Командировочные расходы: как оплачивать и вести учёт

Командировочные и суточные расходы — затраты сотрудника во время командировки, которые компания обязана возместить ему по статье 168 ТК.

Командировочные сотрудник должен подтверждать документально: чеками, билетами, квитанциями. Как правило, одну часть компания выплачивает авансом перед поездкой, а другую — после поездки, когда сотрудник предоставит отчёт о расходах.

Суточные входят в командировочные расходы. Они устанавливаются компанией как фиксированная сумма на каждый день поездки и выплачиваются сотруднику перед командировкой. Подтверждать эти расходы документально не нужно.

После командировки сотрудник составляет авансовый отчёт, где указывает сумму аванса, даты поездки и список трат, а также прикладывает документы, которые подтверждают расходы: билеты, чеки, квитанции. Сдать отчёт нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из деловой поездки, об этом сказано в пункте 26 постановления правительства № 749. Согласовать его должен главный бухгалтер, а утвердить — директор. Без их подписей документ не будет иметь юридическую силу.

Для каждой категории трат будут свои подтверждающие документы.

Расходы на проезд. Включают в себя стоимость транспорта до места командировки и обратно, в том числе расходы на транспорт до аэропорта, ж/д или автовокзала, пристани.

Как сотруднику оформить путевой лист, если он едет в командировку на личном или служебном автомобиле, читайте в статье «Путевой лист: правила оформления».

Расходы на проживание. Сюда входят все расходы на размещение сотрудника в месте командировки: гостиница, апартаменты, посуточная аренда квартиры или другого жилья.

Работодатель не компенсирует расходы на проживание сотрудника, если предоставляет ему бесплатное служебное жильё, об этом сказано в пункте 14 постановления правительства № 749.

Суточные расходы. В них входят все траты на мелкие бытовые нужды сотрудника, например, покупка воды или лекарств в аптеке. Они выплачиваются в фиксированном размере на каждый день командировки и не требуют подтверждающих документов.

Прочие расходы. Включают в себя все дополнительные расходы на рабочие нужды, которые могут возникнуть во время командировки. Например, на аренду офиса, покупку канцелярских товаров для проведения переговоров, деловые обеды, интернет. Документы для учёта: чеки и квитанции, счета за аренду, акт выполненных работ или счета-фактуры.

Перед командировкой компания обязана выдать сотруднику денежный аванс на оплату транспортных расходов, аренду жилья и суточные на каждый день по постановлению правительства № 749.

Размер и срок выдачи аванса работодатель устанавливает самостоятельно. Чтобы рассчитать сумму аванса для оплаты проезда и проживания, скачайте и заполните смету расходов сотрудника на командировку.

После возвращения сотрудника из командировки бухгалтер проверяет его авансовый отчёт и выплачивает оставшуюся сумму за расходы в поездке. Срок выплат каждая компания устанавливает сама и прописывает их в локальных нормативных актах.

Суточные расходы. Размер суточных для работников государственных учреждений определяет правительство РФ. В постановлении № 729 установлен размер суточных 100 рублей в день. Если сотрудника направляют в командировку на территорию Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей, размер суточных составит 8 480 рублей по постановлению правительства № 1915.

В частных организациях размер суточных выплат определяет работодатель, сумма может быть любой, но есть налоговые лимиты. Не облагается налогом сумма меньше 700 рублей в день (включительно) при поездках по России и меньше 2 500 рублей в день при командировке за границу. Такие лимиты указаны в статье 217 НК. Если суточные больше, НДФЛ нужно заплатить с разницы.

Пример. Командировка сотрудника длилась 5 дней, размер суточных 1 200 рублей в день. Компания выплатила ему: 1 200×5 = 6 000 рублей. Из них налогом не облагаются: 700×5 = 3 500 рублей. А НДФЛ 13% и взносы нужно заплатить с суммы: 6 000 — 3 500 = 2 500 рублей.

Удержать НДФЛ за суточные вы можете из ближайшей зарплаты сотрудника, когда он вернётся из командировки и подаст авансовый отчёт.

