Составить трудовой договор с ошибками
Не прописать все обязательные условия. За это работодателя могут оштрафовать по части 4 статьи 5.27 КоАП. Для юрлиц размер штрафа от 50 000 до 100 000 рублей. При этом штраф может взиматься за каждый неправильно составленный договор отдельно, поэтому итоговая сумма может оказаться в разы выше.
Изменить договор после подписания можно только с согласия работника. Если сотрудник против, по закону необходимо пройти долгую процедуру и предоставить веские основания для изменений.
Добавить слишком много подробностей. Что может быть лишним:
- Прописать конкретный адрес места работы вплоть до этажа и номера офиса. Закон это не запрещает, но если компания переедет, даже в пределах города, придётся подписывать дополнительные соглашения с работниками.
- Подробно прописать режим работы. Если у вас стандартный режим, достаточно просто сослаться на правила внутреннего трудового распорядка.
- Указывать все должностные обязанности. Вместо того чтобы перечислять их полностью, можно сослаться на должностную инструкцию.
- Указывать все стимулирующие выплаты. Достаточно сослаться на локальный нормативный акт, который регулирует выплату премий в компании.
Не соблюдать закон о персональных данных
Работодатель обязан соблюдать 152-ФЗ. На практике следовать ему непросто: закон содержит много требований к сбору, обработке и защите данных. С 30 мая 2025 года за его нарушение ужесточились штрафы по статье 13.11 КоАП.
Какие основные штрафы могут грозить работодателям
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Нет внутреннего документа о порядке обработки персональных данных | — для должностных лиц от 6 000 до 12 000 рублей — для ИП от 10 000 до 20 000 рублей — для юрлиц от 30 000 до 60 000 рублей |
| Начало обработки персональных данных без уведомления Роскомнадзора | — для должностных лиц от 30 000 до 50 000 рублей — для юрлиц и ИП от 100 000 до 300 000 рублей. |
| Обработка данных, полученных без письменного согласия человека | — для должностных лиц от 100 000 до 300 000 рублей — для юрлиц и ИП от 300 000 до 700 000 рублей |
| Утечка персональных данных | За утечку от 1 000 до 10 000 записей: — для должностных лиц от 200 000 до 400 000 рублей — для юрлиц и ИП от 3 до 5 миллионов рублей Чем масштабнее утечка, тем выше штрафы |
Какие бывают ошибки при работе с персональными данными работников:
- Нет согласия на передачу данных третьим лицам. Если вы передаёте данные сотрудника кому-то ещё, сначала нужно получить от него письменное разрешение.
- Нет согласия на публикацию данных. Даже если вы размещаете ФИО, фото или должность работника на сайте компании, нужно отдельное согласие на распространение данных.
- Сбор частной информации. Запрашивайте только те данные, которые нужны для устройства на работу. Нельзя спрашивать о национальной и расовой принадлежности, интимной жизни, вероисповедании, политических взглядах.
- Использование данных не по назначению. Нельзя применять их для целей, о которых человек не предупреждён и которые не прописаны в согласии.
- Хранение данных дольше положенного срока. По закону, вы должны уничтожить персональные данные, когда достигнута цель, для которой они собирались.
Пропускать проверку кандидатов в официальных базах
Проверьте, не числится ли кандидат в базах государственных ведомств. Если он есть в одном из списков, это может стать поводом для отказа, если его трудоустройство запрещено законом.
Изучите следующие базы:
- База данных розыска МВД — там указаны люди, которые подозреваются в совершении преступлений.
- База данных ФСИН — лица, которые находятся в тюрьмах, колониях или под следствием.
- Реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия — госслужащие или сотрудники компаний, которых уволили за нарушения, подрывающие доверие к ним, в том числе за коррупцию.
- Перечень террористов и экстремистов — физические лица и организации, признанные причастными к терроризму или экстремизму.
- Реестр иностранных агентов — физлица, общественные объединения и юрлица, которые получают иностранную поддержку или находятся под иностранным влиянием.
- Картотека дел Высшего арбитражного суда — реестр, где собрана информация об участниках экономических споров, в том числе о банкротах.
