Планируйте как японцы: 5 инструментов канбана, которые помогут в командной работе

Канбан — доска с колонками и карточками. Колонки — это этапы работы, а карточки — задачи на каждом этапе. Карточку задачи берут из первой колонки и перемещают по этапам по мере работы, пока она не попадёт в колонку «Выполнено» или «Готово». Это значит, что задача закрыта.

Когда сложный проект разбит на этапы и задачи, это упрощает работу команды. Каждый видит, что предстоит сделать, какие задачи на проверке, а какие выполнены.

Канбан можно создать хоть на обычной офисной доске, но вообще для этого используют специальные сервисы: онлайн-доски, таск-менеджеры, CRM-системы. Все примеры, которые есть ниже, мы сделали на основе таск-трекера OkoCRM.

Канбан-доска помогает контролировать нагрузку на команду, видеть количество задач в работе и избегать перегрузок. Она систематизирует рабочий процесс, устраняет хаос и упрощает координацию между членами команды.

Допустим, команда разрабатывает сайт интернет-магазина. У ребят есть список задач, которые нужно сделать.

Теперь подробнее о составляющих канбана и о том, как настраивать элементы под свои задачи.

Колонки на канбан-доске помогают разложить процесс работы на понятные этапы или стадии выполнения, которые повторяются у каждой задачи. Самый простой вариант канбан-доски состоит из трёх колонок или этапов работы: «Нужно сделать», «В работе», «Завершено».

Сотрудник начинает выполнять задачу и переносит карточку из колонки «Нужно сделать» в колонку «В работе». Когда задача сделана, карточку перетаскивают в колонку «Завершено». Такой вариант подходит для простых проектов либо для управления личными задачами отдельного сотрудника.

Ещё такой вариант с этапами используют для работы с заказами на производстве, когда каждый заказ — отдельная задача и внутри каждой такой задачи отдельные этапы. С помощью такого канбана легко отслеживать загрузку команды и в целом бизнеса на верхнем уровне.

Есть и другой подход — разложить проект на этапы как воронку продаж. Не просто универсальные «В работе» и «Выполнено», а специфические «Разработка дизайна» и «Написание интеграции по API». Обычно так делают, когда у проекта единые специфические этапы, а каждая задача — отдельный проект, заказ.

В общем, любая команда может адаптировать колонки под существующие процессы. Для этого нужно просто разложить работу команды на повторяющиеся этапы. Мы в OkoCRM, например, используем классическую доску из 6 этапов.

У каждой задачи в проекте должна быть карточка. В ней фиксируют детали задачи, сроки, ответственных, исполнителей, хранят документы и пишут комментарии. Это удобно — все файлы, ссылки, сообщения по задаче и любые важные детали лежат в одном месте. Не нужно шариться по облаку, чатам и папкам, чтобы найти нужную картинку или документ.

В электронных таскерах и канбан-досках есть инструменты, которые помогают упростить работу команды.

WIP-лимит (work in progress). Чтобы сотрудники не брали в работу слишком много задач, на канбан-досках есть WIP-лимиты. Они ограничивают количество задач, которые можно поместить в одну колонку. Например, вы можете установить в настройках ограничения: в колонке «В работе» — не больше восьми задач, а в колонке «Тестирование» — не больше четырёх задач.

Шаблоны задач. Если какая-то задача периодически повторяется, её добавление на доску можно упростить с помощью шаблонов.

Допустим, бухгалтер постоянно сдаёт разные отчёты и готовит документы. Процесс всегда одинаковый. Чтобы каждый раз не заполнять карточку задачи, бухгалтер может заготовить шаблон и добавлять эти задачи одним кликом.

Автоматизация. Если задача повторяется с какой-то конкретной периодичностью, постановку задач можно автоматизировать. У того же бухгалтера есть ежемесячная, ежеквартальная и ежегодная отчётность, которая всегда готовится в одни и те же даты. С помощью автоматизации можно попросить алгоритм в нужный день добавлять в задачу на канбан-доску дату с определённой цикличностью.

Чтобы разложить большую задачу на несколько понятных подзадач, используют чек-листы в карточках задач. Они позволяют разбить объёмное задание на несколько поэтапных простых действий.

Чек-листы нужны не всегда. Например, задача «Созвониться с клиентом» простая и никакие подзадачи тут не нужны. И так понятно, что делать. Если задача провести анализ конкурентов, тут уже не обойтись без чек-листов.

В этом случае большую задачу раскладывают на маленькие — делают декомпозицию. Это отображают в чек-листе. Тогда исполнитель сможет шаг за шагом выполнять подзадачи и отмечать это в карточке. В ней также будет отображаться прогресс выполнения задачи.

Представьте, что нужно сделать модуль чата в приложении. Сначала нужно отрисовать, затем продумать логику категорий, добавить специфические элементы, оформить функционал. Чтобы разработчику было удобнее, эти подзадачи можно вписать в карточку — сделать чек-лист.

Процесс декомпозиции задач достаточно прост. Нужно разбить задачу на подзадачи и определить последовательность их выполнения. Для каждой подзадачи, если нужно, назначают ответственных и устанавливают дедлайны — на электронном канбане каждый пункт чек-листа можно сделать отдельной задачей. Это помогает мониторить прогресс выполнения задач и при необходимости что-то править.

Спринты — основной инструмент scrum-подхода. В scrum задачи приоритизируют и выполняют циклами, спринтами. В конце спринта выпускают готовый продукт. Например, новую функцию в приложении.

Спринты — как забеги на короткие дистанции, обычно они длятся от одной до четырёх недель. За это время сотрудники делают несколько задач из бэклога — приоритизированного списка задач.

Спринты без совещаний малоэффективны. Допустим, если один из сотрудников не успевает сделать задачу в срок, это нужно заметить не в последний день, а в самом начале. Тогда будет время, чтобы перераспределить нагрузку или отрегулировать сроки. Именно для этого проводят митапы в спринтах — чтобы увидеть, что можно улучшить.

В команде OkoCRM спринт длится неделю. Чтобы в течение спринта получалось быстро решать проблемы и перестраивать планы, каждый день команда собирается на совещания и обсуждает работу по текущим задачам. Каждую неделю после завершения спринта ребята также собираются на митап, чтобы проанализировать работу.