Что важно знать про ЭПД
Грузоотправителю. Если нанимаете стороннего перевозчика, вам нужно оформлять ЭТрН и подключаться к оператору ЭПД. Если перевозите своими силами, достаточно путевого листа: его пока можно оформлять на бумаге.
Экспедитору. Ваши обязанности зависят от юридической роли. Если принимаете груз во владение, то участвуете в оформлении ЭТрН. Если нет, то не участвуете.
Перевозчику. До 1 марта 2027 года действует переходный период: за отсутствие ЭПД штрафов не будет, но после его окончания работать по старым правилам уже не получится. До этого времени нужно подключиться к оператору ЭПД, убедиться, что клиенты и контрагенты готовы к работе, обеспечить водителей устройствами и интернетом для подписания документов, протестировать процессы.
Грузополучателю. Если принимаете груз как бизнес, например канцелярию и расходники в офис, нужно быть готовыми подписывать свой раздел ЭТрН через оператора ЭПД.
Общие вопросы про ЭПД
Все ли бизнесы теперь переходят на ЭПД?
На ЭПД должны перейти все компании и ИП, участвующие в грузоперевозках. Даже если вы заказываете воду и канцелярию в офис, то выступаете грузополучателем и должны подписать определённый раздел в ЭТрН (электронной транспортной накладной). Для этого вам потребуется подключиться к оператору ЭПД.
При этом переход на ЭПД пока не охватывает:
- международные перевозки;
- перевозки с физлицами;
- личные перевозки;
- некоторые спецсценарии.
Список исключений, когда грузы можно будет перевозить с бумажными накладными, есть в проекте приказа Минтранса.
Памятка для перевозчиков: как перейти на ЭПД
В чём разница между регистрацией в ГосЛог и подключением к оператору ЭПД?
Это два разных уровня участия в цифровой транспортной системе.
ГосЛог — государственный реестр участников рынка перевозок. Регистрация в нём означает, что компания или ИП могут официально вести деятельность как экспедитор или перевозчик.
Оператор ЭПД — сервис, через который вы создаёте, подписываете и передаёте электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов). По сути, оператор — это посредник между бизнесом и государством.
Памятка по регистрации экспедиторов в ГосЛог
Нужен ли ЭДО одновременно с ЭПД?
Да. Электронный документооборот (ЭДО) — это общее понятие, любой обмен цифровыми документами. А ЭПД — это ЭДО по конкретной отрасли (перевозкам).
Чтобы передать ЭПД по ЭДО, нужно подключиться к оператору, аккредитованному Минтрансом. Операторы помогают создавать и заполнять документы, передают их в ГИС ЭПД, следят за безопасностью, хранят файлы.
Список аккредитованных операторов можно найти на сайте Минтранса или ФНС, Точка Банк в их числе.
Нужны ли ЭПД, если машина меньше 3,5 тонны?
Да, могут быть нужны. Значение имеет не вес автомобиля, а характер перевозки. Если это коммерческая доставка по договору, ЭПД будут нужны.
Тоннаж учитывается при регистрации перевозчиков в ГосЛог, а не в применении ЭПД.
Международные перевозки тоже переходят на ЭПД? Что делать, если экспедитор не из РФ?
ЭТрН применяют при перевозках только на территории России. После прохождения таможни все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель) оформляют её по правилам ЭПД.
Если в цепочке есть экспедитор, который принимает груз в своё владение, он участвует в оформлении ЭТрН и указывает себя как грузоотправителя с отметкой об экспедировании.
На международном участке перевозки используется товарно-транспортная накладная международного образца (CMR), — здесь порядок не изменился.
Как ЭПД касаются курьеров?
Зависит от схемы работы.
- Если курьер доставляет товар физлицу, ЭТрН не оформляется и в его работе ничего не изменится.
- Если доставка для юрлиц и ИП и курьер работает через агрегатора или транспортную компанию, то ЭПД будет оформлять отправитель.
- Если курьер сам выступает как перевозчик, он будет участвовать в оформлении ЭТрН.
Нужны ли ЭПД, если отправитель, экспедитор, перевозчик и получатель — одна организация?