Для некоторых должностей Трудовой кодекс запрещает нанимать людей с судимостью, особенно по тяжким статьям. Это касается работы с детьми, госслужбы, социальной защиты, финансовых организаций, охраны, транспортной и других сфер. При приёме работу на эти должности работодатель обязан запросить у кандидата справку об отсутствии судимости.
Для остальных должностей работодатель может проверить судимость только с согласия кандидата на обработку его персональных данных. Если кандидат против, только по этой причине отказать ему в найме нельзя.
Не проверять кандидатов на банкротство
Если должность связана с финансами, управлением или материальной ответственностью, узнайте, не проходит ли кандидат процедуру банкротства или был ли ранее признан банкротом.
В некоторых случаях закон запрещает принимать на работу банкротов. В основном это касается руководящих постов в компаниях и на государственной службе. Ограничения прописаны в статье 213.30 федерального закона № 127.
Какие есть ограничения у банкротов
| После банкротства | Где нельзя работать |
|---|---|
| 3 года | В органах управления компаний |
| 5 лет | В органах управления страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, в управляющих компаниях инвестиционных и паевых фондов, негосударственных пенсионных фондов или микрофинансовых организациях |
| 10 лет | В органах управления кредитных организаций |
Для обычных сотрудников таких запретов нет, но информация о банкротстве всё равно поможет оценить возможные риски. Например, работник может воспользоваться служебным положением или рабочей информацией, чтобы как можно быстрее избавиться от долгов.
Проверить, проходит ли сейчас кандидат процедуру банкротства или был им признан, можно через единый федеральный реестр сведений о банкротстве.
Не проверять, есть ли у кандидатов долги
Трудовой кодекс не запрещает брать на работу сотрудника с долгами. Согласно статье 64 ТК, вы не можете ему отказать только по этой причине, но стоит учитывать возможные риски.
«Долги не всегда мотивируют сотрудника работать усерднее, чтобы их погасить. У него может появиться желание найти быструю подработку, а это часто идёт вразрез с корпоративной культурой или даже может привести к нарушению закона» — руководитель внутренней безопасности Точка Банка Павел Макеев.
Проверить долги можно на сайте ФССП. Обратите внимание не только на сумму долга, но и на то, пытается ли кандидат их скрыть или, может, уклоняется от оплаты. Чаще всего такую проверку проводят при найме в банки, финансовые организации, государственные структуры, а также на должности, связанные с управлением финансами, где особенно ценится репутация сотрудника.
Нанимать сотрудников с конфликтом интересов
Конфликт интересов возникает, когда личные интересы сотрудника мешают интересам компании или влияют на объективность в работе.
На что стоит обратить внимание:
- Личные связи. Найм близких родственников или друзей сотрудников может привести к появлению фаворитов и необъективному отношению к остальным коллегам.
- Внерабочая деятельность. Если кандидат работает на конкурентов или ведёт свой бизнес, который пересекается с интересами компании, это создаёт прямой конфликт интересов.
- Финансовые интересы. Если у сотрудника есть доля в компании-конкуренте или он инвестирует в неё, это тоже может повлиять на его решения в работе.
Чтобы исключить конфликт интересов, обсудите эти пункты на собеседовании с кандидатом или включите их в анкету. Если есть сомнения или подозрения, проведите служебную проверку.
Не собирать обратную связь с прошлых мест работы
Чтобы лучше узнать кандидата, вы можете связаться с его предыдущими работодателями. Но для этого нужно получить письменное согласие на обработку персональных данных.
Обратная связь помогает:
- Подтвердить опыт и навыки. Убедиться, что кандидат действительно занимал должность, которую указал в резюме, и обладает необходимыми навыками.
- Понять, разделяет ли кандидат ценности и корпоративную культуру компании. От этого зависит, сможет ли человек влиться в коллектив и работать на общие цели.
- Оценить надёжность. Выяснить, насколько ответственно кандидат подходил к прошлой работе, можно ли на него положиться и доверить важные задачи.
Не проверять упоминания в СМИ
Перед тем как взять кандидата на работу, поищите, упоминался ли он в СМИ и соцсетях в негативном контексте. Например, попадал ли в публичные скандалы, судебные разбирательства или другие неприятные ситуации, особенно если они были связаны с его работой. Например, конфликты с коллегами, нарушения профессиональной этики или мошенничество.
