Уведомлять о праве отказаться от ночной работы нужно только отдельные категории работников: инвалидов, женщин с детьми до трёх лет и других. Оформите уведомление в двух экземплярах и дайте на подпись сотруднику. Отказ не будет считаться прогулом.