Если вся перевозка происходит внутри одной компании, ЭТрН и другие ЭПД не оформляются. В этом случае достаточно путевого листа, так как нет передачи груза между разными сторонами.
Если речь идёт о разных перевозках, то нужно заполнять разделы в накладной в зависимости от роли в моменте.
При продаже товара через маркетплейсы нужно ли переходить на ЭПД?
Если вы везёте товар до склада маркетплейса собственными силами, ЭТрН оформлять не нужно. Если нанимаете перевозчика, тогда потребуется ЭТрН.
Дальнейшая доставка со склада маркетплейса уже организуется маркетплейсом, и он самостоятельно организует свою работу.
Часто приходится перевозить собственное оборудование по территории РФ до места оказания услуг и обратно, для этого используем перевозчиков. Необходимо ли нам оформлять ЭПД?
Да, в таком случае нужно оформлять ЭТрН, потому что привлекаете стороннего перевозчика.
При этом ЭПД включают весь комплекс транспортных документов. Когда есть элемент коммерческой перевозки, в любом случае нужно оформлять путевой лист. Пока он может быть бумажным, но уже существует его электронный формат, который поддерживают некоторые операторы.
Должны ли все стороны грузоперевозки использовать единого оператора ЭПД?
Нет, необязательно. Технология роуминга позволяет обмениваться документами с контрагентами, которые используют разных операторов. Например, с помощью Транспортного ЭДО от Точка Банка вы можете отправить ЭПД контрагентам в Контур.Логистику, Saby TMS, 1С-ЭПД.
Как долго каждый титул будет проверяться в ГИС ЭПД?
Проверка происходит за пару минут.
А в бумажном виде ЭПД можно распечатать или они только в XML-формате будут существовать?
В бумажном виде ЭПД быть не могут — только в электронном виде в XML-формате.
Как ЭПД влияют на отраслевые перевозки?
В сельском хозяйстве, стройке, коммунальных услугах и перевозке спецтехники ЭПД внедряются сложнее, потому что такие перевозки часто происходят в полевых условиях. Там заранее может не быть точного адреса, вес и объём груза известны не сразу, маршруты меняются по ходу, а связь нестабильна. Плюс перевозки часто срочные и плохо формализуемые.
Из-за этого отраслевые сценарии остаются одной из сложных зон для ЭПД и требуют дополнительной донастройки процессов и правил.
Будут ли штрафы за отсутствие ЭТрН и какие?
По поручению президента до 1 марта 2027 года будет действовать переходный период. В это время за отсутствие электронных перевозочных документов участников перевозки штрафовать не будут. Если предприниматель вместо электронных документов предоставит бумажные, ему вынесут только устное предупреждение. МВД России и Ространснадзор должны подготовиться к новым правилам до 1 сентября 2026 года.
После окончания переходного периода за отсутствие ЭПД будут применять штрафы по КоАП.
Сейчас предусмотрены штрафы для экспедиторов. Например, при ошибке в критичных реквизитах могут оштрафовать до 100 тысяч рублей по статье 11.14.3 КоАП. Водителей тоже могут привлекать к ответственности, если нет документов. Например, по статье 12.3 КоАП за отсутствие путевого листа штраф для водителя — 500 рублей.
Про грузоотправителей
Нужно ли оформлять ЭПД при перевозке собственного товара?
Зависит от того, как организована перевозка. Если везёте собственный товар своим транспортом без договора перевозки, для этого ЭТрН не нужна. Но если появляется сторонний перевозчик, электронная накладная уже может потребоваться.
Если я доставляю товар клиентам своим транспортом, нужна ли ЭТрН?
Нет, в этом случае ЭТрН не оформляется.
Я ИП и отправляю товары через транспортные компании. Мне нужно что-то менять?
Если транспортная компания работает как экспедитор и принимает груз во владение, то именно она оформляет ЭТрН и выступает как грузоотправитель.
Если работает как перевозчик, ЭТрН оформляете вы как отправитель, тогда нужно работать через транспортный ЭДО и подключиться к оператору ЭПД.
Отправляем свою продукцию физлицам и юрлицам через транспортные компании. Нужны ли ЭПД, если да, то кому и на каком этапе?