В будущем такие ситуации могут повториться и сказаться на репутации вашей компании.
Оформлять ГПХ или договоры с самозанятыми вместо трудового договора
Работа с физлицами по ГПХ или с самозанятыми не запрещена. Проблема возникает, когда фактически это трудовые отношения, но оформлены как гражданско-правовые. В таких случаях человек получает меньше гарантий: нет отпусков, компенсаций, премий, оплаты за сверхурочную работу или работу в выходные, нет чётко оговоренного рабочего времени.
Помимо трудовой инспекции, внимание к компании может проявить и налоговая. Если ФНС заметит, что работодатель массово привлекает самозанятых, она может заподозрить скрытые трудовые отношения. По договорам с самозанятыми компании не платят страховые взносы, а налог по НПД ниже, чем по НДФЛ. В итоге налоговая может расценить это как недоимку и оштрафовать.
Как правильно работать с самозанятыми:
- Привлекайте их только для разовых работ, а не на постоянной основе.
- Составьте договор, в котором не будет условий, как в трудовом договоре. Например, не указывайте, что работник должен подчиняться внутреннему распорядку компании или что зарплата будет выплачиваться дважды в месяц в те же дни, что и штатным сотрудникам.
- Не привлекайте слишком много самозанятых. Например, если у индивидуального предпринимателя нет ни одного сотрудника в штате, но есть более 50 долгосрочных договоров с самозанятыми, это наверняка вызовет подозрение у налоговой.
Чек-лист, как безопасно работать с самозанятыми
Пропускать испытательный срок
Испытательный срок — это период, в течение которого работодатель оценивает, насколько сотрудник подходит для своей должности. Испытательный срок не может превышать 3 месяцев. Для некоторых должностей, например, руководителей компаний и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей и других ключевых позиций — 6 месяцев.
Многие работодатели относятся к испытательному сроку формально, хотя в этот период можно уволить сотрудника в упрощённом и ускоренном порядке, если он не справляется со своими обязанностями.
Как использовать испытательный срок максимально эффективно:
- Установите срок испытания в трудовом договоре. Вместо «срок испытания составляет 3 месяца» используйте формулировку «срок испытания до 3 месяцев». Это даст вам право прекратить трудовые отношения с работником в любой момент до истечения срока.
- Составьте план прохождения испытательного срока. Хотя закон не требует оформления этого документа, он заметно упрощает процесс увольнения. План может быть приложением к трудовому договору или отдельным документом. Его лучше разбить по месяцам с конкретными задачами и результатами. Так будет легче аргументировать, почему, по вашему мнению, сотрудник не смог пройти испытательный срок.
- Подготовьте подробное обоснование. Чтобы доказать, что сотрудник не прошёл испытательный срок, нужны конкретные и веские причины. Увольнение без оснований может быть оспорено в суде. Поэтому фиксируйте все недочёты, которые замечаете в работе нового сотрудника.
«Не замалчивайте проблемы, если что-то идёт не так. Иногда руководителям неудобно говорить, если они недовольны сотрудником. Но это поможет избежать ситуации, когда сотрудник считает, что всё в порядке, в то время как вы уже планируете расстаться с ним» — Елизавета Ульянова, юрист Точка Банка.
Работать без проведения специальной оценки условий труда
Работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ) для сотрудников. Эта проверка нужна, чтобы определить, насколько безопасны рабочие места.
Есть исключения, когда СОУТ не требуется:
- если сотрудники работают удалённо или на дому;
- если работодатель — физическое лицо без статуса ИП;
- если это религиозная организация.
Для всех остальных процедура обязательна. Если не провести СОУТ, работодателю могут вынести предупреждение или оштрафовать согласно статье 5.27.1 КоАП. Штраф юридическому лицу по этому пункту от 60 до 80 000 рублей.
После того как вы провели СОУТ, каждому рабочему месту присваивается класс условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. По закону, вы указываете их в договоре. Если этого не сделать или использовать расплывчатые формулировки вроде «нормальные», «хорошие» или «нейтральные», это также считается нарушением, за которое могут оштрафовать. От класса условий труда напрямую зависит расчёт льгот, пенсии и других выплат.