Суточные нужно платить за каждый день командировки, включая выходные, дни отъезда и возвращения. Например, сотрудник отправился в деловую поездку 5 июля в 23:00, а вернулся 10 июля в 05:30. Компания должна выплатить суточные за все 6 дней с 5 по 10 июля включительно.

Если сотрудник едет в командировку по России на один день, работодатель может не платить суточные, а если за границу — обязан выплатить 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, которая прописана в локальных актах компании.

Транспортные расходы. Сумма выплат зависит от размера затрат по билетам и чекам. Эти расходы не облагаются НДФЛ и взносами.

Пример. Сотрудник потратил на такси до аэропорта, гостиницы и обратно 2 000 рублей. Билет на самолёт в обе стороны стоил 15 000 рублей. Значит, компания должна возместить ему: 2 000 + 15 000 = 17 000 рублей.

Расходы на проживание. Затраты на проживание также компенсируются по подтверждающим документам. Они не облагаются НДФЛ и взносами.

При этом в расходы на проживание не входит стоимость дополнительных услуг в гостинице. Например, обслуживание в баре, посещение бассейна или сауны, доставка еды в номер. Если работодатель собирается возместить эти расходы сотруднику, из них нужно вычесть налоги.

Пример. Сотрудник уехал в командировку на 3 дня, сутки в гостинице стоят 3 500 рублей. За проживание он получит компенсацию: 3 500×3 = 10 500 рублей. При этом каждый день сотрудник заказывал завтраки в номер за 800 рублей, которые компания согласна оплатить, всего: 800×3 = 2 400 рублей. Из этих денег работодатель уплачивает НДФЛ 13%, поэтому на руки сотрудник получит: 2 400 — 13% = 2 088 рублей.

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ и взносами, платить налоги нужно только за суточные выше лимита и дополнительные расходы, которые готова покрыть компания.

Рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, когда утверждён авансовый отчёт о командировке, потому что сотрудник может израсходовать в поездке не все деньги и вернуть остаток. Тогда налог рассчитывается только на сумму, которая была потрачена, если она превысила лимит.

НДФЛ нужно перечислять единым налоговым платежом, про него можно узнать в статье «Единый налоговый платёж: что такое, как перейти, сроки уплаты».

Страховые взносы за суточные выше лимита нужно уплачивать до 28-го числа месяца, следующего после месяца начисления, по единому тарифу 30%.

Учёт командировочных расходов можно разделить на три этапа: выдача аванса, учёт расходов и списание затрат, возврат неиспользованного аванса. Для каждого шага будут свои проводки.

Например, сотруднику выдали 15 000 рублей наличными из кассы, тогда проводка будет «Дт 71 Кт 50 — 15 000 рублей».

Траты, подтверждённые документами, признаются расходами организации. Для них, как правило, используют дебет 26 «Общехозяйственные расходы» и дебет 44 «Расходы на продажу». Первый, если командировка не связана с продажей продукции или услуг, например, повышение квалификации, участие в конференции, встречи по стратегическому планированию. Второй, если командировка связана с продажей товаров или услуг, их продвижением и маркетингом. Кредит будет 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Если превышен лимит НДФЛ по суточным, то для удержания налога дебет будет 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», а кредит — 68 «Расчёты по налогам и сборам».

Если после утверждения авансового отчёта у сотрудника остаются неиспользованные деньги, он должен вернуть их в кассу или на расчётный счёт компании.

Например, после возвращения из командировки у сотрудника осталось 3 000 рублей аванса. Он вернул их наличными в кассу организации, тогда проводка будет «Дт 50 Кт 71 — 3 000 рублей».

Загранкомандировки имеют свои особенности и отличаются от поездок по России. Рассказываем, что нужно делать при оплате такой командировки.

Если на эти расходы есть подтверждающие документы, они не облагаются НДФЛ и не включаются в базу для страховых взносов.

Переведите подтверждающие документы. Документы, которые подтверждают расходы сотрудника в командировке, нужно перевести на русский язык, только тогда их можно учесть в авансовом отчёте. Сделать перевод может как сам сотрудник, так и сторонний переводчик либо работник компании, который владеет нужным иностранным языком.

