Как участвовать в госзакупках: пошаговая инструкция для новичков

Есть два вида торгов, которые стоит выбирать, если вы начинающий поставщик: закупки по 44-ФЗ на федеральных площадках и закупки малых объёмов. Разберём каждый способ подробнее.

Преимущества для новичков. В 44-ФЗ чётко и подробно прописаны правила, а процесс торгов понятный и прозрачный для всех участников.

Порядок. Есть четыре способа проведения конкурентных закупок по 44-ФЗ: аукционы, конкурсы, запросы котировок и закупка у единственного поставщика. Если ваш товар или услуга не эксклюзивные, начните с электронного аукциона или запроса котировок, требований в них меньше, чем в конкурсах.

Во время аукциона заказчик объявляет максимальную цену контракта, а вы в назначенное время заходите на торговую площадку и снижаете стоимость по очереди с другими участниками. Выигрывает тот, кто предложит самую низкую цену, если её не перебьют в течение 4 минут.

В запросе котировок вы подаёте предложение один раз. Заказчик смотрит все заявки и выбирает победителя с самой низкой ценой.

Стоимость участия. Чтобы подать заявку, внесите на спецсчёт обеспечение — сумму, которая гарантирует, что вы подпишете контракт. На время торгов сумму заморозят. В случае проигрыша деньги вернут. Если выиграете, сумму разблокируют после подписания контракта за вычетом комиссии площадки.

Каждая из восьми федеральных площадок берёт комиссию с победителя: для малого бизнеса 1%, но не более 2 000 рублей, для остальных участников тоже 1%, но не более 5 000 рублей. Такие тарифы утверждены постановлением правительства № 564.

Ответственность за неподписание контракта. Если передумаете заключать договор с госзаказчиком, вас внесут в реестр недобросовестных поставщиков на 2 года.

В чём суть. Это закупки до 600 тысяч рублей с единственным поставщиком, которые проходят на региональных порталах. Например, в электронном магазине малых закупок Московской области можно найти закупки в сфере продовольственных товаров, медицины, информационных технологий, строительства и ремонта, благоустройства.

Преимущества для новичков. Сможете найти заказчиков поблизости и снизите затраты на логистику.

Требования. Чтобы подать заявку, понадобится регистрация в ЕИС и самом электронном магазине.

Порядок. У каждого региона свои правила, но чаще всего закупки проходят по упрощённой схеме: заказчик размещает закупку в магазине, вы предлагаете цену и заказчик выбирает самое выгодное предложение без проведения тендера.

Стоимость участия. Обычно площадки не берут деньги за подачу заявки. Комиссию в районе 1% платит только победитель и только если заключит контракт.

Ответственность за неподписание контракта. Значительный плюс региональных закупок в том, что при отказе от тендера в реестр недобросовестных поставщиков вас не внесут.

В чём суть. Закупки проводят на специальном портале, который напоминает интернет-магазин федерального уровня: вы предлагаете товары, работы, услуги по фиксированной цене, а заказчики покупают их без проведения тендера.

Преимущества для новичков. Здесь вы можете заключить госконтракт до 3 миллионов рублей за несколько рабочих дней, а иногда и часов. Нет региональных ограничений для поставщиков: можно жить в Екатеринбурге и участвовать в закупке, которая проходит в Москве.

Порядок. Есть два сценария проведения закупки. В первом случае вы сами заносите свои товары и услуги в «Каталог товаров, работ и услуг» и заказчик выбирает из готовых продуктов, как на витрине в магазине. Во втором случае размещать товары в каталоге необязательно, вы можете выбрать наиболее подходящие из «Классификатора», размещённого на Берёзке.

Стоимость участия. Чтобы подавать предложения, внесите на лицевой счёт в Берёзке обеспечительный депозит. Это гарантия того, что вы подпишете контракт.

На время закупочной сессии площадка заблокирует эти деньги. В случае проигрыша депозит вернут в течение одного рабочего дня. Если выиграете, сумму разблокируют после подписания контракта за вычетом сбора агрегатору. Размер обеспечительного депозита — 5% от цены контракта, на который претендуете.

