Какой договор подписать с фрилансером

ИП может договориться с человеком о задаче на словах или в мессенджере, Гражданский кодекс допускает такие договоры. Но правильно оформленные бумажные документы делают работу прозрачной и защищают от взаимных претензий. А юрлица, по закону, не могут заключать с физлицами устные сделки, поэтому при работе с фрилансерами важен договор.

В договоре вы закрепляете условия сотрудничества: объём работ, сроки, оплату, права и обязанности сторон. Когда принимаете результат, оформляете акт выполненных работ, а если работаете с самозанятым, получаете чек.

Без этих документов появляются риски:

Кто исполнитель. Стоимость работ фрилансера и ваши налоги зависят от того, с кем вы работаете — с обычным физлицом, с самозанятым или ИП. Ниже подробно расскажем, чем отличается сотрудничество в этих случаях.

Что вы покупаете. Тип договора зависит от того, что вы заказываете и оплачиваете:

Нужна ли передача прав на результат. Если вам нужны исключительные права на произведение, например, на принт для одежды, включите пункт о передаче прав в договор и акт.

Договор подряда — когда нужен конкретный результат. Подходит для наполнения справочника на сайте, ремонта в офисе, печати листовок. Условия такого договора подробно прописаны в статье 702 Гражданского кодекса.

Используйте эту форму, если есть понятный объём работ и сроки, например, 1 000 напечатанных брошюр к 1 августа или построенная к 1 июня баня. Требования к результату лучше всего прикрепить к договору в виде техзадания или проекта: если фрилансер его не выполнит, вы сможете не принимать и не оплачивать работу или списать неустойку за просрочку. Укажите начальный и конечный сроки, если нужно — промежуточные этапы. При приёмке работы составьте акт приёма-передачи, он подтвердит для налоговой ваши расходы. Недостатки сразу фиксируйте в акте.

Договор возмездного оказания услуг — когда важен процесс. Подходит для поддержки сайта, консультации по маркетингу, услуг риэлтора. Условия договора подробно описаны в статье 779 Гражданского кодекса. Здесь не всегда есть конечный результат, а услуга может быть разовой, повторяющейся или абонентской, например, как при работе с удалённым бухгалтером.

Ещё такой договор подходит, если вы временно нанимаете специалиста, который каждый день будет делать одно и то же. Например, настраивать контекстную рекламу в августе и сентябре, когда ваш продукт ищут чаще всего. При каждой оплате фрилансеру тоже составляйте акт выполненных работ. Пропишите порядок и последствия досрочного отказа исполнителя от заказа, чтобы избежать споров по компенсации.

Договор авторского заказа — когда нужен творческий продукт. Подходит для заказа статьи, инженерного проекта, иллюстрации или дизайна сайта. Условия подробно описаны в статье 1288 Гражданского кодекса.

Используйте такой тип договора, если поручаете фрилансеру создать продукт интеллектуального труда. Чтобы полностью распоряжаться этим продуктом, включите в документ пункт о передаче вам исключительных прав на него:

Если не провести официально передачу прав, юридически продукт по-прежнему будет принадлежать создателю. По закону автор может запретить вам использовать его произведение, передать его конкурентам и даже выставить вам претензию за нарушение авторских прав с денежной компенсацией.

Анастасия Рязанцева, руководитель налоговой поддержки Инфраструктурная платформа для безопасного управления внештатными командами.Solar Staff, советует внимательно прописывать в договоре пункты об исключительной передаче прав: «Это один из самых критичных моментов, ошибки здесь приводят к серьёзным финансовым и репутационным потерям. Если в договоре не прописан пункт о переходе исключительных прав, то по умолчанию они остаются у исполнителя. Компания может использовать результат в собственных целях, но не вправе, например, продать его третьим лицам.

Акт приёма-передачи здесь — ключевой документ, в нём обязательно должна быть фраза: "Заказчик принял, а Исполнитель передал исключительные права на созданный объект (название) в полном объёме". Без этого переход прав считается несогласованным».

Налог. С вознаграждения нужно удержать 13% НДФЛ и перечислить налог в бюджет. На руки человек получит меньше, чем указано в договоре. Поэтому чаще всего стороны договариваются о чистой сумме, а в договоре указывают большую — с учётом налога.

