — это документ с информацией о товаре или услуге. Продавец отправляет его покупателю вместо нескольких других обязательных документов: счёта-фактуры, акта, товарной накладной.
Вы сами выбираете, использовать УПД или нет. Но если плательщик НДС не отправит ни УПД, ни счёт-фактуру, ему грозит штраф от 10 000 рублей до 20% от суммы неуплаченного налога.
Выставляйте УПД сразу после оказания услуги или продажи товара и храните пять лет.
.xls
Бланк универсального передаточного документа
Что такое УПД и зачем он нужен
Если вы продаёте товары или оказываете услуги для бизнеса, вы должны правильно оформлять документы. Они нужны будут и вам, и клиентам для отчётов в налоговую. Какие именно бумаги делать, зависит от ситуации, но вкратце: оказали услугу — составьте акт, продали товар — оформите накладную, а если сделка с НДС — нужен счёт-фактура.
Иногда приходится делать сразу несколько документов. Например, вы продали окно и услуги по монтажу — значит, нужны и накладная, и акт. А если вы платите НДС, то ещё и счёт-фактура. Чтобы не составлять три документа об одном и том же, используйте УПД.
УПД — это универсальный передаточный документ, в нём можно одновременно записать информацию о товарах, услугах и НДС. Если правильно составить УПД, его примут налоговая, клиенты и суд.
Вы сами выбираете, использовать УПД или выставлять документы отдельно.
В некоторых ситуациях плательщики НДС должны делать счета-фактуры отдельно (например, после предоплаты). В этом случае нельзя будет использовать УПД.
Что будет, если не отправлять УПД
Плательщики НДС должны по каждой сделке с бизнесом отправлять или счёт-фактуру, или УПД. Тем, кто этого не сделает, грозит штраф от налоговой по статье 120 НК:
- 10 000 рублей, если нет документов за один квартал;
- 30 000 рублей, если за несколько;
- если в результате бизнес заплатил меньше налогов — 20% от неуплаченной суммы (минимум 40 000 рублей).
Кто обязан выставлять УПД в электронном виде и как это сделать
УПД можно обмениваться в бумажном или электронном виде, в большинстве случаев вы сами выбираете способ. Но если вы продаёте или используете в работах прослеживаемые товары, то обязаны выставлять электронный УПД. Прослеживаемые товары — это некоторые виды импортной Бытовая техника, спецтехника и периферийные устройства для компьютеров.техники и детских вещей, за оборотом которых следит налоговая.
Чтобы отправить УПД в электронном виде, нужны электронная подпись и сервис электронного документооборота — ЭДО.
По ЭДО нельзя отправить УПД в виде сканов pdf, текстовых документов docx или таблиц xlsx. Электронный УПД должен быть только в формате xml. Это требование ФНС из приказа № ЕД-7−26/970@. УПД в других форматах не имеют юридической силы, даже если их правильно заполнить и подписать ЭЦП.
Есть три способа сделать правильный электронный УПД:
- в сервисах ЭДО (у некоторых есть такая функция: можно создать УПД и сразу его подписать и отправить);
- в онлайн-конструкторах (например, официальный от ФНС называется «Сервис создания документов в электронной форме в машиночитаемом виде», это бесплатно и не нужно регистрироваться);
- в программах для бухучёта (вроде 1С).
Как заполнить УПД
В УПД должна быть вся информация о товаре, сторонах и сумме сделки. Ниже пример заполнения УПД в бумажном виде и пошаговый алгоритм.
.xls
Бланк универсального передаточного документа
Шаг 1. Выберите статус
У УПД есть статус — это число в левом верхнем углу бланка, которое показывает, какие документы он заменяет:
- статус 1 — счёт-фактуру и акт или накладную;
- статус 2 — только акт или накладную.
Нельзя заменить УПД только счёт-фактуру.
Мы рассказываем про алгоритм заполнения УПД со статусом 1, то есть если вы используете УПД вместо счёта-фактуры и акта или накладной.
Шаг 2. Поставьте номер и дату
Поставьте номер после слов «Счёт-фактура №». Эта строка не называется «Универсальный передаточный документ №», потому что с точки зрения закона УПД — это счёт-фактура с дополнительной информацией.
У УПД, которые заменяют счета-фактуры, и обычных счетов-фактур должна быть одна сплошная нумерация.
Пример. Клиент перевёл предоплату, вы выставили счёт-фактуру № 1.
Потом вы передали товар, получили остальную сумму и составили универсальный передаточный документ № 2.
Затем другой клиент переводит предоплату, и вы делаете счёт-фактуру № 3.
Дата составления — это день передачи товара или оказания услуги.
В строке «Исправление» (1а) ставьте прочерки, если заполняете УПД об этой сделке в первый раз. Она нужна, если вы сделаете ошибку. Как поступить в этом случае, расскажем ниже.
Шаг 3. Заполните информацию о вас и клиенте
Укажите название, адрес, ИНН и КПП продавца в строках 2, 2а, 2б, а покупателя — в строках 6, 6а, 6б.
