Каждый раз, когда вы принимаете или увольняете сотрудника, переводите его на другую должность или присваиваете квалификацию, нужно сдавать в ПФР отчёт, содержащий сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД). В статье расскажем, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД, которая действует с июля 2021 года.
ПФР отложил на месяц обязанность сдавать отчёты по новой форме. В статье описан порядок заполнения отчёта, но применять её нужно только с 1 августа 2021 года.
Для чего нужен отчет СЗВ-ТД
До 2020 года у всех работающих россиян были только бумажные трудовые книжки, в которые каждый работодатель вручную вписывал все кадровые изменения.
В 2020 году появились электронные трудовые книжки. Это база с данными о трудовой деятельности, которую ведёт Пенсионный фонд. Чтобы внести данные в эту базу, ПФР должен получить информацию от работодателя. Для этого и существует отчёт СЗВ-ТД.
Отчёт обязателен для всех работодателей, которые нанимают сотрудников по трудовым договорам. Это касается и предпринимателей, которые нанимают людей по внутреннему или внешнему совместительству. А вот при найме по договорам ГПХ отчёт не сдают. Так же не сдают отчёт ИП без наёмных сотрудников.
Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой, работодатель продолжает её вести. Но при этом электронная база формируется на всех, поэтому отчёты СЗВ-ТД нужно сдавать на всех сотрудников, независимо от того, отказывались они от бумажного варианта или нет.
Когда и в каких случаях сдают СЗВ-ТД
В правилах заполнения СЗВ-ТД указаны шесть кадровых мероприятий, которые нужно отражать в отчёте:
- Приём на работу, в том числе приём внутренних и внешних совместителей.
- Увольнение.
- Перевод на другую работу.
- Установление или присвоение второй и последующей профессии, специальности или другой квалификации.
- Переименование организации или смена фамилии ИП-работодателя. Если фамилию поменял сотрудник, отчёт по этому поводу сдавать не нужно.
- Запрет занимать какую-либо должность.
СЗВ-ТД сдают отдельно на каждого сотрудника.
При приёме и увольнении отчёт сдают сразу — не позднее следующего дня после издания приказа. Во всех остальных случаях — не позднее 15 числа следующего месяца.
Например, 14 мая 2021 года организация уволила бухгалтера Игнатьеву В.И., а 21 мая приняла нового бухгалтера Киселеву С.А. 25 мая менеджера Штольц С.И. перевели начальником отдела. По итогам мая организация должна подать три разных отчёта СЗВ-ТД:
- не позднее 15 мая — об увольнении Игнатьевой В.И.
- не позднее 24 мая (так как 22 мая — суббота) — о приёме Киселевой С.А.
- не позднее 15 июня — о переводе Штольц С.А.
В бумажных трудовых книжках отражались сведения о награждениях. В электронных трудовых таких сведений нет, поэтому и отчёт СЗВ-ТД по такому поводу отправлять не нужно.
Ещё обязательно нужно подавать СЗВ-ТД, когда сотрудник выбирает вариант ведения трудовой книжки: в бумажном или электронном виде.
Сейчас такая ситуация редкость, потому что все сотрудники должны были определиться с выбором в течение 2020 года, а работодатели — отразить это в отчётах. Но те, кто не отказывался от бумажной трудовой, в любой момент могут написать заявление и сделать выбор в пользу электронной, и этот выбор работодателю нужно будет отразить в отчёте.
Например, у нового сотрудника есть бумажная трудовая, но он несколько лет не работал, и она лежала у него дома. Устроившись на работу, он может отказаться от бумажной трудовой, и тогда работодатель должен отправить об этом отчёт в ПФР не позднее 15 числа следующего месяца.
Форма СЗВ-ТД пример заполнения
Бланк отчёта состоит из одной страницы, где есть титульная часть со сведениями о страхователе и работнике, и табличная с информацией о кадровых событиях.
Титульная часть
Сведения о страхователе:
- регистрационный номер в ПФР. Узнать можно, скачав выписку из ЕГРЮЛ;
- наименование работодателя. Организация указывает наименование в соответствии с учредительными документами, ИП — Ф.И.О. как в паспорте;
- ИНН организации или ИП;
- КПП организации — только для ООО.
Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является работодатель» заполняют только правопреемники реорганизованных компаний.
Сведения о зарегистрированном лице, то есть о сотруднике:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- дата рождения;
- СНИЛС.
Если сотрудник в отчётном месяце подал заявление с отказом от бумажной трудовой, проставьте дату заявления в поле «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Если сотрудник решил продолжать вести бумажную трудовую, проставьте дату в поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Копию заявления прикладывать не нужно.