Пересчитайте иностранную валюту в рубли. В учёте и отчётности все траты сотрудника в загранкомандировке отражайте в рублях. Сделайте пересчёт по курсу Банка России на дату выдачи аванса, оплаты расходов или дату составления авансового отчёта. Важно учитывать курсовую разницу, особенно при возврате неиспользованными сумм.

Например, сотрудник потратил в командировке за границей 100 евро, а курс на дату выдачи аванса был 90 рублей за евро. Тогда в учёте нужно отразить сумму: 100×90 = 9 000 рублей.

Порядок оплаты сверхурочной работы закреплён в статье 152 ТК: первые два часа — не менее чем в полуторном размере оклада, последующие часы — в двойном размере. Это относится в том числе к сверхурочным в командировке.

Пример. Сотрудник компании получает оклад 60 000 рублей в месяц и работает по стандартному графику 40 часов в неделю, в месяц получается 160 часов. В один из дней он отработал сверхурочно 3 часа. Его часовая ставка будет: 60 000 / 160 = 375 рублей. Оплата за первые два часа сверхурочной работы 1,5 ставки, значит: 375×1,5×2 = 1 125 рублей. Оплата за третий час в двойном размере: 375×2 = 750 рублей. Тогда за сверхурочную работу в 3 часа сотрудник получит: 1 125 + 750 = 1 875 рублей.

Чтобы привлечь сотрудника к работе во внеурочные часы, получите его письменное согласие, а время такой работы не должно быть больше 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Такие правила устанавливает статья 99 ТК.

Если командировка отменилась, важно правильно оформить возврат или сделать перерасчёт выплаченных средств. Порядок действий будет зависеть от того, был выплачен аванс сотруднику или он потратил свои средства.

Рабочая необходимость или форс-мажор. Если сотрудник задерживается по рабочим обстоятельствам, например, деловой партнёр отложил подписание договора на несколько дней, компания обязана продлить командировку и выплатить дополнительные командировочные. Такие же правила действуют в случае форс-мажора. Например, при отмене рейса или непогоды.

При этом если сотрудник вынужденно не работает, зарплату за эти дни начислять не нужно. Компания оплачивает только суточные и расходы.

Болезнь сотрудника. Если работник заболел в командировке, он должен обратиться в медицинское учреждение и оформить больничный лист. Вы можете издать приказ о продлении командировки либо организовать досрочное возвращение для лечения по месту жительства.

Период болезни не считается командировочным временем, суточные платить не нужно, поскольку человек не работает. Они начисляются только за фактические дни работы и время в пути, а период болезни нужно оплатить по больничному листу.

Командировочные и суточные расходы — затраты сотрудника во время командировки, которые компания обязана ему возместить. Командировочные покрывают обязательные траты сотрудника во время деловой поездки: проезд, проживание, иногда питание и дополнительные расходы на рабочие нужды. Суточные входят в командировочные расходы. Компания выдаёт их сотруднику на мелкие траты. Например, покупка воды или кофе. Командировочные нужно подтверждать документально (чеками, билетами, квитанциями), а суточные — нет.

В оплату командировочных расходов входит проезд до места командировки и обратно, проживание в гостинице, апартаментах или съёмной квартире, а также суточные расходы и дополнительные траты на рабочие нужды.

Да, но придётся оплатить НДФЛ и взносы. Не облагается налогом сумма меньше 700 рублей в день при поездках по России и 2 500 рублей в день при командировке за границу. Если суточные больше, НДФЛ облагается разница. Например, если суточные 900 рублей, то сумма, с которой нужно оплатить налог: 900 — 700 = 200 рублей.

Время командировки оплачивается по среднему заработку. Его нужно рассчитать, исходя из зарплаты, премий и других выплат сотруднику за последний календарный год. Как это сделать, указано в постановлении правительства № 922.

При расчёте отпускных учитываются доходы, полученные за 12 месяцев до отпуска, включая оплату за дни командировки. Если сотрудник работал сверхурочно во время поездки, это увеличит размер отпускных. При этом суточные выплаты не идут в расчёт, потому что не относятся к зарплате.