Когда нужна онлайн-касса
- Получаете платежи от предпринимателей и компаний на расчётный счёт. Исключение: чек нужен при оплате корпоративной картой.
- Работаете в труднодоступной местности. Список таких населённых пунктов устанавливают регионы.
- Применяете патентную систему, а вид деятельности входит в список из статьи 2 закона № 54-ФЗ. Например, мастерские по ремонту мебели и фотостудии не обязаны устанавливать кассу. При этом в список освобождённых не попадают парикмахеры и косметологи, которые работают на патентной системе налогообложения (ПСН).
- Работаете в одной из сфер-исключений по 54-ФЗ и подпадаете под указанные условия. Например, аптеки, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах в сельской местности, могут этого не делать.
Предпринимателям на режиме НПД (самозанятым) онлайн-касса не нужна. Все платежи они проводят через приложение «Мой налог». О том, как пользоваться приложением, подробно рассказали в статье.
Когда нужно снимать кассу с учёта
- Вы решили продать ККТ или сдать её в аренду предпринимателю или организации. Тогда нужно снять кассу с учёта не позднее следующего рабочего дня, чтобы налоги за операции по ней вам не начислялись.
- Вы потеряли аппарат или его украли. В этих случаях нужно действовать как можно скорее, чтобы злоумышленники не «набили» вам лишних операций. Подайте заявление в полицию и предоставьте копию в налоговую.
- Аппарат сломался, и починить его невозможно. Здесь потребуется официальное заключение из сервисного центра.
- Вы не планируете использовать кассу долгое время. Например, у вас два аппарата ККТ, но количество операций снизилось, и один оказался лишним.
- Вы закрываете бизнес или переходите на самозанятость. Тогда лучше снять кассу с учёта в день ликвидации ИП или ООО.
- Аппарат не соответствует требованиям законодательства, например, выбыл из Госреестра.
- Срок действия фискального накопителя (ФН) истёк больше месяца назад, и предприниматель вовремя не заменил его. Так написано в письме ФНС № ЕД-4−20/6682@.
- Предприниматель прекратил деятельность, о чём есть запись в госреестре ИП или юрлиц.
- При налоговой проверке владелец бизнеса не предоставил доступ к устройству согласно статье 4.2 федерального закона № 54-ФЗ. Это правило действует с 1 марта 2025 года.
Как снять онлайн-кассу с учёта
- Завершите передачу фискальных данных — отправьте все чеки и отчёты оператору фискальных данных (ОФД).
- Сформируйте отчёт о закрытии ФН.
- Извлеките накопитель и сохраните его не менее чем на 5 лет для возможных проверок.
В случае поломки, если она не позволяет закрыть ФН, придётся обратиться в сервисный центр или к производителю. Если восстановить работоспособность аппарата невозможно, вам дадут заключение об этом. Приложите его к заявлению о снятии кассы с учёта.
Если касса потеряна или украдена, напишите заявление в полицию, получите копию и отнесите её в налоговую.
Все эти документы освобождают от обязанности предоставлять отчёт о закрытии ФН.
Есть такие способы снять ККТ с учёта: через личный кабинет ИП на сайте ФНС, через Госуслуги, лично в любое отделение ФНС, а также — с 1 сентября 2025 года — через Единый портал государственных и муниципальных услуг и оператора фискальных данных (ОФД).
Как снять кассу с учёта в личном кабинете ФНС
В личном кабинете ИП или юрлица откройте раздел «Мои кассы. Регистрация ККТ».
Найдите нужную кассу и нажмите «Снять с регистрации».
Откроется форма заявления. Заполните все поля. Укажите данные из отчёта о закрытии ФН: дату и время закрытия, номер фискального документа и фискальный признак.
Нажмите кнопку «Подписать и отправить». Появится уведомление о том, что запрос отправлен в налоговую.
Ответ от налоговой должен прийти в течение 5 рабочих дней, согласно статье 4.2 федерального закона № 54-ФЗ. Исправьте ошибки и подготовьте дополнительные документы, если потребуется.
Если всё будет правильно, в личном кабинете автоматически появится карточка о снятии кассы с учёта. По запросу вам могут выдать её бумажную копию.
Как снять кассу с учёта на Госуслугах
Этот способ пока доступен только в некоторых регионах. Но с 1 сентября 2025 года, когда вступят в силу изменения в 54-ФЗ, можно будет снять ККТ с учёта по всей России.
Чтобы всё получилось, в вашем ЛК на Госуслугах уже должны быть данные ИП/организации. Вот как их добавить.
Авторизуйтесь на портале и напишите роботу Максу запрос: «Снять с учёта онлайн-кассу».
Макс выведет справку и несколько кнопок. Нажмите «Снять с учёта».
Откроется новая вкладка с услугой. Следуйте инструкциям.
