Принцип Парето в бизнесе: как перестать распылять силы и деньги

Именем итальянского экономиста Вильфредо Парето называют закономерность 80/20. Суть правила обычно описывают так:

Соотношение 80/20 условное, на практике пропорции могут быть другими: 70/30, 90/10 или 85/15. Смысл не в точных цифрах, а в неравномерности: наибольший эффект дают лишь несколько ключевых действий.

Принцип Парето — не физический закон или математическая теория, его вывели из наблюдений. Наверняка принцип знаком вам из личного опыта. Большую часть времени вы носите около четверти одежды из всего гардероба, пользуетесь меньше чем половиной приложений в телефоне и слушаете одних и тех же исполнителей. В бизнесе всё то же самое: небольшая часть действий даёт основную часть результата.

Многие компании годами тратят силы на процессы, которые почти не влияют на прибыль: поддерживают слишком широкий ассортимент, вкладываются в слабые рекламные каналы, держатся за неудобных клиентов или перегружают сотрудников второстепенными задачами. Со стороны это похоже на гараж, где годами копится всё подряд на всякий случай, а по факту занимает место и мешает пользоваться нужным.

Разберём подробнее.

Часто маркетинг оценивают по активности: заявкам, охватам, кликам, подписчикам. Но это не всегда означает прибыль. Иногда один канал даёт основную часть продаж, а остальные просто создают ощущение масштабной работы.

«Я много работаю с карьерными консультантами и рекрутерами, которые хотят получить стабильный поток клиентов. Часто они тратят усилия не туда: ведут все соцсети подряд, продвигают свои услуги на платформах среди конкурентов. Важно проделать небольшую, но фундаментальную работу — найти 20%, которые будут давать результат, и направить усилия на них. Я бы рекомендовала провести кастдев, чтобы понять, где потенциальные клиенты трансформируются в реальных. На основе данных сформировать воронку, постоянно держать её в фокусе и улучшать. Например, делать определённый контент и проводить диагностическую сессию, чтобы на выходе получить заключённый контракт с клиентом», — Наталья Токарская, сертифицированный карьерный консультант CPCC, основательница школы рекрутмента HR secrets.

Большой ассортимент не всегда помогает продавать, иногда он только создаёт хаос. Запасами сложно управлять: некоторых товаров часто не хватает, из-за чего бизнес теряет клиентов, а часть продукции месяцами зря занимает склад.

«В OkoCRM мы давно живём по принципу Парето, хотя осознали это не сразу. Несколько лет назад проанализировали клиентскую базу. Картина оказалась предсказуемой, но всё равно удивила: примерно 20% клиентов приносили около 80% выручки. После этого мы полностью пересмотрели подход к работе с клиентами: сфокусировали внимание, онбординг и поддержку именно на этом сегменте. Перестали распыляться на всех подряд и начали глубже работать с теми, кто действительно даёт результат. Это не значит, что остальные клиенты стали не важны, просто по-другому расставили приоритеты», — Александр Завьялов, основатель OkoCRM.

Предприниматели часто пытаются экономить на мелочах: канцтоварах, корпоративных подарках. Но обычно бизнес несёт крупные потери совсем по другим причинам.

«Недавно ко мне обратился ИП: за один 2022 год бизнес переплатил в бюджет почти миллион рублей, потому что бухгалтер вела учёт некорректно. Также предприниматели часто экономят на автоматизации рутины, хотя она снимает риск ручных ошибок на 30−40%. Если выставлять счета автоматически, а не вручную, расходы сразу падают в среднем на 25%. Один правильно настроенный модуль приносит бизнесу больше, чем месяцы попыток работать усерднее.

Обычно я советую собственникам не пытаться контролировать абсолютно всё, а найти две-три точки, где бизнес действительно теряет, и закрыть их. Остальные 80% усилий можно перераспределить туда, где они приносят рост», — Оксана Бондаренко, финансовый директор, основательница компании автоматизации управленческого учёта, бухгалтерского и налогового аутсорсинга «Финдиректория».

Предприниматель может весь день отвечать на сообщения, тушить срочные задачи и участвовать в созвонах, а вечером всё равно чувствовать, что ничего важного не сделал.

«В 2025 году обнаружил, что мой рабочий месяц на 70−80% состоит из встреч, мероприятий, выставок: за год участвовал в 40 форумах! Причём большая часть — статусные, без конкретного решения на выходе. Прошёл по календарю за месяц и пометил, какие дела привели к результату; оказалось, всего около 20%. Я ввёл правило: никаких встреч и мероприятий без понятного измеримого результата. В первый же месяц освободилось 80% времени, которые я вложил в работу с продуктом, и это дало быстрый результат — тысячи заявок. Людям нужен был полезный продукт, а не глобальный масштаб бизнеса», — Денис Дмитриев, генеральный директор международного маркетплейса Udm.Market и платёжного сервиса Udmpay.