Если конечный получатель — физлицо, оформление ЭПД не требуется. Если юрлицо, то переход на ЭПД обязателен. Многое будет зависеть от транспортной компании и её правил работы, так как ЭТрН может создать как грузоотправитель, так и транспортная компания. Детали лучше уточнять у транспортной компании — единых сценариев работы пока нет.
Памятка для отправителей и получателей: как перейти на ЭПД
Нужно ли переходить на ЭПД, если компания одновременно отправитель и получатель?
Если для перевозки груза вы привлекаете стороннего перевозчика, потребуется электронная транспортная накладная. Чтобы работать с ЭТрН, нужно подключаться к оператору ЭПД.
Если же перевозка проходит своими силами, ЭТрН не потребуется, но нужно оформить путевой лист. Его пока можно вести на бумаге, хотя уже есть электронный формат, который постепенно внедряется.
Нужно ли оформлять ЭТрН, если я своей машиной отвожу груз на терминал транспортной компании и отправляю его клиенту?
Для перевозки до терминала ЭТрН не нужна, а дальше уже потребуется.
Мы — оптовая компания, своим транспортом делаем доставку до розничных точек (ИП, ООО). Нужна ли будет ЭТрН?
При перевозке своего товара на своём транспорте ЭТрН не оформляется.
Нанимаем экспедиторов и перевозчиков. Как нас коснутся ЭПД?
Если для перевозки грузов вы нанимаете других лиц, вам нужно оформлять ЭПД, в частности ЭТрН. Это значит, что нужно работать через систему транспортного ЭДО и подключиться к оператору ЭПД.
При найме экспедиторов всё зависит от вашей схемы работы. Если экспедитор забирает груз во владение и полностью несёт за него ответственность, отправителю груза ничего делать не надо. Если экспедитор лишь курирует процесс, тогда в оформлении и обмене ЭТрН будете участвовать вы.
Как оформлять ЭПД при доставке сборных грузов?
Со сборными грузами всё сложнее, чем с обычной перевозкой, потому что в одной машине могут ехать товары сразу от нескольких отправителей для разных получателей. В таких случаях важно оформлять документы по каждой перевозочной цепочке отдельно.
Обычно схема выглядит так:
- на каждую партию груза оформляют свою ЭТрН;
- если груз консолидируют на складе, могут появляться дополнительные документы на этапе перегрузки;
- при смене перевозчика или распределительного центра документы дополняют или создают новые этапы перевозки;
- каждый участник подписывает свою часть цепочки.
Пример. Компания отправляет товары из Москвы в регионы через логистический хаб. Схема такая:
- от поставщика до сортировочного центра — одна ЭТрН;
- от хаба до конечного получателя — вторая;
- если подключается другой перевозчик, он подписывает свой участок отдельно.
То есть одна физическая машина не означает один комплект документов.
Про экспедиторов и посредников
В чём отличие перевозчика от экспедитора? Кому, где и когда регистрироваться?
Экспедитор — это компания или ИП, которые принимают груз во владение и организуют его перевозку, действуя от своего имени, но за счёт клиента.
Перевозчик — это юрлицо или ИП, которые непосредственно доставляют груз из пункта отправления в пункт назначения по договору перевозки.
Действующим экспедиторам нужно было зарегистрироваться в реестре ГосЛог до 30 апреля 2026 года. У перевозчиков обязанность возникает с 1 марта 2027 года, если используют грузовики более 3,5 тонны.
Как выглядит схема обмена ЭПД с участием экспедитора?
Экспедитор участвует в оформлении ЭТрН только если принимает груз во владение. В этом случае он оформляет ЭТрН как грузоотправитель и указывает в документе, что одновременно выступает экспедитором. Далее обмен документами идёт по стандартной схеме.
Если экспедитор груз во владение не принимает, то в оформлении ЭТрН он не участвует. Но регистрация в ГосЛог всё равно потребуется.
Как понять, принял ли экспедитор груз во владение?
Обычно это указано в договоре.
