Чтобы подготовиться к работе с НДС:
- Отслеживайте момент, когда доходы перейдут лимит для НДС.
- Рассчитайте, по какой ставке выгоднее работать — 22 или 5 (7)%.
- Перезаключите договоры с контрагентами.
- Подключите УКЭП, если её ещё нет.
- Научитесь выставлять счета-фактуры или УПД и проверьте, подходит ли для этого ваша онлайн-бухгалтерия.
- Перенастройте кассу, чтобы в чеках значились НДС и ставка.
- Сдавайте декларации по НДС и платите налог.
Методичка от Справочной про НДС на УСН
Следите за доходами
Регулярно проверяйте сумму доходов с начала года для сравнения с лимитом 20 миллионов рублей. На УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» заработки считают одинаково:
- Учитывайте все доходы, которые поступили на расчётный счёт или в кассу. Считаются и неденежные доходы, например, при дарении имущества. Ориентируйтесь на графу «Доходы» в книге учёта доходов и расходов (КУДиР).
- Считайте доходы кассовым методом — на день получения оплаты, например, если вы отгрузили товары, но ещё не получили оплату на счёт, сумма по договору пока не считается доходом.
- Если совмещаете упрощёнку с патентом, считайте доходы от всех направлений.
- Если работаете по договору комиссии или агентскому договору, в доходах учитывайте только полученное вознаграждение комиссионера или агента.
Из доходов при расчёте НДС-лимита нельзя вычесть обычные расходы бизнеса. Но в лимит не нужно включать некоторые суммы:
- необлагаемые доходы, которые перечислены в статье 251 НК, например, залоги и возвраты денег клиентам;
- положительные курсовые разницы;
- субсидии при безвозмездной передаче имущества в государственную и муниципальную собственность.
Зафиксируйте дату, когда доход превысит 20 миллионов рублей. С 1-го числа следующего месяца нужно будет работать с НДС. То есть если превысили 16 июля, то платить НДС нужно с 1 августа.
Лимиты доходов для освобождения от НДС будут поэтапно снижаться в течение 3 лет. В 2026 можно работать без НДС, пока доход не превысит 20 миллионов рублей, а чтобы не платить НДС в 2027 году, нужно уложиться в лимит 15 миллионов рублей ещё в 2026 году. Поэтому ближе к концу года проверьте доходы: если они превысили следующий лимит, подготовьтесь к работе с НДС с 2027 года.
Сделайте расчёты, чтобы выбрать ставку
Упрощенцы могут выбрать одну из ставок НДС:
- Стандартные 22, 10 и 0% для некоторых видов товаров и операций. На этих ставках есть право вычета: из НДС, который вы должны заплатить в бюджет, можно вычесть НДС, который вы заплатили поставщикам за товары и услуги.
- Пониженные 5% при доходе до 272,5 миллиона рублей в год и 7% при доходе от 272,5 до 490,5 миллиона рублей в год без права вычета НДС.
Со стандартной ставки можно перейти на пониженные в любое время с начала нового квартала. Перейти с пониженных ставок на стандартную можно один раз в первые 12 месяцев их применения. Если этого не сделать, то применять ставки 5 или 7% нужно в течение 12 кварталов. Такое право есть у упрощенцев, которые начали применять НДС с 2026 года. Если работать с НДС на пониженных ставках вы начали ещё в 2025 году, то применять их нужно все 12 кварталов.
Нельзя однозначно сказать, кому какую ставку лучше выбрать. Это зависит от особенностей бизнеса и от того, платят ли НДС основные поставщики.
Стандартные ставки подходят, если:
- у вас высокая доля расходов и есть закупки с НДС, при этом вы можете подтвердить счетами-фактурами расходы и НДС в их составе;
- вы ведёте деятельность с льготным НДС: гостиничный бизнес со ставкой 0%, аптечный бизнес со ставкой 10%;
- ваши основные покупатели — юрлица, которые работают с НДС и хотят применять вычеты по налогу, тогда им важно, чтобы и вы работали с НДС по ставке 22%.
Пример. Магазин стройматериалов платит аренду, закупает товары, оплачивает их доставку. Доля таких расходов составляет больше половины выручки, и все эти расходы включают НДС. Поэтому выгоднее применять ставку 22% и вычитать входящий НДС из налога к уплате.
