Транспортная накладная — основной документ при перевозке груза на автомобиле. Она обязательна, если вы организуете доставку через стороннего перевозчика. Обычно её оформляет отправитель, но заполняют все участники:
- отправитель — вписывает данные о грузе, перевозчике, получателе, условиях перевозки;
- перевозчик — подтверждает приём груза и пишет замечания по грузу, если они есть;
- получатель — принимает груз и подтверждает получение подписью.
Если есть экспедитор, он заполняет накладную как отправитель.
С 1 сентября 2026 года станут обязательными электронные транспортные накладные (ЭТрН). Для работы с ЭТрН нужно подключиться к оператору ЭПД из списка Минтранса и оформить электронные подписи.
Памятка для отправителей и получателей: как перейти на ЭПД
Зачем нужна транспортная накладная
Транспортная накладная (ТН) подтверждает перевозку груза на автомобиле. В ней фиксируются условия перевозки, данные о грузе, отправителе, получателе и перевозчике.
Когда нужна ТН. Её обязательно оформлять при любых коммерческих автомобильных грузоперевозках между компаниями, ИП и физлицами. Об этом говорится в статье 8 федерального закона № 259. Например, она нужна при:
- отправке заказов покупателям через транспортную компанию;
- отгрузке товара дистрибьютору или в розничную сеть;
- перевозке товара между своими складами с привлечением стороннего перевозчика.
Когда можно не оформлять. Если вы перевозите собственный груз своим транспортом без договора перевозки, транспортная накладная не нужна. Например, когда перевозите товар с одного склада на другой на своей машине.
Для чего нужна ТН разным участникам перевозки
| Кому | Зачем |
|---|---|
| Отправителю | Подтверждает, что груз передали перевозчику. Если товар потеряется или повредится в пути, ТН поможет это доказать |
| Перевозчику | Закрепляет условия перевозки: маршрут, сроки доставки и требования к перевозке груза |
| Получателю | Помогает проверить, всё ли доставили и в каком состоянии |
| Бухгалтерии и налоговой | Подтверждает перевозку и расходы на неё для бухучёта и вычетов по НДС |
Бумажная или электронная ТН: что оформлять
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными по 140-ФЗ. До 31 августа ТН можно оформить и в бумажном, и в электронном виде, но не откладывайте переход на последний момент. Если вы продолжите использовать бумажные ТН, это будет приравнено к отсутствию перевозочных документов.
Бумажная транспортная накладная. Этим форматом пользуются, если:
- перевозчик или заказчик ещё не подключились к электронному документообороту;
- электронный формат технически недоступен: есть проблемы со связью или доступом к ЭДО.
До 1 сентября 2026 года можно оформлять без ограничений. После перехода на обязательный электронный формат бумажные ТН будут применяться только в исключительных случаях (например, если электронный документооборот временно недоступен из-за технических сбоев или отсутствия связи). Список исключений ещё в разработке.
.xls
Бланк транспортной накладной
Электронная транспортная накладная (ЭТрН). Это файлы в формате .xml, они оформляются через оператора ЭПД из списка Минтранса и подписываются электронной подписью. Как перейти на электронные транспортные накладные и правильно работать с ними, рассказывали в статье.
Как работать с транспортной накладной
Транспортная накладная сопровождает груз на всём пути: от погрузки до передачи получателю. Вот как выглядит весь процесс:
- Отправитель заполняет ТН: указывает данные отправителя, перевозчика, получателя, описывает груз, адреса доставки и условия перевозки.
- Перевозчик принимает груз: водитель или представитель транспортной компании проверяет груз и подписывает накладную, подтверждая приёмку.
- ТН едет вместе с грузом: документ сопровождает перевозку и нужен при передаче груза получателю.
- Получатель принимает груз: сверяет груз с накладной и расписывается в документе. Это подтверждает, что перевозка завершена.
Как заполнить транспортную накладную
Форма транспортной накладной утверждена постановлением правительства № 2200 от 30 ноября 2021 года.
Что заполняет отправитель
Раздел 1. Грузоотправитель. Укажите название вашей компании или ФИО ИП, ИНН, адрес, контакты. Если в перевозке участвует экспедитор и принимает груз во владение, то он заполняет накладную как отправитель и указывает, что одновременно выступает экспедитором.
