Как заполнять книгу покупок на УСН с НДС:
- ведите книгу покупок поквартально в электронном виде или на бумаге;
- отражайте документы с НДС, который принимаете к вычету;
- пишите сумму налога в рублях и копейках без округления;
- для каждой операции указывайте код вида;
- по Импортные товары, по которым налоговая отслеживает весь путь от ввоза в Россию до выбытия из оборота. Перечень есть в постановлении правительства № 1110 (холодильники, мониторы, стиральные машины, отдельные виды спецтехники и другое).прослеживаемым товарам заполняйте дополнительные графы 16−19.
После окончания квартала бумажную книгу до 25-го числа подпишите, прошнуруйте и пронумеруйте страницы. Электронную нужно только проверить.
Что такое книга покупок и зачем её вести
Книга покупок — форма для учёта документов с НДС по приобретённым товарам, работам и услугам. По статье 169 НК её ведут плательщики НДС — компании и ИП, в том числе когда платят его как Компании и ИП, у которых возникла обязанность удержать НДС из оплаты поставщику и уплатить за него налог в бюджет.налоговые агенты.
Книга нужна, чтобы подсчитать сумму налога, которую вы уплатили продавцам и исполнителям. Такой НДС называют входным или входящим. Если вы работаете на УСН с НДС со стандартными ставками (22, 10 или 0%), на сумму входного налога можно уменьшить платёж в бюджет. Для этого по итогам каждого квартала из начисленного НДС нужно вычесть тот, который вы внесли в книгу покупок. Чтобы лучше разобраться в НДС, можете скачать нашу методичку.
Методичка от Справочной про НДС на УСН
Сумма входного НДС, на которую уменьшается платёж, называется налоговым вычетом. Когда вы уменьшаете налог за счёт этой суммы, значит, предъявляете НДС к вычету. В общем случае формула расчёта налога выглядит так:
cумма к уплате в бюджет = начисленная сумма НДС — налоговые вычеты, предъявленные в этом же квартале.
Книга покупок состоит из титульной части и таблицы из 20 граф с номерами от 1 до 19, где компании и ИП отражают данные о продавце, стоимости покупок, сумме НДС и другую информацию из счетов-фактур и прочих документов, подтверждающих налоговые вычеты.
Информация из строк книги покупок идёт в раздел 8 декларации по НДС, а итоговые значения — в строки 120−190 раздела 3. На все суммы вычетов у вас должны быть подтверждающие документы. Их проверяет налоговая, причём сверяет счета-фактуры продавца и покупателя — они должны совпадать и храниться у обеих сторон как минимум 5 лет. Саму книгу покупок по постановлению правительства № 1137 храните не менее 4 лет с даты последней записи.
Когда предпринимателю на УСН нужно заполнять книгу покупок
Если у вас стандартная ставка НДС (22, 10, 0%). Вы можете уменьшать налог к уплате за счёт входного НДС — того, который вы оплачиваете другим организациям и ИП при покупке товаров или заказе работ и услуг. Вносите в книгу документы с НДС, если выполняются все условия:
- товары, работы, услуги куплены для сделок, с которых тоже нужно платить НДС;
- покупка отражена в бухгалтерском и налоговом учёте и с этого момента ещё не прошло 3 года;
- есть подтверждающие документы, например, счета-фактуры, а к ним акты или накладные.
Если у вас пониженная ставка НДС (5 или 7%). Вычесть входной НДС из суммы налога к уплате не получится, включайте его в стоимость товаров, работ и услуг. На УСН «Доходы минус расходы» его можно учесть в расходах. В книгу покупок вносите документы только в отдельных случаях из статьи 171 НК, когда:
- получили от покупателя аванс, а теперь зачли эту сумму как оплату за отгруженные товары или оказанные услуги;
- возвращаете покупателю товар или аванс с НДС;
- после отгрузки уменьшили цену или количество товара и сейчас вам нужно скорректировать налог.
