Удалённого сотрудника оформляют так же, как офисного, но в договор добавляют условие о дистанционной работе. Как это сделать:
- Подготовьте трудовой договор и отдельно пропишите, что сотрудник будет работать дистанционно.
- Подготовьте локальные акты.
- Обменяйтесь документами с сотрудником.
Подписать документы можно онлайн, электронной подписью.
Что считается удалённой работой
По статье 312.1 ТК дистанционная работа — это когда сотрудник работает из любого места вне офиса, по интернету или телефону. Удалённая и дистанционная работа — одно и то же, но в законе используется именно второе название. И то, и другое чаще называют просто «удалёнка».
А вот надомная работа — это другой формат. Дистанционный сотрудник работает онлайн из любого места. Надомный работает офлайн, обычно у себя дома. Он создаёт продукт вручную и передаёт работодателю, например, шьёт, ремонтирует технику, делает сувениры, печёт торты.
Можно работать удалённо в нескольких форматах. Они отличаются по продолжительности и периодичности.
Форматы дистанционной работы
| Формат | Описание |
|---|---|
| Постоянная | Сотрудник всё время работает дистанционно |
| Временная | До 6 месяцев, часто используется при замещении или сезонных проектах |
| Периодическая (гибридная) | Чередуется работа в офисе и дистанционно. В договоре нужно указать периоды и порядок |
| Вынужденная | Вводится по обстоятельствам, например, из-за эпидемии, по статье 312.9 ТК |
Как оформить удалённого сотрудника
Шаг 1. Заключите трудовой договор с условием о дистанционной работе
Оформить трудовые отношения нужно обязательно. Мы рассказывали, что грозит работодателю за неоформленных сотрудников.
Это может быть:
- отдельный трудовой договор, если нанимаете нового человека;
- дополнительное соглашение, если переводите действующего сотрудника.
В договоре обязательно пропишите, что работа выполняется дистанционно. Без этой фразы трудовая инспекция может посчитать договор нарушением и назначить штраф до 200 тысяч рублей по статье 5.27 КоАП.
.doc
Образец трудового договора
Что прописать в трудовом договоре с удалёнщиком
| Раздел | О чём написать | Пример формулировки |
|---|---|---|
| Место работы | Сотрудник выполняет обязанности дистанционно | «Работа осуществляется дистанционно на постоянной основе» |
| Режим работы и отдыха | Когда работник должен быть на связи и какой ему полагается отпуск | «Работник обязан быть на связи в период с 10:00 до 18:00 мск. Продолжительность рабочей недели 40 часов. Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней» |
| Отчётность | Периодичность и форма отчётов | «Порядок, сроки и форма представления работником отчётов о выполненной работе определяются локальными нормативными актами работодателя» |
| Техника и компенсации | Кто предоставляет оборудование | «Работник использует собственный ноутбук. Работодатель выплачивает компенсацию за интернет 1 500 рублей в месяц» |
| Средства связи | Где общается с командой и руководителем | «Основной канал связи — корпоративный мессенджер и электронная почта» |
| Контроль | Как оцениваются результаты | «Контроль выполнения задач ведётся в системе трекинга задач Jira. Результат оценивается по выполненным срокам» |
| Порядок взаимодействия | Как передаются отчёты и подписываются документы | «Работник и работодатель обмениваются электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи посредством сети Интернет» |
| Расторжение договора | Особенности увольнения | «Договор может быть расторгнут в одностороннем порядке» |
Шаг 2. Подготовьте локальные акты
Помимо трудового договора важно оформить ЛНА — локальные нормативные акты.
Положение о дистанционной работе согласно статье 312.2 ТК РФ. Опишите, как сотрудник работает удалённо: где он обсуждает работу с руководителем, как быстро отвечает, когда выходит на связь. Укажите, какие отчёты сдаёт, как передаёт результаты и какую технику использует.
Положение об электронном документообороте согласно статье 312.3 ТК РФ. Определите, какие документы подписываются электронной подписью, а какие остаются на бумаге. Пропишите порядок обмена документами: куда отправлять, как подтверждается получение и в какие сроки. Укажите типы электронной подписи и правила доступа к системе.
