Объяснительная записка нужна при дисциплинарном нарушении. В объяснительной сотрудник описывает своё видение произошедшей ситуации, рассказывает о действиях или бездействии, приводит причины для смягчения или отмены взыскания.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник излагает обстоятельства нештатной ситуации, своё видение причин, объясняет свои действия или бездействие. Это инструмент для разрешения конфликтов между работником и работодателем, который помогает понять причины произошедшего, в некоторых случаях — смягчить наказание.
Объяснительная записка — это официальный документ, имеющий юридическую силу. Например, она может быть доказательством в суде при спорах с работодателем.
Вот пример. Сотрудница не вышла на работу в свою смену и не предупредила работодателя. В следующую смену она пришла и написала объяснительную записку, что пропустила рабочий день из-за ухудшения здоровья, по этой же причине она не смогла вовремя предупредить работодателя. К объяснительной продавец приложила справку о вызове скорой помощи.
Работодатель проигнорировал объяснительную и уволил сотрудницу. Она не согласилась с увольнением и обратилась в суд, потребовала восстановить её на работе и выплатить заработок за время вынужденного отсутствия.
В подобном деле суд, скорее всего, встанет на сторону работницы и сочтёт объяснительную доказательством того, что она сразу рассказала о причине отсутствия, а медицинскую справку — доказательством уважительной причины пропуска. В таком случае сотрудницу восстановят на работе, выплатят заработок за время отсутствия, судебные издержки оплатит работодатель.
Сотрудник может писать объяснительную в трёх случаях.
Нарушил трудовую дисциплину, установленные правила работы в компании. Например, в таких ситуациях:
- прогул;
- опоздание или уход с рабочего места раньше времени;
- отказ от командировки;
- конфликт, нецензурная речь, оскорбление;
- употребление алкоголя на рабочем месте;
- использование смартфона, если это запрещено.
Некачественно выполнил работу, нанёс убытки работодателю. Например:
- выдал брак, сделал ошибку в работе;
- сорвал сроки;
- проигнорировал указания вышестоящих сотрудников;
- сломал оборудование, испортил материалы;
- потерял ценные вещи или документы компании;
- подозревается в хищении.
Произошла нештатная ситуация, в которой сотрудник не виноват, но его объяснения проясняют обстоятельства. В таком случае объяснительная напоминает свидетельские показания. Вот какие это могут быть ситуации:
- отказ от обучения;
- производственная травма;
- дисциплинарное нарушение других сотрудников;
- форс-мажорная ситуация, которая произошла не по вине сотрудников, например, ураган, который сорвал крышу склада.
Какие есть требования к объяснительным запискам
Установленной законом формы нет. Но объяснительная записка — обязательный документ при назначении дисциплинарного взыскания. Закон требует, чтобы работодатель запросил её у работника. Вот каким может быть алгоритм, по которому руководитель выносит взыскание.
Шаг 1. Зафиксировать нарушение. Документально это можно оформить несколькими способами:
- служебная записка другого сотрудника о том, что произошло нарушение;
- акт, где работодатель указывает, что случилось.
Закон не требует обязательной фиксации нарушения, но лучше это сделать: если возникнет трудовой спор, вам легче будет доказать в суде свою правоту.
Подозреваемого в нарушении сотрудника нужно ознакомить с документом под подпись. Если это невозможно, на документе нужно сделать соответствующую отметку.
Шаг 2. Запросить у работника объяснительную записку. В законе не сказано, в какой форме работодатель должен запрашивать объяснения, это можно сделать даже устно. Но лучше затребовать объяснительную письменно, например, приказом или уведомлением. На то, чтобы написать объяснительную, даётся минимум два рабочих дня, в приказе может быть указан более длительный срок. Если эти дни у сотрудника нерабочие (например, он на больничном или уходит в отпуск), то объяснительную можно составить после возвращения на работу. С уведомлением тоже нужно ознакомить под подпись или отправить его по электронной почте, если сотрудник пропал.
Важно помнить, что работодатель обязан запросить объяснительную записку, если она ему нужна. А вот писать её — это право работника, он может сделать это по собственной инициативе, а не только по требованию.
