Матрица RACI — это таблица для распределения ответственности между членами команды. У каждой задачи в проекте есть исполнитель, ответственный, консультант и наблюдатель — такое распределение устраняет неопределённость в рабочих процессах.
Чтобы создать матрицу для задач в своей команде, нужно пройти 4 шага:
- определить список дел или этапов;
- составить список исполнителей;
- распределить роли;
- согласовать задачи и их распределение с командой.
Что такое матрица RACI
Это таблица для распределения ответственности между членами команды. RACI — это аббревиатура.
Например, в редакции туристического журнала готовят новую постоянную колонку про Китай. Для этого нужно продумать концепцию, написать материал, вычитать его, провести фактчекинг и утвердить результат.
В команде — главный редактор, штатные журналисты, корректор и дизайнер-верстальщик. Вот как распределяются зоны ответственности между ними.
| Главный редактор | Штатные журналисты | Корректор | Дизайнер-верстальщик | |
|---|---|---|---|---|
| Создание концепции колонки | Утверждает — A | Даёт рекомендации в виде идей — C | Наблюдает — I | Делает задачу и создаёт макет — R |
| Написание материала | Наблюдает — I | Делает задачу — R | Наблюдает — I | Даёт рекомендации по изображениям — C |
| Вычитка текста | Наблюдает — I | Наблюдает — I | Делает задачу — R | Наблюдает — I |
| Фактчекинг | Наблюдает — I | Делает задачу — R | Наблюдает — I | Наблюдает — I |
| Утверждение результата | Несёт полную ответственность — A | Даёт рекомендации по улучшению макета, стиля, графики — C | Наблюдает — I | Даёт рекомендации по улучшению макета, стиля, графики — C |
Такая наглядная схема исключает появление серых зон: каждый сотрудник знает, за что отвечает и где должен помогать. Благодаря этому проект не стоит на месте и сроки не срываются.
«Меня пригласили в клинику, где трудились 48 сотрудников, для построения управленческой архитектуры. Команда планировала запустить новое направление — косметологию. Проект постоянно "застревал": администраторы ждали информацию от врачей, маркетинг — утверждений от руководства, а закупки — финальных решений по оборудованию. Сроки сдвигались уже на три недели, и никто не мог чётко сказать, кто за что отвечает.
После внедрения матрицы RACI определили одного ответственного за проект, прописали исполнителей по каждому этапу и зафиксировали, кого нужно консультировать и информировать. Команда синхронизировалась: задачи пошли без задержек, согласования сократились, и направление запустили в плановый срок», — Юлия Коломиец, операционный директор, создатель управленческой архитектуры.
Какие бывают виды RACI
Иногда к матрице RACI добавляют дополнительные зоны ответственности. Вот как можно модифицировать классическую RACI.
RACI-VS. Эта продвинутая модель вводит двух новых участников:
- V (Verifier— верификатор). Его задача — проверить результат работы на соответствие стандартам, требованиям или техническому заданию.
- S (Signatory — подписывающий). Он подписывает проверенный результат и даёт разрешение на переход к следующей фазе проекта.
Например, при заказе дизайна сайта у стороннего разработчика UX-дизайнер проверяет результат на отсутствие ошибок и соответствие техническому заданию, а директор по маркетингу официально подписывает документ о приёмке. Верификатор и подписывающий могут быть одним и тем же человеком.
RACIQ. Эта версия делает акцент на качестве выполнения задачи.
- Q (Quality — контролёр). Это дополнительный участник, который даёт независимую оценку качеству результатов. Он следит за тем, чтобы продукт или услуга соответствовали стандартам.
Например, специалист по комплаенсу проводит аудит нового скрипта для колл-центра, чтобы убедиться, что он соответствует законодательству о защите персональных данных.
RASCI. Данная модификация позволяет структурировать помощь внутри команды.
- S (Support — поддержка). Эта роль активно помогает основному исполнителю R в процессе выполнения работы. Это не основные исполнители, но всё же активно вкладываются.
Например, менеджер по продажам может активно помогать финансовому аналитику в подготовке отчётов — выгружать данные из своей CRM-системы и приводить их в нужный формат перед расчётами.
«Усложнение классической системы необходимо тогда, когда цена ошибки высока, нужен дополнительный слой управленческой точности и требуется усиленный контроль качества. Чем выше риски — финансовые, человеческие, репутационные, — тем больше должна быть усилена точка контроля.
Например, в медицинских, финансовых, юридических, строительных проектах работа без буквы S (Support) или Q (Quality) становится рискованной. Если бариста ошибётся с заказом, это будет неприятно, но исправимо. А если врач ошибется с анализом или строитель с технологией производимых работ — последствия будут серьёзные», — Юлия Коломиец, операционный директор, создаёт управленческую архитектуру.
Зачем предпринимателю матрица RACI
Модель RACI составляет руководитель или проектный менеджер. В небольшом бизнесе и проектах матрица не повлияет на управление командой: руководитель и сотрудники и так понимают, кто и за что отвечает. А если в команде 10 человек или больше, управлять становится сложно, и появляются неприятные последствия.