Раздел 1а. Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии). Заполните этот раздел, если перевозку организует отдельная компания или экспедитор.
Раздел 2. Грузополучатель. Укажите получателя, адрес доставки, контакты.
Раздел 3. Груз. Напишите, что и в каком количестве отправляете, в какой упаковке и есть ли маркировка. Если в одной машине есть товары от разных отправителей или для разных получателей, то:
- оформите ТН отдельно по каждому отправителю и получателю;
- укажите часть груза, которая относится к конкретной накладной.
Раздел 4. Сопроводительные документы на груз (при наличии). Пропишите Документ, который совмещает счёт-фактуру и товарную накладную.УПД, счёт-фактуру, сертификаты и ветеринарные документы, если они есть.
Раздел 5. Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки. Пропишите температурный режим, ограничения по перевозке, требования к хранению. Если особых условий нет, поставьте прочерк.
Раздел 6. Перевозчик. Укажите название компании или ФИО ИП, ИНН и адрес, а ещё данные водителя.
Раздел 7. Транспортное средство. Укажите марку автомобиля, госномер, сведения о прицепе.
Раздел 12. Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости). Ещё один необязательный раздел. Если стоимость перевозки указана в договоре, можно его не заполнять и поставить прочерки.
Что заполняет перевозчик
Раздел 8. Приём груза. Укажите, дату и время приёма груза от отправителя, количество мест и состояние упаковки.
Раздел 9. Переадресовка (при наличии). Заполните раздел, если в процессе перевозки меняется перевозчик, адрес доставки, получатель или маршрут. Если этого нет, ставьте прочерки.
Что заполняет получатель
Раздел 10. Выдача груза. Укажите дату и время выдачи, состояние груза и наличие повреждений.
Памятка для перевозчиков: как перейти на ЭПД
Что заполняют все участники
Раздел 11. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости). Это необязательный раздел, здесь описываются проблемы с грузом и штрафы (например, при задержке доставки или повреждении товара). Если нечего указать, ставьте прочерки.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно оформить
Количество экземпляров зависит от числа участников перевозки и особенностей маршрута, но главное правило: документ должен быть у каждого участника.
Электронная транспортная накладная. Для ЭТрН не нужны бумажные экземпляры. Вместо этого:
- документ создаётся в системе оператора ЭПД;
- каждая сторона получает доступ к своей части документа, заполняет её и подписывает электронной подписью;
- в системе фиксируются все действия с документом, включая дату и время подписания, поэтому в любой момент можно проверить, кто и когда внёс данные или поставил подпись.
Бумажная транспортная накладная. Обычно оформляют три экземпляра: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Но экземпляров может быть больше: например, если есть экспедитор или это предусмотрено договором или внутренними правилами компании.
При перевозке сборного груза. Если получателей несколько, на каждую партию оформите отдельную накладную по три экземпляра каждой. Если получатель один, оформите одну накладную и укажите в ней все позиции
При смене перевозчика. Если перевозчик меняется в пути, есть два варианта:
- оформить новую транспортную накладную минимум в трёх экземплярах;
- сделать дополнительные экземпляры с отметками о передаче груза.
В ЭТрН процесс проще: вместо оформления новых или дополнительных документов достаточно заполнить титул о смене перевозчика. Все изменения автоматически фиксируются в системе.
Как исправить ошибки в транспортной накладной
Если вы заметили ошибку в реквизитах, данных о грузе или участниках перевозки, важно правильно оформить исправления.
Ошибка обнаружена до начала перевозки. Транспортную накладную нельзя аннулировать или отменить — это правило действует как для бумажной, так и для электронной формы. Накладная относится к первичным документам и подтверждает заключение договора перевозки, передачу груза и расходы на доставку.
Если в документе обнаружили ошибку до начала перевозки, оформите соглашение о признании накладной недействительной в свободной форме. Его должны подписать все участники, которые подписывали накладную. После этого создайте новую транспортную накладную с корректными данными и передайте её на подпись всем сторонам.
Груз уже в пути. Если вы нашли опечатку или неточность, то можно внести исправления:
- в бумажной накладной зачеркните ошибку одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, и рядом внесите верную информацию;
- в электронной накладной сформируйте титул с исправленными данными;
- подтвердите исправления подписями всех участников.