Сотрудники перегружены: расписание забито задачами и постоянными созвонами, задержки по вечерам стали нормой. При этом эффективность команды низкая: планы не выполняются, сроки заказов срываются.

Пример. В логистической фирме руководство считало, что сотрудники работают недостаточно быстро. Анализ бизнес-процессов показал, что проблем несколько: мало сотрудников, низкий контроль и недостаток автоматизации. Пытались расширить штат и ввести дополнительную отчётность, но существенных изменений не было. Основная проблема была в том, что сотрудники тратят много времени на ручной перенос данных, отсюда задержки, ошибки, время на исправление. После внедрения автоматизации нагрузка на сотрудников снизилась, а скорость обработки заказов выросла.

Как ещё использовать закон Парето в управлении персоналом:

В компании накопилось много проблем. Руководство не понимает, за что хвататься в первую очередь.

Пример. В производственной компании падала прибыль. Причин было несколько: расходы на сырьё выросли, увеличилось количество брака, часть заказов выполнялась с задержками, команда менеджеров сменилась и не выполняла план по продажам. Выяснилось, что больше всего финансовых потерь приносит брак, остальное влияет на падение прибыли не так сильно. Контроль качества усилили, производственный процесс скорректировали — брака стало меньше, прибыль начала восстанавливаться, хотя другие проблемы пока не трогали.

Как ещё применять принцип Парето в управлении:

Повысить эффективность, масштабироваться, зарабатывать больше — слишком расплывчато. Сформулируйте конкретную цель с измеримым результатом: увеличить прибыль на 20%, выйти на рынок Казахстана, сократить возвраты товаров на 10%.

Пример. Предприниматель владеет дизайн-бюро. Цель на следующий год — увеличить прибыль на 20%.

Следующий шаг — понять, что сработает эффективнее для достижения цели. Не полагайтесь только на интуицию, лучше использовать факты. Можно знать свой бизнес от и до, но всё равно ошибаться в приоритетах.

Поднимите данные по продажам, посчитайте конверсию от разных каналов продвижения, выпишите все дела за последний месяц или выгрузите данные из CRM по задачам сотрудников.

Пример. Владелец дизайн-бюро запрашивает у финдира данные о прибыли по каждой услуге.

«В поиске тех самых 20%, куда приложить энергию, важно для начала понять, куда она утекает. В своей практике я часто вижу лидеров и команды, где колоссальное количество энергии уходит на тревогу, нерешённые командные конфликты, отсутствие ясности или психологической безопасности. Есть такое правило: чем меньше мы знаем, тем больше фантазируем. Фантазии о негативном будущем и называются тревогой. Это состояние забирает огромное количество сил. Без работы с этим уровнем не получится направить энергию в продуктивное русло. Тогда найти нужную точку приложения усилий — это сначала ответить на вопрос "что происходит", а только потом уже "что делать"», — Екатерина Кольбе, клинический психолог, сооснователь Love people agency, командный коуч, эксперт по развитию лидеров.

Есть разные способы, как это сделать.

Провести ABC-анализ. Поможет определить, что даёт наибольший, средний и минимальный эффект. Подойдёт для клиентской базы, ассортимента, поставщиков, каналов продаж.

Изучить маркетинговые отчёты. Поможет понять, откуда приходят клиенты, особенно с высоким чеком и повторными покупками; какие каналы продают, а не просто приносят заявки.

Посмотреть банковские выписки. Поможет найти самые крупные и регулярные расходы: их сокращение повлияет на прибыль.

Построить карту бизнес-процессов. Поможет найти узкие места и повторяющиеся проблемы.

Ещё один способ — построить диаграмму Парето. Она наглядно покажет, какие товары, клиенты или процессы дают основной результат.

Горизонтальная ось — товары, клиенты, типы ошибок, статьи расходов — то, что анализируется. Ось слева показывает их значение, справа — проценты. Столбцы расположены на диаграмме в порядке убывания и показывают индивидуальный вклад каждого фактора в результат, слева — самые влиятельные. Кривая линия отражает сумму процентов нарастающим итогом. Всё, что правее пунктира, проведённого на уровне 80%, даёт в сумме около 20% и минимально влияет на результат.

