Перед оплатой проверьте статус самозанятого на сайте ФНС. После каждой выплаты просите у исполнителя чек и убедитесь, что в нём верные реквизиты: ИНН компании, сумма и описание услуги. Пропишите в договоре санкции за невыдачу документа и обяжите сообщать вам об утрате статуса самозанятого. Если исполнитель не выдал чек или выдал, а потом аннулировал, а деньги не вернул — обращайтесь в налоговую.
Зачем нужен чек самозанятого
Чек — обязательный документ, который самозанятый передаёт заказчику после того, как получил оплату за свою работу.
Если исполнитель — самозанятое физлицо. Без чека налоговая может признать отношения трудовыми, а значит, придётся начислить НДФЛ и страховые взносы как за обычное физлицо. Если не заплатить вовремя, налоговая выпишет штраф по статье 122 НК: 20−40% от суммы плюс пени за каждый день просрочки.
Ещё без обязательного подтверждающего документа расходы не примут в налоговом учёте, из-за этого придётся заплатить больше налогов. Другим документом заменить чек не получится, так разъяснили ФНС и министерство финансов.
Если исполнитель — ИП на Налог на профессиональный доход — специальный налоговый режим для самозанятых. Самозанятые — это и есть плательщики НПД.НПД. В этом случае отсутствие чека не так критично. ИП сам платит за себя налоги и взносы, поэтому компании не грозят переквалификация в трудовые отношения, начисление НДФЛ и проблемы с кадровой отчётностью. Но заказчику на ОСНО, ЕСХН и УСН «Доходы минус расходы» чек всё же нужен, чтобы подтвердить расходы и уменьшить налоги. Подробнее о том, как предпринимателю работать с самозанятым, читайте в статье.
Обязан ли самозанятый выдать чек и в какие сроки
Создать чек и отправить его заказчику — прямая обязанность самозанятого. Так написано в статье 14 федерального закона № 422. Срок передачи чека зависит от способа оплаты.
| Способ оплаты | Срок передачи |
|---|---|
| Наличными или с помощью электронных средств платежа, например, банковской карты, электронного кошелька | В день получения денег |
| При прочих безналичных расчётах, например, переводом денег на расчётный счёт самозанятого | До 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором совершена выплата. Например, если деньги поступили 25 сентября, плательщик НПД должен отправить документ до 9 октября |
Исключение: чек не удалось выдать из-за технических проблем, например, зависло приложение «Мой налог» и не работает личный кабинет на сайте ФНС. Тогда документ нужно оформить в течение дня после устранения неполадок, это следует из статьи 3 федерального закона № 422.
Чек выставляется в приложении «Мой налог». Самозанятый высылает заказчику документ в электронном виде или распечатывает на бумаге. Каким способом вам удобнее получать чеки, пропишите в договоре.
Как заказчику обезопасить себя
Проверяйте статус самозанятого перед каждой оплатой. Для этого на сайте ФНС укажите ИНН исполнителя, текущую дату и нажмите «Найти». Если всё в порядке, внизу вы увидите надпись «Является плательщиком налога на профессиональный доход». О том, что делать заказчику, если исполнитель потерял статус самозанятого, рассказывали в статье.
Включите в договор санкции за невыдачу чека. Пример формулировки: «Если чек не выдан в сроки, установленные федеральным законом № 422, исполнитель обязан выплатить заказчику штраф в размере 50% от суммы, на которую должен был быть выдан чек». Также нужно прописать, что самозанятый обязан сразу сообщить заказчику, если потеряет свой статус.
Всегда просите чек после оплаты и проверяйте его подлинность. Чтобы проверить, настоящий ли документ, отсканируйте QR-код камерой телефона. Если чек настоящий, он откроется на сайте налоговой. Если появляется ошибка или страница не загружается — плательщик НПД его аннулировал.
Убедитесь, что исполнитель правильно заполнил реквизиты: название товара или услуги, сумму вознаграждения, ИНН вашей компании. Если нашли ошибку, попросите самозанятого аннулировать чек и сделать новый.
