Электронный путевой лист (ЭПЛ) в 2026 году: кому нужен и как перейти

Путевой лист — это документ, в котором вы фиксируете, как используете автомобиль в бизнесе и учитываете расход топлива.

Как владелец транспорта вы оформляете путевой лист при любых перевозках грузов и пассажиров, даже когда едете по внутренним делам (например, отвозите документы контрагенту или сотрудников к месту работы). Если берёте в аренду машину с водителем, путевой лист оформляет арендодатель.

Электронный путевой лист — это тот же документ, только в цифровом формате xml, который утверждает налоговая служба с Минтрансом. ЭПЛ оформляют через оператора ЭПД, который передаёт сведения в Государственная информационная система электронных перевозочных документов.ГИС ЭПД — систему для хранения и контроля перевозочных документов.

С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист нужен, если перевозите автомобилем маркируемый некрепкий алкоголь: пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуху. Об этом сказано в постановлении правительства № 1944. Для крепкого алкоголя и спирта такого требования нет. Тут нужна электронная транспортная накладная, а путевой лист может быть бумажным.

Остальные компании и ИП по-прежнему могут выбирать формат. Например, бумажными бланками можно пользоваться, если у вас редкие поездки. Цифровой формат будет удобнее, если заполняете обязательные электронные документы: транспортную накладную, заказ-наряд, сопроводительную ведомость, заказ, заявку, экспедиторскую расписку и другие формы.

Бумажную форму путевого листа вы разрабатываете сами с учётом обязательных реквизитов из федерального закона № 259:

Разработать свою форму можно на основе типовой.

Электронная форма утверждена приказом ФНС № ЕД-7−26/116.

Подключитесь к аккредитованному оператору ЭПД. Перечень есть на сайте Минтранса в виде файла .xlsx, его нужно скачать. При выборе узнайте тарифы, уточните, можно ли формировать ЭПЛ. Если нужно, спросите, поддерживается ли работа с доверенностями для сотрудников и есть ли мобильное приложение для водителей. Выберите подходящего оператора и заключите с ним соглашение об обмене документами.

Оператор будет проверять подписи, хранить документы, отправлять сведения в государственную систему ЭПД. При подключении он предоставит сервис, где вы сможете формировать перевозочные документы контрагентам и путевые листы.

Оформите электронные подписи. Руководителю компании или ИП нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) — та, которой вы пользуетесь для регистрации бизнеса, сдачи отчётности, участия в торгах. Если у вас ещё нет КЭП, получить её можно бесплатно в налоговой. Для хранения подписи нужно купить токен — сертифицированный носитель в виде флешки, на который запишут сертификат и ключ.

Сотрудники, которые ставят отметки о медосмотре, оформляют КЭП физлица в аккредитованном удостоверяющем центре. Это платная услуга; тариф зависит от компании, в которую вы обратитесь.

Сотрудники, которые ставят отметку о техосмотре, могут использовать КЭП или усиленную неквалифицированную подпись (НЭП). Её можно сформировать бесплатно в приложении «Госключ».

Для водителей обычно используют НЭП или простую электронную подпись, если такой вариант есть у оператора ЭПД. Так водители смогут подписывать путевые листы со смартфона или планшета.

Оформите бумажные или машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников. Когда документы подписывает не руководитель или ИП, сначала нужно подтвердить его полномочия. МЧД можно создать:

В доверенности укажите, какие документы сотрудник может подписывать и на какой срок вы даёте ему право подписи.

Настройте доступы для сотрудников. После подключения добавьте сотрудников в сервис ЭПД и настройте их права. Обычно кого-то назначают администратором, а он управляет другими пользователями — определяет, кто создаёт, согласовывает и подписывает документы. Инструкцию по работе с сервисом предоставит оператор.

Подключите водителей. Это необязательный шаг. Водитель подписывает документ только если на один автомобиль выписали несколько путевых листов на разных людей. Тогда он должен подтвердить показания одометра при передаче машины другому человеку. Так как водители обычно подписывают путевые листы не за компьютером, нужен смартфон или планшет. Установите мобильное приложение оператора ЭПД: через него можно получить путевой лист, проверить данные и подписать.

ЭПЛ состоит из шести обязательных разделов, их называют титулами:

Первые четыре титула оформляют до начала рейса, 5 и 6 — после него.