Берёзка берёт комиссию с каждой победы: 1% от цены контракта, но не более 5 000 рублей с НДС для малых предприятий и некоммерческих организаций или 1,2% стартовой цены с НДС для остальных участников.

Ответственность за неподписание контракта. Если вы подали предложение, победили, но не подписали договор, площадка не разблокирует депозит и заморозит ещё 5% от стартовой цены на 60 дней. У заказчика есть 30 дней, чтобы подать заявление агрегатору для перечисления этой суммы на его расчётный счёт. Если прошло 2 месяца, а заявление от заказчика не поступило, деньги вам вернут автоматически.

Подробнее о том, что нужно поставщику для торгов по 44-ФЗ, читайте в нашей статье «Какие требования есть к поставщикам в госзакупках».

Для начала изучите заказчиков, с которыми планируете работать. Компаниям, которые платят НДС, удобнее работать с подрядчиками на общей системе. Если применяете УСН или другие спецрежимы, можете столкнуться с трудностями. Например, если выставите счёт-фактуру с НДС, придётся сдавать декларацию и перечислять сумму в бюджет.

Если только открываете бизнес, решите, с каким видом деятельности будете участвовать в торгах. Посчитайте примерный доход за год, но не забудьте учесть лимиты по спецрежимам. Определите, сколько нужно сотрудников и когда планируете их нанять. Возможно, первое время будет выгоднее работать на одном налоговом режиме, а позже перейти на другой.

О том, как зарегистрироваться в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС), читайте в нашем материале «Регистрация в ЕИС: пошаговая инструкция для предпринимателей».

После регистрации в ЕИС вы будете аккредитованы на всех федеральных торговых площадках не позднее следующего рабочего дня. Регистрироваться на каждой торговой площадке отдельно не нужно, данные автоматически попадают туда из ЕИС.

«Бывает так, что характеристики товаров или условия исполнения работ в техническом задании не соответствуют тексту из проекта контракта. Чтобы этого избежать, внимательно изучайте текст контракта и техническое задание. Если обнаружили ошибки при подаче заявки, отправьте заказчику запрос на разъяснение, во время подписания контракта попросите заказчика подписать протокол разногласийЭто отдельный документ, где прописываются условия контракта, по которым есть разногласия, и приводятся положения документации о закупке, по которым выявлены несоответствия. Протокол составляется в произвольной форме. Его нужно подписать электронной подписью и выложить на ЭТП вместо подписанного контракта., а если заметили несоответствия уже после подписания, придётся выполнить контракт на новых условиях либо расторгнуть его» — Екатерина Михеева, эксперт по тендерам в Точке.

Оцените стоимость контракта. Посчитайте, насколько выгодна закупка с учётом ваших затрат. Важно, чтобы предложение было не убыточным. Например, стоимость контракта 5 миллионов рублей, а затраты на производство 3 миллиона рублей. Контракт кажется прибыльным, но нужно также учитывать все возможные риски и накладные расходы: командировочные, затраты на логистику, коммунальные услуги, страхование сотрудников и материалов и другие.

Посмотрите историю заказчика. Изучите предыдущие закупки. Обратите внимание на сроки проведения, победителей и их предложения. Это поможет понять предпочтения заказчика и вероятность успеха. Например, вы увидели, что в предыдущих закупках побеждала компания, которая предлагала более высокую цену, но с расширенной гарантией на товары. Это может означать, что заказчику важна не только цена, но и дополнительные гарантии.

Если в закупках заказчика выигрывает один и тот же поставщик, это может говорить о сговоре участников. Ещё один признак сговора — когда участники торгов сильно снижают цену, например, ниже себестоимости товара или услуги, чтобы другие добросовестные поставщики отказались от дальнейшей борьбы. Участвовать в таких закупках не стоит, чтобы не потратить время впустую.

Оцените уровень конкуренции. Для этого посмотрите количество участников в аналогичных прошедших торгах хотя бы за несколько месяцев. Чем их меньше, тем выше шансы на победу. Сделать это можно на странице закупки в разделе «Результаты определения поставщика (подрядчика, исполнителя)».

Изучите документацию закупки. Сведения о закупке и условия заказчика можно посмотреть в извещении. Там указывают требования к участникам, техническое задание, требования к содержанию заявки и обоснование начальной максимальной цены.

