Как сделать фирменный бланк организации и ИП: инструкция с примерами

Фирменный бланк — документ-шаблон, который содержит основную информацию о бизнесе: реквизиты, логотип, контакты. Обычно его печатают на стандартных листах формата А4, оставляя свободное место для текста письма. Далее готовый бланк заполняют необходимой информацией и передают партнёрам, клиентам или сотрудникам. Его используют для деловой переписки, отправки писем, коммерческих предложений, справок и других документов. Единственное, на бланке не получится составить договор. Дело в том, что в шапке документа уже содержится полная информация о сторонах. А если такой бланк есть у каждого участника сделки, совместить их в одном договоре не выйдет.

Фирменный бланк — необязательный документ, его разработка и использование — личное решение руководства компании или ИП. О том, как создать бренд, который запомнят, рассказывали в статье. Официальный бланк помогает сформировать имидж фирмы, привлекает внимание. Он позволяет оперативно подготовить документы и избежать ошибок при их составлении, например, в реквизитах. Кроме того, бланк помогает быстро связаться с отправителем письма — все контакты на виду.

«Фирменный бланк — это элемент брендинга, который можно встретить практически в любом гайде по стилю. Часто мы уделяем большее внимание полиграфии, которая на виду — пакеты, папки-фолдеры, визитки, но классно оформленный бланк говорит о том, что компания действительно уделяет внимание каждой детали. Каждый бланк уникален и отражает общий стиль и потребности конкретного бизнеса» — Марина Волкова.

Фирменный бланк — неофициальный документ, поэтому к его оформлению не предъявляются никаких строгих требований. В то же время есть специальный государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.97−2016, который содержит список рекомендации к оформлению бланков.

Этот ГОСТ добровольный — вы можете применять его полностью, частично или вообще не использовать. Но если у вас нет дизайнера, а хочется создать понятный документ, его стоит иметь в виду.

Вы можете дополнить или сократить перечень реквизитов, при желании вставить товарный знак или логотип бизнеса — это выделит ваше письмо среди остальных. Обычно логотип размещают вверху посередине или слева, чтобы получатель сразу мог понять, от кого поступило письмо. Подробнее о защите товарных знаков и логотипов читайте в статье «Самое важное об интеллектуальной собственности: как бизнесу защитить свои права и не нарушить чужие».

Также по ГОСТу есть дополнительные требования к полям, бумаге, расположению реквизитов:

Документ используется не только в печатном, но и в электронном виде. При этом электронные и бумажные бланки должны быть одинаковыми — совпадать по дизайну, составу и расположению элементов.

«Большинство бланков имеют примерно одну и ту же структуру: логотип, название компании, реквизиты юридического лица, контактные данные, включая ссылку и названия аккаунтов социальных сетей. По желанию можно включить дополнительные элементы айдентики, например, на краях или фоном. Иногда клиент просит добавить ФИО руководителя, место для даты, номер документа, слоган компании и другую информацию. Но в целом запросы достаточно похожи друг на друга — это должно быть удобно для использования и отражать общий стиль» — Марина Волкова.

После того как вы введёте в верхний колонтитул нужную информацию, нажмите кнопку «Закрыть окно колонтитулов» в правом верхнем углу. После этого редактировать шапку бланка будет невозможно, что защитит сведения от случайного удаления. Чтобы внести изменения в шапку документа, дважды щёлкните мышью в области колонтитула. Далее, под шапкой бланка, по левому краю добавьте поля для даты и регистрационного номера документов.

«Идеальный бланк в моём понимании — лёгкий, лаконичный с минимальным вкраплением айдентики и грамотно закомпонованным текстом и логотипом. Помните: когда бланк откроет ваш партнёр или покупатель, он должен рассмотреть письмо или предложение в спокойном, невозбужденном состоянии, с комфортом его изучить» — Марина Волкова.

Есть специальные онлайн-сервисы для создания бланков, например ELLTY, Turbologo, Genlogo. Эти сервисы работают на русском языке, без ВПН. В них интуитивно понятный интерфейс, простой функционал и много готовых шаблонов, которые можно использовать. Сервисы оснащены сразу графическим редактором.

Рассмотрим сервисы ELLTY, Turbologo, Genlogo подробнее: что умеют, сколько стоят, примеры готовых работ.

ELLTY. Сервис предлагает шаблоны с готовым дизайном для многих бизнес-задач: от поста в соцсетях до брошюры. На сайте вы можете сделать бланк по шаблону, но скачать его бесплатно не получится. Зато можно поделиться ссылкой на документ с коллегами для совместного редактирования. Чтобы скачать документ, нужно купить тариф PRO от 416 рублей.

Turbologo. Сервис предлагает создать любой визуальный бизнес-продукт, от официальных бланков до визиток и мерча. Если у вас ещё нет логотипа, его можно сделать прямо в онлайн-сервисе. Найдите кнопку «Создать логотип», введите название компании, слоган и чем вы занимаетесь. Потом выберите подходящие цвета и картинки. Понравившийся вариант измените вручную: добавьте рамки, фигуры, поменяйте цвета, если нужно. Логотип создаётся бесплатно, но за его скачивание придётся заплатить. Услуга доступна за 1 390 рублей. А за 2 690 рублей сервис выдаст макеты конвертов, бланков, визиток и другой продукции.

Genlogo. Сервис подойдёт для создания фирменного стиля и всех элементов, которые должны быть на официальных документах: визитки, бланки, логотипы. Есть разные тарифы: логотип, векторный логотип, фирменный стиль, брендбук. Но бланк можно создать только при оплате тарифа «Фирменный стиль» или «Брендбук» стоимостью 2 690 и 3 900 рублей.

Необязательно самостоятельно создавать документ, можно поручить это профессионалам. Оформлением бланка занимаются рекламные, дизайнерские фирмы или типографии. Специалисты разработают дизайн, предложат несколько вариантов и напечатают нужное количество экземпляров. Если понадобится, создадут фирменный стиль и логотип.

«Цена зависит от количества и материала.Один бланк формата А4на белоснежной бумаге Color Copy может стоитьдо 50 рублей за лист. При печати на Снегурочке офсетным большим тиражом стоимость уменьшится кратно.Можно забрать готовый макет и печатать бланки на своём принтере. Если у компании есть фирменный стиль, разработка дизайна бланка обойдётся в 3 000−5 000 рублей. Пакет услуг по созданию фирменного стиля бизнеса — от 50 000 рублей.

Перед запуском тиража обязательно сделайте цветопробу. Один и тот же цветовой набор будет отличаться на разных бумагах, это неизбежная истина, через принятие которой с болью проходят многие наши клиенты. Всем хочется именно этот пыльно-розовый или коралловый, а не красный, поэтому попросите типографию сделать также варианты оттенков близких к вашему, чтобы можно было выбрать нужный. Но тут тоже есть совет: между цветопробой и тиражом должно пройти как можно меньше времени, чтобы настроение печатной машины, которую регулярно калибруют, не изменилось» — Марина Волкова.

Самостоятельно документ можно создать в Word или с помощью специализированных онлайн-сервисов, например ELLTY, Turbologo, Genlogo.

ИП и юридические лица могут работать без печати — документы заверяются только подписью руководителя. Компания сама решает, нужна ей печать или нет.

Нет, использование фирменного бланка не обязательно.

Фирменный бланк — неофициальный документ, поэтому к его оформлению нет строгих требований. В то же время есть специальный государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.97−2016, который содержит список рекомендации к оформлению бланков. ГОСТ — добровольный, бизнес сам решает, применять его или нет.