Декларация на УСН «Доходы минус расходы»: как заполнить и подать

Декларацию по УСН сдавайте раз в год в налоговую инспекцию по месту нахождения компании или по месту жительства ИП.

Выбирать способ сдачи можно, если средняя численность работников меньше 100 человек. Если больше, отчитаться получится только в электронном виде.

Подавайте отчёт, даже если не ведёте бизнес, не несёте расходы и не получаете доходы.

Если ИП совмещает упрощёнку с патентной системой налогообложения (ПСН), декларацию по УСН всё равно нужно сдавать, даже если от этой деятельности нет доходов. Отчитываться нужно в инспекцию по месту прописки.

По авансовым платежам УСН за I квартал, полугодие и 9 месяцев нужно отправлять в ИФНС уведомления о рассчитанных суммах. Они нужны инспекции, чтобы знать, сколько денег списать с единого налогового счёта (ЕНС).

С отчётности за 2025 год действует новая редакция формы. Она вступает в силу 28 февраля 2026 года, но отчитываться по ней можно раньше. Налоговые инспекции принимают декларации и по прежней форме, но лучше сдать обновлённую. Об этом сказано в письме № СД-4−3/11881.

На доходно-расходной упрощёнке нужно заполнить титульный лист, разделы 2.2 и 1.2. Раздел 3 — только для тех, кто получал гранты и субсидии. Раздел 4 — для налогового вычета по расходам на ККТ компаний и ИП из новых регионов.

Декларацию можно заполнить в бесплатной программе от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ» или в любом сервисе, который формирует отчёты. В таком случае в форме все числовые показатели автоматически выравниваются по правому краю.

Если заполняете на компьютере скачанный бланк, проверьте, что для заполнения ячеек выставлен шрифт Courier New высотой 16−18 пунктов. Проследите, чтобы в процессе заполнения не изменились размеры и расположение полей для показателей.

Все суммы в декларации округляйте до полных рублей, даже если перечисляли платежи с копейками. То, что меньше 50 копеек, отбрасывайте. Сумму, в которой 50 копеек и больше, округляйте до целой единицы.

Заполните ИНН, КПП и все поля, кроме правого нижнего блока: он для специалиста ИФНС, который примет декларацию.

КПП есть только у организаций, а предприниматели вместо него ставят прочерки. Подробнее рассказали в статье «Важное про КПП для бизнеса: что это за код и для чего нужен».

Дальше заполните поля с общей информацией об отчёте.

Номер корректировки — «0» и два прочерка. Если сдаёте уточнённую декларацию за этот же год, вместо нуля будет «1», во второй уточнёнке «2» и так далее.

Отчётный год — тот, за который отчитываетесь.

Код налогового органа — куда сдаёте декларацию УСН. Это инспекция по месту нахождения компании или по прописке ИП, даже если бизнес ведётся в другой местности. Посмотреть код можно в сервисе «Определение реквизитов ИФНС». Если в отчётном году поменяли адрес организации или ИП, сдавайте декларацию в налоговую по новому месту.

Код по месту нахождения (учёта) — «210» для организации, «120» для ИП.

Название организации напишите как в учредительных документах, а ФИО предпринимателя построчно полностью, как в паспорте. Аббревиатуру «ИП» не указывайте.

Номер телефона впишите без пробелов, скобок и прочерков. Если это городской номер, укажите его вместе с кодом города.

Объект налогообложения — «2» для доходов, уменьшенных на расходы.

Если отчёт подписывает и сдаёт ваш представитель с бумажной доверенностью, её копию приложите к декларации и укажите на титульнике количество листов этого приложения. В левом нижнем блоке в ячейке укажите «2», а в строках ниже — ФИО представителя. Внизу укажите реквизиты доверенности, для электронной напишите её GUID (Globally Unique Identifier) — уникальный номер из 36 цифр. Электронную доверенность нужно отправить в ИФНС до сдачи декларации. Рассказали об этом в статье «Машиночитаемые доверенности: как оформить и кому нужны».

