Зачем нужны закрывающие документы и как их составить

Для чего нужны закрывающие документы

Термина «закрывающие документы» в законах нет, но его часто используют предприниматели и бухгалтеры. Так называют любые документы, которые нужно оформлять при покупке или продаже товаров, оказании услуг или их приёме и при других сделках.

Если вы оплатили деньги поставщику, за ним будет числиться долг. Бухгалтерии нужно «закрыть» эту сумму, чтобы никто никому не был должен. Это произойдёт, когда поставщик выпишет документы на сумму, на которую был отгружен товар. Если стоимость окажется больше или меньше, бухгалтер сделает сверку с поставщиком и погасит задолженность или попросит вернуть переплату. То же самое с покупателями и заказчиками, только в этом случае закрывающие документы составляете вы.

О том, как сверяться с контрагентами, рассказали в статье «Как составить акт сверки».

Закрывающие документы понадобятся, чтобы подтвердить, что:

• услуга была оказана, работа выполнена, товар получен;
• у сторон нет претензий друг к другу;
• работник потратил подотчётные деньги по назначению.

Организациям они нужны, чтобы вести бухгалтерский и налоговый учёт. По закону «О бухучёте» каждую сделку, событие, операцию, связанную с бизнесом, надо подтверждать первичными учётными документами. Для разных случаев своя первичка. Например, по ремонту офиса подрядчик выпишет акт приёма-передачи выполненных работ, а при продаже холодильника продавец оформит товарную накладную.

На основе этих документов бухгалтер делает записи в учётной программе и указывает, участвует ли этот доход или расход в расчёте налога. В конце каждого квартала по таким записям формируется бухгалтерская и налоговая отчётность.

Без документов не получится подтвердить расходы, на которые можно уменьшить доходы и заплатить меньше налогов. Это те же документы, что и для бухучёта, но иногда они могут не совпадать. Например, на УСН «Доходы минус расходы» к расходам можно отнести только то, что входит в закрытый список. Если приобрели товар или услугу, которые там не указаны, их нельзя учесть при расчёте налога на УСН, но нужно отразить в бухучёте.

Индивидуальному предпринимателю закрывающие документы нужны только для налогового учёта, так как бухучёт ему вести необязательно. Их может запрашивать ИФНС, чтобы проверить, правильно ли ИП учёл расходы при расчёте налогов. Если окажется, что сумма учтена без закрывающих документов, проверяющие снимут её из расходов, на недоплаченный налог выпишут требование об уплате и начислят пени за просрочку.

Но даже если ИП не ведёт учёт расходов, например, при УСН «Доходы» или патентной деятельности, хранить нужно все документы, Они понадобятся, если налоговая будет проверять не самого ИП, а его контрагентов и запросит информацию о конкретных сделках.

Какие документы должны быть у компаний и ИП

Перечень зависит от особенностей конкретной сделки и режима налогообложения, который применяет тот, кто составляет документы.

Список закрывающих документов

Как оформлять закрывающие документы

Можно использовать унифицированные формы или самостоятельно разработанные с обязательными реквизитами:

• наименование документа;
• дата составления;
• название компании или ФИО ИП;
• содержание хозоперации;
• измерители: штуки, метры и т. д.;
• должности ответственных лиц;
• подписи с расшифровкой.

Какие документы можно подписывать факсимиле, рассказали в другой статье.

Составлять документы можно на бумаге или в электронном виде, если контрагент тоже сможет подписать их электронной подписью.

Исключение — прослеживаемые товары. По ним документы нужно отправлять только в электронном виде через операторов ЭДО. Рассказали об этом в статье «Национальная система прослеживаемости товаров».

Бумажные документы нужно составлять в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

В Точке вы можете создавать, загружать, редактировать, подписывать и отправлять документы контрагентам в бесплатном сервисе «Документооборот».

Счёт-фактура

Его выписывают в основном плательщики НДС — ООО и ИП на общей системе налогообложения (ОСНО). В общем случае оформить счёт-фактуру надо в течение 5 календарных дней после того, как товар отгружен, услуга оказана, работа выполнена.

Для составления нужно пользоваться установленной формой.

Но одного только счёта-фактуры недостаточно, так как этот документ предназначен для налоговых вычетов по НДС. В комплекте должна быть накладная либо акт выполненных работ, оказанных услуг.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Это форма «два в одном», она объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ на отгрузку товаров, работ, услуг. Компании и ИП используют УПД по желанию. У него есть два вида.

УПД со статусом «1». Подтверждает право покупателя на вычет по НДС, так как полностью заменяет счёт-фактуру. Составляют плательщики НДС. Акт или накладная к УПД не нужны, реквизиты этих документов уже есть в форме.

УПД со статусом «2». Заменяет акт или товарную накладную. Оформляют организации и ИП, которые не должны платить НДС и выставлять счета-фактуры.

Для составления есть рекомендательная форма, её можно менять, добавлять в бланк новые строки или столбцы по своему усмотрению.

Товарная накладная

Форма № ТОРГ-12 — основной документ, подтверждающий реализацию товаров. Можно использовать её или разработать собственный бланк. Составляет товарную накладную продавец.

Транспортная накладная

Форма различается в зависимости от вида транспорта, которым доставляли товар: автомобильный, воздушный, ж/д, водный. Транспортная накладная подтверждает только факт перевозки груза и транспортные расходы для налогового учёта. Составляет её грузоотправитель.

При доставке товара автомобилем нужна транспортная накладная из приложения № 4 к правилам перевозки грузов автомобильным транспортом. Исключение — перевозка алкогольной и спиртосодержащей продукции. По ней нужна товарно-транспортная накладная по форме 1-Т.

Акт выполненных работ или оказанных услуг

Подтвердить, что обязательства исполнены, можно актом выполненных работ или услуг либо разработать собственный бланк. Форму акта нужно прописать в договоре между сторонами.

Что будет, если не хранить закрывающие документы

Документы нужно хранить минимум 5 лет, считая от года, в котором их последний раз использовали для отчётности или расчёта налога. Причём они должны оставаться в том же виде, в котором были оформлены. Нельзя просто отсканировать бумажные документы, а оригиналы выкинуть.

Если ИФНС запросит документы для проверки, а их не окажется, организацию и ИП оштрафуют за грубое нарушение правил учёта на 10 000 рублей. Если документов нет за несколько лет, штраф вырастет до 30 000 рублей.

Если документов нет и из-за этого занижены налоги или страховые взносы, штраф 20% от неуплаченной суммы, но минимум 40 000 рублей.

Ещё один штраф будет за то, что не предоставили их по требованию налоговиков — 200 рублей за каждый отсутствующий документ.

Для руководителей организаций или других должностных лиц есть отдельные штрафы, которые может наложить суд:

• от 300 до 500 рублей, если документы нужны инспекции для налогового контроля;
• от 5 000 до 10 000 рублей за грубое нарушение требований к бухучёту;
• от 10 000 рублей до 20 000 рублей или дисквалификация от года до двух лет за повторное нарушение.

Индивидуальных предпринимателей штрафы должностных лиц не касаются.

Если по требованию налоговой не передать документы и информацию по контрагенту или по конкретной сделке с ним, ООО или ИП могут оштрафовать на 10 000 рублей за непредставление документов и на 5 000 рублей за непредставление информации. Если такое же нарушение произошло ещё раз в течение календарного года, штраф вырастет до 20 000 рублей.