Можно загрузить задачами одного человека, но оставить свободным другого. Например, поставить все задачи на графического дизайнера, часть из которых можно было бы передать web- и 3D-дизайнеру.
Легко запутаться в задачах и исполнителях. Например, вся команда ждёт, пока отдел маркетинга подготовит текст для лендинга, а маркетинг думает, что этим занимается продуктовый отдел.
Тяжело координировать сотрудников между собой. Они не знают, к кому обратиться за экспертным мнением и не считают своей обязанностью консультировать коллег. Например, разработчику нужна срочная консультация эксперта по интеграции платежей, но коллега даже не берёт трубку, потому что не считает это своей обязанностью.
При негативных результатах сотрудники начинают перекладывать вину друг на друга. Например, дизайнер винит копирайтера за задержку текста, а копирайтер винит маркетолога за нечёткое ТЗ.
Шанс на срыв дедлайна повышается. Путаница, перегрузка, «перевод стрелок» приведут к задержкам в работе.
Проще говоря, все задачи матрицы можно свести к 5 направлениям.
«RACI начинает быть полезной в командах от 5−7 человек, где появляются пересечения функций и двусмысленность ролей. В очень маленьких командах (по 2−3 человека) она действительно может перегружать, там роли проще проговорить устно.
Ещё матрица идеально подходит для процессов с повторяющимися задачами, где важны скорость согласований, прозрачность ответственности и устранение дублирования. И, напротив, будет малоэффективна в проектах, где роли меняются динамически и невозможно заранее зафиксировать ответственность. Например, в стартапах при небольших ресурсах роли в команде меняются и пересекаются: тот, кто сегодня отвечает за маркетинг, он же завтра — за продукт, послезавтра — за финансы», — Юлия Коломиец, операционный и управляющий директор.
Как создать матрицу RACI
Разберём на примере. Например, вам требуется редизайн страницы сайта и запуск A/B-теста для оценки новой версии. Для создания матрицы можно использовать таблицы Excel.
Шаг 1. Определите список задач. Для этого декомпозируйте главную задачу в проекте на небольшие этапы. Затем выпишите все этапы в таблице по вертикали.
Шаг 2. Составьте список исполнителей. Например, для редизайна потребуются руководитель, UX/UI-дизайнер, frontend-разработчик, аналитик данных. Запишите всех исполнителей по горизонтали.
Шаг 3. Распределите роли. Вот главные принципы:
- Каждая задача обязана иметь хотя бы одного исполнителя R.
- Каждая задача должна иметь строго одного ответственного A. Это нужно, чтобы избежать размывания ответственности и конфликта решений.
- Роли C и I используйте только по необходимости, чтобы не замедлять процесс лишними согласованиями.
Шаг 4. Согласуйте матрицу с участниками. Объясните сотрудникам их роль в каждой задаче. Ответьте на вопросы или внесите изменения, если нужно. Следите за тем, чтобы у каждой задачи был исполнитель, а отдельные сотрудники не были перегружены.
Что может пойти не так после внедрения матрицы RACI
У задачи оказалось несколько ответственных A. Назначайте только одну A-роль на задачу. A — это единоличный владелец результата.
У участника нет ролей A или R. Проведите аудит состава команды. Дайте участнику конкретную роль, либо дайте ему работу вне основной матрицы.
В одной задаче много исполнителей R. Декомпозируйте большие задачи, если один человек не может с ними справиться. Разбейте задачу на мелкие этапы и назначьте на каждый этап только одного R-исполнителя.
Один человек постоянно является и A, и R. A-роль должна контролировать и принимать результат работы R-роли — это гарантирует независимую проверку. В противном случае это приведёт к потере объективного контроля.
Один участник является R-исполнителем сразу в нескольких параллельных задачах. RACI — индикатор перегрузки команды. Если задачи объёмные, перераспределите нагрузку между командой или назначьте помощников.
Частые вопросы о матрице RACI
Что такое матрица ответственности RACI в проекте?
RACI — это аббревиатура категорий в таблице:
- R (Responsible) — исполнитель. Он делает задачу.
- A (Accountable) — ответственный. Они принимает работу исполнителя.
- C (Consult before doing) — консультант. Он даёт рекомендации исполнителю.
- I (Inform after doing) — наблюдатель. Он заинтересован в итоге и должен знать результат работы: чаще это руководители или CEO, но могут быть и рядовые сотрудники.
В таблице по вертикали выписывают задачи проекта, по горизонтали — исполнителей. Это помогает избежать путаницы в зонах ответственности: члены команды смотрят на таблицу и понимают, кто и за что отвечает.
Чем RACI отличается от DACI?
Таблица RACI показывает, кто и какие задачи делает в проекте. А DACI отражает, кто и в каких сферах принимает решения.
В чём разница между RAID и RACI?
Таблица RACI показывает зоны ответственности людей в проекте, а методику RAID используют для анализа проблем проекта. В разные столбцы записывают:
- Risks — риски;
- Assumptions — предположения;
- Issues — вопросы;
- Dependencies — зависимости.