При передаче товаров заполните грузоотправителя (строка 3), грузополучателя (строка 4) и их адреса. Для услуг ставьте в этих строках прочерки. Если вы и есть грузоотправитель, можно написать «Он же» или «Тот же», но название и адрес грузополучателя запишите полностью, даже если это клиент. Если заполняете УПД об оказанных услугах или выполненных работах, поставьте в этих строках прочерки.
Шаг 4. Добавьте информацию о сделке
Запишите номера и даты документов, которые имеют отношение к продаже, в следующих строках:
- «К платёжно-расчётному документу №» (строка 5) — чек или поручение с предоплатой.
- «Документ об отгрузке: наименование, №» (строка 5а) — это и есть УПД, который вы заполняете; дублируйте информацию из первой строки.
- «К счёту-фактуре (счетам-фактурам), выставленному (выставленным) при получении оплаты, частичной оплаты или иных платежей в счёт предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав №» (строка 5б) — длинная формулировка означает счёт-фактуру об оплате или предоплате.
- «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)» (строка 8) — госконтракт.
В строке «Валюта: наименование, код» (строка 7) укажите данные из Общероссийского классификатора валют. Например: «Российский рубль, 643», «Юань, 156», «Доллар США, 840», «Евро, 978».
Под таблицей с товарами и услугами заполните строки:
- «Основание передачи (сдачи) / получения (приёмки)» (8) — договор или соглашение, по которому вы продали товар или услугу.
- «Данные о транспортировке и грузе» (9) — накладная или путевой лист, масса груза, название перевозчика.
- «Иные сведения об отгрузке, передаче» (12) — сертификаты, паспорта.
Если не было предоплаты, доставки, сопутствующих документов или вы работаете не по госконтракту, оставьте эти строки пустыми.
Шаг 5. Заполните таблицу
В центре УПД есть таблица. Укажите в ней, что вы продали, в каком количестве и за какую цену.
Часть столбцов нужно заполнить для любых товаров и услуг:
- А и 1 — номер строки;
- 1а — название товара или услуги;
- 2 и 2а — код и сокращение единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения, например, метр — «006, м»;
- 3 — количество;
- 4 — цена за одну единицу;
- 5 — стоимость за весь объём без НДС.
- 7 и 8 — ставка и сумма НДС;
- 9 — общая стоимость с НДС.
Остальная таблица нужна для отдельных видов товаров:
- Экспортных — код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС в столбце 1б. Что такое ТН ВЭД ЕАЭС и где его посмотреть, рассказали отдельно.
- Товары, за которые нужно платить специальный налог — акциз, например, алкоголь, табак.Подакцизных — сумма акцизы в столбце 6.
- Некоторые виды импортной техники и детских вещей, за оборотом которых следит налоговая.Прослеживаемых — номер партии (11), единица измерения (12 и 12а), количество (13) и стоимость (14).
Если что-то из последнего списка не относится к вашим продуктам, ставьте прочерки. А если вы не продаёте и не используете в работах прослеживаемые товары, то столбцы с 12 по 14 вообще можно не печатать в бумажном виде.
Шаг 6. Посчитайте листы, подпишите и поставьте печать
Слева под таблицей укажите количество листов УПД.
В завершение поставьте подписи, укажите ФИО и (иногда) должности сотрудников. Вот что и в каких строках заполнить:
- Если у вас ООО, под таблицей поставьте подпись и ФИО в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».
- Если у вас ИП, оставьте свою подпись, ФИО, номер и дату выдачи ОГРНИП в строке «Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо».
- Строка (10) в нижней левой части листа — должность, подпись и ФИО того, кто передал товар, сдал работы или оказал услуги.
- (11) — дата передачи товара или оказания услуги.
- (13) — должность, подпись и ФИО сотрудника, который отвечает за оформление документов. То есть может подписывать акты, накладные и УПД: руководитель и те, кого он назначил приказом.
Если сотрудник упоминается в УПД в нескольких строках, ему достаточно поставить подпись один раз, а потом указывать только ФИО и должность. Например, если главный бухгалтер компании отвечает за оформление документов, он может расписаться под таблицей, а в строке 13 — нет.
Внизу листа поставьте печать или вместо неё в строке 14 запишите информацию о бизнесе: название, ИНН, КПП.
Как исправить ошибку в УПД
Если вы уже подписали УПД с двух сторон, а потом поняли, что часть данных нужно поменять, есть два способа это сделать.
Если заметили опечатку (например, в названии товара написали «козы» вместо «розы»), заполните ещё один УПД. Скопируйте все данные из первого варианта, только без ошибок, а под номером документа напишите номер и дату исправления.
Когда нужно изменить цену или количество, заполните универсальный корректировочный документ (УКД). В основном он такой же, как УПД, но есть несколько отличий.
В УКД информация о каждом товаре или услуге делится на четыре строки:
- А — изначальная информация;
- Б — после изменения;
- В — насколько увеличилась сумма;
- Г — насколько уменьшилась сумма.
Для каждого товара заполните или строку В, или строку Г, но не обе одновременно. Потому что не может быть, чтобы сумма стала и больше, и меньше.
