Как заполнять книгу продаж ИП и компаниям на УСН в 2026 году:
- Регистрируйте счета-фактуры и другие документы с НДС, которые выставили покупателям при отгрузке и получении аванса.
- Вносите записи в квартале, в котором возникла обязанность начислить НДС.
- Указывайте код вида операции для каждого документа: «01» — отгрузка, «02» — предоплата, «18» — корректировка и другие.
- Пишите суммы в рублях с копейками.
.xls
Бланк книги продаж за 2026 год
Что такое книга продаж и зачем её вести
Книга продаж — это форма для учёта исходящего НДС, то есть налога, который вы выставляете покупателю, а потом перечисляете в бюджет. В книге надо регистрировать счета-фактуры и другие документы с НДС, которые вы оформляете, когда продаёте товары, работы или услуги.
Ведите книгу продаж, если:
- платите НДС, в том числе по пониженным ставкам;
- продали как посредник товары иностранных компаний в России и стали Компания или ИП, у которых появилась обязанность удержать и уплатить налог за другую компанию или предпринимателя.налоговым агентом.
Не нужно выставлять счета-фактуры и вести книгу продаж, если занимаетесь только деятельностью из статьи 149 НК и освобождены от НДС. Например, продаёте медицинские товары, оказываете ветеринарные услуги или перевозите пассажиров.
Книгу продаж сдавать как отдельный документ не нужно, из неё вы берёте суммы налога за каждый квартал и заполняете раздел 9 декларации по НДС.
Заполнять книгу продаж можно в бумажном или электронном виде. В учётных (бухгалтерских) программах и сервисах она формируется автоматически, нужно только проверять по итогам каждого квартала, всё ли верно. Если ведёте учёт вручную, можно заполнять файл в Excel и распечатывать.
Храните бумажную или электронную книгу продаж минимум 5 лет. Срок считайте с даты, когда внесли в неё последнюю запись. Налоговая может запросить копию или оригинал книги, когда будет проводить камеральную или выездную проверку.
Какие документы регистрируют в книге продаж
В основном в книгу продаж вносят обычные и корректировочные счета-фактуры для покупателей. Если они с пометкой «Без НДС», можно их не регистрировать. В зависимости от ситуации в книге могут быть и другие документы — собрали их в таблицу.
Что регистрировать в книге продаж
| Вид документа | Когда нужен |
|---|---|
| Счёт-фактура, который вы составили сами | Если отгрузили товары, выполнили работу или оказали услуги организациям или ИП |
| Универсальный передаточный документ (УПД) со статусом 1 | Вместо счёта-фактуры и накладной/акта при отгрузке товаров, работ или услуг |
| Корректировочный счёт-фактура или универсальный корректировочный документ (УКД) | Если меняли стоимость или количество товаров, работ или услуг после отгрузки |
| Авансовый счёт-фактура, который вы составили сами | Если получили предоплату от покупателя |
| Счёт-фактура на строительно-монтажные работы (СМР) для своих нужд | Если выполняете СМР для себя и принимаете НДС к вычету — уменьшаете налог к уплате за счёт этой суммы |
| Кассовый чек с НДС | При продаже товаров, работ, услуг населению |
| Бланк строгой отчётности (БСО) с выделенным НДС | Если оказываете услуги населению без применения кассы |
| Сводный документ, например, справка по розничным продажам | Если продавали товары населению, например, через маркетплейсы. Документ можно составлять по суммам всех продаж за месяц или квартал |
Как заполнять книгу продаж на УСН
Актуальная форма
С 1 апреля 2026 года действует новый бланк из постановления правительства № 1137. Что изменилось по сравнению с прошлогодней формой:
- добавили графу 11а — в ней указывают номер и дату счёта-фактуры на аванс;
- в графах 14 и 17 обновили ставки НДС: вместо 20% теперь 22%, вместо 18% — 20%;
- под подписью ИП появилась строка для его Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.ОГРНИП.
За 1 квартал 2026 года книгу продаж надо было вести по рекомендованной форме из письма ФНС № СД-4−3/11730@ — она совпадает с новой.
Инструкция по заполнению
Компании и ИП на УСН заполняют книгу продаж по тем же правилам из постановления № 1137, что и остальные плательщики НДС. Вносите счета-фактуры и другие документы:
- в порядке их составления;
- в квартале, когда возникла обязанность начислить НДС.
Пример. ИП Иванов отгрузил товар покупателю 30 июня — в последний день второго квартала. Счёт-фактуру он выставил 3 июля, то есть в пределах пяти календарных дней по статье 168 НК. Счёт-фактуру нужно зарегистрировать в книге продаж за второй квартал — по дате отгрузки, когда возникла обязанность начислить НДС.
Разберём подробнее правила заполнения. Перед основной частью укажите свои данные и квартал, за который ведёте книгу.
