Онлайн-касса: кому нужна и как с ней работать

Полный перечень тех, кто освобождён от ККТ, в статье 2 закона № 54-ФЗ. В других случаях применять кассу обязательно.

При расчётах с покупателем касса формирует документы, которые называют фискальными: чеки, отчёты об открытии и закрытии смены.

Аппарат сохраняет эту информацию на фискальном накопителе — чипе, встроенном в ККТ, а затем передаёт оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между налоговой и предпринимателем.

ОФД подтверждает, что получил чек или отчёт, и в режиме реального времени пересылает его в ФНС.

Чтобы было понятнее, изобразили принцип работы на схеме.

Модели кассы и фискального накопителя должны быть указаны в реестрах, которые ведёт налоговая. Проверить это можно в сервисе ФНС: в первой строке выберите модель, а во вторую введите заводской номер — он на задней стороне корпуса.

Если торговля ведётся через интернет и бумажные чеки не нужны, в ККТ может не быть устройства для печати фискальных документов.

Перед тем как купить аппарат, проверьте, есть ли модель в реестре ККТ на сайте налоговой. Если аппарата нет в перечне, использовать устройство нельзя, иначе налоговая выпишет штраф за работу без кассы.

Кассы делятся на 4 категории: фискальные регистраторы, мобильные кассы, смарт-терминалы и облачные кассы. Теперь подробнее о каждой.

Что это. У такой кассы нет дисплея и клавиатуры, это принтер для печати чеков. Чтобы фискальный регистратор работал, его надо подключить к компьютеру, планшету или телефону с учётной программой.

Когда подходят. Если уже есть собственная система товароучёта и вы торгуете стационарно. Например, фискальные регистраторы стоят в каждом супермаркете.

Что это. Компактный переносной аппарат, который работает от сети или от аккумулятора. Выглядит как большой смартфон, а ещё такие кассы часто имеют встроенный эквайринг.

Когда подходят. Если торгуете на улице, рынке, фестивале или оказываете выездные услуги: курьерская доставка, кейтеринг, такси.

Что это. Небольшой планшет с сенсорным дисплеем, в который встроен фискальный накопитель и принтер для печати чеков. Внести изменения в ассортимент просто, а товары и услуги можно выбирать из каталога.

Кому подходят. Если у вас бизнес со средним потоком клиентов (салон красоты, профильный магазин, кафе), а цены часто меняются.

Что это. Аналог обычной кассы, только установлена она не в магазине или салоне, а в дата-центре. Вы устанавливаете приложение на телефон и формируете чеки удалённо: они приходят на емейл покупателям и в налоговую.

Кому подходят. Для расчётов с покупателями вне торгового помещения: курьерам, интернет-магазинам, такси.

Пример. Анна открывает салон красоты. Касса будет постоянно находиться на одном месте, поэтому предприниматель приобрела смарт-терминал. При выборе ККТ Анна оценивала не только стоимость модели и наличие встроенного эквайринга, но и есть ли интеграция с сервисом Yclients.

Выберите оператора фискальных данных из реестра на сайте ФНС и заключите договор. Затем зарегистрируйте кассу в налоговой лично или отправьте заявление через интернет.

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет компании или ИП на сайте ФНС. Перейдите в раздел «Мои кассы» и заполните заявление. Покажем на примере личного кабинета предпринимателя.

Шаг 2. Дождитесь, пока налоговая проверит заявление и присвоит ККТ регистрационный номер.

Шаг 3. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу: на это есть один рабочий день с момента его получения. После этого ККТ распечатает отчёт о регистрации.

Если ошибётесь в цифрах, фискальный накопитель станет недействительным, придётся приобретать другой и регистрировать кассу заново.

Шаг 5. Дождитесь от налоговой карточку регистрации онлайн-кассы, до её получения пробивать чеки нельзя.

Шаг 6. Зайдите в личный кабинет ОФД. Заполните профиль компании, добавьте ККТ и активируйте нужную подписку.

Подключите эквайринг. Это банковская услуга, благодаря которой покупатели могут расплачиваться картами, смартфонами и другими устройствами. Для приёма денег понадобится внешний или встроенный в кассу платёжный терминал. Его можно арендовать в банке-эквайере или купить самостоятельно. Подробнее рассказали в статье «Эквайринг: в чём преимущества и недостатки платёжного терминала».