Под таблицей укажите, в каких документах вы договорились с клиентом об изменениях или предупредили его об этом (например, в уведомлении, соглашении).
В УКД есть два новых места для подписей. Подпишите только одно из них, а во втором поставьте прочерк:
- «Предлагаю изменить стоимость» — если в договоре или другом документе о сотрудничестве не прописана возможность менять сумму.
- «Уведомляю об изменении стоимости» — если есть условия, которые позволяют менять сумму.
УКД можно оформить в бумажном и электронном виде. В электронном он, как и УПД, должен быть в формате xml.
.xls
Универсальный корректировочный документ
Что ещё нужно заполнить для учёта УПД
Вносите информацию об УПД со статусом 1 в журнал учёта счетов-фактур, книги продаж и покупок. Эти документы помогают учитывать НДС. УПД со статусом 2 в них указывать не нужно.
Книга продаж — это список всех УПД, УКД и счетов-фактур, которые вы выставили. Выглядит как большая таблица с названиями, номерами и датами документов, реквизитами покупателей. Можно заполнять в бумажном или электронном виде, например, в программе для бухучёта.
Книга покупок — список УПД, УКД и счетов-фактур, которые вы получили. Ещё после оказания услуги или передачи товара туда нужно записывать счета-фактуры, которые вы выставили, когда получили аванс. Выглядит так же, как книга продаж, только вместо реквизитов покупателей там реквизиты продавца. Начинайте новые книги раз в квартал — это период налоговой отчётности НДС.
Журнал учёта счетов-фактур заполняют посредники — это те, кто покупают что-то для другого бизнеса за их счёт. Например, экспедиторы: берут заказы на перевозку груза и на эти деньги нанимают перевозчиков. В журнале есть две таблицы: с выставленными и с полученными документами.
Актуальные формы этих документов можно скачать по ссылкам ниже:
В какие сроки нужно оформить УПД
Оформляйте УПД в день оказания услуги или продажи товара, как акты и накладные. Сделать его позже задним числом нельзя по статье 9 федерального закона № 402. Если из-за этого в декларации НДС будет неправильная сумма, ФНС оштрафует на сумму от 20 до 40% недоплаченного налога по статье 122 НК.
Сколько времени хранить УПД
По статье 23 НК храните УПД и другие налоговые документы 5 лет. Отсчитывайте срок, начиная со следующего года, после того, в котором использовали УПД.
Например, вы выставили УПД в апреле 2026 года. В июле вы сдали декларацию по НДС за второй квартал 2026 года. Значит, этот УПД нужно хранить 5 лет: с 1 января 2027 и до конца 2031 года.
Частые вопросы об УПД
Что такое УПД в бухгалтерии?
УПД (универсальный передаточный документ) — это документ с информацией о товаре или услуге. Его можно использовать вместо счёта-фактуры, акта, товарной накладной. Нужен для отчётности в налоговую и на случай суда. УПД не может заменить счёт-фактуру, который вы заполняете, когда получаете аванс от покупателя.
Чем отличаются статусы УПД 1 и 2?
Статус показывает, какие документы заменяет заменяет УПД:
- статус 1 — значит, УПД заменяет счёт-фактуру и акт или накладную;
- статус 2 — только акт, накладную или оба документа одновременно (например, если вы продали окно и услуги по его монтажу).
Что можно не заполнять в УПД со статусом 2?
УПД со статусом 2 заменяет только акт и накладную, поэтому можно не заполнять то, что касается только счёта-фактуры:
- ставку НДС;
- к какому платёжно-расчётному документу прилагается УПД;
- сумму акциза в стоимости товаров;
- код и название страны происхождения импортного товара;
- номер таможенной декларации.
Можно ли использовать УПД вместо акта выполненных работ?
Да, можно заменить акт выполненных работ УПД, для этого поставьте статус 2.
Чем УПД отличается от товарной накладной?
В УПД больше информации, чем в товарной накладной, потому что УПД может заменять не только накладную, но и акт выполненных работ, и счёт-фактуру.
В чём разница счёта-фактуры и УПД?
УПД — это счёт-фактура с дополнительными строками, которые заменяют акты и накладные.
Какой документ заменяет УПД?
УПД заменяет счета-фактуры, акты и накладные. Можно использовать УПД только вместо акта и накладной, но только вместо счёта-фактуры нельзя (например, когда вы получаете аванс, но ещё не передаёте товар).
Можно ли УПД заполнять от руки?
Да, УПД можно полностью или частично заполнить от руки. Например, если вы передаёте УПД с курьером и он на месте дописывает, кто и когда принял груз.
Кто обязан применять УПД с 2026 года?
Ни у одного вида бизнеса нет обязанности применять УПД. Заменять счёт-фактуру и акт или накладную на УПД или отправить несколько отдельных документов — это добровольное решение.
В электронных документах есть формат xml, например, УПД можно отправлять по ЭДО только в нём. С января 2026 в этом формате нельзя отправлять акты и накладные, но всё ещё можно в других (например, в pdf или docx).
