Для чего нужны правила внутреннего трудового распорядка и как их составить

Это обязательный документ для всех работодателей, которые нанимают сотрудников по трудовым договорам. Вид бизнеса, режим налогообложения и численность сотрудников не имеют значения. С правилами нужно ознакомить под подпись всех работников ещё до подписания трудового договора.

ПВТР можно не составлять, если вы относитесь к некоммерческой организации (НКО) или микропредприятию — компаниям и ИП, у которых среднесписочная численность максимум 15 человек, а годовой доход не выше 120 миллионов рублей. Если вы решите не оформлять локальные акты, с работниками надо заключать трудовые договоры по типовой форме, тогда все условия, которые обычно включают в ПВТР, будут в таком договоре.

Если у вас есть коллективный договор, ПВТР можно оформить в виде приложения, если нет — отдельным документом. Составлять правила обычно поручают работникам отдела кадров.

Составляйте правила с учётом особенностей вашего бизнеса, но они не должны противоречить Трудовому кодексу и ухудшать положение сотрудников по сравнению с нормами закона или коллективного договора. Даже если захотите прописать какие-то нестандартные условия, их нельзя будет применить на практике. Например, по статье 108 ТК обеденный перерыв должен быть минимум 30 минут. Если работодатель в своих правилах установит обед в 20 минут, при проверке его оштрафует трудовая инспекция.

Разберём, какие основные разделы нужно включить в документ. Они указаны в статье 189 ТК.

Напишите, что ПВТР устанавливают порядок работы в компании, включая режим, права и обязанности, поощрения и взыскания. Укажите, что правила разработаны по нормам Трудового кодекса и законов РФ, а всех работников знакомят с ними под подпись до заключения трудового договора. Уточните, что ПВТР распространяются на всех сотрудников, включая удалённых.

Подробно опишите каждый этап трудовых отношений:

Чётко пропишите условия увольнения по соглашению сторон, инициативе сотрудника или работодателя — сроки предупреждения, оформления приказа, выдачи документов и окончательного расчёта.

Можно включить в этот раздел информацию о квотировании рабочих мест для инвалидов, если численность ваших сотрудников больше 35 человек. По статье 38 федерального закона № 565 работодатель обязан выделять от 2 до 4% мест для людей с инвалидностью в соответствии с региональным законодательством.

Перечислите основные гарантии и требования из статьи 21 ТК. Например, укажите, что у работника есть право на безопасное рабочее место, своевременную выплату зарплаты, оплачиваемый ежегодный отпуск, защиту трудовых прав и возмещение вреда, полученного при выполнении обязанностей.

В обязанностях закрепите требования к сотруднику. Например, добросовестно выполнять должностную инструкцию, соблюдать правила внутреннего распорядка и нормы охраны труда.

Если нужно, добавьте условие о бережном отношении к имуществу работодателя, корректном поведении, запрете использовать офисную технику в личных целях, курить и пить алкоголь на рабочем месте. Укажите, что сотрудник должен сообщать руководителю о невыходе на работу в случае болезни и в отдел кадров об изменении персональных данных.

Формулировки можно взять из статьи 22 ТК. В правах перечислите, что вы можете принимать и увольнять сотрудников, поощрять их за хорошую работу, требовать соблюдения правил, наказывать за нарушения. В обязанностях укажите, что вы должны вовремя платить зарплату, создавать безопасные условия на рабочих местах, выдавать всё необходимое для работы и соблюдать законы.

Кроме общих прав и обязанностей укажите те, что касаются только вас. Например, что компания предоставляет работникам дополнительные гарантии — добровольное медицинское страхование, компенсацию питания, проезда или обучения. Если есть сотрудники, занятые во вредных или опасных условиях труда, напишите, что вы должны организовывать и оплачивать предварительные и периодические медосмотры.

Укажите основные правила рабочего графика из статьи 100 ТК:

Пропишите здесь и другие вопросы, связанные с рабочим временем, например, правила по командировкам, работе в ночное время, выходные и праздники, сверхурочной работе. Можно сделать перечень должностей с гибким или сменным режимом.

Укажите, как предоставляете отпуска — порядок оформления, переноса, разделения на части, а также условия для отпусков за свой счёт.

Напишите, по каким правилам выплачивается зарплата, например:

Можно перечислить только основные моменты и сослаться на положение об оплате труда и трудовые договоры, где будет конкретная информация. Если у вас есть система премий, сошлитесь ещё на положение о премировании.

Опишите, в каких случаях работник должен возместить вам ущерб, и наоборот, когда вы обязаны компенсировать убытки сотруднику. Укажите, как решаются спорные ситуации и какие последствия наступают при нарушении правил с обеих сторон. Подробнее о материальной ответственности сотрудника рассказали в другой статье.

Пропишите, как вы поощряете сотрудников за хорошую работу, например, благодарностями, премиями или подарками, а также какие последствия бывают за нарушения трудовой дисциплины — от замечания до увольнения.