Храните чеки в бумажном или электронном виде. Об этом говорится в пункте 5 письма налоговой № СД-4−3/2899@.
Что делать, если чека нет
Если вы оплатили работу, а исполнитель не отправил чек, действуйте по такому алгоритму.
Свяжитесь с исполнителем. Для него есть риски штрафов по статье 129.13 Налогового кодекса — 20% от суммы дохода за первое нарушение и 100% за повторное в течение шести месяцев. Если вы закрепили в договоре штрафы за невыдачу чека, сошлитесь на него.
Обратитесь в налоговую. Если самозанятый отказывается формировать чек или игнорирует просьбы, напишите В пункте 7 письма ФНС от 20 февраля 2019 года № СД-4−3/2899@ налоговая рекомендует заказчикам сообщать о подобных случаях.заявление в налоговую. Сделать это можно на сайте ФНС:
- Выберите налоговую по вашему региону.
- Укажите название вашей фирмы, данные руководителя и его телефон.
- В графе «Содержание обращения» опишите причину подачи жалобы.
- В разделе «Вложить файлы» прикрепите сканы договора, акт, счёт, платёжное поручение, переписку с самозанятым и другие документы, которые подтверждают сотрудничество.
Сотрудник ФНС проведёт проверку в течение 30 календарных дней и, если найдёт нарушение, оштрафует самозанятого и обяжет сформировать чек. Ответ вы получите по электронной почте, которую указали в заявлении.
Оплатите налоги и взносы за исполнителя. Если самозанятый — физическое лицо — так и не отправил чек, а проверка затянулась, деньги, которые ему выплатили, нужно оформить как расчёт с физлицом. Это значит, что организации нужно будет заплатить НДФЛ, страховые взносы и пени за каждый день просрочки, а также подать уточнённую отчётность в налоговую и фонды. Если исполнитель — ИП на НПД, оплачивать налоги и взносы не нужно.
Что делать, если чек аннулирован
Самозанятый может аннулировать чек, если:
- совершил ошибку, допустим, неверно ввёл сумму или ИНН заказчика;
- вернул деньги клиенту, например, сделка сорвалась и самозанятый вернул предоплату.
Иногда исполнитель решает аннулировать чек, чтобы сэкономить на налоге. Например, самозанятый дизайнер получил за разработку логотипа 50 000 рублей, создал чек и передал компании-заказчику. Но потом он передумал платить налог и аннулировал документ.
Если вы узнали об аннулировании, действуйте так:
- Потребуйте от самозанятого отправить чек повторно. В приложении «Мой налог» плательщики НПД могут создавать чек задним числом.
- Обратитесь в налоговую, если исполнитель не выполнил ваши требования. В письме от 28 октября 2021 года ФНС рекомендует сообщать о таких случаях.
- Учтите расходы. Если исполнитель деньги не вернул, вы всё равно можете учесть расходы по аннулированному чеку, так как вины клиента здесь нет, так разъяснила налоговая.
Если самозанятый вернул вам деньги по аннулированному чеку, скорректируйте налоговую базу в порядке, который установлен для вашего режима налогообложения. Об этом говорится в пункте 8 письма ФНС № СД-4−3/2899@.
Как учесть в расходах чеки от самозанятого
Учесть оплату самозанятому в расходах можно на ОСНО, ЕСХН и УСН «Доходы минус расходы», если затраты экономически обоснованы и есть документы, подтверждающие оплату. Кроме чека понадобятся:
- Договор ГПХ — на оказание услуг или выполнение работ.
- Акт — его составляют, чтобы зафиксировать период или дату оказания услуги.
Когда учитывать в расходах оплату услуг самозанятого
Ирина Герасименко поясняет, что дата принятия расходов зависит от метода, который применяет бизнес:
- При Доходы и расходы учитываются тогда, когда они реально поступают или уходят со счёта компании.кассовом — расходы признаются по мере их фактической оплаты, то есть датой чека.
- При Доходы и расходы признаются по дате совершения операции.методе начисления есть два варианта: если работы приняты после расчётов, то расходы отражаются датой акта, когда акт подписан до выплаты вознаграждения — датой чека.
