ТН и ТТН: в чём разница, и когда какой документ оформлять

Ирина Коровяковская
Автор Справочной

Читать 6 мин

Вы продали товар и отправляете его клиенту. Перевозить будет транспортная компания или вы отвезёте груз сами? В этот момент возникает вопрос: какой документ оформить — транспортную накладную или товарно-транспортную? Разбираемся, чем они отличаются и какой документ нужен в каждой ситуации.

Чем отличаются ТН и ТТН:

ТН показывает только перевозку товара, а ТТН — перевозку и передачу;
ТТН обязательна для спиртосодержащих товаров, а для остальных по желанию.

Что и когда оформлять:

Везёте спиртосодержащую продукцию — оформляйте ТТН и на своей машине, и с перевозчиком.
Отправляете другие товары через транспортную компанию — оформляйте ТН.
Доставляете другие товары сами — ТН не нужна, а ТТН можете оформить по желанию.

Когда нужна ТН, а когда — ТТН

Чтобы понять, какой документ оформить, определите, кто везёт груз и относится ли товар к спиртосодержащим.

Варианты оформления перевозок

Ситуация	Обычный товар	Спиртосодержащий товар
Свой товар + своя машина	ТН не нужна	ТТН нужна
Свой товар + сторонний перевозчик	ТН нужна	ТТН нужна
Продажа + доставка перевозчиком	ТН + УПД или ТОРГ‑12, либо только ТТН	ТТН + ТН для списания расходов на доставку
Продажа + самовывоз клиента	Без ТН, только УПД или ТОРГ‑12	ТТН + УПД или ТОРГ‑12

Дальше разберём конкретные ситуации.

Груз везёт сторонняя компания

Когда это ваш случай. Вы продали товар и для доставки привлекли стороннюю транспортную компанию или частного водителя-ИП. Груз едет не вашим транспортом, а по договору перевозки.

Какие документы оформить. Оформляйте транспортную накладную (ТН) — она подтверждает факт перевозки и обосновывает расходы на доставку.

Что ещё оформить. ТН фиксирует только перевозку, а не продажу, поэтому дополнительно оформляйте УПД или ТОРГ-12. Именно эти документы подтверждают передачу товара покупателю.

Какие документы оформить, если продаёте товар

Пример. Клиент купил у вас холодильник с доставкой в другой город. Перевозить будет транспортная компания, с которой у вас заключён договор. Тогда перевозчику вы оформляете ТН, а покупателю — ТОРГ-12 (УПД).

Нюансы. Можете оформить ТТН, если так прописано в вашей учётной политике, чтобы заменить комплект из ТН и УПД (ТОРГ-12).

Вы доставляете товар на своей машине

Когда это ваш случай. Вы доставляете товар клиенту на своей машине или перевозите груз между своими складами. Отдельного договора перевозки нет.

Какие документы оформить. Транспортная накладная не нужна, потому что нет договора перевозки.

Выпишите:

Документы по передаче товара (УПД или ТОРГ-12), если это продажа клиенту.
Внутренний документ на перемещение (например, накладную на внутреннее перемещение), если это перемещение между своими объектами.

Пример. Клиент купил у вас партию коробок сока и попросил срочно привезти в его кафе. Вы решаете отвезти на своей машине. Грузите товар и оформляете УПД — документ по продаже товара. ТН здесь не нужна, потому что вы не нанимаете стороннего водителя.

Клиент забирает товар сам

Когда это ваш случай. Покупатель самостоятельно забирает товар со склада или магазина. Договора перевозки нет, перевозчиком выступает сам покупатель.

Какие документы оформить. Транспортная накладная не нужна, потому что нет перевозки по договору. Выпишите документы по продаже (УПД или ТОРГ-12), чтобы подтвердить передачу товара покупателю.

Пример. Покупатель пришёл в ваш магазин и забрал купленный холодильник. Оформляете УПД или ТОРГ-12, транспортную накладную не делаете.

Если товар спиртосодержащий

Когда это ваш случай. Если вы продаёте и перевозите спиртосодержащий товар, например, алкоголь или парфюмерию, на своей машине, транспортной компанией или клиент забирает сам.

Какие документы оформить. Оформляйте ТТН — это требует статья 10.2 федерального закона № 171.

Что ещё оформить. Для списания расходов на доставку, когда везёт наёмная машина, оформите обычную ТН, потому что ТТН не списывает расходы на транспортировку.

Нюансы. Заменить ТТН комплектом из ТН и УПД (ТОРГ-12) для спиртосодержащего товара не получится.

Как оформить транспортную накладную

Вы заполняете ТН, потому что передаёте товар перевозчику: в ТН это поле «Грузоотправитель». Форма ТН закреплена в приложении 4 постановления правительства № 2200.

.xls

Шаблон бумажной транспортной накладной

Сколько экземпляров нужно:

Если на бумаге — 3 экземпляра: для вас, перевозчика и получателя.
Если через ЭДО — 1 электронный документ. С 1 сентября 2026 года бумажные ТН будут использоваться в редких исключениях, придётся перейти на электронные транспортные накладные. Как настроить процессы и не попасть на штрафы при работе с ЭТрН, читайте в статье.

Что обязательно заполнить:

Дату и номер накладной.
Данные отправителя.
Данные перевозчика.
Данные получателя.
Описание груза: наименование, количество, вес.
Условия перевозки: маршрут, дата, время.
Подписи сторон.

Без этих разделов проверяющий на дороге или налоговая могут признать ТН оформленной с ошибками.