Кроме этого, экспедитор выдаёт экспедиторскую расписку. Она подтверждает, что груз передан ему во владение, и с этого момента он отвечает за его сохранность. Если такой расписки нет, экспедитор чаще всего выступает только посредником между заказчиком и перевозчиком.
Нужно ли экспедитору оформлять документы, если он не видит груз физически?
Да, может понадобиться, потому что система ориентируется не на физический контакт с грузом, а на юридическую роль в цепочке перевозки. Даже удалённый экспедитор может считаться участником документооборота, если он оформляет перевозку или заключает договоры от своего имени.
Сможет ли экспедитор скрывать от заказчика стоимость перевозки в ЭТрН?
В базовом сценарии ЭТрН цена не отображается. Данные о стоимости могут указываться только в разделах 5 и 6. Но их оформляют грузоотправитель и перевозчик, поэтому грузополучатель стоимость не увидит.
Экспедитор занимается международными мультимодальными перевозками и работает как с иностранными партнёрами, так и с российскими. Как его коснутся ЭПД? Нужно ли в обоих случаях оформлять ЭТрН?
Для мультимодальных перевозок основным обязательным электронным перевозочным документом является единый транспортный документ (ЕТД). Он заменяет отдельные накладные для каждого вида транспорта, объединяя данные о перевозке груза в смешанном сообщении (авто, ж/д, авиа, водный) в рамках одного договора.
Как оформлять документы, если транспортная компания работает как экспедитор и привлекает водителей-ИП?
Экспедитор оформляет экспедиторскую расписку, принимает груз во владение и создаёт ЭТрН как грузоотправитель.
Водитель-ИП в этом случае выступает перевозчиком и заполняет свои разделы ЭТрН: 2 и 4.
Если экспедитор груз во владение не принимает, ЭТрН оформляет грузоотправитель, а водитель-ИП всё равно будет перевозчиком.
Если грузоотправитель не хочет сам заполнять ЭТрН, может экспедитор заполнить за него и отправить ему на подпись?
В этом случае проще передать груз во владение экспедитору, тогда оформлением ЭТрН будет заниматься он.
Что делать посредникам (агентам, диспетчерам, интеграторам) с ЭПД?
Надо понять свою юридическую роль в цепочке перевозки. Важно не то, что вы фактически делаете, а то, как вы оформлены в договорах. Именно от этого зависит, будете ли вы участником документооборота, через кого пойдёт оформление и кто будет подписывать документы.
Про перевозчиков и водителей
Кто должен подписывать ЭТрН при приёме груза со стороны перевозчика: водитель или сотрудник в офисе?
Перевозчик должен сам подписывать свой раздел (титул), а процедура подписания может быть выстроена по-разному: через Госключ, КЭП или отложенное подписание.
Нужны ли водителю смартфон и электронная подпись?
Иногда нужны, но можно работать и без них. Это зависит от оператора ЭДО, с которым работаете.
В большинстве сценариев от водителя требуется только показать QR-код при проверке на дороге. Это можно сделать без доступа в сервис, достаточно сохранить файл на смартфон. А подписание документов может происходить удалённо из офиса.
Когда водитель привозит груз, какие документы у него будут? Как принимать груз без интернета на удалённых складах?
У водителя будет QR-код со ссылкой на ЭТрН. По прибытии на разгрузку грузополучатель оформляет свой раздел накладной (титул 3) на основе данных грузоотправителя (титул 1) и перевозчика (титул 2). Водитель документы не оформляет и разгрузку не инициирует.
С удалёнными складами ситуация сложнее, но это не отменяет требование закона. В этом случае можно, например, совершить отложенную приёмку товара, попытаться провести на место интернет или наладить спутниковую связь.
Что показывать ГИБДД?
Водитель должен показать сотруднику ГИБДД специальный QR-код, который содержит данные электронной транспортной накладной. На случай, если в пути возникнут проблемы с интернетом, водителю нужно до выезда в рейс открыть мобильное приложение и убедиться, что QR-код отображается. Код сохранится в памяти телефона, и его можно будет показать без интернета. Распечатанный QR-код или его скриншот предъявить нельзя, так как код динамичный и состоит из нескольких сменяющихся картинок. При распечатке его свойства утрачиваются, код становится нечитаемым.