Если декларацию подписывает сам ИП или руководитель ООО, в левом нижнем блоке укажите «1». ФИО индивидуального предпринимателя не заполняйте, нужны только подпись и дата.

Хотя этот раздел идёт вторым, начните с него. Здесь нужно заполнить информацию для расчёта налога. В разделе 2.2 две страницы.

Если компания или ИП в середине года переехали в регион, где ставка УСН ниже, по статье 346.21 НК рассчитывайте авансовые платежи и годовой налог по прежней ставке. Соблюдайте это правило в течение трёх лет, начиная с года переезда. Если же новая ставка выше, рассчитывайте налог по ней.

Пример. ИП Борисов из Новосибирской области занимается разработкой компьютерных программ и применяет стандартную ставку 15%. В ноябре 2025 года он сменил место жительства на Карелию, где для его вида деятельности установлена льготная ставка 5%. Налог с начала 2025 года ИП Борисов рассчитает по старой ставке 15%, а декларацию по УСН сдаст в новую налоговую инспекцию. Применять льготную ставку он сможет с 2028 года.

В строках 210−213 запишите доходы нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Это значит, что суммы каждый раз берутся с начала года. Например, доходы за 9 месяцев — это сумма с января по сентябрь.

В строках 220−223 по аналогии с доходами укажите расходы нарастающим итогом.

Строку 230 заполняйте, если в предыдущие годы получали убытки и отражали их в прошлой декларации. Их сумма уменьшит налоговую базу текущего отчётного периода.

Строки 240−243 — это разница между доходами и расходами, то есть налоговая база. Если доходы меньше расходов, получится убыток, сумму которого нужно записать в строки 250−253 без знака «минус».

Строки 260−263 — ваша налоговая ставка УСН.

Пример. У ИП Борисова льготная ставка 5% установлена подпунктом 1 пункта 2 статьи 9.1 закона Республики Карелия № 384-ЗРК от 30 декабря 1999 года. В строке 264 он укажет «3462020/09.100020001».

Строки 270−273 — это рассчитанные авансовые платежи за I квартал, полугодие, 9 месяцев и налог за год. Для этого налоговую базу из строк 240−243 умножайте на ставку налога УСН. Если в каком-то периоде был убыток, в этой строке ставьте прочерк.

В строку 280 внесите результат расчёта минимального налога. Для этого доходы за год из строки 213 умножьте на 1%. Расходы в этом расчёте не участвуют.

Строка 290 — страховые взносы ИП в фиксированном размере, которые вошли в расходы из строки 223.

Строка 300 — дополнительные взносы ИП в размере 1% с доходов свыше 300 тысяч рублей. Сумму распределите по периодам в строках:

Пример. ИП Борисов закончил 2025 год с такими показателями:

Кроме того, в расходы за IV квартал Борисов включит:

Взносы с превышения нужно заплатить до 1 июля 2026 года, а включить в расходы можно в 2025 или 2026 году. ИП Борисов выбрал учесть их в 2025 году. С учётом страховых взносов расходы за IV квартал равны 180 492 рубля, а за год — 506 392 рубля.

Раздел 2.2 декларации предприниматель заполнит так:

Здесь нужно отразить рассчитанные суммы авансовых платежей и налога УСН.

Строка 010 — ваш код по ОКТМО. Посмотреть его можно на сайтах налоговой службы или Росстата. Подробнее рассказали в статье «Код ОКТМО: что это такое и для чего нужен».

Строки 030, 060 и 090 с кодом по ОКТМО заполняйте, только если в течение отчётного года организация сменила место нахождения, а ИП — место жительства, то есть если встали на учёт в другой налоговой инспекции. Указывайте код по ОКТМО, который был на момент крайнего срока уплаты: на 28 апреля, 28 июля и так далее.

Если не меняли налоговую инспекцию, в строках 030, 060 и 090 ставьте прочерки.

Пример. ИП Борисов сменил место жительства в ноябре 2025 года. В строках 010, 030 и 060 он поставит старый код по ОКТМО, а в строке 090 — новый.