Как заполнить сведения о продавце и периоде
| Строка | Что указывать |
|---|---|
| Продавец | Полное или сокращённое название организации (как в учредительных документах) или ФИО ИП (как в паспорте) |
| Идентификационный номер и код причины постановки на учёт | ИНН и КПП (у ИП только ИНН) |
| Продажа за период | Даты начала и окончания квартала, например, |
Как заполнить табличную часть
| Номер графы | Что указывать |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи. Нумерацию начинайте с «1» в каждом квартале |
| 2 | Код операции из перечня. Он показывает, для чего был оформлен документ с НДС, например: 01 — отгрузка; 02 — аванс; 18 — корректировка стоимости или количества. Если в одном счёте-фактуре несколько операций, перечислите коды через точку с запятой |
| 3 | Номер и дата счёта-фактуры или другого документа, например, УПД |
| 4 | Номер и дата исправления. Заполняйте, если исправляли ошибки в уже оформленном счёте-фактуре, например, арифметические |
| 5 | Номер и дата корректировочного счёта-фактуры. Его оформляют, например, когда отгрузили продукцию и передали покупателю документы, а в них понадобилось снизить цену или сократить количество товаров. Если такого не было, оставьте графу 5 пустой |
| 6 | Номер и дата исправления, если исправляли корректировочный счёт-фактуру. Если нет, пропустите эту графу |
| 7 | Наименование покупателя из строки 6 счёта-фактуры |
| 8 | ИНН/КПП покупателя из строки 6б счёта-фактуры |
| 9−10 | Наименование, ИНН и КПП посредника, комиссионера или агента. Заполняйте, если продажа была через них |
| 11 | Номер и дата платёжного поручения или другого документа, который подтверждает оплату счёта-фактуры. Если покупатель платил частями, перечислите номера и даты через точку с запятой |
| 11а | Номер и дата авансового счёта-фактуры, который выставили, когда получили предоплату от покупателя. Если их несколько, перечислите через точку с запятой. Если регистрируете отгрузочный счёт-фактуру, перенесите сюда реквизиты из строки 5б. Не отражайте в графе 11а сведения об исправлениях авансового счёта-фактуры |
| 12 | Цифровой код из классификатора, если вели расчёты в иностранной валюте |
| 13а | Итоговая стоимость товаров, работ или услуг из счёта-фактуры в иностранной валюте |
| 13б | Итоговая стоимость из графы 9 счёта-фактуры в рублях |
| 14−15б | Стоимость продаж без НДС по ставкам 22%, 20% или 18%, 10%, 7%, 5%, 0%. Каждая ставка — в отдельной графе. Стоимость пишите в рублях с копейками, например, 85 000,00 |
| 17−18б | Сумма налога по разным ставкам |
| 19 | Стоимость продаж, если у вас есть статус резидента Сколково и освобождение от НДС по статье 145.1 НК |
| 20−23 | Номер партии товара или таможенной декларации, код единицы измерения, количество, стоимость без НДС прослеживаемых товаров. Заполняйте, если продавали импортные холодильники, мониторы, стиральные машины, детские автокресла и другое из постановления № 1110. Счета-фактуры по ним оформляют только в электронном виде со специальными реквизитами, чтобы налоговая могла отследить перемещения товара от ввоза до выбытия из оборота |
Пример. ИП Петров применяет УСН и платит НДС по ставке 5%. В апреле он получил предоплату 210 000 рублей от компании «Маяк», а в мае отгрузил ей товары. В книге продаж предпринимателю нужно зарегистрировать два счёта-фактуры: с кодом «02» на аванс и с кодом «01» на отгрузку.
Как исправлять записи в книге продаж
Если квартал ещё не закончился. Аннулируйте ошибочную запись здесь же: в графах 13а-19 книги продаж запишите показатели с минусом. Если нужно, сделайте ещё одну запись, уже с правильными данными из корректировочного или исправленного счёта-фактуры.
Если уже закрыли квартал и сдали декларацию по НДС. Тогда оформите дополнительный лист книги продаж за тот квартал, где была ошибка. Укажите:
- порядковый номер дополнительного листа;
- квартал и год, где была ошибка;
- дату составления листа.
Дальше сделайте в дополнительном листе аннулирование ошибочной записи и добавьте правильную. Если просто забыли зарегистрировать счёт-фактуру, тоже оформите дополнительный лист за нужный квартал и впишите пропущенный документ.
Если ошибка повлияла на сумму налога к уплате, сдайте уточнённую декларацию по НДС.
Штрафы за неправильное заполнение книги продаж
Ответственности за ошибки в книге продаж или её отсутствие нет. Но если из-за этого компания или ИП недоплатили НДС, налоговая может оштрафовать по статье 122 НК: 20% от недоимки, а если недоплата была умышленной — 40%.
Также есть риск штрафа за грубое нарушение правил учёта объектов налогообложения по статье 120 НК:
- 10 000 рублей, если это было только в одном году;
- 30 000 рублей, если нарушали в течение нескольких лет.
Но книга продаж не относится к документам налогового учёта, поэтому такой штраф можно обжаловать.
Если налоговая при проверке запросит книгу продаж, а у компании или ИП её не будет, их могут оштрафовать по статье 126 НК: 200 рублей за каждый документ, который не передали инспекторам.
Частые вопросы о книге продаж
Для чего нужна книга продаж?
Для расчёта налога и заполнения декларации. Когда вы выставляете покупателю счёт-фактуру с НДС, информацию нужно зарегистрировать в книге продаж. В конце каждого квартала суммы налога из всех счетов-фактур складываются и получается НДС, который надо показать в отчёте и перечислить в бюджет.
Как зарегистрировать счёт-фактуру на полученный аванс?
Для этого заполните графы:
- 1 — номер записи по порядку;
- 2 — код вида операции «02;
- 3 — номер и дату авансового счёта-фактуры;
- 7 — наименование покупателя;
- 8 — ИНН/КПП покупателя;
- 11 — номер и дату платёжного документа;
- 13б — общую сумму предоплаты;
- 14−15б — сумму без НДС;
- 17−18б — НДС.
Нужно ли распечатывать книгу продаж?
Нет, её можно вести только в электронном виде. Если книгу продаж запросит налоговая для проверки, подпишите файл усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте в ИФНС. Об этом сказано в постановлении правительства № 1137.