Пример. ИП Иванов на УСН получил от покупателя аванс за будущую поставку оборудования в размере 50 000 рублей, в том числе НДС 5% 2 380,95 рубля. Предприниматель выписал счёт-фактуру на эту сумму и внёс его в книгу продаж. Сумма налога к уплате в бюджет увеличилась.
Когда ИП Иванов отгрузил оборудование, полная стоимость поставки составила 200 000 рублей, в том числе НДС 9 523,81 рубля. Чтобы избежать двойной уплаты налога, предпринимателю нужно учесть НДС с аванса как вычет — внести 2 380,95 рубля в книгу покупок. В итоге он перечислит в бюджет только разницу: 9 523,81 — 2 380,95 = 7 142,86 рубля.
Какие документы регистрировать в книге покупок
Чаще всего это будут счета-фактуры, но не только. Список основных документов с НДС в таблице.
Что регистрировать в книге покупок
| Вид документа | В каких случаях нужен |
|---|---|
| Счёт-фактура от контрагента | При получении товаров, работ или услуг, в том числе с пониженной и нулевой ставкой НДС |
| Авансовый счёт-фактура, который вы составили сами | После отгрузки под ранее полученный аванс. НДС, начисленный с аванса от покупателя, относят к вычету, чтобы не платить налог дважды по одной сделке |
| Счёт-фактура, который вы составили сами при отгрузке товаров | Если возвращаете покупателю товар |
| Корректировочный счёт-фактура от контрагента | Когда у продавца изменилась стоимость продажи и нужно отразить разницу по НДС |
| Счёт-фактура на строительно-монтажные работы (СМР) для своих нужд | Когда выполняете СМР для себя и принимаете НДС к вычету |
| Универсальный передаточный документ (УПД) со статусом 1 | Вместо счёта-фактуры и накладной/акта при получении товаров, работ или услуг |
| Универсальный корректировочный документ (УКД) | Если были изменения в стоимости или количестве товаров, работ или услуг |
| Счёт-фактура или УПД, которые вы составили как налоговый агент | Когда выполняете обязанности налогового агента по статье 161 НК, например, купили товар у иностранной компании, которая не зарегистрирована в российской налоговой |
| Бланк строгой отчётности с выделенным НДС | При оплате работнику командировочных расходов на транспорт, жильё и сопутствующие услуги |
Включайте в книгу только те документы, которые точно дают право на вычет и оформлены без ошибок: в них заполнены даты, реквизиты, суммы, есть подписи. Самые строгие требования к счетам-фактурам. Например, если они на бумаге, то должны быть по форме из постановления правительства № 1137, содержать порядковый номер, информацию о продавце и покупателе, название и код валюты, стоимость и другие обязательные реквизиты из статьи 169 НК.
Как заполнять книгу покупок
Книгу можно вести в электронном виде в программах и сервисах, в которых вы ведёте налоговый учёт. В них уже всё автоматизировано, главное, вовремя вносить документы и по итогам каждого квартала проверять, правильно ли сформировалась книга.
По желанию книгу покупок можно вести на бумаге — вписывать всё от руки в бумажный бланк или заполнять форму в Excel и распечатывать.
.xls
Шаблон книги покупок
Разберём правила заполнения из постановления правительства № 1137.
Сведения о покупателе и периоде. В шапке укажите свои данные: полное или сокращённое название организации или фамилию, имя и отчество ИП, ИНН и КПП. Напишите даты квартала, за который составляете книгу.
Графа 1. Поставьте порядковый номер записи. Нумеруйте строки за каждый квартал отдельно.
Графа 2. Укажите код вида операции из перечня ФНС. Например, если регистрируете счёт-фактуру на купленный товар, ставьте «01», а на уплаченный аванс «02». Если в одном документе несколько операций, перечислите их коды через точку с запятой.
Код 22 используйте в двух случаях:
- Возврат аванса. Вы получили предоплату, начислили НДС, а затем вернули деньги покупателю, например, когда расторгли с ним сделку. После возврата вы можете по статье 171 НК принять этот НДС к вычету — отразить его в книге покупок с кодом 22.