Вот формула для определения цены до вычета НДФЛ:

Цена в договоре = сумма на руки / 0,87

Например, вы договорились с маляром-физлицом о покраске комнаты за 10 000 рублей. Тогда в договоре пропишите цену 10 000 / 0,87 = 11 494,25 рубля. Из этой суммы 1 494,25 рубля удержите и отправьте в бюджет как НДФЛ.

Страховые взносы. Ещё вы платите за исполнителя страховые взносы в размере 30% от его дохода. Эту сумму не вычитают из дохода, а платят сверху за свой счёт.

Отчётность. По такому фрилансеру нужно сдавать отчётность:

Как оформить. От исполнителя понадобятся паспорт, СНИЛС, ИНН и банковские реквизиты. Эти данные нужно указать в договоре, чтобы он был действительным.

Особенности. Работа с фрилансерами-физлицами обходится дороже: вы удерживаете НДФЛ, платите страховые взносы и сдаёте отчётность. Поэтому предприниматели чаще выбирают для сотрудничества самозанятых и ИП.

При работе с самозанятым не нужно платить налоги, взносы и отчитываться — такой исполнитель делает это сам. Важно только получить от него чек после оплаты. Чеки не нужно никуда сдавать, но храните их как подтверждение ваших расходов, а ещё на случай налоговой проверки.

Налог. Самозанятый платит налог 6% с дохода, если работает с компаниями и ИП. Поэтому заранее обсудите с исполнителем: сумма в договоре будет грязная (с налогом) или чистая (на руки). Часто в договор закладывают чуть больше, чтобы после налога самозанятый получил нужную сумму.

Вот формула для расчёта цены до уплаты налога при ставке 6%:

Цена в договоре = сумма после уплаты налога / 0,94

Например, вы пригласили клинера и договорились о цене за уборку в 10 000 рублей. Тогда в договоре пропишите цену 10 000 / 0,94 = 10 638,30 рубля. Эту сумму вы переведёте самозанятому, а он заплатит из неё 638,30 рубля налога.

Как оформить. Нужны паспорт, банковские реквизиты и справка самозанятого, её оформляют в приложении «Мой налог». В справке будет ИНН, который тоже нужно указать в договоре.

Справка показывает, что человек всё ещё находится в статусе самозанятого. Потерять статус он может, если заработает с начала года больше 2 миллионов 400 тысяч рублей. Если вы расплатитесь с исполнителем, когда он уже лишился своего статуса, придётся заплатить налоги и отчитаться, как за физлицо. Поэтому запрашивайте справку или проверяйте фрилансера сами в сервисе налоговой по проверке самозанятых. Ещё можно прописать в договоре, что человек сам вовремя сообщает вам об утрате статуса, иначе платит штраф.

Особенности. Государство следит, чтобы обычных работников не оформляли как самозанятых для экономии на налогах. Если в договоре написано, что ваш фрилансер получает регулярные выплаты, похожие на зарплату, или работает на вашей территории, может прийти проверка. Поэтому составляйте договор так, чтобы он не был похож на трудовой.

При работе с предпринимателями тоже не надо думать о налогах и отчётности. Фрилансер-ИП — это просто ваш контрагент, он сам платит за себя налоги и отчитывается.

Налог. Налог ИП зависит от его системы налогообложения: это может быть 6%, 13% и выше. Поэтому заранее договоритесь с предпринимателем, будете платить ему сумму с учётом налога или нет.

Как оформить. Нужны паспорт, банковские реквизиты, ИНН и выписка из ЕГРИП — в ней будет номер свидетельства о регистрации ИП, укажите его в договоре. Перед началом сотрудничества проверьте ИП на благонадёжность, как любого другого контрагента. Это можно сделать с помощью сервиса налоговой или сервиса Досье контрагента от Точка Банка.

Особенности. Оплачивать работу ИП можно точно так же, как услуги других контрагентов. Расходы на фрилансеров-ИП учитываются как прочие. Чтобы подтвердить их, нужны акты приёма выполненных работ.

Анастасия Рязанцева, руководитель налоговой поддержки Solar Staff, комментирует разницу в сотрудничестве с разными типами фрилансеров: «Разница действительно огромна, причём не только в налогах, но и в административной нагрузке, юридических рисках и гибкости сотрудничества. Если кратко, самозанятый — это лёгкий и гибкий вариант для небольших проектов, а ИП — золотой стандарт для бизнеса, самый надёжный и комфортный для бизнеса статус для серьёзного и постоянного сотрудничества. Физлицо — наименее выгодный вариант для заказчика».