Табличная часть
Графа 1 «N п/п». Порядковый номер кадрового мероприятия. В одном отчёте может быть отражено несколько мероприятий по одному и тому же работнику. Например, переименование организации и перевод на другую должность.
Графа 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения». Дата кадрового мероприятия.
Графа 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении». В этой части нужно указать код кадрового мероприятия строго в соответствии с таблицей.
Коды кадровых мероприятий для заполнения графы 3
Графа 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». Заполняют только если сотрудник, на которого подают отчёт, работает в таких местностях. При работе в районах Крайнего Севера в графе ставят код «РКС», а при работе в местностях, приравненных к к таким районам — «МКС».
Графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняют в соответствии со штатным расписанием. Но если работа даёт право на льготы или накладывает ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам, положениям профессиональных стандартов или реестрам соответствующих должностей.
Если принимаете сотрудника по совместительству, в графе 5 рядом с должностью нужно это указать. Например: «Бухгалтер по расчёту заработной платы (по совместительству)».
Графа 6 «Код выполняемой функции». До 1 июля 2021 года заполнять эту графу должны были только работодатели, которые применяют профстандарты.
С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» стала обязательной для всех работодателей.
Код состоит из пяти знаков в формате «ХХХХ.Х». Его берут из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010−2014 (МСКЗ-08)), утверждённого Приказом Росстандарта № 2020-ст от 12 декабря 2014 г. Первые четыре знака — это код наименования занятий, пятый — контрольное число.
Например, нам нужен код на секретаря. Открываем раздел 4 Классификатора «Служащие, занятые подготовкой и оформлением документацией, учётом и обслуживанием», и находим нужную должность:
Таким образом, код для секретаря будет «4120.1»
Чтобы найти код для экономиста откроем раздел 2 «Специалисты высшего уровня квалификации».
Код для экономиста — «2631.5».
Но не все должности дословно прописаны в Классификаторе. Если вы не нашли нужную должность, нужно подобрать код с учётом трудовой функции, которую выполняет работник.
Например, в Классификаторе нет должности «Кладовщик», но в разделе 4 есть «Служащие, занятые учётом, приёмом и выдачей товаров на складе».
Описание обязанностей подходит под кладовщика, поэтому код для этой должности — «4321.9».
Графа 7"Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона". Заполняют только при увольнении сотрудника. Нужно без сокращений указать причину прекращения трудового договора, включая пункт и статью ТК РФ или закона.
Подраздел «Основание». В графах 8, 9 и 10 нужно указать наименование, дату и номер документа, которые являются основанием для кадрового мероприятия. Например, приказ о приёме, увольнении или переводе, протокол собрания участников о переименовании.
Графа 11 «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении». Заполняется только если до этого вы сдали отчёт с неверными сведениями и вам нужно их отменить. Тогда перепишите данные из неверного отчёта и в графе 11 проставьте знак «Х». Если вам нужно не просто отменить, а исправить сведения, то в следующей строке напишите верную информацию.
Дальше остаётся только подписать отчёт и проставить дату.
Пример заполнения формы СЗВ-ТД
ООО «Ресторан» 1 июля 2021 года приняло на работу официанта Юдину А.Ф. Не позднее 2 июля нужно отправить СЗВ-ТД.
Образец заполнения СЗВ-ТД
Точка заполнит форму СЗВ-ТД за вас
Сервис «Кадры» автоматически рассчитает взносы, аванс и зарплату, подготовит форму СЗВ- ТД и другие отчёты по сотрудникам.
Условия и подключениеШтрафные санкции
Если не сдать СЗВ-ТД вовремя, предоставить недостоверные или неполные сведения, трудовая инспекция может оштрафовать должностное лицо компании на 300−500 рублей. Это относится только к организациям, на ИП такой штраф не распространяется.
Если из-за нарушений сотрудник не сможет трудиться и не получит зарплату, работодатель будет обязан возместить материальный ущерб.
Коротко
- На основе СЗВ-ТД Пенсионный фонд формирует сведения о трудовой деятельности граждан.
- Форму СЗВ-ТД должны сдавать все работодатели, у которых есть сотрудники, нанятые по трудовым договорам.
- Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица при увольнении и приёме сотрудников сдают не позднее следующего дня, в остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.
- С 1 июля 2021 года действует новая форма СЗВ-ТД.
- За непредставление отчёта или неверные сведения должностных лиц штрафуют на 300−500 рублей.