- Зачёт аванса при отгрузке. Вы получили аванс и выставили счёт-фактуру с НДС, а позже отгрузили товар, выполнили работы или оказали услуги. При отгрузке вы принимаете к вычету авансовый НДС по статье 172 НК — делаете запись в книге покупок с кодом 22.
Графа 3. Укажите номер и дату документа.
Графа 4. Заполняйте, только когда вносите исправленный счёт-фактуру — его оформляет продавец, если в первоначальном документе были ошибки, из-за которых нельзя получить вычет. Укажите номер и дату из строки 1а. Если исправления не было, оставьте ячейку пустой.
Графа 5. Заполняйте, если вносите корректировочный счёт-фактуру — его оформляют, если после отгрузки товара или оказания услуги изменились цена или количество. Отразите его номер и дату.
Графа 6. Укажите номер и дату исправления корректировочного счёта-фактуры из строки 1а. Если такого документа не было, не заполняйте.
Графа 7. Заполните реквизиты платёжного документа, который подтверждает уплату НДС или оплату счёта-фактуры. Если документов несколько, перечислите реквизиты через точку с запятой.
Как заполнять графу 7 книги покупок
| Ситуация | Какие платёжные поручения указать |
|---|---|
| Принимаете к вычету НДС с аванса | На перечисление аванса поставщику |
| Возвращаете аванс покупателю и принимаете к вычету НДС, который вносили в книгу продаж | На возврат аванса покупателю |
| Заявляете вычет по командировочным расходам | На оплату этих расходов либо кассовый чек, бланк строгой отчётности |
| Как налоговый агент принимаете к вычету НДС, который вы удержали при покупке у иностранной компании | На перечисление удержанного НДС в бюджет |
Графа 7а. Напишите номер и дату счёта-фактуры, если оформляли его при отгрузке в счёт ранее полученной оплаты.
Графа 8. Укажите дату, когда вы приняли купленные товары, работы или услуги к учёту. Если отражали поступление поэтапно, перечислите даты через точку с запятой.
Графа 9. Впишите наименование продавца из строки 2 счёта-фактуры. Не заполняйте, если счёт-фактуру выставил комиссионер или агент, которые купили товары для вас у нескольких продавцов.
Графа 10. Внесите ИНН и КПП продавца. Не заполняйте, если:
- счёт-фактуру выставил комиссионер или агент;
- вы выступаете в роли налогового агента при покупке у иностранной компании.
Графы 11−12. Если товары для вас покупал посредник (комиссионер, агент), укажите его наименование, ИНН и КПП. В других случаях пропустите эти графы.
Графа 13. Если расчёты были в иностранной валюте, укажите её цифровой код из классификатора, если в рублях, не заполняйте эту графу.
Графа 14. Укажите стоимость покупки с НДС. В обычном счёте-фактуре это сумма из строки «Всего к оплате», в корректировочном это сумма увеличения или уменьшения стоимости.
Графа 15. Внесите сумму НДС, которую вы принимаете к вычету в этом квартале. Пишите её в рублях и копейках без округления. Для корректировочного счёта-фактуры это увеличение или уменьшение налога.
Графы 16−19. Заполняйте, только если в счёте-фактуре есть импортные товары из постановления правительства № 1110 (холодильники, мониторы, стиральные машины, отдельные виды спецтехники и другое). Они подпадают под систему прослеживаемости — налоговая контролирует их движение по документам. Счета-фактуры по прослеживаем товарам должны быть только в электронном виде. Для обычных товаров оставьте графы 16−19 пустыми.
Если в счёте-фактуре несколько строк с одинаковым номером партии (графа 16), в книгу покупок их можно вписать одной строкой. Для этого сложите количество из графы 18 и стоимость из графы 19.
До 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, бумажную книгу покупок нужно подписать, прошнуровать и пронумеровать в ней страницы, включая дополнительные листы. Подписывает книгу ИП, руководитель организации или уполномоченный работник, например, главный бухгалтер.