Если у вас есть система наставников, когда опытные сотрудники помогают новым коллегам освоиться на рабочем месте, напишите в этом разделе основные моменты по оплате и сошлитесь на положение о наставничестве.

Вы можете добавить в документ любые другие разделы, которые посчитаете нужными. Вот несколько примеров.

Правила поведения с коллегами и клиентами. Можно прописать, что нельзя допускать в общении грубых, резких, нецензурных выражений, создавать конфликтные ситуации, которые мешают работе. Если кто-то из сотрудников нарушит этот пункт ПВТР, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности — сделать замечание или объявить выговор.

Дресс-код. Его можно распространить на всех сотрудников или только на некоторые отделы, например, на те, где лично общаются с клиентами. Укажите, что разрешено, а что нет. Можно ограничиться общими фразами про опрятность, деловой стиль и нюдовый макияж или детально описать цвета и фасон одежды. Например, «Одежда пастельных тонов с неброскими принтами, закрытая обувь. Запрещены спортивная форма, майки, шорты, шлёпанцы».

Порядок прохождения диспансеризации и медосмотров. Опишите, как в этом случае оформляется освобождение от работы — за сколько дней работник подаёт заявление, кто и когда издаёт приказ и передаёт его на подпись руководителю и работнику.

Порядок выдачи спецодежды или формы. Например, если есть работники, занятые во вредных или опасных условиях, можно прописать в ПВТР сроки и периодичность выдачи спецодежды с учётом отраслевых норм.

Правила взаимодействия с удалёнными сотрудниками. Пропишите условия и порядок перевода на дистанционную работу, обязанность выдать работнику оборудование и нужные программы, необходимость быть на связи в рабочее время, нюансы обмена кадровыми и рабочими документами в электронном виде и другие важные моменты.

Если у ваших работников есть профсоюз, сначала направьте ему проект ПВТР на рассмотрение. Приложите сопроводительное письмо с просьбой дать письменный ответ в течение 5 рабочих дней. Об этом сказано в статье 372 ТК. Если профсоюза или других представителей работников нет, ПВТР утверждает только сам работодатель.

Правила утверждения локальных актов вы устанавливаете сами. Можно выбрать один из двух вариантов.

Поставьте гриф «Утверждаю» на титульном листе. Чаще всего этот процесс выглядит так:

В этом случае ПВТР вступают в силу с даты, указанной в грифе утверждения.

Если работников мало, правила может подготовить и утвердить один человек, на которого возложили эти обязанности.

Оформите приказ об утверждении ПВТР. Такой вариант подойдёт, если нужно, чтобы ПВТР начали действовать с определённой даты, а не с той, что указана в грифе на титульном листе. Например, в приказе вы пропишете, что ПВТР вступают в силу с 1 октября, а директор может их утвердить 10 сентября.

На первой странице ПВТР напишите в грифе слово «Утверждены», номер и дату приказа.

Новых работников ознакомьте с правилами под подпись до того, как они подпишут трудовой договор. Об этом сказано в статье 68 ТК.

На практике чаще всего ознакомление проводят в первый рабочий день — просят сотрудника расписаться в трудовом договоре и во всех локальных нормативных актах, включая ПВТР. Иногда документы отправляют будущему сотруднику заранее, до даты трудоустройства, чтобы он внимательно изучил все условия и задал вопросы до подписания договора.

Если вы обновляете ПВТР, ознакомьте с ними всех после утверждения новой редакции документа.

Ознакомление можно подтвердить любым удобным способом, например, попросите работника расписаться и поставить дату:

Если сотрудник отказывается знакомиться с правилами, составьте в свободной форме письменный акт об отказе. Это защитит вас от претензий трудовых инспекторов и докажет, что вы выполнили свою обязанность.

Если у вас кадровый электронный документооборот, через систему КЭДО можно провести согласование и утверждение ПВТР и там же ознакомить с правилами работников.

ПВТР может проверить трудовая инспекция. Отсутствие этого документа — нарушение, за которое работодателя могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП:

Микропредприятия при проверке показывают инспекторам типовые трудовые договоры, которые они заключают с работниками.

Если в ПВТР прописаны условия, которые уже устарели, нет важных разделов, например, режима работы и отдыха, или работники не расписались в том, что ознакомились с правилами, это тоже считается нарушением.

До того, как он поставит подпись в трудовом договоре. Если меняете ПВТР, сотрудников нужно ознакомить с новой редакцией документа под подпись сразу после того, как утвердите изменения.

Выпускать новые ПВТР на каждый год не нужно, у них нет конкретного срока действия. Обновляйте правила, если произошли изменения в трудовом законодательстве и ваши формулировки больше не соответствуют закону.

Если вы заменяете ПВТР на новые, старый вариант храните ещё год. Такой срок указан в статье 381 приказа Росархива № 236.

Таких требований нет. Но по желанию можно пронумеровать в ПВТР страницы, прошить их и скрепить печатью с подписью руководителя.