Откройте расчётный счёт, если его ещё нет. Это нужно, чтобы принимать на него безналичные платежи через эквайринг. Необязательно открывать его у банка-эквайера, можно в любом другом. Какие документы для этого нужны, читайте в статье «Как открыть расчётный счёт».

Подключите оплату по СБП — систему быстрых платежей. Это ещё один вариант приёма безналичной оплаты, для него не нужен терминал или другое оборудование. Оплата происходит по QR-коду: покупатель сканирует его телефоном с экрана кассы и переводит деньги через приложение онлайн-банка. Кому выгодно так принимать оплату, рассказали в статье «Система быстрых платежей: что это и как работает». Для подключения подайте заявку в банк, который работает с СБП.

Перед тем как принимать оплату и пробивать чеки, подготовьте аппарат к работе.

Проверьте, что чековая лента не заканчивается, а касса исправна и подключена к сети. Проверьте и дополнительное оборудование, например, сканер штрихкодов и эквайринг.

Если нужно, пройдите авторизацию по логину и паролю или специальной пластиковой карте.

Прежде чем совершить первую продажу, распечатайте отчёт об открытии смены, для этого выберите нужный раздел в меню кассы. Некоторые модели формируют отчёт автоматически.

Информация о ККТ, фискальном накопителе, смене и кассире уйдёт ОФД.

От того, происходит оплата наличными, переводом или через сайт, зависит, как и кто формирует чеки.

Наличными, картой или по QR-коду. В момент расчёта вы формируете чек, затем отдаёте покупателю или отправляете в электронном виде.

Переводом. Если покупатель оплачивает товар или услугу заочно по вашим реквизитам, выдайте чек не позднее чем на следующий рабочий день после того, как деньги поступили на расчётный счёт, и не позднее момента передачи товара или оказания услуги.

Через сайт. Чек автоматически формирует онлайн-касса, вам ничего делать не нужно.

Когда рабочий день заканчивается, смену надо закрыть — оператору поступает отчёт о закрытии.

Продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Например, вы открыли смену 13 марта в 12:00. Закрыть её надо не позднее 12:01 14 марта.

Если сутки закончились, а смена не закрыта, онлайн-касса перестанет выдавать чеки, а нарушителю грозит штраф по статье 14.5 КоАП от 1 500 до 3 000 рублей или предупреждение.

После закрытия смены кассир формирует приходно-кассовый ордер и сдаёт наличные в основную кассу или сейф.

Есть разные виды фискальных документов, собрали их в таблицу.

Порядок действий зависит от того, когда вы обнаружите, что чек пробит с ошибкой, и от версии формата фискальных данных. Исправления можно сделать на другой кассе.

Если вы нашли ошибку при покупателе в течение пяти минут с момента покупки. Пробейте чек с признаком расчёта «Возврат прихода» и оформите новый чек с признаком «Приход» на ту же сумму.

Если вы нашли ошибку позже. Посмотрите в личном кабинете ОФД или в отчёте об открытии смены, какая версия формата фискальных данных на вашей кассе.

Затем пробейте чек коррекции с правильной информацией и с признаком расчёта «приход» или «расход». Он не должен отличаться от обычного кассового чека, каждую сумму отражайте отдельной строкой, чтобы можно было понять, какой конкретно расчёт был исправлен. Пробить его только на только общую сумму недостаточно.

При версии 1.05 сделайте всё то же самое, но пробивайте обычные чеки, а не корректировочные.

Иногда ККТ может перестать работать из-за неполадок с интернетом, технического сбоя или ошибок в эксплуатации. Аппарат не выбивает чеки и не передаёт данные в ФНС. Вот распространённые ситуации и инструкции, что делать, чтобы всё было по закону.

Остановите торговлю, продавать товары и услуги без выдачи чека нельзя. Бывает, что отключение происходит в момент расчётов, тогда после возобновления электроэнергии сформируйте чек коррекции.

Если касса работает от аккумулятора и сим-карты, расчёты можно продолжать, пока аккумулятор не разрядится.

Все операции продолжат записываться на фискальный накопитель. Когда доступ к сети восстановится, ОФД получит всю информацию. Но если проблема не решится в течение 30 суток, ККТ автоматически заблокируется.

Фискальный накопитель рассчитан на определённое количество записей. Когда память переполнена или срок действия истёк, ККТ перестаёт работать. Замените фискальный накопитель и перерегистрируйте кассу в налоговой.