Допустим, если чек получен в первом квартале, а акт подписан во втором, то расход учитывается во втором квартале. Когда акт подписан в первом квартале, чек получен во втором — расход отражается во втором квартале.
Собрали все ситуации в одной таблице, чтобы вам было легче понять, когда учитывать расходы.
Когда признавать расходы
| Ситуация | Когда учитывать расходы |
|---|---|
| Акт подписан, но чек не получен | Нельзя учитывать расход |
| Оплата и чек получены в один день | В этот день |
| Дата чека раньше даты акта (предоплата) | На дату акта |
| Дата акта раньше даты чека | На дату чека |
Как учесть расходы в бухгалтерском учёте
В бухучёте расчёты с самозанятыми чаще всего отражаются на счёте 60 или 76.09 в качестве поставщиков или прочих дебиторов и кредиторов. Если расчёт с плательщиками НПД производится по Способ оплатить услуги нескольких исполнителей одним документом. Он удобен, когда компания сотрудничает с несколькими самозанятыми, например, курьерами, водителями.реестрам, учёт можно вести по счёту 76.16 «Расчёты с самозанятыми».
Когда компания рассчитывается с самозанятым, операция записывается на дебете, а стоимость полученных от исполнителя товаров или услуг фиксируется на кредите. Запись, которая отражает движение денег или обязательств между двумя или более счетами учёта. Каждая проводка состоит из дебета и кредита.Проводки по учёту расходов на самозанятых зависят от того, какие услуги они предоставили.
Примеры проводок по операциям с плательщиками НПД
| Описание операции | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Самозанятый провёл пусконаладочные работы, отремонтировал станок | 20 | 60, 76 |
| Самозанятый настроил компьютер, оказал бухгалтерские услуги | 26 | 60, 76 |
| Услуги самозанятого учтены в расходах организации | 44 | 60, 76 |
| Оплачены услуги, товары, работы с расчётного счёта компании | 60, 76 | 51 |
| Оплачены услуги, товары, работы через кассу (наличными) | 60, 76 | 50 |
Частые вопросы о чеках самозанятых
Обязательно ли распечатывать чек от самозанятого?
Нет. Чек можно хранить в любой удобной форме: бумажной или электронной.
Когда самозанятый должен выдать чек?
Зависит от способа оплаты:
- В день получения денег, если клиент расплатился наличными или с помощью электронных средств платежей (например, банковской картой, электронным кошельком).
- До 9 числа следующего месяца при прочих безналичных расчётах. Например, если деньги поступили 25 сентября, самозанятый должен отправить чек до 9 октября.
Как налоговая узнает, что самозанятый не выдал чек?
Есть несколько способов:
- Жалоба клиента. Покупатель или заказчик может пожаловаться в ФНС, если самозанятый не выдал ему чек или выдал, а потом аннулировал, а деньги не вернул.
- Проверка компании-заказчика. Если налоговая увидит в отчётах организации расходы на услуги самозанятых, она запросит у заказчика документы.
Можно ли принять в расходы чек от самозанятого?
Да, можно, но не на всех режимах:
- УСН «Доходы» (6%) — нет. Расходы на этом режиме не уменьшают налоговую базу, чек нужен только для подтверждения законности выплат, чтобы налоговая не начислила страховые взносы и НДФЛ.
- УСН «Доходы минус расходы» (15%) — да. Чек вместе с актом подтверждают расходы. Без документов налоговая не примет затраты и может доначислить налоги и взносы.
- ПСН — нет. Налог считается фиксированно, расходы не учитываются. Но чек обязателен, чтобы показать, что работа выполнена самозанятым, а не обычным физлицом.
- ОСНО — да. Чек, договор и акт позволяют признать расходы при расчёте налога на прибыль.
- ЕСХН — да, если расходы связаны с производственной деятельностью, а также подтверждены чеком и актом.
Что грозит организации, если самозанятый не выдал чек?
Без чека ФНС не примет расходы к вычету, а также обяжет компанию доплатить за самозанятого физлица НДФЛ, страховые взносы как за физическое лицо.