Шаг 3. Составить акт об отказе, если сотрудник не стал писать объяснительную. Акт должна составлять комиссия из трёх человек, с документом нужно ознакомить сотрудника под подпись.
В статье 193 ТК говорится, что если работник отказался от объяснительной, взыскание ему всё равно могут применить на основании акта об отказе.
Если в компании ведётся журнал регистрации внутренних документов, объяснительную можно зарегистрировать в нём.
Шаг 4. Принять решение о взыскании. После того как работодатель изучит объяснительную записку, он может отказаться от взыскания или смягчить его. Но и может посчитать, что сотрудник, несмотря на обстоятельства, заслуживает наказания.
На взыскание даётся месяц. Он отсчитывается от даты обнаружения проступка, позднее санкции наложить уже нельзя. Например, если сотрудник опоздал на работу, об этом стало известно в тот же день. Объявить ему выговор через 1,5 месяца будет невозможно.
При этом существуют сроки давности: если с момента совершения действия прошло определённое время, наложить взыскание не получится. Эти сроки будут такими:
- Если нарушение выявят по результатам ревизии, внутренней или аудиторской проверки, наложить взыскание можно в течение 2 лет со дня совершения проступка.
- Если сотрудник нарушил антикоррупционное законодательство Российской Федерации, на дисциплинарное взыскание даётся 3 года.
- Во всех остальных случаях срок давности — 6 месяцев с момента нарушения.
Сотрудник нахамил клиенту, это произошло
Как правильно писать объяснительную
Строгих требований к объяснительной записке нет, её можно писать в произвольной форме. Чтобы это каждый раз не вызывало сложностей у сотрудников, работодатель может закрепить форму внутренним правовым актом компании и утвердить образец.
Вот какой может быть структура объяснительной.
- Блок адресата в правом верхнем углу. Здесь пишут, кому направляется документ и от кого: должность, фамилию, имя, отчество руководителя, название организации, затем должность, фамилию имя и отчество сотрудника.
- Название документа — «Объяснительная».
- Текст документа. Здесь важно описать ситуацию, её причины, роль сотрудника, его порядок действий. Если в ситуации принимали участие другие люди, назвать их, перечислить их действия.
- Если есть обстоятельства, которые могут смягчить вину сотрудника, нужно подтвердить их документально или сослаться на людей, которые могут подтвердить невиновность.
- Иногда можно рассказать о последствиях случившегося. Если их нет или они незначительны, это может смягчить наказание.
- Дата и подпись.
К объяснительной нужно приложить документы, которые подтверждают слова сотрудника. Например, справку от врача или акт о ДТП, если был пропущен день из-за болезни или аварии.
Частые вопросы об объяснительной записке
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная — это документ, который используется, чтобы уладить конфликт между работником и работодателем. Например, если человек опоздал, прогулял, выполнил работу с ошибками, устроил ссору на работе. Перед тем как наложить дисциплинарное взыскание, работодатель даёт право предоставить письменные объяснения. Объяснительную пишут в свободной форме, но работодатель может установить форму локальным нормативным актом.
Чем отличается объяснительная от докладной записки?
Обычно объяснительную записку пишет работник, допустивший нарушение или подозреваемый в нём. Цели документа — объяснить действия или обстоятельства, связанные с ситуацией, привести аргументы в пользу смягчения или отмены наказания. Например, работник пишет объяснительную о том, почему он опоздал на работу.
Докладную записку сотрудник пишет, чтобы сообщить руководству о факте нарушения, происшествии, проблеме. Цель — проинформировать, инициировать проверку, попросить руководство принять административные меры. Например, сотрудник пишет докладную о том, что его коллега опаздывает на работу в течение недели, из-за этого отдел не успевает выполнить план.
Имеет ли объяснительная юридическую силу?
Этот документ имеет юридическую силу и может быть доказательством в суде при разрешении споров между работником и работодателем. При этом сама по себе объяснительная записка не является наказанием или основанием для него. Даже если сотрудник отказался от написания объяснительной, работодатель может составить акт об отказе и наложить взыскание.