Разберём подробнее, кто и как заполняет ЭПЛ.

Шаг 1. Сотрудник формирует ЭПЛ. Диспетчер или другой сотрудник, которому поручили эту работу, вносит данные об оформителе, рейсе, водителе и транспортном средстве:

Затем проверяет информацию и подписывает документ своей КЭП или НЭП. После первого заполнения данные водителя и автомобиля будут подтягивагиваться автоматически.

Шаг 2. Медработник проводит предрейсовый осмотр. Он проверяет водителя перед выездом, заполняет в путевом листе результаты осмотра, указывает дату и время, свои ФИО и название медицинской организации, если он её штатный сотрудник. Затем подписывает раздел с медосмотром с помощью КЭП.

Медосмотр может быть дистанционным. Тогда медработник дополнительно отправляет заключение на водителей в уполномоченное Минтрансом ведомство. Дистанционные медосмотры запрещены для водителей, которые перевозят:

Шаг 3. Механик по выпуску проводит предрейсовый техосмотр. Это может быть до, после или во время медосмотра. Техосмотр нужен только тем, кто:

Проводить техосмотры может работник, которого назначили ответственным за техническое состояние автомобилей, ИП или сотрудник другой организации. Он осматривает транспорт, подтверждает его исправность, записывает показания одометра и уровень топлива, ставит отметку о разрешении выпуска автомобиля и времени выезда, подписывает раздел своей КЭП или НЭП.

Шаг 4. ГИС ЭПД формирует QR-код. После того как вы подписали 4 основных раздела, оператор ЭПД передаёт сведения в ГИС ЭПД. Система регистрирует документ и формирует QR-код.

Шаг 5. Водитель получает путевой лист. Он проверяет данные ЭПЛ и выезжает в рейс. Если автомобиль остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, водитель показывает QR-код.

Шаг 6. Механик снимает показания после рейса. После поездки водитель возвращается, а механик снимает показания одометра, заполняет дату и время заезда, уровень топлива, вносит данные в ЭПЛ и подписывает их.

Шаг 7. Медработник проводит послерейсовый медосмотр. Это нужно, если перевозились пассажиры или опасные грузы. Медработник фиксирует результаты в ЭПЛ и подписывает их.

Проверять путевые листы могут сотрудники ГИБДД, Ространснадзора, трудовой инспекции и налоговой. Штрафы зависят от ситуации.

Это электронная версия путевого листа. В ней фиксируют, когда использовали транспорт, кто был водителем и сколько топлива потратили.

ЭПЛ заполняют в специальных сервисах по формату, который утвердили налоговая и Минтранс. Чтобы пользоваться электронными путевыми листами, нужно заключить с оператором ЭПД соглашение об обмене документами. Через оператора информация о путевом листе попадает в государственную информационную систему ЭПД.

Если обнаружили ошибку после подписания или отправки в ГИС ЭПД, исправить документ уже нельзя. Оформите новый ЭПЛ: конкретный порядок действий зависит от сервиса оператора ЭПД. Например, придётся заново оформлять путевой лист, если ошиблись в показаниях одометра, персональных данных водителя или других обязательных реквизитах.

Нет, электронный путевой лист для такси не обязателен. Вы можете сами выбрать, в каком формате он будет — бумажном или электронном. Но путевой лист нужен в любом случае. Его должны оформлять все организации и ИП, которые перевозят пассажиров или грузы в коммерческих целях. При этом не имеет значения, кому принадлежит автомобиль: путевой лист оформляют на транспорт в собственности, в аренде или лизинге.

Путевые листы пока можно оформлять в бумажном виде, хотя для большинства перевозочных документов с 1 сентября 2026 года вводят обязательный электронный формат. Исключение — перевозка маркируемого алкоголя: пива, сидра, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции. В этом случае путевой лист должен быть электронным.

Проверить его можно в процессе заполнения в сервисе оператора ЭПД. Обычно система не даёт отправить документ, если не заполнены обязательные поля или нет подписей ответственных сотрудников. Самостоятельно вы можете проверить, правильно ли заполнены в ЭПЛ:

После отправки вы получите QR-код. Это значит, что система приняла ЭПЛ и проверила его формат и подписи.