Как составить и утвердить акты, мы подробно описали в статье.
Шаг 3. Обменяйтесь документами с сотрудником
Передайте сотруднику его экземпляр трудового договора и ознакомьте с локальными актами. Трудовой договор и акты можно подписать онлайн, если у работодателя и сотрудника есть квалифицированная электронная подпись (ЭП), это прописано в статье 312.2 ТК. Мы рассказывали, как её получить.
После подписания:
- Работодатель отправляет копию договора сотруднику по емейлу или через электронный документооборот.
- Сотрудник подтверждает, что получил её, письмом или электронной подписью.
Если договор на бумаге, направьте сотруднику экземпляр заказным письмом с уведомлением. По письменному заявлению работника вы должны сделать это в течение трёх рабочих дней, так говорится в статье 312.2 ТК.
Нужно ли предоставлять технику и рабочее место
По статье 312.6 ТК, если вы изначально нанимаете сотрудника на удалённую вакансию, можно договориться: вы предоставляете технику или работник использует свою. По желанию вы можете предложить за это компенсацию.
Размер компенсации лучше закрепить в положении о дистанционной работе или приложении к договору. Например: «Компенсация за использование личного ноутбука — 1 000 рублей в месяц, интернета — 500 рублей». Главное — зафиксировать договорённости письменно.
Если работодатель сам перевёл сотрудников на удалёнку, например из-за аварии или эпидемии, он обязан обеспечить их техникой или компенсировать расходы.
Как подтвердить, что рабочее место соответствует требованиям
Для дистанционной работы не нужно оформлять аттестацию рабочего места, это прописано в статье 3 федерального закона № 426. Работодатель обязан только провести инструктаж по работе с оборудованием, если он предоставил его сотруднику, об этом говорится в письме Минтруда № 15−2/ООГ-493.
.doc
Образец инструктажа по технике безопасности при работе с оргтехникой
Как оформить сотрудника из другого города или страны
Если работник живёт в другом регионе России, вы заключаете обычный трудовой договор с дистанционным условием и ведёте электронный документооборот.
Если сотрудник работает из-за границы, формально на него не распространяется Трудовой кодекс и возникают сложности с налогами и страховыми взносами. Тогда безопаснее оформить гражданско-правовой договор (ГПХ) или проконсультироваться с юристом.
Что будет, если оформить сотрудника неправильно
Нарушение трудового законодательства может стоить дорого:
Пример из судебной практики
Сотрудника уволили по статье 312.8 ТК РФ за то, что он два дня не выходил на связь. Это основание действует только для дистанционных работников, и работодатель считал, что сотрудник на удалёнке. Сотрудник не согласился и пошёл в суд.
Оказалось, что формально он не был дистанционным работником. В трудовом договоре не указали, что сотрудник работает удалённо, и не оформили дистанционный формат ни допсоглашением, ни локальным актом. Переписка по электронной почте не подтверждает факт удалёнки, хотя работодатель был в этом уверен.
Дело прошло несколько инстанций, но суд встал на сторону сотрудника. Компания обязана восстановить его на работе и выплатить компенсации: 950 тысяч рублей — средний заработок за время вынужденного прогула и 50 тысяч рублей за моральный ущерб. Дело № 8Г-25445/2023
Как организовать работу с удалёнными сотрудниками
Важно настроить процессы так, чтобы вы понимали, как и когда работает сотрудник, а результат был контролируемым и предсказуемым.
Частые вопросы об оформлении удалённого работника
Нужно ли писать отдельное положение о дистанционной работе?
Да, это положение фиксирует внутренние правила взаимодействия с удалёнными сотрудниками.
Можно ли подписывать договор с удалённым сотрудником электронно?
Да, если обе стороны используют квалифицированную электронную подпись.
Нужно ли оформлять рабочее место дома по охране труда?
Нет. Для дистанционной работы требования по охране труда ограничены: вы отвечаете только за информирование и обучение безопасным методам работы.
Можно ли уволить дистанционного сотрудника по инициативе работодателя?
Да, по тем же основаниям, что и офисного, но с дополнительными условиями, которые прописаны в статье 312.8 ТК.