Игнорировать отраслевые соглашения
Отраслевое соглашение — это документ, который устанавливает общие правила для работников конкретной отрасли, например, нефтегазовой или угольной. Как правило, в нём закреплены повышенные гарантии, компенсации и льготы для сотрудников.
Соглашение действует не дольше 3 лет. Через 30 дней после публикации оно автоматически распространяется на все компании в отрасли. Работодатель может полностью или частично отказаться от присоединения, но для этого нужно отправить в Минтруд мотивированный отказ и приложить протокол консультаций с профсоюзом. Просто так отказаться нельзя.
На практике многие работодатели либо не знают о таких соглашениях, либо не учитывают их в работе. Но если компания нарушает условия, её могут оштрафовать.
Что стоит сделать:
- Следите за обновлениями. Условия в соглашениях иногда могут меняться.
Не учитывать районный коэффициент и северную надбавку
Если вы нанимаете сотрудника в регионе с особыми климатическими условиями, например, на Крайнем Севере, вы выплачиваете ему зарплату с учётом районного коэффициента и северной надбавки. Но работодатели могут допускать ошибки при их выплате, и вот самые частые.
Не начислять положенные выплаты. Некоторые считают, что районный коэффициент действует только на Крайнем Севере, хотя он встречается в Дагестане, Алтае и других регионах. Когда работодатель берёт сотрудника из другого региона на удалёнку, он может не знать, что в его регионе действует районный коэффициент, и платить ему меньше.
Неправильно рассчитать размер выплаты. Размер доплат устанавливает правительство, но на практике всё сложнее. Многие коэффициенты появились ещё в советское время, и в старых документах указаны не всегда актуальные названия субъектов и населённых пунктов.
В одном регионе для разных профессий могут быть разные коэффициенты, а размер северной надбавки — зависеть от возраста и стажа сотрудника. Местные власти иногда вводят свои коэффициенты. Поэтому всегда проверяйте, какой коэффициент и надбавка применяются в регионе.
Включать выплаты в оклад, часовую тарифную ставку или МРОТ. Районный коэффициент и северная надбавка начисляются сверх заработной платы. То есть вы сначала считаете зарплату работника с учётом премий и компенсаций, а затем к этой сумме применяете коэффициент и северную надбавку.
Кроме того, районный коэффициент и северную добавку нельзя учитывать при расчёте МРОТ. Об этом говорится в постановлении Конституционного суда № 38-П.
Не знакомить сотрудников с локальными актами
При найме работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые касаются его работы. Это могут быть должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и другие документы. Если они меняются или появляются новые, их тоже нужно показывать работникам.
На практике это делают не всегда. Это приводит к тому, что если сотрудник не выполняет свои обязанности, привлечь его к дисциплинарной ответственности становится невозможно. Ведь если сотрудник не знаком с внутренними документами, формально он ничего не нарушает.
Пропускать график отпусков
Не все работодатели уточняют у новых сотрудников о планах на отпуск. В результате отпускные дни накапливаются, а при увольнении компании приходится выплачивать крупную компенсацию.
«Кроме того, такой подход плохо сказывается на здоровье: каждому сотруднику нужен отдых, а отпуск как раз и предназначен для этого. Многолетние переработки также повышают риск несчастных случаев на работе» — Елизавета Ульянова, юрист Точка Банка.
По общему правилу, работодателю не нужно спрашивать сотрудника, когда он хочет уйти в отпуск, кроме отдельных категорий. Даты устанавливаются графиком отпусков, который составляет сам работодатель. То есть он всегда может запланировать отпуск сотрудника на следующий год и отправить его отдыхать, даже если тот не проявляет инициативу.
Оформлять лишние документы
Во многих компаниях кадровый документооборот можно упростить. Часто документы оформляют просто по привычке, а не потому, что этого требует закон.
Можно отказаться от:
- приказа о приёме на работу;
- приказа о переводе;
- приказа о ежегодном отпуске;
- личной карточки по форме Т-2.
Трудовой кодекс не требует документировать каждый шаг сотрудника и даёт возможность упростить процессы. Но прежде чем отказываться от какого-либо документа, сначала проанализируйте, как устроены процессы внутри вашей компании, и только потом принимайте решение.