Пример. ИП Смирнов работает на УСН и отражает в книге покупок операции с НДС. В апреле и мае он купил товары у ООО «Двери» и ООО «Оптика». Предприниматель принял товары к учёту и зарегистрировал в книге покупок счета-фактуры
В июне 2026 года ИП Смирнов отгрузил товары покупателю в счёт уже полученного аванса и принял к вычету авансовый НДС — указал в книге покупок счёт-фактуру с кодом 22.
Записи ИП Смирнова в книге покупок за II квартал 2026 года выглядят так:
Как исправить запись в книге покупок
Если закончился квартал или год и уже сдали декларацию по НДС, нельзя просто убрать или поправить суммы задним числом.
Чтобы уменьшить сумму:
- Оформите дополнительный лист книги покупок за квартал, в котором была ошибка.
- Сделайте запись об аннулировании — внесите суммы из ошибочного счёта-фактуры со знаком минус.
- Внесите исправленный документ, если он есть — заполните информацию как обычно в книге покупок, дополнительно укажите номер и дату исправления в графе 4 или 6.
- Сдайте уточнённую декларацию по НДС с правильными суммами вычетов.
Если вы нашли ошибку за текущий квартал, аннулируйте запись по счёту-фактуре в этом же периоде без дополнительного листа.
Если вы нашли счёт-фактуру за прошлый период, который надо было зарегистрировать, можно внести запись:
- в квартале, когда обнаружили пропущенный документ, но не позднее 3 лет с момента, когда приняли на учёт эти товары, работы или услуги;
- в любом из следующих периодов, тоже в пределах 3 лет;
- в периоде, к которому счёт-фактура относится, тогда нужно сдать уточнённую декларацию.
Что будет, если неправильно вести книгу покупок
За сам факт отсутствия книги покупок или ошибки в ней ответственности нет. Она не относится к первичным документам и регистрам бухгалтерского или налогового учёта.
Штрафы и пени могут быть, если из-за ошибок компания или ИП недоплатили налоги. Например, когда зарегистрировали лишний счёт-фактуру.
Это не значит, что можно не соблюдать правила оформления. Были случаи, когда налоговая снимала расходы и доначисляла налог, если в книге покупок не было счёта-фактуры, заявленного к вычету. Например, в деле № А75−13825/2021 компания получила от контрагента два разных счёта-фактуры, оформленные одной датой. Из-за технической ошибки в книгу попал только один из них. Общую сумму НДС компания внесла правильно. Но при камеральной проверке инспекторы решили, что компания просто завысила размер налогового вычета по счёту-фактуре. Они доначислили НДС, пени и штрафы по статье 122 НК. Компания обратилась в суд.
Суд сделал вывод, что формальные ошибки в книге покупок не приводят к реальной задолженности, а значит, нет оснований для санкций за неуплату налога. При этом нет и отдельного наказания за неточности в книге покупок. Решение налоговой инспекции отменили.
Частые вопросы о книге покупок
Нужно ли сдавать книгу покупок в налоговую?
Сдавать её как отдельный отчёт не нужно. Налоговая проверяет книгу покупок при камеральной или выездной проверке, если нужно подтвердить вычеты по НДС.
Что значит код 22 в книге покупок?
Код вида операции 22 нужен для операций с авансами:
- Когда сделку отменили или изменили условия договора и продавец возвращает аванс, с которого уже начислил НДС. Тогда он принимает налог к вычету.
- Когда продавец отгружает товары в счёт ранее полученного аванса. При отгрузке он отражает вычет по авансовому НДС.
Запись в книге покупок с кодом 22 делают на основании авансового счёта-фактуры, причём пишут наименование, ИНН и КПП продавца, а не покупателя. В книге продаж по этой же операции ставят код 02.
Сколько хранить книгу покупок?
Книгу покупок и все её дополнительные листы нужно хранить не менее 4 лет с даты последней записи. Об этом сказано в постановлении правительства № 1137.