Проще всего построить диаграмму в Excel. Загрузите данные в программу (например, по товарам и прибыли), нажмите «Вставка» → «Рекомендуемые диаграммы» → «Все диаграммы» → «Гистограмма» → «Парето».

Чтобы построить диаграмму Парето в Google Таблицах:

1. Загрузите данные в таблицу. Например, по товарам и прибыли за месяц.

2. Добавьте два столбца. В первом посчитайте долю каждого товара в общей прибыли, во втором — сумму процентов нарастающим итогом. После расчётов столбец с долей в общей прибыли можно скрыть.

3. Выделите таблицу, нажмите «Вставка» → «Диаграмма». В настройках измените тип на «Комбинированную диаграмму».

4. В разделе «Дополнительные настройки» выберите раздел «Серии», параметр «Нарастающий итог» и переключите ось на правую.

Пример. По диаграмме Парето предприниматель увидел, что большую часть прибыли приносят разработка фирменного стиля, упаковки, сайтов и презентаций. Остальные направления занимают много времени и требуют сложных согласований.

Подумайте, какие конкретные действия помогут усилить те 20%, которые увидели на диаграмме. Перераспределите ресурсы бизнеса со второстепенных факторов на более важные. Если нет идей, как это сделать, проведите мозговой штурм с командой.

Пример. Чтобы зарабатывать больше, предприниматель решает перекинуть часть сотрудников с неприбыльных направлений на эффективные. Гипотеза в том, что дизайнеры будут брать больше заказов на более выгодных услугах, из-за чего прибыль будет расти.

Через пару месяцев оцените, как изменились показатели, приближаетесь ли вы к цели. Не всегда получается с первого раза найти те самые 20%, выдвинуть правильную гипотезу или поставить эффективные задачи, которые приведут к результату. Если ничего не изменилось или стало хуже, попробуйте ещё раз.

Пример. Перераспределение команды не дало результата. Тогда решили зайти со стороны маркетинга: сократить продвижение неэффективных услуг до минимума и усилить рекламу прибыльных направлений. Заказов по ним стало больше и прибыль поползла вверх, а от остальных направлений постепенно отказались.

Эффективные 20% получают больше ресурсов. Но что делать с остальным? Полный отказ от всего неэффективного приведёт к тому, что бизнес перестанет развиваться. Есть риск потерять процессы, которые были не самыми прибыльными, но давали устойчивость, поддерживали стратегию или клиентский опыт. Кафе не может просто вычеркнуть всё, что заказывают редко: меню станет однообразным, средний чек и лояльность упадут.

Часто не самые эффективные 80% становятся проблемой не потому, что они бесполезны, а просто потому, что на них уходит слишком много ресурсов. Необязательно убирать всё сразу. Можно тратить меньше сил и денег, упростить или автоматизировать. И только если направление стабильно приводит к убыткам, не усиливает продукты и не важно для стратегии, постепенно от него отказаться.

Например, магазин электроники обнаружил, что основную прибыль приносят смартфоны и ноутбуки, а десятки категорий аксессуаров дают минимум выручки и создают проблемы со складом. От этого направления не стали отказываться полностью, потому что товары увеличивали средний чек и привлекали новых клиентов. Часть категорий урезали, остатки на складе сократили, а закупки автоматизировали. Это помогло заметно снизить расходы на аксессуары и больше вкладывать в сильные позиции.

Правило 80/20 нельзя считать незыблемым законом, который работает везде и всегда. Принцип основан на опыте разных людей и в реальной жизни может давать сбой. В сложных системах, авиации, инженерии, юридических документах, бизнес-планах, медицине правило 80/20 применять не стоит: ошибка может дорого обойтись.

Соотношение 80/20 символическое. Оно лишь показывает дисбаланс между прилагаемым количеством усилий и результатом. На практике же встречаются разные варианты: 70/30, 85/15, 90/10. Ещё бывает так, что важнейшие 5% причин будут создавать 50% результата или 1% мощных воздействий будет определять 20% существенных последствий.

Закон Парето часто подают как универсальный закон и упрощённую формулу для любых ситуаций. Иногда принцип используют для оправдания небрежности или поверхностного отношения к процессам, отсюда и критика. Чтобы инструмент приносил пользу, а не проблемы, важно обдуманно его применять, опираться на факты и понимать ограничения.

Перераспределение ресурсов в сторону более эффективных действий может убрать загруженность и приносить больше денег. Но 80/20 — не о количестве усилий, а о точке их приложения. Чтобы добиться результатов, даже в эти 20% нужно вкладывать много ресурсов.