Оформляйте путевой лист в электронном или бумажном виде до выезда транспорта. Заполните:
- Срок, на который выдали путевой лист.
- Показания Счётчик пробега на приборной панели. Показывает расстояние, которое проехал автомобиль.одометра при выезде и по возвращении.
- Результаты медосмотра и техосмотра.
- Вид сообщения — городское, пригородное, междугородное или международное.
- Цель поездки — коммерческая, для собственных нужд или работа спецтранспорта.
- Конкретные адреса маршрута.
Зачем нужен путевой лист
Путевой лист — документ, в котором вы фиксируете техническое состояние автомобиля, расходы топлива и километраж, маршрут поездок, количество часов работы водителя. Составляйте его перед выездом транспорта, выдавайте водителю, а после возвращения заполняйте итоги.
Путевой лист не надо передавать контрагентам или сдавать как отчётность, но госорганы могут запросить его при проверке. Документ нужен для учёта и контроля за водителем и автомобилем, об этом сказано в статье 2 федерального закона № 259.
На основании путевого листа компания или ИП:
- ведёт внутренний учёт передвижения транспорта и расхода ГСМ;
- подтверждает, что расходы на топливо и зарплату водителя экономически оправданы;
- выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях;
- подтверждает обоснованность поездки и право водителя управлять служебным автомобилем, если его остановит инспектор ГИБДД.
.xls
Бланк путевого листа легкового автомобиля
Что изменилось в оформлении путевых листов в 2026 году
С 1 сентября 2026 года по постановлению правительства № 1944 электронный путевой лист (ЭПЛ) становится обязательным для перевозчиков маркируемого пива, пивных напитков, сидра, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции. Если вы перевозите такие товары автотранспортом, нужно использовать электронные документы: транспортную накладную или путевой лист. Остальные организации и ИП пока могут оформлять бумажные бланки.
Памятка для перевозчиков: как перейти на ЭПД
Кто и в каких случаях оформляет путевой лист
По статье 6 федерального закона № 259 путевые листы оформляет собственник или владелец транспортного средства. Это могут быть организации и предприниматели, которые используют в работе легковые, грузовые автомобили или спецтехнику.
Если вы пользуетесь автомобилем по договору аренды с услугами стороннего водителя, путевой лист оформляет арендодатель. Если за рулём арендованного автомобиля ваш работник, составлять путевые листы нужно вам, как арендатору.
Оформляйте путевой лист, если:
- оказываете транспортные услуги (например, перевозите грузы или пассажиров по договору);
- используете автомобиль для перевозки грузов или пассажиров (например, доставляете заказы покупателям или развозите сотрудников по домам после ночной смены);
- хотите учесть затраты на бензин и другие ГСМ при оплате налога (например, если работаете на упрощённой системе налогообложения «Доходы минус расходы»).
Заполняйте путевой лист при любой поездке в рабочих целях. Он не нужен, если работник поехал на автомобиле по личным делам, не связанным с работой.
Как оформить путевой лист
Путевые листы можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Вы можете выбрать, какой вариант использовать.
Электронный формат удобнее для транспортных и логистических компаний, так как с 1 сентября 2026 года они обязаны все остальные перевозочные документы составлять в электронном виде. Для этого грузоотправителю, перевозчику и грузополучателю нужно заключить соглашение с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) из реестра Минтранса.
Бумажные путевые листы подойдут, если вам не нужно каждый день оформлять их в большом количестве. Установленной формы у них нет. Вы можете использовать типовые бланки или разработать свою форму путевого листа. Укажите все обязательные реквизиты из пункта 3 федерального закона № 259 и приказа Минтранса № 390.
Обязательные реквизиты путевого листа
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Сведения о сроке действия | Даты начала и окончания смены или другого периода, на который выдан путевой лист |
| Сведения о лице, оформившем путевой лист | Для организации: наименование, адрес, номер телефона и ОГРН Для индивидуальных предпринимателей: ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП Для самозанятого физлица: ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ИНН |
| Сведения о транспортном средстве | Тип, марка и модель. Если есть прицеп или полуприцеп, нужны их марка и модель Государственный регистрационный номер автомобиля и прицепа Показания одометра в полных километрах пробега при выезде и после возвращения из рейса Дата, время и результат проведения предрейсового контроля технического состояния автомобиля Дата и время выезда автомобиля и его возвращения |
| Сведения о водителе | Фамилия, имя, отчество Серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения СНИЛС Дата, время и результат предрейсового и послерейсового медосмотра |
| Сведения о перевозке | Вид сообщения: городское, пригородное, междугородное Вид перевозки: коммерческие, для собственных нужд, передвижение и работа спецтранспорта |
Если вы используете путевой лист для подтверждения расходов (например, на покупку топлива), укажите наименование документа и дату составления. Они нужны по правилам налогового и бухгалтерского учёта и указаны как обязательные в статье 9 федерального закона № 402.
Дополнительно можно добавить реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату. Например, нормативный расход топлива, маршрут движения, экономия или перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.