Нужен ли водителю бумажный дубликат ЭПД?
До 1 марта 2027 года будет действовать переходный период: за отсутствие ЭПД штрафовать не будут. После этого периода проверяющие не вправе требовать бумажный дубликат перевозочных документов, если вы не попадаете в список исключений Минтранса. Подтверждением перевозки становится QR-код, который показывает водитель. Если нет возможности показать QR-код, сотрудники ГИБДД могут пробить информацию по госномеру автомобиля и увидеть сведения о грузе.
Как быть с ЭПД самозанятым водителям и частным перевозчикам?
По закону перевозчиком может быть только ИП или компания, поэтому в такой ситуации потребуется оформить ИП.
Кто подписывает ЭТрН при смене водителя, тягача, маршрута?
При смене водителя или транспортного средства в процессе перевозки в электронной транспортной накладной (ЭТрН) оформляется титул 8 («Эстафета»). Грузоотправитель и грузополучатель при этом получают уведомление о произошедших изменениях. Подписывает 8 титул перевозчик.
Если перевозчик не перейдёт на ЭПД, какие могут быть последствия?
Перевозчик фактически не сможет работать по закону. Грузоотправители и получатели перейдут на ЭПД, и тогда оформить и принять груз по бумажным документам не получится.
Как корректировать маршрут в процессе?
Если изменился маршрут в процессе доставки, необходимо заполнить титул 7 «Переадресовка».
Если грузополучатель — физическое лицо, как проводить перевозку?
Как и раньше — оформлять документы в бумажном виде.
Загрузка в одной точке, а выгрузка — в более чем пяти точках по городу и по межгороду. Сколько ЭТрН оформлять в этом случае?
В данном случае ЭТрН оформляется на каждое место выгрузки, так как у всех этих грузов разные грузополучатели.
Про грузополучателей
Нужно ли физлицам оформлять ЭПД, если они получают посылки из СДЭК или маркетплейсов?
Нет. Если вы заказываете доставку из интернет-магазина, маркетплейса или через службу доставки, вы не становитесь участником электронного документооборота. Даже если внутри цепочки перевозчик использует электронные документы, для вас процесс не меняется.
Если я просто заказываю доставку товаров для бизнеса, мне нужно оформлять ЭПД?
Если покупаете воду, канцелярию, стройматериалы или любые товары с доставкой, чаще всего вы выступаете как грузополучатель. Вы не создаёте ЭТрН, но подтверждаете получение груза, подписывая свой титул. Поэтому вам также надо подключаться к оператору ЭПД.
Нужны ли ЭПД, если грузополучатель — физлицо?
Нет, в этом случае ЭТрН не оформляется.
Если покупатель забирает товар самовывозом, нужна ли ЭТрН?
Обычно нет, если покупатель забирает товар сам и использует свой транспорт без отдельного договора перевозки.
Когда ЭТрН нужна:
- если покупатель нанимает стороннего перевозчика;
- если перевозка оформлена как отдельная услуга.
Что изменится для получателя груза при доставке в международном сообщении?
Для международных перевозок свои правила, и они пока не меняются. Если получатель — иностранное юрлицо, то сохраняются бумажные документы. Если иностранный перевозчик везёт груз только до границы, а по территории РФ его забирает российская компания, то внутри РФ ЭТрН обязательна.
Как получателю работать с перевозчиком/экспедитором не из РФ? Нужны ли ЭПД?
Иностранная компания может участвовать в ЭТрН как сторона перевозки — запрета на это нет, просто вместо ИНН указываются другие идентифицирующие данные. При этом CMR не заменяет российскую транспортную накладную, и при перевозке по РФ всё равно нужны ЭПД.
По каботажным перевозкам возможны особые условия, и в отдельных случаях допускаются бумажные документы.
Как получатель груза будет подписывать ЭТрН?
Грузополучателю юрлицу или ИП нужно подключиться к оператору ЭПД и получить КЭП. Он будет подписывать свой раздел ЭТрН прямо в системе.
Технические и практические вопросы
Кто оформляет ЭТрН в цепочке «заказчик — грузоотправитель — экспедитор — перевозчик — грузополучатель»? Кто из них какую информацию видит?