Как действовать по шагам:

Заполните ТН до передачи груза перевозчику.
Перевозчик подписывает её при приёмке.
Получатель подписывает при доставке.
Сохраните свой экземпляр: он подтверждает расходы на перевозку.

Частые ошибки:

не указывают точные данные перевозчика;
путают описание груза с договором;
не подписывают один из экземпляров.

Из-за этого налоговая может не принять расходы на доставку.

1/3

Пример заполнения обязательных разделов ТН

Как оформить товарно-транспортную накладную

ТТН тоже оформляете вы — грузоотправитель. Форма ТТН утверждена в постановлении правительства № 78.

.xls

Бланк бумажной товарно-транспортной накладной

Сколько экземпляров нужно:

Если на бумаге — 3 экземпляра: для вас, перевозчика и получателя.
Если через ЭДО — 1 электронный документ. С 1 сентября 2026 года бумажные ТТН также нужно заменить на электронные.

Электронный документооборот (ЭДО): как подключить и что учитывать при выборе сервиса

Что обязательно заполнить:

Данные отправителя.
Данные перевозчика.
Данные получателя.
Раздел о перевозке: маршрут, дата, время.
Раздел о товаре: наименование, количество, вес.
Подписи сторон: грузоотправитель, перевозчик, получатель.

Бухгалтер не подписывает ТТН, потому что она не списывает расходы на перевозку.

Как действовать по шагам:

Заполните ТТН до передачи груза перевозчику.
Перевозчик подписывает её при приёмке.
Получатель подписывает при доставке.
Сохраните свой экземпляр: он подтверждает факт передачи товара.

Частые ошибки:

не заполняют раздел о товаре или о перевозке;
пропускают подпись одной из сторон;
путают количество экземпляров или форму документа.

Из-за этого дорожная инспекция и налоговая могут считать документ недействительным.

1/2

Пример заполнения товарного раздела ТТН

Чем грозят ошибки или отсутствие ТН и ТТН

Нарушения в ТН или ТТН могут привести к вопросам от ГИБДД, налоговой, бухгалтерии и контролирующих органов.

Если документов нет на дороге

Если у водителя нет документов, подтверждающих законность перевозки груза, инспектор может выписать штраф 500 рублей, а также проверить, на каком основании перевозится товар.

Если не оформили или ошиблись в ТН/ТТН

ТН и ТТН подтверждают расходы и оборот товаров для налоговой. Важно заполнять документ правильно: прописывать все данные, проверять реквизиты грузоотправителя и получателя.

Иначе даже из-за небольшой ошибки налоговая может:

не принять расходы на перевозку;
доначислить налог;
оштрафовать от 10 000 рублей до 20% от неуплаченного налога;
не вычесть НДС, который вы заплатили перевозчику.

В итоге заплатите больше налогов.

Кейс из судебной практики, дело № А63‑11612/2023.

Что случилось. Компания «Кавминсервис» из Ставропольского края закупала стеклобой у нескольких поставщиков. Налоговая проверила документы и решила, что перевозка груза не подтверждена: ТТН заполнили с ошибками. Из-за этого налоговая не вычла НДС и доначислила налоги на 6,9 миллиона рублей.

Как решали. Компания пошла в суд и представила договоры, счета‑фактуры, товарные накладные и другие документы по перевозкам. Суд решил, что часть поставок реально состоялась, и отменил доначисления на 3,5 миллиона рублей. В итоге Кавминсервис всё равно заплатили 3,4 миллиона рублей, но доначисление уменьшили почти вдвое. Фирма пыталась обжаловать решение в Верховном Суде, но им отказали, подтвердив, что нижестоящие суды всё оценили правильно.

Как избежать таких проблем. Из‑за того, что ТТН оформили с ошибками, компания столкнулась с проверкой налоговой, доначислениями и большими затратами на несколько миллионов рублей на годы вперёд. Юристы отмечают, что одной ТТН мало, чтобы доказать поставку: нужны ещё договоры, счета, журналы въезда‑выезда и платежи. Суды проверяют реальность сделки, а не только бумаги. Если бизнес не ведёт реальную деятельность (не платит налоги, нет отметок в журналах въезда), налоговая может признать сделку фиктивной. Поэтому важно заполнять все документы правильно.

Если нет ТТН при перевозке спирта

Росалкогольторг может признать перевозку незаконной и оштрафовать до 300 тысяч рублей либо изъять продукцию.

Частые вопросы о ТН и ТТН

Что такое ТН простыми словами?

ТН — это документ на перевозку груза наёмной машиной. Он показывает, кто и куда везёт товар, на каких условиях.

Что такое ТТН простыми словами?

ТТН — это документ, который подтверждает доставку и передачу товара. Его обязательно оформляют при перевозке спиртосодержащей продукции.

В чём отличие ТН от ТТН?

ТН подтверждает только перевозку груза, а ТТН — и перевозку, и передачу товара покупателю. ТТН обязательна при перевозке спиртосодержащей продукции, а ТН — нет, если не нужно списывать расходы на доставку.

Что оформлять: ТН или ТТН?

Зависит от ситуации. Если вы везёте груз наёмной машиной, оформляйте ТН. Если доставляете спиртосодержащий товар, нужна ТТН, а для остальных товаров ТТН можно использовать по желанию.

Кто должен оформлять ТТН?

ТТН оформляет грузоотправитель — тот, кто отправляет товар.

Какой документ может заменить ТТН?

ТТН обязательна при перевозке спиртосодержащих товаров, заменить её нельзя. Для других товаров ТТН можно заменить: ТН + УПД или ТН + ТОРГ-12. С 1 сентября 2026 года бумажные ТТН заменят электронные в большинстве перевозок.