Пониженные ставки подходят, если:
- у вас малая доля расходов;
- в ваших расходах мало или вовсе нет входящего НДС;
- входящий НДС сложно или невозможно подтвердить документами, как часто бывает при закупках селлеров;
- ваши клиенты — физлица или контрагенты, которым неважен входящий НДС.
Пример. У массажного салона есть расходы на зарплату массажистов, аренду, уборку, массажные масла и порошок для стирки белья. Из всех этих затрат НДС входит только в аренду и закупку материалов для работы. Если выбрать ставку 22%, то входящий НДС почти не сократит налог к уплате. Поэтому салон выбирает ставку 5%.
В любом случае, прежде чем выбрать ставку, пересчитайте финмодель с учётом повышения цен и НДС на разных ставках. Учтите, что сначала из выручки отнимают НДС, а потом из «очищенной» от него налоговой базы платят налог по УСН. Поэтому при разных ставках НДС могут отличаться и суммы упрощённого налога.
Вот простейший пример расчёта для компании, которая закупает товары по 1 000 рублей за штуку, продаёт по 2 000 рублей.
При работе по ставке 22% нужно рассчитать входящий и исходящий НДС, затем налог к уплате:
- 1 000×22 / 122 = 180,33 рубля — входящий налог, который компания заплатила поставщику;
- 2 000×22 / 122 = 360,66 рубля — исходящий налог, который нужно заплатить в бюджет;
- 360,66 — 180,33 = 180,33 рубля — итоговый налог к уплате.
При работе по ставке 5% входящего НДС нет и вычет не применяется, есть только налог от цены продажи. Его считаем по формуле: 2 000×5 / 105 = 95,24 рубля. То есть ставка 5% оказывается выгоднее.
Обсудите договоры и цены с контрагентами
Разберитесь, кто из ваших контрагентов платит НДС и по какой ставке, а кто нет. Это может повлиять и на ваш выбор ставки, особенно если разница в налогах по стандартной и пониженной ставкам в ваших расчётах незначительная. Потому что обычно выгоднее применять те же ставки, что и у ваших основных поставщиков и покупателей, и не только вам, но и вашим контрагентам. Поэтому пообщайтесь с ними, обсудите варианты работы, чтобы сохранить деловые отношения.
Проверьте действующие договоры, чтобы учесть в них НДС. В них должно быть указано:
- облагается ли сумма договора НДС, например, фразы «цена включает все налоги» или «НДС не начисляется» вам больше не подходят;
- цена включает НДС или налог уплачивается сверх цены;
- какая ставка НДС применяется;
- какой будет итоговая сумма НДС, если её можно рассчитать сразу.
Если таких пунктов нет, перезаключите договор или подпишите дополнительное соглашение к нему, чтобы не получить лишнюю налоговую нагрузку. Для этого решите с каждым контрагентом, что с даты перехода на НДС налог по выбранной ставке будет включаться в цену или договоритесь о повышении цен. В договоре или допсоглашении укажите ставку НДС, порядок начисления (входит в цену или начисляется сверху), итоговую сумму. Ещё в договоре можно закрепить сроки и порядок обмена обязательными для НДС документами — счетами-фактурами и УПД.
«В законе нет требований о сроках, когда нужно внести изменения в договоры. Главное, чтобы в них было прописано, что изменения действуют с 1-го числа того месяца, когда вы начинаете применять НДС. Лучше согласовать и подписать новые договоры или допсоглашения до этого момента», — Ольга Клепикова, эксперт по налогообложению и бухгалтерии в Точка Банке.
Если понимаете, что часть сделок или поставок по долгосрочным договорам можете провести до начала работы с НДС, сделайте это. Так вы немного сэкономите.
Подключите УКЭП
Если у вас ещё нет усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), выпустите её, потому что декларации по НДС можно сдавать только в электронном виде. Ещё с помощью УКЭП можно подписывать электронные счета-фактуры, УПД, другие первичные документы, декларации по УСН и любые отчёты.
Обратитесь в свою налоговую или аккредитованный удостоверяющий центр ФНС, вам помогут оформить сертификат электронной подписи и выдадут токен — защищённую флешку с ключом подписи. Установите на компьютер драйверы и программу, которую получите в удостоверяющем центре.
Начните работу с новыми документами
Разберитесь, как выставлять счета-фактуры или УПД — их нужно будет формировать при каждой продаже контрагентам. Эти документы подтверждают начисление НДС и нужны для отчётности по налогу.
