Как работать с электронными трудовыми книжками

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия трудовой книжки, которая хранится в системе Социального фонда (СФР). Работодатель передаёт туда сведения в виде отчёта ЕФС-1.

ЭТК отличается от бумажной книжки — в ней только основные данные, которые нужны для будущей пенсии:

В электронной книжке нет сведений об образовании, обучении и награждениях, как в бумажной.

Бумажного варианта у ЭТК нет. Работник может увидеть свою электронную трудовую книжку онлайн на Госуслугах. Если сведения нужны на бумаге с подписью, можно запросить их в СФР, МФЦ или у работодателя.

По статье 66.1 ТК с 2021 года электронная трудовая книжка обязательна для:

Если у работника старая трудовая книжка, порядок такой:

После перехода вернуться к бумажной трудовой уже нельзя.

Если работник остаётся с бумажной книжкой, работодатель продолжает вести её по приказу Минтруда № 320н, хранить как бланк строгой отчётности и параллельно сдавать в СФР все те же сведения, что и по сотрудникам с ЭТК.

Электронная трудовая книжка задумывалась как способ упростить работу Пенсионного фонда (теперь СФР) и сделать удобную систему для работников и работодателей. На деле же у нового формата есть и недостатки.

В этом случае работник принесёт вам справку по форме СТД-Р от предыдущего работодателя. Проверьте, есть ли в ней отметка с отказом от бумажной трудовой книжки. Если есть, вести её надо только в электронном виде.

Даже если работник принёс вам ещё и бумажную книжку, не нужно делать в ней записи и брать на хранение. Но вы можете снять копию — она пригодится для расчёта стажа при оплате больничного листа.

Сдайте в СФР сведения о приёме на работу (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) не позднее следующего дня от даты приказа о приёме на работе. Если не делаете такие приказы — от даты оформления трудового договора.

Сдайте в СФР сведения о приёме на работу, как для тех, у кого уже есть ЭТК. Бумажную трудовую книжку не заводите, даже если сотрудник сам об этом попросит.

Такое бывает, если работник не перешёл на электронную книжку у предыдущего работодателя. Если он не собирается переходить на неё сейчас:

Сотрудник может в любой момент перейти на ЭТК, в том числе в день приёма на работу. Тогда действуйте так.

Шаг 1. Примите от сотрудника заявление в свободной форме.

Шаг 2. В бумажной трудовой книжке сделайте итоговую запись по правилам из приказа Минтруда № 320н:

Шаг 3. Сделайте запись в книге учёта движения трудовых книжек. Формулировку предложил Минтруд в письме № 14−2/В-150. Попросите работника поставить подпись рядом с этой записью.

Шаг 4. Отдайте бумажную трудовую книжку работнику. С этого момента вы снимаете с себя ответственность за её хранение.

Шаг 5. Если сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК в день трудоустройства, сделайте об этом отметку в том же отчёте ЕФС-1, где информация о приёме на работу. Сдайте эту форму не позднее следующего рабочего дня. Заявление работника не нужно прикреплять к отчёту, оно остаётся у вас.

Если работник подал заявление позже, сдайте в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.

По статье 66.1 ТК сотруднику с электронной трудовой книжкой в последний день работы нужно выдать справку по форме СТД-Р. Заявление для этого не нужно.

Сотруднику с бумажной трудовой книжкой при увольнении выдавайте СТД-Р только по письменному запросу. В заявлении он должен указать, в каком виде хочет получить документ — в бумажном или электронном. Если справку попросит бывший работник, оформите её в течение 3 рабочих дней.

Основные правила заполнения формы СТД-Р:

Сведения о работе указывайте только свои. Строку о том, что ведётся ЭТК, заполняйте, если работник подавал заявление вам, а не предыдущим работодателям. Подробную инструкцию смотрите в статье «Как заполнить справку СТД‑Р».

По статье 5.27 КоАП нарушение правил ведения ЭТК грозит штрафом:

За ошибки в сведениях о трудовой деятельности или опоздание с отчётом в СФР должностное лицо компании может получить по статье 15.33.2 КоАП предупреждение или ещё один штраф от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника, по которому было нарушение. Эта статья не применяется к ИП.

Если работодатель нарушил правила выдачи справки СТД-Р, например, не выдал её в последний день работы или указал не ту причину увольнения, а бывший сотрудник из-за этого не смог устроиться на новое место, работодатель обязан возместить ему неполученный заработок. Об этом сказано в статье 234 ТК. Но чтобы получить такую компенсацию, работнику нужно обратиться в суд, подтвердить размер потерянного дохода, а ещё доказать, что эти действия работодателя помешали трудоустройству.

У работодателя. Этот вариант подойдёт, если нужны сведения только с этого места работы. Сотрудник должен написать заявление в свободной форме. В нём желательно указать, в каком формате он хочет получить сведения из ЭТК — в бумажном или электронном. Для электронного варианта попросите работника написать адрес электронной почты, куда отправлять документ. Если формат не указан, вы можете выбрать его на своё усмотрение.

Выдайте сотруднику справку СТД-Р в течение 3 рабочих дней после его заявления. Электронный вариант подпишите Усиленная квалифицированная электронная подпись.УКЭП.

Через Госуслуги. Электронную выписку из ЭТК можно получить, если есть подтверждённая учётная запись. В поисковой строке нужно набрать «электронная трудовая» или в каталоге услуг выбрать «Справки. Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки» и кликнуть на «Получить выписку».

В течение нескольких минут (иногда дольше) в личном кабинете Госуслуг появится форма СТД-СФР в виде PDF-файла. Её можно скачать, распечатать или переслать. Форма будет с электронной подписью СФР. Это значит, у документа такая же юридическая сила, как у бумажной справки с печатью.

В Социальном фонде. Если нужны электронные сведения, сайт СФР перенаправит на Госуслуги. Бумажную справку выдают в любом территориальном отделении СФР в день обращения. С собой нужно взять паспорт.

Через МФЦ. Сотруднику нужно прийти туда с паспортом и написать заявление. Выписку из ЭТК подготовят в течение 3 рабочих дней. Сотрудник сможет получить её в бумажном виде или по электронной почте.

Да, если сотрудник написал заявление о переходе на электронный формат, вам нужно выдать ему бумажную книжку. Перед этим сделайте в ней запись о выдаче на руки в соответствии со статьёй 66.1 ТК и отметьте это в книге учёта движения трудовых книжек.

Работодателям приходится чаще отчитываться в СФР, сроки отчётов очень короткие, например, максимум на следующий день нужно сообщать о приёме или увольнении.

Сотрудникам нужно самостоятельно разбираться, как посмотреть или скачать выписку из ЭТК. А чтобы перенести в электронный вид подробные сведения о стаже до 2020 года, придётся самому подавать заявление в отделение Социального фонда.

Только сам работник. Он может в любой момент проверить ЭТК через личный кабинет на Госуслугах. Работодатель видит только записи, которые сделаны в период работы именно у него.

Нет, вернуться к старой трудовой книжке после перехода на электронный формат нельзя — такого варианта в законе нет. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК и получил на руки бумажную книжку с итоговой записью, дальше её нужно вести только в электронном виде.

Попросите у сотрудника справку СТД-Р от предыдущего работодателя или выписку из электронной трудовой книжки, которую он может получить сам, например, через Госуслуги.

В этот же день или на следующий сдайте в СФР подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 со сведениями о приёме на работу.