Строка 020 — авансовый платёж за I квартал со сроком уплаты до 28 апреля. Сумму берите из строки 270 раздела 2.2.

Строка 040 — аванс к уплате за полугодие. Чтобы его посчитать, возьмите сумму из строки 271 раздела 2.2 и отнимите от неё авансовый платёж за I квартал. Если же в результате вычитания получится отрицательное число, внесите его в строку 050 без знака «минус», а в строке 040 поставьте прочерк.

По аналогии заполните строки 070 и 080: сумму берите из строки 272 раздела 2.2 и вычитайте предыдущий авансовый платёж.

Строку 101 заполняют только ИП, которые были на патентной системе налогообложения, но потеряли право на неё. Переплату по патенту можно по статье 346.45 НК зачесть в счёт налога по УСН, то есть сумму из строки 100 уменьшить на сумму из строки 101. Остальные ИП и организации ставят здесь прочерк.

Строка 100 — годовой налог УСН, который компаниям нужно оплатить до 28 марта, а ИП до 28 апреля. Если получается отрицательное число, укажите его без минуса в строке 110.

Строку 120 заполняйте, только если годовой налог УСН из строки 273 раздела 2.2 окажется меньше минимального из строки 280 того же раздела. Тогда сумму минимального налога укажите за минусом авансовых платежей из строк 020, 040, 070 раздела 1.2 и за вычетом строк 050 и 080.

Пример. У ИП Борисова налог УСН, рассчитанный обычным путём, равен 43 170 рублей. Минимальный — 13 105 рублей. Значит, ему нужно платить обычный налог. В строку 100 предприниматель запишет сумму за минусом всех авансовых платежей:

43 170 — 7 425 — 8 905 — 10 065 = 16 775 рублей.

Заполняйте суммы, которые получили в отчётном году и в прошлых периодах, если не успели использовать целевые средства, а их срок ещё не истёк или не установлен.

Графа 1 — код целевых средств из приложения № 6.

Графа 2 — дата, когда они поступили на банковский счёт или в кассу либо переданы в виде имущества, услуг, работ. Если у целевых средств нет срока использования, поставьте прочерк.

Графа 3 — сумма целевых средств.

Графа 4 — сумма, которую использовали по назначению в установленные сроки.

Графа 5 — последний день срока использования. Если его нет, ставьте прочерк.

Графа 6 — сумма целевых средств, у которых нет срока использования.

Графа 7 — сумма, которую потратили на другие цели или не использовали в назначенный срок. По таким целевым средствам нарушены условия получения, поэтому по статье 250 НК их нужно включить в доходы.

В строке «Итого по отчёту» заполните общие суммы по графам 3, 4, 6 и 7.

В расходы на приобретение ККТ входят затраты на покупку кассового аппарата, фискального накопителя, программного обеспечения, на настройку и другие сопутствующие услуги.

Если налоговая инспекция не получит декларацию в срок, ООО или ИП ждёт штраф по статье 119 НК в размере 5% от суммы налога, которая указана к уплате в просроченном отчёте и не перечислена в бюджет. Штраф рассчитывается начиная со следующего рабочего дня, установленного для сдачи отчёта, за каждый месяц просрочки, даже неполный. Но есть ограничение: ИФНС может оштрафовать максимум на 30% от неуплаченного налога УСН и минимум на 1 000 рублей.

Например, если вы опоздали со сдачей нулевой декларации или налог уплачен, штраф будет минимальный — 1 000 рублей.

Директору ООО или другому должностному лицу налоговая инспекция может через суд вынести предупреждение или оштрафовать на 300−500 рублей по статье 15.5 КоАП.

Если опоздание со сдачей затянется на 20 дней, по статье 76 НК налоговая может приостановить операции по банковским счетам и переводы электронных денежных средств.

В письме № ЕА-4−15/5257 налоговая пояснила: если декларацию не получилось вовремя отправить по ТКС из-за технического сбоя, штрафа за опоздание не будет. Но это нужно подтвердить документами, например, предоставить в налоговую инспекцию письмо от разработчика учётной программы или оператора ЭДО.