Если в накладной не опечатки, а существенные ошибки, придётся оформить новую. Например, если вы указали неверные сведения о грузе: другой товар, количество мест или масса груза.
Что грозит за отсутствие транспортной накладной или ошибки в ней
Транспортная накладная обязательно должна быть при перевозке по статье 8 федерального закона № 259. Если её нет или она оформлена с ошибками, это может привести к штрафам и налоговым рискам.
Штраф водителю
Перевозка без транспортной накладной чаще всего подпадает под статью 12.3 КоАП как перевозка груза без документов. Если водителя без накладной остановили на дороге, ему грозит штраф 500 рублей.
Налоговые риски
Судебная практика по транспортным накладным неоднозначна. ФНС разъясняла, что подтвердить перевозку можно не только транспортной накладной, но и другими документами: договором, актами, путевыми листами, платёжными документами и перепиской с контрагентом. Такой подход изложен в письмах ФНС
Этой же позиции придерживается Верховный суд. В пункте 20 постановления пленума Верховного суда
Однако на практике отсутствие ТН часто становится дополнительным аргументом для налоговой при проверке. Если накладная не оформлена, содержит ошибки или противоречит другим документам, инспекция может усомниться в том, что перевозка действительно состоялась. В этом случае возможны:
- доначисление налога на прибыль и пеней;
- отказ в вычете НДС по спорной операции;
Суды нередко поддерживают такой подход, если проблемы с ТН сопровождаются другими нарушениями. Например, в постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.03. 2020 № 18АП-156/2020 и постановлении АС Поволжского округа
Проблемы в спорах о порче имущества
Транспортная накладная помогает доказать, в каком состоянии вы передали перевозчику груз и каким его получил заказчик. Если документа нет или он заполнен с ошибками, разобраться в спорной ситуации будет сложнее.
Без корректно оформленной ТН сложно:
- доказать факт передачи ответственности за груз;
- подтвердить повреждение или недостачу;
- взыскать убытки с перевозчика;
- подтвердить, что перевозчик принял груз к перевозке.
Из-за этого спор может дойти до суда, и вам придётся искать дополнительные доказательства: фотографии, акты, переписку или показания свидетелей.
Частые вопросы о транспортной накладной
Можно ли обойтись без транспортной накладной?
В большинстве случаев нет. Если груз перевозится на автомобиле и через перевозчика, транспортная накладная обязательна. Без неё можно столкнуться со штрафами и проблемам при налоговых проверках.
Она точно понадобится:
- Если груз повредили или потеряли. Например, вы отправили товар через транспортную компанию, а при доставке часть коробок была повреждена. По ТН видно, какой груз и в каком состоянии принял перевозчик. Вы сможете доказать, что в проблемах с товаром виноват перевозчик.
- Если перевозчик нарушил сроки. Допустим, поставка клиенту сорвалась из-за поломки машины и задержки в пути. По ТН вы сможете подтвердить дату передачи груза перевозчику, согласованные сроки перевозки и его ответственность за задержку.
- Для бухгалтерского и налогового учёта. ТН подтверждает, что перевозка действительно была, а расходы на неё связаны с работой бизнеса. Например, если компания учла доставку товара в расходах, налоговая может запросить транспортную накладную как подтверждающий документ.
Кто должен составлять транспортную накладную?
Товарную накладную обычно оформляет грузоотправитель, но в заполнении также участвуют перевозчик и грузополучатель. Если есть экспедитор, он заполняет накладную как отправитель.
Когда можно не оформлять транспортную накладную?
Её не обязательно оформлять:
- когда вы перевозите груз собственным транспортом без привлечения стороннего перевозчика;
- если вы не передаёте груз третьим лицам;
- при международных перевозках с CMR — международной товарно-транспортной накладной.
В остальных случаях оформление транспортной накладной обязательно.
Какой документ может заменить транспортную накладную?
Полностью заменить транспортную накладную в автоперевозках внутри страны не может ни один документ. При международных перевозках вместо неё используется CMR-накладная.
Чем транспортная накладная отличается от ТТН?
Транспортную накладную часто путают с ТТН — товарно-транспортной накладной. Но это разные документы.
- транспортная накладная подтверждает именно перевозку груза;
- в ТТН прописывается состав груза; она обязательна в основном при перевозке спиртосодержащей продукции.