Есть типовые формы для грузовиков, автобусов, легковых автомобилей и такси, но они не актуальны: в них нет всех обязательных реквизитов. Бланки можно взять только за основу и самостоятельно доработать.
Свою форму путевого листа утвердите приказом и приложите бланк к учётной политике.
.xls
Акутальный бланк путевого листа грузового автомобиля
Хранить путевые листы нужно 5 лет. Для удобства их можно регистрировать в отдельном журнале учёта. У него есть типовая форма, но использовать её не обязательно. Если решите вести журнал учёта путевых листов, можно разработать свой бланк.
.xls
Бланк журнала учёта движения путевых листов
Порядок и образец заполнения бумажного путевого листа
Заполнять путевой лист можно на компьютере, вручную или смешанным способом: часть повторяющихся данных заполнить в электронном виде, часть — от руки.
Оформляйте путевой лист до выпуска автомобиля на линию. Если рейс будет длиться несколько дней, можно выдать водителю один путевой лист. И наоборот, если в течение дня или смены будет несколько рейсов, на них можно делать отдельные путевые листы.
Как заполнить лицевую сторон
Номер и дата. Это необязательные реквизиты. Но с нумерацией удобнее, а дата составления важна, если путевым листом вы подтверждаете расходы на топливо и зарплату водителю. Правила нумерации в законах не прописаны, обычно листы нумеруют по порядку с начала каждого календарного года.
Срок действия путевого листа. Если оформляете его на один день, напишите число, месяц и год. Если срок больше, укажите даты начала и окончания поездки.
Сведения о том, кто оформляет путевой лист. Это может организация, ИП или самозанятое физлицо — перевозчик легкового такси.
Сведения о транспортном средстве и водителе. Если в течение дня или длительного рейса одним автомобилем по очереди управляют несколько человек, на них можно оформить один путевой лист. Но отметка о медосмотре должна быть на каждого водителя, указанного в путевом листе.
Показания одометра. Записывайте их в путевой лист при:
- выпуске автомобиля на линию;
- возвращении с последнего рейса;
- выполнении последнего заказа легкового такси самозанятым физлицом.
Отметка о предрейсовом и послерейсовом медосмотре. Это дата, время, результат осмотра, ФИО и подпись медицинского работника. Предрейсовый медосмотр нужно проходить:
- штатным водителям;
- торговым представителям, менеджерам и другим работникам, чья работа связана с поездками за рулём;
- ИП, если он сам занимается перевозками и управляет автомобилем.
Послерейсовый медосмотр должны проходить водители, у которых работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.
Если вы ездите на личном автомобиле на рабочие встречи, осмотр проходить не нужно.
Отметка о техосмотре. Она нужна, если перевозите пассажиров или грузы по договорам перевозки, а также когда используете автобусы и грузовые машины для внутренних дел. Если с техническим состоянием всё в порядке, поставьте отметку «выпуск на линию разрешён», дату и время выезда автомобиля, показания одометра, подпись.
Как заполнить оборотную сторону
Вид сообщения. Как его определить, написано в статье 4 федерального закона № 259:
- городское — в границах населённых пунктов;
- пригородное — на расстояние до 50 км включительно между границами населённых пунктов;
- междугороднее — на расстояние более 50 км между населёнными пунктами;
- международное — перевозка за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы, в том числе транзитом.
Если в одном путевом листе несколько видов сообщения, их можно перечислить через запятую. Об этом говорится в письме Минтранса № Д3− 468-ПГ.
Вид перевозок. Укажите, для чего используете транспорт: коммерческие поездки, собственные нужды или работа спецтехники. Перечень коммерческих перевозок есть в приказе Минтранса № 390.
| Вид перевозок | Что относится |
|---|---|
| Коммерческие | Регулярные перевозки пассажиров и багажа. Доставка грузов по договору между перевозчиком и грузоотправителем. Услуги легкового такси. Организованные перевозки детей автобусами по договору фрахтования |
| Для собственных нужд | Перевозка только своих работников и грузов, например, когда вы везёте товар покупателям или материалы от поставщика на склад |
| Передвижение и работа спецтранспорта | Передвижение и работа автокранов, пожарных машин, автомобилей с подъёмниками и рабочими платформами, автоэвакуаторов и другого транспорта со специальным оборудованием и устройствами для выполнения особых функций |
Маршрут передвижения автомобиля. Это необязательный реквизит, но без него сложнее доказать налоговикам, что поездка была рабочей. Напишите конкретные пункты отправления и назначения с адресами, а не просто «Поездки по городу».
Как проводить предрейсовый осмотр для путевого листа
Медицинские осмотры. Их организует работодатель. Для этого можно принять медработника в штат или заключить договор с лицензированной клиникой. Если хотите проводить медосмотры в собственном медпункте, нужна лицензия на медицинскую деятельность, а штатному медработнику — сертификат на их проведение. Что проверять и как проводить медосмотры, прописано в приказе Минздрава № 266н.