Подробный разбор, почему касса может заблокироваться и как устранить неполадки, читайте в Справочной.

За невыдачу покупателю электронного, бумажного чека или специального QR-кода будет предупреждение или штраф по части 6 статьи 14.5 КоАП в размере 2 000 рублей.

За проведение расчётов «мимо кассы» налоговая инспекция оштрафует ИП по части 2 статьи 14.5 КоАП на сумму от 1/4 до 1/2 платежа без применения ККТ, но минимум на 10 000 рублей. Если в течение года будет такое же нарушение, а расчёты без кассы разом или в сумме достигнут 1 миллиона рублей, по части 3 статьи 14.5 КоАП деятельность ИП приостановят на срок до 90 суток.

За работу с неправильно настроенной или незарегистрированной онлайн-кассой налоговая по части 4 статьи 14.5 КоАП вынесет ИП предупреждение или наложит штраф от 1 500 до 3 000 рублей. Такое же наказание будет, если пользоваться кассой не по указанному месту установки, не зарегистрировать фискальный накопитель, пробивать чеки без обязательных реквизитов или с неправильной информацией о продавце.

За одно и то же нарушение дважды не наказывают. Например, если ИП не выдал покупателю чек, потому что вообще его не пробивал, штраф будет только за неприменение ККТ.

Это кассовый аппарат, который формирует чеки и передаёт информацию о проведённых расчётах в налоговую инспекцию через интернет. Для этого внутри должен быть чип — фискальный накопитель. Он записывает все операции и в зашифрованном виде отправляет сведения о них оператору фискальных данных. От оператора информация о расчётах поступает в налоговую инспекцию.

По статье 4.3 закона № 54-ФЗ отчёт об открытии смены надо формировать перед началом расчётов. То есть когда расчётов нет, не нужно открывать смену на кассе. Но если всё же открыли, это не ошибка. Главное, закрыть смену не позднее чем через 24 часа.

Такая касса выдаёт электронные чеки без участия предпринимателя или его сотрудников. Физически она находится в дата-центре, а информация о расчётах — в облачном хранилище. Аппарат кассы ИП берёт в аренду, а фискальный накопитель для него покупает.

Если онлайн-касса интегрирована с учётной системой, она ещё передаёт туда информацию о продаже.

Расходы на покупку и установку кассы зависят от вида и модели ККТ и фискального накопителя, срока, на который покупаете ФН, тарифов ОФД и дополнительных услуг. Например, помощи с запуском и внедрением ККТ в торговой точке, обучения работе с кассой.

Стоимость кассового аппарата без встроенного эквайринга начинается от 22 400 рублей, с эквайрингом — от 27 900 рублей. Фискальный накопитель на 36 месяцев обойдётся примерно в 15 500 рублей. Услуги оператора фискальных данных за 36 месяцев работы — ещё около 3 000 рублей.

Некоторые фирмы берут дополнительную плату за регистрацию кассы и её доставку от 2 000 до 6 000 рублей. Если вы приобретаете кассу в Точке, платить за доставку и регистрацию не придётся. Специалисты банка бесплатно подготовят аппарат к работе, зарегистрируют в ФНС, подключат к оператору фискальных данных и отправят курьером в вашу торговую точку.

До 2030 года включительно действует запрет на плановые проверки. Внепланово налоговая может проверить документы по онлайн-кассам в нескольких случаях.

Поступила информация о нарушениях от граждан или организаций. Например, покупатель может написать жалобу через сайт ФНС о том, что в магазине не выдают чеки.

Нарушения выявились при наблюдении и анализе. Налоговая может проверять предпринимателей без взаимодействия с ними. Для этого она изучает информацию в интернете и документы, которые уже у неё есть.

Нарушения выявились по индикаторам риска. Они перечислены в приказе Минфина № 88н: за 60 календарных дней по зарегистрированной кассе нет расчётов, за 30 календарных дней возвраты составили 30% и более от прихода, чеки коррекции — 30% и более от всех сформированных чеков.

Нарушения выявились при контрольной закупке. Инспекторы могут её сделать, если нашли признаки нарушения при выездном обследовании — осмотре свободного к доступу помещения, где установлена касса. Если контрольная закупка подтвердит подозрения, инспекторы могут начать документарную или выездную проверку.