Копирование формулировок из трудового договора. Иногда заказчики прописывают формулировки из обычного трудового договора в гражданско-правовом, например: «Исполнитель обязуется соблюдать правила трудового распорядка Заказчика, работать с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, получать ежемесячное вознаграждение в размере 50 000 рублей». Налоговая легко переквалифицирует такой договор в трудовой, доначислит НДФЛ и взносы, назначит штраф.

Чтобы избежать этого, опирайтесь на результат, а не процесс: «Исполнитель обязуется к 25.12.2025 г. передать Заказчику 10 подготовленных по ТЗ текстов. Оплата производится после подписания акта сдачи-приёмки работ».

Нет подробного технического задания (ТЗ). Например, заказчик оплатил разработку сайта. Исполнитель сделал сайт, но без адаптивной версии для мобильных устройств. В договоре значилось просто: «Разработка сайта компании X». Суд признал работу выполненной, так как формально сайт работает. В результате заказчик не получит нужного результата и понесёт убытки.

ТЗ — неотъемлемая часть договора. В нём должны быть конкретные, измеримые критерии: «Сайт должен корректно отображаться в браузерах Chrome, Safari, Firefox. Время загрузки главной страницы — не более 3 секунд. Наличие мобильной версии».

Не прописан порядок сдачи-приёмки работ. В договоре не всегда прописаны сроки на приёмку, условия исправления недостатков и последствия молчания исполнителя. Это может привести к тому, что фрилансер исчезает или затягивает сроки, и требовать результат сложно. Оштрафовать его не получится даже через суд.

Указывайте в договоре конкретные сроки и условия: «Если в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента подписания акта об исправлении недостатков Исполнитель не внёс исправления, применяется штраф — 10% от суммы договора».

Нет пункта о конфиденциальности и Non-Disclosure Agreement — соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, оно защищает коммерческую тайну и конфиденциальные данные от разглашения.NDA. Если не прописать в договоре условия о неразглашении информации со штрафными санкциями, возможны утечки вовне и конкурентам. Например, если с копирайтером, работавшим над запуском нового продукта, не подписать NDA, он после окончания сотрудничества может выложить у себя в блоге всю предпродажную подготовку и стратегию, и вы не сможете его остановить.

Чтобы обойтись без потерь и репутационных рисков, включайте в договор раздел о неразглашении коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

Юрлица не могут работать с фрилансерами без договора. Только ИП Гражданский кодекс разрешает договариваться с самозанятым или другим ИП о работе на словах или, например, при переписке в мессенджере. Но и предпринимателям безопаснее и выгоднее заключить с фрилансером гражданский договор. В нём можно точно описать требования к результату работы, а ещё это защищает вас на случай спора с исполнителем и подтверждает расходы на оплату его труда. Также по договору можно передать вам исключительные права на произведение.

Авторский договор заключают, когда есть заказ на произведение интеллектуального труда: текст, изображение, музыку. По такому договору автор произведения может передать заказчику исключительные права на него. А договор подряда подходит, когда нужно выполнить конкретный заказ в понятные сроки: например, сшить сумки-шопперы, построить баню. В этом случае нет речи о передаче заказчику прав на материалы.

Налоговую базу, с которой вы будете рассчитывать НДФЛ и взносы за автора-физлицо, можно уменьшить на сумму, потраченную на создание произведения, это прописано в статье 221 Налогового кодекса. Например, когда вы заказали киносценарий и купили автору специальную программу для оформления сценариев.

Уменьшать налоговую базу можно на любые расходы на создание произведения, которые вам удастся подтвердить. Общая сумма расходов не должна превышать 40% от вознаграждения. Если расходов нет, 221 статья Налогового кодекса позволяет уменьшить налоговую базу на 20%, но только если вы заказывали литературное произведение — статью или книгу.

Договор об оказании услуг заключают, когда от фрилансера требуется разовая или повторяющаяся услуга, например, покраска стен в офисе или бухгалтерское сопровождение. Если услуга повторяющаяся и договор с исполнителем заключаете на длительный срок, следите за формулировками в документе. Они должны чётко указывать, что фрилансер сам определяет условия и время работы, не подчиняется трудовому распорядку в вашей компании и не получает регулярные выплаты, напоминающие зарплату. Иначе гражданские отношения с подрядчиком могут переквалифицировать в трудовые, доначислить налоги и назначить штраф.