Когда продлить или перенести отпуск из-за больничного
Если период болезни или травмы совпал с ежегодным оплачиваемым отпуском, работник сам выбирает один из вариантов.
Продление отпуска. Об этом заболевший сотрудник должен устно или письменно сообщить работодателю. В законах способ оповещения не прописан, поэтому можно выбрать любой: по телефону, через мессенджер, по электронной почте. Просить заявление и оформлять дополнительные документы не нужно, работник просто выходит позже, чем планировалось. Отпуск автоматически продлевается на количество календарных дней болезни из листка нетрудоспособности с учётом выходных и праздничных дней.
Например, Иван ушёл в ежегодный отпуск с 17 по 30 июня. С 24 июня у него больничный лист, который закрыт 3 июля. После закрытия больничного отпуск продлевается на дни, совпавшие с больничным, то есть на 7 календарных дней. На работу Иван должен выйти 11 июля.
Перенос отпуска. Тогда сотрудник выходит на работу как обычно и пишет заявление о переносе неиспользованных дней отдыха на другое время, согласованное с работодателем. В этом случае нужно оформить ещё один приказ и пересчитать отпускные, НДФЛ и страховые взносы. Если отпуск заканчивается, а больничный ещё не закрыт, сотруднику нужно предупредить об этом работодателя.
Когда не нужно продлевать или переносить отпуск
Если работник болел, но не оформлял листок нетрудоспособности. Для продления или переноса отпуска период болезни нужно подтверждать документально. Информация о больничном должна поступить от СФР через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).
Если работник заболел в отпуске без сохранения зарплаты. За эти дни пособие по временной нетрудоспособности не положено. Сотрудник сможет уйти на больничный только на следующий день после окончания такого отпуска, если продолжит болеть. Рассказали об этом в статье «Отпуск без сохранения зарплаты: кому положен и как его оформить».
Если работник в ежегодном отпуске ухаживает за больным членом семьи, в том числе за ребёнком. Как и в предыдущем случае, листок нетрудоспособности можно оформить со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу. Тут есть исключение: отпуск продлевается в случае болезни членов семьи, если вы пропишете это во внутренних нормативных актах.
Если работник заболел во время отпуска с последующим увольнением. Зарплату за последний месяц работы, компенсации и другие выплаты он должен получить в день, предшествующий началу отпуска. После этого трудовые отношения по факту прекращаются, и вы уже не обязаны продлевать отпуск, если увольняющийся заболеет. Но первые три дня болезни всё равно нужно оплатить как обычному работнику. Остальную часть он получит из СФР.
Что сделать для продления отпуска
Первоначальный приказ менять не нужно. Про его заполнение читайте в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: как его оформить и оплатить».
Можно составить приказ о продлении отпуска в свободной форме, но это необязательно.
Больничный лист, который полностью или частично совпал с ежегодным отпуском, оплачивается как обычно — за первые три календарных дня. Остальное работник получит от СФР.
В табеле учёта рабочего времени отметьте дни болезни и новые даты отпуска. Это нужно, чтобы правильно рассчитать зарплату. Рассказывали об этом в статье «Табель учёта рабочего времени: как и для чего вести».
Отпускные не пересчитывайте, так как работник использует в итоге весь запланированный отпуск, а расчётный период останется тот же.
Дни, на которые увеличится отпуск, дополнительно не оплачиваются, потому что работник уже получил за них оплату. Отпускные и больничные нельзя платить за один и тот же период, поэтому за дни болезни, совпавшие с отдыхом, сотрудник должен получить только пособие по временной нетрудоспособности.
Как оформить перенос отпуска
Примите от работника письменное заявление. Попросите его указать причину переноса и количество неотгулянных дней. Если договорились о новом сроке отпуска, сотрудник должен указать его даты.
Издайте приказ. Типовой формы нет, составьте его в свободной форме. Укажите, сколько дней отпуска переносится и на какой срок, распорядитесь сделать перерасчёт отпускных. Ознакомьте с приказом работника под подпись.
Отразите изменения в графике отпусков. Если используете форму Т-7, в графе 8 укажите документ, на основании которого переносите отпуск, например, заявление работника и номер электронного больничного. В графе 9 напишите предполагаемую дату начала отпуска. Чтобы не запутаться, в графе 10 «Примечание» укажите, сколько дней ежегодного отпуска переносятся из-за больничного.
Пересчитайте отпускные. Сумма будет меньше, потому что количество дней отпуска уменьшилось. По собственной инициативе нельзя удержать из зарплаты излишне выплаченные отпускные, такого случая нет в статье 137 ТК. Получить их обратно можно только по договорённости с работником. Тут есть варианты: сотрудник сам вернёт деньги, разрешит удержать их из зарплаты или зачесть в счёт будущих отпускных. Согласие на удержание или зачёт переплаты надо оформить письменно.
Рассчитайте налог и взносы. Так как начисленные отпускные уменьшились, НДФЛ будет излишне удержан. Если пересчёт вы сделали в январе за декабрь прошлого года, эту сумму нужно показать в отчёте 6-НДФЛ в разделе 2 приложения 1, которое заполняется по каждому физлицу. Подробную инструкцию смотрите в статье «Как заполнять новую форму 6‑НДФЛ».
Переплата НДФЛ и страховых взносов по общему тарифу отразится в виде положительного сальдо на ЕНС и автоматически зачтётся в счёт уплаты ближайших платежей.
Переплата взносов на страхование от несчастных случаев отразится в СФР. Сотрудники фонда сами зачтут сумму в счёт задолженности по взносам, пеней, штрафов или предстоящих платежей. Если у вас другие планы, можете подать в СФР заявление о зачёте или возврате переплаты.
Издайте новый приказ о предоставлении отпуска, если работник определился, когда будет догуливать неиспользованные дни отдыха. Отпускные рассчитайте заново, потому что поменяются расчётный период и заработок.