Если в цепочке есть экспедитор, важно, принимает ли он груз во владение, то есть создаётся ли экспедиторская расписка. Если да, то именно он оформляет ЭТрН и выступает как грузоотправитель.
Если экспедитор груз не принимает, формировать первый раздел ЭТрН (то есть создавать её) будет заказчик.
Все участники перевозки видят:
- четыре обязательных раздела;
- разделы 7 и 8 (замена адреса или водителя).
Разделы 5 и 6 (взаиморасчёты, документы о стоимости перевозки) доступны только грузоотправителю и перевозчику. Получатель их не видит.
Чтобы экспедитору исключить контакт заказчика с привлечённым перевозчиком, нужно принять груз во владение. Тогда он заберёт на себя роль грузоотправителя.
Как заполнить электронную транспортную накладную?
Подготовили наглядную инструкцию по работе с ЭТрН с заполнением каждого титула. В ней показываем на примере ЭТрН в Транспортном ЭДО от Точка Банка, какую информацию о грузе необходимо внести и кто из участников это делает (отправитель/перевозчик/получатель). В сервисе до 80% полей заполняются автоматически, поэтому оформление накладной не займёт у вас много времени.
Прозрачна ли ЭТрН для всех участников? Все ли видят стоимость перевозки?
Нет, полной прозрачности для всех участников нет. В ЭТрН каждый участник видит только ту часть документа, которая относится к его роли. Коммерческие условия (например, стоимость перевозки) доступны только отправителю и перевозчику.
Допустим, если в цепочке есть экспедитор, то он может выступать грузоотправителем, и тогда конечный заказчик или грузополучатель не увидят условия его договора с перевозчиком.
Нужно ли указывать время погрузки и выгрузки в ЭТрН? Можно ли его не заполнять?
Да, время погрузки и выгрузки указывается обязательно.
В ЭТрН фиксируются как плановые дата и время, так и фактические данные. Пропустить эти поля нельзя.
Нужно ли в ЭПД указывать, какой груз перевозится?
Да, обязательно. Грузоотправитель должен указать наименование груза, его состояние и способ упаковки.
Нужно ли указывать вес груза в ЭПД и где он отображается?
Да.
- В первом разделе ЭТрН обязательно фиксируется плановая масса груза и масса брутто.
- Во втором разделе перевозчик может дополнительно отметить расхождения по весу — это поле заполняется при необходимости.
- В третьем разделе грузополучатель при желании указывает фактический вес принятого груза.
Подходит ли неквалифицированная подпись для подписания ЭПД?
Да, если это НЭП через Госключ. В остальных случаях нужна КЭП по постановлению правительства № 931.
Можно ли исправлять ошибки в ЭТрН?
Да, но после подписания — только через корректировки, а не просто редактирование.
Можно ли подписывать ЭПД с телефона?
Да, через мобильные решения (например, Госключ), если оператор поддерживает.
Что делать малому бизнесу без 1С, ЭДО и автоматизации?
Даже если сейчас процессы ведутся в Excel или вручную, всё равно придётся:
- подключаться к оператору ЭПД;
- оформлять ЭПД;
- получать подписи;
- перестраивать процессы.
ЕГ
Евгения Гузненкова
Нужно ли переходить на ЭПД, если возим не груз, а пассажиров?
Валерия Маркелова
ВС
Валерий Смирнов
Добрый день! При перевозке нерудных материалов кто оформляет ЭПД/ ЭТрН?
Валерия Маркелова
ОТ
Ольга Трусова
Будет ли отдельный личный кабинет для кладовщика, который будет делать ЭТрН (вне банка, чтобы он/она не видели сам банк и поступления, переводы)?
Валерия Маркелова
МС
Михаил Ступеньков
добрый день! ИП пользуется услугами самозанятого со своим автомобилем. Нужно ли в этом случае переходить на ЭПД?
Валерия Маркелова
МГ
Максим Гуделов
Здравствуйте, если я, как ИП передаю в доставку компании СДЭК, то мне нужно оформлять ЭПД? или это обязанность перевозчика, в данном случае СДЭК
Валерия Маркелова