Счёт-фактура
Это базовый документ для всех плательщиков НДС. Его выставляет продавец товаров или услуг, а покупатель на его основании может принять НДС к вычету.
У счёта-фактуры есть обязательные пункты, которые должны быть заполнены, чтобы налог можно было принять к вычету:
- реквизиты продавца и покупателя;
- дата и номер документа;
- описание товара, услуги или работы;
- стоимость без НДС;
- ставка НДС и сумма налога в рублях;
- итоговая сумма товара, услуги или работы с НДС.
.xls
Бланк счёта-фактуры
Универсальный передаточный документ (УПД)
Этот документ заменяет одновременно счёт-фактуру и отгрузочный документ — накладную на товары или акт на услуги. Он точно так же подтверждает начисление НДС, в нём должны быть те же пункты, что и в счёте-фактуре.
Выставлять счёт-фактуру или УПД не нужно, только если ваш покупатель — обычное физлицо, которое не планирует принимать НДС к вычету. Но тогда статья 168 НК требует выдавать покупателю кассовый чек с указанием суммы НДС, а по итогу квартала для отчётности нужно формировать сводный счёт-фактуру по всем выданным чекам.
Счёт-фактуру и УПД можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Но сложный учёт НДС безопаснее вести в удобной программе или сервисе, где все выставленные или полученные счета-фактуры и УПД заносятся в единую систему, проходят проверку и попадают в книгу покупок, книгу продаж и декларации по НДС. Убедитесь, что ваш учётный сервис может работать с НДС, а если нет, выберите подходящий.
.xls
Бланк УПД
Перенастройте кассу
Плательщики НДС обязаны показывать налог в чеках и правильно считать его. Разберитесь в настройках своей кассы или вызовите специалиста из сервисного центра. У разных операторов настройки могут отличаться, но общий алгоритм такой.
- Выберите ставку НДС для каждой позиции в чеке. Иногда продавец одновременно реализует товары, которые облагаются разными ставками, например, в аптеке лекарства по ставке 10% и питьевая вода по ставке 22%. Тогда нужно настроить кассу под эту особенность.
- Настройте отображение НДС в чеке, чтобы в нём отдельной строкой печатались сумма НДС и ставка налога.
- Проверьте отчёт о закрытии смены из кассы — он должен показывать отдельно суммы с налогом и без него.
- Проверьте, что касса работает верно и показывает в чеках правильные суммы НДС.
Отчитывайтесь
Декларацию по НДС сдают по итогам каждого квартала только в электронном виде. По ней инспекторы видят, какую ставку вы выбрали, поэтому отдельно уведомлять ФНС об этом не нужно.
Сроки отправки декларации по НДС в 2026 году:
- за I квартал — 27 апреля 2026 года;
- за II квартал — 27 июля 2026 года;
- за III квартал — 26 октября 2026 года;
- за IV квартал — 25 января 2027 года.
Если вы аккуратно выставляли счета-фактуры или УПД при продажах и заносили входящие документы в вашу онлайн-бухгалтерию при покупках, то система заполнит декларацию. В некоторых программах и веб-сервисах есть проверка учёта НДС на ошибки, например, система находит задвоение сумм в учёте или суммы, по которым не хватает документов. Перед отправкой декларации можно проверить её на правильность заполнения по контрольным соотношениям, которые рекомендует налоговая — большинство учётных программ умеют это делать.
Все отправленные декларации проходят перекрёстную проверку: налоговая сличает суммы НДС из счетов-фактур покупателей и продавцов, проверяет цепочки НДС и, если находит расхождения и разрывы цепочек, требует пояснить ситуацию. Требования и вопросы по НДС поступают нередко, нужно быть готовыми отвечать на них.
Платите НДС
В декларации вы показываете налоговой, какую сумму НДС должны уплатить за квартал. Но переводить всю сумму сразу необязательно. Квартальный платёж можно разделить на три равные части и перечислять их каждый месяц в течение квартала, следующего за отчётным.
Срок уплаты не позднее 28-го числа.
Налог перечисляйте на единый налоговый счёт (ЕНС).
Например, магазин по итогам I квартала 2026 года должен перечислить НДС в размере 480 тысяч рублей. Он делит сумму на три части по 160 тысяч рублей и перечисляет тремя платежами в течение второго квартала:
- до 28 апреля;
- до 28 мая;
- до 29 июня (срок сдвигается из-за выходного дня).