- Проверьте данные организации или ИП. Система автоматически подгрузит информацию.
- Введите регистрационный номер ККТ, модель и заводской номер.
- Внесите данные из отчёта о закрытии ФН: дату и время формирования отчёта, номер фискального документа, фискальный признак.
- Загрузите данные с ФН. Если касса работала в автономном режиме, потребуется загрузить файл с данными в формате .fnc
- Подпишите заявление УКЭП на компьютере или во внутреннем приложении «Госключ» — только для представителя организации.
Ответ ФНС придёт в течение 5 рабочих дней. Карточка о снятии кассы с учёта также появится в вашем личном кабинете на сайте ФНС, а через Госуслуги придёт уведомление об этом.
Как снять кассовый аппарат с учёта в личном кабинете ОФД
- Войдите в личный кабинет на сайте вашего ОФД.
- Найдите раздел с зарегистрированными кассами. Он может называться: «Мои кассы», «Устройства», «ККТ» или «Оборудование».
- Выберите нужную кассу.
- Сформируйте отчёт о закрытии ФН. В интерфейсе должен быть пункт «Сформировать/подать отчёт о закрытии» или аналогичный.
- Укажите причину снятия и завершите операцию. Подтвердите действие и подпишите его электронной подписью, если требуется.
- Дождитесь подтверждения от ФНС.
- Для начала нужно закрыть смену на кассе. В главном меню выберите: «Отчёты» > «Кассовые отчёты» > «Закрыть смену» > «Распечатать отчёт».
- Дальше в главном меню выбираем «Настройки». В неотправленных ОФД данных должен стоять ноль.
- Выберите «ОФД» > «Заменить ФН» и подтвердите действие.
После отправки данных ОФД передаст их в налоговую службу, и вы получите подтверждение о снятии ККТ с учёта в личном кабинете.
Как снять кассу с учёта лично в налоговой
Если вам нужно приложить дополнительные документы, например, копию заявления о краже или заключение сервисного центра, придётся отнести в налоговую бумажное заявление. Для этого есть утверждённая форма. Подать заявление нужно в то отделение, где касса была зарегистрирована, то есть по месту жительства (для ИП) или по месту юридического адреса организации.
Что будет, если не снять кассу с учёта
- ФН и данные с него могут стать недействительными. Возможно, придётся как-то по-другому отчитаться о проведённых расчётах. Например, через акты сверок, выписки по счетам
и т. д. ФНС может посчитать, что вы скрыли часть выручки и доначислить налоги на предполагаемую скрытую сумму. - Дальнейшие расчёты по кассе будут незаконными. Юрлица могут получить за это штраф до 40 тысяч рублей.
- Возможно, ОФД заблокирует вам передачу данных, получив уведомление, что касса аннулирована, а налоговая потребует разъяснений, почему предприниматель сам не снял кассу с учёта.
- Возможно, инспекторы решат проверить предпринимателя на предмет неучтённой выручки.
- Если вы продали кассу или сдали в аренду, то операции по ней будут начислены вам и придётся уплатить за них налоги.
О том, что налоговая сняла кассу с учёта, вы узнаете в личном кабинете на сайте ФНС. В уведомлении вам укажут причину и каких разъяснений или документов от вас ожидают. Возможно, снятие было ошибочным, тогда вам нужно будет предоставить данные, что касса продолжает работать.
Часто задаваемые вопросы
Как снять кассу с учёта при закрытии ИП?
Есть такие способы: через личный кабинет ИП на сайте ФНС, через Госуслуги, лично в любое отделение ФНС, а также — с 1 сентября 2025 года — через Единый портал государственных и муниципальных услуг и оператора фискальных данных (ОФД). Идти в отделение налоговой придётся, если нужно предоставить дополнительные документы, когда касса сломалась, потерялась или её украли.
Как быть, если потерянную кассу сняли с учёта, а она нашлась?
В этом случае кассу нужно будет заново зарегистрировать в ФНС. Сделать это также можно тремя способами: на сайте налоговой, через Госуслуги или лично. Также нужно будет сменить ФН, а старый — хранить в течение 5 лет. Подробную инструкцию вы найдёте в статье «Онлайн-касса: кому нужна и как с ней работать».
Надо ли снимать кассу с учёта, если перешёл на самозанятость?
Да, поскольку самозанятым не нужно иметь кассу для расчётов с клиентами. Все платежи проводятся через приложение «Мой налог».
Сколько стоит снять кассу с учёта в налоговой?
Это бесплатно, независимо от способа снятия кассы с учёта. Никаких госпошлин за это не предусмотрено.
Как быстро налоговая снимает кассу с учёта?
Согласно статье 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ, налоговая должна рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней с того времени, как получит его. Но до 1 сентября 2025 года действует старая редакция № 54-ФЗ, по которой этот срок составляет 10 рабочих дней.