Медосмотры бывают дистанционными. Вы проверяете водителя с помощью специальных медицинских приборов, а показатели передаются врачу, который может находиться в другом городе. Врач оценивает состояние здоровья водителя, принимает решение о допуске к работе и вносит результаты в электронный путевой лист.
Дистанционный медосмотр нельзя проходить водителям, которые перевозят пассажиров между городами на расстояние больше 300 километров, организованные группы детей или опасные грузы.
Технические осмотры. Осматривать машины может ИП, штатный работник или представитель компании, которая оказывает такие услуги по договору. При техосмотре специалист проверяет исправность машины, наличие огнетушителя и аптечки. Что именно проверять, указано в приказе Минтранса № 9.
Если найдутся поломки (например, неисправные тормоза или неработающие стоп-сигналы), нужно поставить на путевом листе штамп «выпуск на линию не разрешён» и отправить автомобиль в ремонт. Полный перечень неисправностей, с которыми нельзя ездить, есть в постановлении правительства № 1090.
Кто проверяет путевые листы
- ГИБДД. Инспекторы проверяют путевой лист, чтобы убедиться, что водитель едет на служебном транспорте, а машина прошла техосмотр. Одновременно могут запросить водительские права, полис ОСАГО, ПТС и документы на груз (например, транспортную накладную, сопроводительную ведомость или заказ-наряд.
- Налоговая инспекция. Путевые листы она проверяет как документы, подтверждающие затраты на топливо и зарплату водителя. Если в путевом листе не заполнены обязательные реквизиты, инспекторы не примут такие расходы и доначислят налог на прибыль или налог при УСН.
- Трудовая инспекция. Проверяет путевые листы как документы для подтверждения рабочего времени водителя и соблюдения режима труда и отдыха. Может запрашивать их, чтобы сверить расчёты зарплаты с фактически отработанным временем.
- Ространснадзор. Запрашивает путевые листы, чтобы проверить, соблюдает ли компания или ИП требования по безопасной эксплуатации транспорта. Например, проводятся ли предрейсовые техосмотры и медосмотры, назначен ли ответственный за безопасность дорожного движения. Проверки Ространснадзора касаются тех, кто обязан оформлять путевые листы по закону. Например, перевозчиков пассажиров на маршрутных такси или компаний, которые специализируются на грузоперевозках.
- Росздравнадзор. Проверяет путевые листы только в части, связанной с обязательными предрейсовыми и послерейсовыми медосмотрами водителей.
Штрафы за отсутствие или неправильное оформление путевого листа
Нет путевого листа при проверке ГИБДД. Водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей по статье 12.3 КоАП.
Допустили водителя к работе без предрейсового медосмотра. Работодателя оштрафуют за каждого водителя по статье 5.27.1 КоАП:
- организацию — от 110 до 130 тысяч рублей;
- должностное лицо и ИП — от 15 000 до 25 000 рублей.
За повторные нарушения наказание строже, вплоть до приостановления деятельности на 90 суток.
- на организацию и ИП — от 30 000 рублей;
- на должностное лицо — 5000 рублей.
- организацию и ИП — от 30 000 до 50 000 рублей;
- должностное лицо — от 2000 до 3000 рублей.
Учли затраты без путевого листа или по неправильно заполненному бланку. Если вы применяете УСН «Доходы минус расходы» и учитываете затраты, связанные с использованием автомобиля, налоговая инспекция может проверить путевые листы. Если они неправильно заполнены, инспекторы могут не признать эти расходы экономически обоснованными. Тогда нужно будет пересчитать налог и доплатить недостающую сумму. Плюс к этому будет штраф от ИФНС по статье 122 НК — 20% от неуплаченного налога.
Частые вопросы о путевом листе
Что такое путевой лист?
Это документ, в котором компании и ИП фиксируют данные о рабочих поездках собственного или арендованного автомобиля. Например, сведения о водителе, медосмотрах и техосмотрах, маршруте, пробеге, заправке и расходе топлива, пройденные километры. Путевой лист подтверждает, что машину используют для бизнеса.
Сколько хранить путевой лист?
Путевой лист относится к первичным документам учёта, а значит, его нужно хранить минимум 5 лет после отчётного года. Такой же срок указан в приказе Росархива № 236.
Нужен ли путевой лист на личный автомобиль директора или ИП?
Нужен, если он использует личный автомобиль в бизнесе. Например, для поездок к клиентам, в банк, налоговую, для перевозки грузов или сотрудников. На личные поездки оформлять путевой лист не нужно.
Можно ли выписать путевой лист на несколько дней?
Да. Если рейс длится несколько дней, можно выдать один путевой лист на весь срок.
М
Мария
Остановила транспортная инспекция- нет номера удостоверения механика и диспетчера, но в шаблонах я нигде не видела чтоб писали. Какие то новшества в законе?
Точка Банк
Добрый день!
Для того, чтобы более предметно ответить на ваш вопрос, уточните, пожалуйста, что именно перевозите и какая форма путевого листа: бумажный он или электронный?