Убедитесь, что ваша компания соответствует всем требованиям. Например, если нужен опыт выполнения аналогичных работ за последние три года, проверьте, что у вас есть соответствующие контракты.

Подготовьте документы для заявки. Список документов для участия в закупке указан в статье 43 закона № 44-ФЗ. Часть информации подгружается в заявку автоматически из ЕИС, остальное поставщик заполняет сам.

Вы можете выбрать один из двух вариантов обеспечения: внести деньги на спецсчёт или предоставить независимую гарантию.

Открыть спецсчёт для торгов можно только в банке, утверждённом правительством. Список таких банков есть в распоряжении правительства № 1451-р. Если вносите деньги на счёт, они замораживаются на время торгов.

Если не готовы вкладывать собственные средства, можете выбрать банковскую гарантию. За небольшую комиссию банк выступит вашим поручителем и гарантирует заказчику, что выплатит необходимую сумму вместо вас, если нарушите условия.

Подробнее о получении банковской гарантии читайте в нашем материале «Банковские гарантии по 44-ФЗ: что такое, как получить и зачем нужны».

«Если проиграли торги или вашу заявку отклонили, деньги вернутся обратно в течение нескольких дней. Сроки возврата обеспечения зависят от вида торгов. Если участвовали в аукционе — 15 дней, но срок может быть увеличен на 3 дня, если был протокол разногласий, и на 4 дня из-за выходных. При участии в запросе котировок — 9 дней, плюс 2 дня из-за выходных. В случае конкурса — 29 дней, а также могут прибавиться 3 дня из-за протокола разногласий и 4 дня из-за выходных. Все эти сроки относятся к торгам по 44-ФЗ. По 223-ФЗ сроки значительно больше и не такие регламентированные, блокировка может висеть до двух месяцев» — Екатерина Михеева, эксперт по тендерам в Точке.

При заполнении заявки следуйте требованиям и инструкциям заказчика, они указаны в документации к закупке.

Если выиграли торги. После публикации протокола с итогами вам в течение 5 дней в личный кабинет площадки придёт контракт. К этому времени подготовьте обеспечение: получите банковскую гарантию или переведите деньги на счёт заказчика. Внимательно изучите условия контракта перед подписанием: проверьте, не изменились ли сроки выполнения и первичные требования. Если всё заполнено верно, прикрепите обеспечение, подпишите контракт и отправьте его обратно заказчику. После того как заказчик подпишет контракт, приступайте к исполнению условий.

Если участвуете в торгах малых объёмов, где вы единственный поставщик, заключить контракт можно быстрее — через 2 рабочих дня.

Денежное обеспечение — обязательное требование для конкурсов и аукционов по 44-ФЗ, а для запроса котировок — по требованию заказчика. Обеспечение контракта покроет ущерб заказчика, если поставщик не исполнит свою работу или сделает её некачественно. Сумма — от 0,5 до 30% начальной стоимости контракта. Как и в случае с обеспечением заявки, деньги вы можете внести на спецсчёт заказчика или предоставить независимую банковскую гарантию.

Если поставщик не подпишет контракт в установленный срок, его посчитают уклонившимся от сделки и занесут в реестр недобросовестных поставщиков. Это закрывает доступ к участию в госзакупках на два года.

Чтобы соблюсти сроки, внимательно относитесь к таймингу. Ставьте напоминания или фиксируйте задачу в CRM-системе.

Если проиграли торги. Можете посмотреть победителя после того, как заказчик подпишет с ним контракт. Для этого перейдите в реестр контрактов на сайте ЕИС и найдите нужный вам, откройте его и пролистайте вниз страницы. Там будет информация о поставщике.

«Как правило, заказчики отклоняют заявки по нескольким причинам: несоответствие требованиям к продукции или поставщику, некорректно заполненная заявка, отсутствие обеспечения или документов» — Екатерина Михеева, эксперт по тендерам в Точке.

Подробнее про каждый способ оплаты, а также что делать, если заказчик не платит, читайте в статье «Как получить оплату по госконтракту быстро и безопасно».