Если вы собираетесь принять на работу нового директора организации, то важно не только погрузить его в дела компании, но и быстро оповестить об изменениях государство, банк и контрагентов. Вместе с партнёром юридической компании BENEFACTUM Артёмом Страшновым разбираемся, какие документы нужно подготовить, в какие госорганы их подать и кому обязательно сообщить о смене директора.
В этом материале
Оформите решение о смене директора
Увольте предыдущего директора и назначьте нового
Получите новую выписку из ЕГРЮЛ
Оформите решение о смене директора
Директор в ООО — наёмный сотрудник, который руководит компанией. Учредитель — тот, кто основал компанию, владеет уставным капиталом и может по уставу проводить изменения в организации.
Если у компании один учредитель, оформите решение единственного участника ООО. Оно составляется в свободной форме. Укажите в нём:
- наименование компании и регистрационные данные;
- паспортные данные учредителя, адрес прописки и долю в уставном капитале;
- дату и место принятия решения;
- Ф.И.О. предыдущего директора, дату и причину его увольнения;
- паспортные данные нового директора, дату вступления в должность и срок действия трудового договора.
Образец решения учредителя о смене директора
Артём Страшнов, партнёр юридической компании BENEFACTUM:
Если вы — одновременно директор и учредитель компании и хотите назначить нового директора, напишите в решении, что прекращаете собственные полномочия. Если же наоборот, хотите назначить себя директором, укажите свои данные в части о новом руководителе. Следующие шаги во всех случаях одинаковы.
Если у компании несколько учредителей, проведите общее собрание и оформите протокол. Он также заполняется в свободной форме, но там обязательно должны быть:
- дата и место проведения собрания;
- список участников собрания с указанием их доли в уставном капитале;
- повестка дня;
- решение по вопросам повестки с указанием числа голосов за и против;
- подписи всех участников собрания, если иное не прописано в уставе компании.
Образец протокола общего собрания
По закону № 14-ФЗ, чтобы решение вступило в силу, «за» должны проголосовать большинство участников. Исключение — если ваш устав предполагает другие условия.
Увольте предыдущего директора и назначьте нового
Сделать это нужно в один день: не должно быть периода, когда у компании нет руководителя или их сразу двое. Исключение — если другие условия прописаны в уставе компании.
Артём Страшнов, партнёр юридической компании BENEFACTUM:
«Если предыдущий директор выдавал доверенности, ими можно пользоваться до конца срока действия. Иногда старые доверенности могут вызвать вопросы у контрагентов, но это вопрос деловой этики, а не закона».
Если предыдущий руководитель был письменно утверждён ответственным за материальные ценности — например, землю, помещение, сырьё или товары — составьте акт приёма-передачи от него к вам или к новому директору.
Образец акта приёма-передачи материальных ценностей
После подписания трудового договора с новым директором составьте приказ о его назначении. Он понадобится, когда вы будете регистрировать новые данные компании в ЕГРЮЛ и в банке.
Образец приказа о назначении директора ООО
Составьте заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ
Если вы не подадите новую информацию в ФНС, в ЕГРЮЛ появится отметка о недостоверных данных компании. Из-за этого могут закрыть расчётный счёт ООО или провести внеочередную налоговую проверку. А потенциальные контрагенты могут отказаться от сотрудничества с вашей компанией из-за впечатления, что у вас фирма-однодневка или вы вот-вот закроетесь.
Когда налоговая приходит с проверкой
Чтобы обновить данные в реестре:
- Составьте заявление по форме № Р13014. Всю форму заполнять не нужно: только титульный лист (страницы 1−2), листы И (страницы 51−52) и листы Н (страницы 58−59). О том, как правильно оформить изменения в ЕГРЮЛ, читайте инструкцию в Справочной.
- Заверьте его у нотариуса. Для этого соберите следующие документы:
- решение или протокол собрания о смене директора;
- свидетельство ИНН;
- свидетельство ОГРН;
- устав ООО;
- в некоторых случаях у вас могут запросить выписку из ЕГРЮЛ.
Артём Страшнов, партнёр юридической компании BENEFACTUM:
«Советую заранее уточнять, какие документы нужны нотариусу и другим инстанциям. А в идеале всегда берите с собой весь пакет документов: иногда это бывает необходимо. Например, сотрудник ФНС может подстраховаться и запросить не только заявление, но и решение или протокол и приказ о назначении нового директора».
Если у вас есть электронная подпись и вы планируете подавать заявление в ФНС в электронном виде, заверять его у нотариуса не обязательно.
Подайте заявление в налоговую
Это важно сделать в течение 3 рабочих дней с момента оформления решения о смене директора. Иначе по статье 14.25 КоАП придётся заплатить штраф — 5000 рублей.
Подайте заявление в то же отделение, где вы регистрировали ООО:
- принесите документы лично в отделение ФНС;
- подайте документы через МФЦ;
- передайте через нотариуса, используя его электронную подпись;
- отправьте документы в электронном виде, если у вас есть электронная подпись;
- перешлите по почте ценным письмом с описью вложения.
Госпошлину нужно оплатить только в том случае, если со сменой директора вы вносите изменения в устав: например, меняете наименование должности.
Получите новую выписку из ЕГРЮЛ
По закону № 129-ФЗ, на смену директора уходит 5 рабочих дней. После этого данные в ЕГРЮЛ обновятся, и вы сможете получить новую выписку в электронном или бумажном виде. Сразу проверьте, правильно ли указаны данные нового директора. Если нет, подайте повторное заявление в ФНС.
Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП
Уведомите банк
Чтобы новый директор мог законно управлять расчётным счётом компании, передайте банку его данные и предоставьте документы:
- Протокол или решение о смене директора.
- Приказ о назначении нового директора.
- Новую выписку из ЕГРЮЛ.
- Образец подписи нового директора.
- В некоторых случаях понадобится устав, свидетельства ИНН и ОГРН. Уточните у вашего банка, нужны ли эти документы.
После этого сгенерируйте новый электронный ключ в аккредитованном удостоверяющем центре и выпустите для директора электронную подпись. С 1 июля 2021 года её можно бесплатно оформить прямо в ФНС.
Подготовьте шаблоны документов с данными нового директора
Сразу обновите образцы документов, которые используете в компании:
- трудовые договоры и другие кадровые документы;
- договоры с контрагентами: клиентами, поставщиками, подрядчиками;
- первичную документацию: счета и акты, УПД, товарные накладные.
Устав организации обновлять не нужно, если не меняется наименование должности директора.
Сообщите контрагентам новые данные
Чтобы у партнёров и контрагентов не было путаницы в документах, сделайте им рассылку по электронной почте и расскажите о новом директоре. Специальной формы такого уведомления нет.
Коротко
- Оформите решение единственного участника ООО или протокол общего собрания учредителей.
- В один день увольте предыдущего директора и назначьте нового. Подготовьте приказ о назначении.
- Чтобы изменить данные в ЕГРЮЛ, составьте заявление по форме № Р13014, заверьте его у нотариуса и подайте в налоговую. Через 5 дней получите выписку из реестра.
- Передайте банку данные нового директора, чтобы тот получил доступ к расчётному счёту компании.
- Сделайте новые шаблоны документов.
- Расскажите контрагентам, что у вас сменился руководитель.
